Grundrids af brug af data i SharePoint Server

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Ved at kombinere Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office-systemet og dataene i din virksomhed vil du få en virksomhedsløsning, der vil få dig til at føle dig hjemme.

Et grundrids af brug af data i SharePoint Server

I denne artikel

At skabe en virksomhedsløsning er som at skabe et hjem

Forstå datafundamenter

Udnytte data i Office SharePoint Server 2007

Bruge data fra Office-programmer i Office SharePoint Server 2007

Introduktion til skabeloner og scenarier

At skabe en virksomhedsløsning er som at skabe et hjem

Lad os antage, at du vil bygge et hjem af høj kvalitet. Hvis du har masser af tid og penge, kan du vælge valgmulighed A: købe en tom grund uden tilkobling til noget, hyre en arkitekt til at designe huset og ansætte en entreprenør (der bruger underleverandører) til møjsommeligt at bygge det fra bunden og op. Hvis du ikke har masser af tid og penge, kan du vælge valgmulighed B: købe et modulhus, vælge en foruddesignet arkitektonisk stil og plantegning og hyre en entreprenør til hurtigt at bygge huset på en grund, som er koblet til vand, varme og el.

Med Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 får du mulighed for at vælge mellem begge løsninger, du vil skabe en virksomhedsløsning. Valgmulighed A kræver penge, kodning og udvikling, og typisk vil det være bedst, hvis it-professionelle tog sig af den. Valgmulighed B kombinerer Microsoft Office-systemet (din arkitekt) med Office SharePoint Server 2007 (dine moduler, din udviklede grund og tilkobling), en motiveret informationsmedarbejder (din entreprenør) og skabeloner og scenarier (dine arkitektoniske stilarter og plantegninger).

Hvis du vil have hjælp til at bygge et virksomhedsløsning af høj kvalitet ved hjælp af valgmulighed B, så er du kommet til rette sted. Denne artikel giver dig et overblik over brug af data i Office SharePoint Server 2007 samt adskillige links til yderligere oplysninger, der kan hjælpe dig med at forstå de enkelte detaljer i de mange funktioner samt kan hjælpe dig med at implementere en løsning.

Toppen af siden

Forstå datafundamenter

Grundlaget for en hvilken som helst automatiseret virksomhedsløsning, der er baseret på Microsoft Office-system, på enten i virksomheds-, afdelings- eller arbejdsgruppeniveau, er data og de fundamentale måder, hvorpå du kan arbejde med data.

Toppen af siden

De tre former for data

Information er afgørende for effektivt at drive en virksomhed, og data er den livsnerve, som understøtter det. De fleste virksomheder bruger store ressourcer på at indsamle, lagre, opdatere, få adgang til, analysere, rapportere og administrere data. Disse data findes i tre former:

  • Strukturerede data    Denne type data kan organiseres i tabeller og nemt opdateres, sorteres, filtrerer og forespørges, og er ofte lagret i flade filer og databaser. Strukturerede data omfatter desuden metadata, ofte defineret som "data om data". Metadata giver betydning og begrænsning til disse data, og indeholder kolonneoverskrifter, datatyper og formater samt valideringsregler. Eksempler på strukturerede data omfatter indkøbsordrer, statistikker, budgetter og salg.

  • Ustrukturerede data    Denne type data er information, der er gemt i dokumenter og præsentationer og kan ikke automatisk konverteres til strukturerede data. Eksempler på strukturerede data omfatter notater, breve, publikationer, politikker, tilbud, specifikationer, slides og cv'er.

  • Semistrukturerede data    Denne type data indeholder strukturerede data kombineret med en beskeden mængde ustrukturerede data, f.eks. kommentarer og notatfelter, vedhæftede filer og grafik. Eksempler på strukturerede data omfatter statusrapporter, formaliserede tilbud fra leverandører, evaluering af medarbejdere og produktkataloger.

Du kan arbejde med alle tre typer data ved hjælp af Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007, men fokus i denne artikel er på de strukturerede og semistrukturerede data.

Toppen af siden

Skabe forbindelse til data

Strukturerede og semistrukturerede data kommer ofte fra en ekstern datakilde, f.eks. en XML-fil, en projektmappe eller en database. Denne eksterne datakilde er forbundet til dit program via en dataforbindelse, som er et sæt oplysninger, der beskriver hvordan du kan finde, logge på og få adgang til den eksterne datakilde.

Forbindelsesoplysningerne kan også gemmes i en forbindelsesfil, f.eks. en Office-dataforbindelsesfil (ODC) (.odc). En ODC-fil anvender brugerdefinerede HTML- og XML-koder til at lagre forbindelsesoplysningerne og bruges af de fleste Office-programmer. Office InfoPath 2007 bruger en lignende UDC-fil (.udc). Forbindelsesfiler er specielt nyttige for delingsforbindelser konsekvent, hvilket gør det nemmere forbindelser og hjælper med at forbedre sikkerheden og lette datakilde-administration. Den bedste måde at dele forbindelsesfiler er at placere dem på en sikker og pålidelig placering, f.eks. et SharePoint-bibliotek for dataforbindelser, hvor relevante brugere og programmer kan åbne filen, men kun udvalgte brugere kan ændre filen.

Oprette forbindelse til eksterne data

1. Der findes en lang række datakilder, du kan oprette forbindelse til: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 og tekstfiler.

2. Hver datakilde har en tilknyttet ODBC-driver eller OLE DB Provider.

3. En forbindelsesfil definerer alle de nødvendige oplysninger, for at du kan få adgang til og hente data fra en datakilde.

4. Forbindelsesoplysningerne er kopieret fra en forbindelsesfil til dit program.

Microsoft Data Access-komponenter (MDAC) 2.8 , som er installeret med Microsoft Windows, gør det muligt at tilslutte en lang række relationelle og ikke-relationelle datakilder ved at bruge enten Open Database Connectivity-drivere (ODBC) eller Object Linking and Embedding Database-udbydere (OLE DB). Når du installerer Microsoft Office-systemet, føjes yderligere ODBC-drivere og OLE DB-udbydere til computeren. Du kan også bruge ODBC-drivere og OLE DB-udbydere fra andre producenter til at hente oplysninger fra andre kilder end Microsoft-datakilder. Se dokumentationen til databasen, eller kontakt din databaseleverandør for at få oplysninger om at installere ODBC-drivere eller OLE DB-udbydere.

Med Microsoft Office-system kan du oprette forbindelser i mange Office-programmer og bruge guiden Dataforbindelse til at oprette forbindelse til nye datakilder. Du kan også bedst se eller redigere indholdet i en ODC-fil ved hjælp af Office Excel 2007.

Flere oplysninger

Importere data i Office Publisher, Visio eller Word ved hjælp af guiden Dataforbindelse

Oversigt over tilknytning (importeres) data

Toppen af siden

Arbejde med data vha. datagitre

Den nemmeste måde at arbejde med data er ofte ved hjælp af et datagitter. Et datagitter er en tabuleret visning af data i kolonner og rækker, som gør det nemt at sortere, filtrere, forespørge og manipulere data. Datagitre er også en metode til at opnå det korrekte sæt data til din virksomhedsløsning fra flere datakilder. For visse brugere er et datagitter tilstrækkeligt til effektivt at arbejde med data. Mens andre brugere har brug for mere brugervenlige måder at administrere deres data, f.eks. som formularer, rapporter og dashboards.

Tabellen Medarbejdere i dataarkvisning

Med Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 kan du oprette og bruge datagitre ved hjælp af Access Web-dataark, Access-dataark og Excel-tabeller.

Toppen af siden

Bruge formularer til effektivt at ændre data

flere underformularer indlejret i hinanden Strukturerede og semistrukturerede data skal ofte opdateres og ændres, og det er her formularer kommer ind i billedet. En formular, enten trykt eller online, er et dokument eller en programkomponent, som er udviklet med en standardstruktur og et standardformat, der gør det lettere at indsamle, registrere, organisere og redigere data. Formularer er vinduer, hvor igennem brugere får vist og har adgang til dine data. Onlineformularer indeholder instruktioner, formatering, navne og tomme områder til angivelse af data, næsten som en udskrevet formular. Onlineformularer indeholder også kontrolelementer, der viser data eller gøre det nemmere for brugere at angive eller redigere data, udføre en handling eller foretage et valg, f.eks. lister, alternativknapper og kommandoknapper. En visuelt pæn formular gør arbejdet med dataene endnu mere behageligt og effektivt, og forhindrer, at forkerte data registreres.

Med Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 kan du oprette og bruge formularer ved hjælp af Access-formularer, InfoPath-formularer, SharePoint-listeformularer, datavisninger indsat som formularer og formularwebdele.

Toppen af siden

Bruge rapporter til at præsentere data og træffe beslutninger

Rapporter kan give et overblik over dine data Strukturerede og semistrukturerede data er ofte gjort tilgængeligt for brugere via virksomhedsrapporter. En rapport er præsentation af data omdannet til formateret og organiseret information i henhold til virksomhedens specifikke krav. Eksempler på rapporter inkluderer budgetprognoser, salgresuméer, telefonlister, adresseetiketter og produktkataloger. Rapporter kan være et enkelt etsidet uddrag eller en hierarkisk visning af omfattende data. En rapport kan også indeholde underrapporter, variere alt efter de parametre, der overføres til den samt være meget interaktive, så brugere kan sortere, filtrere og fokusere på eller endda gå ned i dataene.

Ved hjælp af rapporter kan informationsmedarbejdere træffe gode forretningsmæssige beslutninger, som hjælper dem med at besvare spørgsmål, holde fokus på målsætninger, finde de bedste alternativer, udtænke korrekte strategier og taktikker, bestemme konsekvenser og kompromiser og vurdere ukendte faktorer og risici.

Rapportbrugere kan klassificeres på følgende måde.

Type af bruger

Eksempel

Rapporthandlinger

Superbrugere

Data- og virksomhedsanalytikere

Opret og tilpas rapporter, arbejd med onlineanalysebehandling af pivottabeller (OLAP), brug funktioner til oprettelse af rapporter, udfør statistiske analyser samt udføre analyser ved hjælp af dataminingværktøjer.

Moderate brugere

Ledere og andre informationsmedarbejdere

Læs detaljerede rapporter, tilpas og interager med rapporter ved at filtrere, sortere og indstille parametre, og opret ad hoc-forespørgsler og rapporter.

Tilfældige brugere

Frontline-medarbejdere

Læs standardrapporter, simple rapporter og Access-rapporter i enkle visninger, f.eks. rutediagrammer.

Med Microsoft Office-system, Office SharePoint Server 2007 og SQL Server kan du oprette og bruge en lang række rapporter ved hjælp af Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (med formularfletning) og Office SharePoint Designer 2007 (med skrivebeskyttede datavisninger).

Toppen af siden

Bruge dashboards og KPI'er til at handle ud fra data

Business intelligence er en populær brancheomfattende funktion, som er udviklet til at indsamle, administrere og bruge data, at opdage mønstre og betydninger, at træffe beslutninger, respondere og handle, og som derfor forbedrer din virksomheds ydeevne. Dashboards og KPI'er (key performance indicators) er centrale for denne funktion.

Bruge dashboards

Dashboards (også kaldet scorecards) er en vigtig business-intelligence-teknik, der kombinerer rapportering og analyse til visualisering af kritiske oplysninger på virksomheds-, afdelings- og gruppeniveau.

Salgsdashboard

Der findes tre typer dashboards: operationelle dashboards, der bruges til at overvåge medarbejdernes daglige arbejde, taktiske dashboards til analyse af data og overvågning af månedlige og kvartalsvise aktiviteter og strategiske dashboards til langsigtet virksomhedsstyring. Dashboarddata kan være kvantitative, f.eks. ordremængder, markedsandele, fortjeneste, supportopkald, produktionsmæssige defekter eller websidehits. Dashboarddata kan også være kvalitative, f.eks. top 10-kunder, centrale problemstillinger, aktuelle opgaver, der afventer færdiggørelse og vigtige nyhedsopdateringer.

Oprette KPI'er (nøgletalsindikatorer)

Et væsentligt element i et dashboard er en KPI, som er en visuel indikation (f.eks. op- og nedpile, stopsignaler og farvede cirkler), der kommunikerer mængden af fremskridt i et vigtigt virksomhedsmål. En KPI-indikator er en målbar størrelse, f.eks. bruttooverskud pr. måned eller personaleudskiftning pr. kvartal, der bruges til at holde øje med en organisations præstationer. KPI'er er værdifulde for teams, ledere og virksomheder til evaluering af hurtigt fremdrift op mod målbare mål og til at træffe gode beslutninger på basis af tre grundlæggende spørgsmål: "Hvad er jeg bagud eller foran på? ", "Hvor langt bagud eller foran er jeg?" og "Hvad er minimum, jeg har fuldført?".

Salgsindikatorer Hver KPI har et mål, en status og en tendens. En almindelig KPI kan f.eks. være en afdelings månedlige salg. Efter omhyggelig planlægning defineres et kvartalsvist salg mål for hver afdeling. Et dashboard eller scorecard viser den ugentlige status for dette mål, uanset om det er på rette spor, bagud eller foran, måske ved hjælp af farver eller virksomhedsdefinerede standardikoner. Tendenserne fra de seneste år kan også opsummeres i et diagram og nogle gange beregnes på forhånd for det næste år.

Toppen af siden

Udnytte data i Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 letter samarbejde med andre medarbejdere, fordi det gør det lettere at administrere og dele dokumenter, websteder og arbejdsområder og ved at understøtte fælles forretningsaktiviteter, der bruger alle de tre typer data beskrevet tidligere. Her er nogle eksempler:

  • Arbejdsgrupper og afdelinger, der skal arbejde sammen om projekter, kommunikere virksomhedsmål, måle succes, organisere teams og opgaver, udvikle og registrere tidsplaner og milepæle, identificere omkostninger og frembringe produkter.

  • Virksomheder, der har brug for at administrere et stort antal dokumenter, overvåge processer, kommunikere politikker og vedligeholde, markere og finde omfangsrige poster.

Office SharePoint Server 2007 opretter også en massiv infrastruktur til udvikling af yderligere virksomhedsløsninger, der bruger alle tre typer data. For informationsmedarbejdere skiller nedenstående Office SharePoint Server 2007-komponenter sig ud som vigtige elementer i oprettelsen af en automatiseret virksomhedsløsning baseret på strukturerede og semistrukturerede data med få eller ingen koder. Disse komponenter, der fungerer alene eller sammen, er dine "husmoduler, udviklede grunde og tilkobling"; som hurtigt kan opbygge en forretningsløsning.

Strukturerede datakomponenter i SharePoint

1. Med Microsoft Office-systemet og Office SharePoint Server 2007 kan du arbejde med mange typer af eksterne data, herunder line of business-data (LOB), Office-datakilder og flade filer.

2. Office SharePoint Server 2007 har mange komponenter beregnet til at manipulere eksterne data på forskellige måder.

3. Du kan få adgang til disse eksterne data, enten via et Office-program eller en browser, f.eks. Windows Internet Explorer.

Toppen af siden

SharePoint-lister

Et SharePoint-websted indeholder som regel mange standardlister, bl.a. Links, Meddelelser, Kontakter, Problemsporing, Undersøgelser og Opgaver, som du kan bruge som udgangspunkt for teamsamarbejde eller i en forretningsløsning. I mange tilfælde kan standardlisterne være en hurtig og effektiv løsning, som kun kræver få eller ingen ændringer. Du kan f.eks. bruge: Undersøgelser, som indeholder betingede forgreninger og sideskift, til medarbejder- og kundetilfredshed og Problemsporing, med versionsstyring, som tillader en mere dybdegående analyse af arbejdsgruppeprojekter og almindelige arbejdsopgaver.

Projektopgaveliste

Lister er omfattende og fleksible, og de har mange indbyggede funktioner, som du kan bruge til at gemme, dele og arbejde med strukturerede og semistrukturerede data. Du kan:

  • Inkludere mange typer data, f.eks. datoer, billeder, formler og beregninger baseret på andre kolonner, vedhæft kun-felter (velegnede til logføring og sporingsprogrammer) og opslagsfelter hvor du kan vælge en værdi fra et andet listefelt.

  • Oprette listevisninger for at organisere, sortere og filtrere data på forskellige måder, ændre metadata, f.eks. tilføje og slette kolonner og tilpasse valideringsregler, og bruge lister på en ensartet måde på tværs af SharePoint-websteder med indholdstyper, webstedskolonner og skabeloner.

  • Oprette brugerdefinerede lister, vise dataene i webdele og på webdelssider, og importere, eksportere og oprette kæder til data fra andre programmer, f.eks. Excel og Access.

  • Registrere versioner og detaljeret historik, kræve godkendelse for at kunne redigere data, bruge sikkerhed på element‑ og mappeniveau, indtjekning og udtjekning og automatisk få besked om ændringer ved hjælp af advarsler og RSS-feeds.

  • Organisere indholdet på en enkelt liste i mapper, så det er nemmere at finde, og ydeevnen forbedres ved at bruge indeksering af store lister.

Access Web-dataarket (tidligere kaldet dataarkvisning) indeholder et datagitter, hvor du kan få vist og redigere data til mange typer lister. Det kan være, at du synes, at Access Web-dataark er mere praktiske og effektive end standardlistevisninger. Det viser indholdet af en liste eller et dokumentbibliotek i rækker og kolonner. Du kan tilføje og redigere rækker og kolonner, anvende filtre og sortere ordrer, få vist beregnede værdier og totaler og redigere data i gittercellerne på en praktisk måde.

Eksempel på dataarkvisning

Bemærk: Access Web-dataarket kræver, at Office Access 2007 er installeret på klientcomputeren, og at den har en browser, der understøtter ActiveX-objekter.

Access Web-dataarkets opgaverude indeholder også flere kommandoer, som gør det nemt at interagere med Excel og Access.

Kommando

Handling

Registrere denne liste i Access

Opretter en sammenkædet tabel i Access, der også linker til dataarkvisning, og som du kan opdatere (fås kun på Office Access 2007).

Eksportere til Access

Eksporterer visningen til en tabel i en database.

Rapportere med Access

Opretter en sammenkædet tabel i Access og danner en rapport.

Forespørg på liste med Excel

Eksporterer data til Excel, som du kan opdatere i Excel. (Samme funktion som kommandoen Eksportér til Excel, der findes i menuen Handlinger i standardlistevisningen).

Udskrive med Excel

Eksporterer data til Excel, så du kan udskrive fra Excel.

Diagram i Excel

Eksporterer data til Excel, så du kan lave diagrammer i Excel ved hjælp af guiden Diagram.

Oprette pivottabelrapporter i Excel

Eksporterer data til Excel, så du kan oprette en pivottabel i Excel.

Toppen af siden

SharePoint-biblioteker

Et SharePoint-bibliotek er et sted på et SharePoint-websted, hvor du kan oprette, indsamle, opdatere og administrere filer sammen med teammedlemmer og andre medarbejdere. Hvert bibliotek viser en liste over dokumenter og vigtige metadata om disse dokumenter, hvilket hjælper personer med at bruge filerne og arbejde sammen, og hvert bibliotek har nyttige funktioner som f.eks. ind- og udtjekning af dokumenter, oprettelse af overordnet og underordnet versionsnummerering og sporing samt omfattende funktioner til politikker, overvågning og arbejdsprocesser. Du kan også oprette og administrere dokumenter, billeder, præsentationer, formularer og andre typer af filer i et bibliotek. Du kan også bruge standardbiblioteket Delte dokumenter, tilpasse dette bibliotek til dine formål, eller du kan oprette dine egne biblioteker.

Dokumentbibliotek

Der findes tre typer biblioteker – dokumentbiblioteker, formularbiblioteker og dataforbindelsesbiblioteker – der kan arbejde med alle typer data.

Dokumentbiblioteker    Du kan bruge dokumentbiblioteker til at gemme, bruge og administrere en lang række filer herunder Office-dokumenter, regneark, rapporter, formularer, Office Access 2007-databaser og tekstfiler.

Formularbiblioteker    Du kan gemme og arbejde med Office InfoPath 2007-formularer i formularbiblioteker. Formularbiblioteker udgør et centralt sted, hvor brugere kan udfylde og gemme formularer baseret på samme skabelon. Du kan f.eks. bruge InfoPath til at oprette en aktiv sporing af løsninger, der gemmer formularskabelonen (.xsn) og formularen XML-filer (.xml) i et SharePoint-formularbibliotek.

Dataforbindelsesbiblioteker    Et dataforbindelsesbibliotek (DCL) er et specielt bibliotek, der kan defineres som en pålidelig placering, der gør det nemt at gemme, sikre, dele og administrere ODC- og UDC-filer. Administratorer kan kontrollere adgang til disse forbindelser, så kun brugere, du har tillid til, kan bruge disse forbindelser. Excel Services kan konfigureres, så kun pålidelige forbindelser kan bruges. En administrator skal måske også flytte en database fra en testserver til en produktionsserver eller opdatere en forespørgsel, som får adgang til data. Ved at bruge én ODC-fil, der gemmes i en DCL er det meget lettere at administrere disse forbindelsesoplysninger, og brugeren har lettere adgang til data, da alle projektmapper bruger den samme forbindelsesfil, og en opdateringshandling – enten på klient- eller på servercomputeren – får de seneste ændringer med i den pågældende forbindelsesfil. Du kan endda konfigurere Office SharePoint Server 2007 og en brugers klientcomputer til automatisk at registrere ændringer i en forbindelsesfil og bruge den mest opdaterede version af den pågældende forbindelsesfil. Kort sagt forenkler dataforbindelsesbiblioteker væsentligt vedligeholdelsen og administrationen af dataforbindelser.

Toppen af siden

Webdele og webdelssider

En webdel er en modulopbygget informationsenhed, der danner en grundlæggende dokumentkomponent for de fleste sider på et websted. Du kan tilføje webdele til webdelsområder på en webdelsside og derefter tilpasse de enkelte webdele for at oprette en unik side for webstedets brugere. En webdelsside er en særlig type webside, hvor du kan bruge webdele til at konsolidere data, f.eks. lister og diagrammer samt webindhold som f.eks. tekst og billeder, til en dynamisk informationsportal, der er bygget op omkring en almindelig opgave eller en særlig interesse.

Du kan bruge en webdelsside til at præsentere en række strukturerede og ustrukturerede oplysninger på en organiseret, nyttig og praktisk måde. Webdelssider indeholder ofte adskillige webdele, der er forbundne, så du hele tiden kan få vist data og indhold for at se de ønskede resultater.

Du kan f.eks. oprette en webdelsside med navnet Kundeordrer, som du ofte bruger til at vise kritiske oplysninger. Du får et opkald fra en kunde, der har et spørgsmål til en ordre, og som ikke kan huske ordrenummeret, men kan huske datoen for, hvornår den er afgivet. Du kan bruge en webdelsside til at gøre følgende.

Kundeordrewebdelsside med flere webdele

1. Slå en ordre ud fra ordre-id eller, i dette tilfælde, ordredato.

2. Vise alle ordrer efter dato.

3. Vælge den rigtige rækkefølge baseret på kundens navn, og finde ordreoplysninger samt kundeoplysninger.

4. Vælg et linjeelement i ordren (en lampe i dette tilfælde), og vis et produktbillede for at bekræfte kundens spørgsmål.

5. Søg efter de seneste forretningsnyheder, der er relevante for kundens ordre.

Du kan bruge webdelssider på følgende måder:

  • Konsolidere data fra forskellige datakilder og oprette en rapport.

  • Analysere og aggregere data (f.eks. summer, totaler eller optællinger).

  • Opsummere vigtige KPI'er, som du vil se ved begyndelsen af hver dag.

  • Prioritere og fremhæve projekt- eller kundedata for at hjælpe dig med at træffe effektive beslutninger.

  • Få vist et opdateret arbejdsskema og mødeoplysninger for hurtigt at planlægge din dag.

  • Få hurtig adgang til forretningsnyheder, lokale vejrudsigter og dine favoritwebsteder, så du kan fokusere din webbrowsing.

Følgende er vigtige webdele, der kan forbindes og som viser strukturerede og semistrukturerede data.

Webdel

Beskrivelse

Listevisning

Viser listedata og biblioteksmetadata

Formular

Viser data ved hjælp af HTML-kontrolelementer i formularer

Billede

Viser billeder

Excel Web Access

Viser Excel-projektmapper

Rapportfremviser

Viser rapporter, der er oprettet fra SQL Server Report Services

Datavisning

Viser og redigerer data fra en række forskellige datakilder

KPI

Viser KPI-data og symboler fra en KPI-liste

KPI-detaljer

Viser KPI-data for et element og symboler fra en KPI-liste

Firmadataelement

Viser detaljerede oplysninger om et enkelt element af forretningsdata

Liste over firmadata

Viser en oversigt over virksomhedsdata på en liste

Handlinger for firmadata

Forbinder webdele til konfiguration af virksomhedsprogramhandlinger

Firmadatarelateret liste

Forbinder webdele til visning af relaterede virksomhedselementer

Generator af firmadataelement

Opretter et virksomhedsdataelement ud fra parametrene i en forespørgselsstreng til brug i virksomhedens dataprofilsider.

Filtrere

Filtrerer webdelsdata på forskellige måder

Flere oplysninger

Arbejde med filterwebdele

Toppen af siden

Forretningsdatakataloget

Forretningsdatakataloget (BDC) er en komponent, der leverer indbygget support til visning af data fra line of business-databaser (LOB), f.eks. SAP, Siebel og SQL Server. Typisk administrerer disse LOB-systemer vigtige forretningsoplysninger og processer, som f.eks. kundedata, lager, fakturaer og produktlevetid. Disse systemer kræver ofte omfattende oplæring, er svære at bruge og er kun tilgængelige for nogle få. BDC gør disse LOB-data tilgængelige for flere personer, der skal have adgang til dataene og, som har brug for at arbejde med den på forskellige, mere fleksible måder. Det betyder, at en InfoPath-indkøbsordreformular kan bruges til at vise kundedata fra et system, oplysninger om produktet fra et andet system og økonomiske detaljer fra et tredje system.

Følgende er en oversigt over roller og opgaver i arbejdet med firmadatakataloget.

Rolle

Opgave

Forretningsanalytiker

Definerer funktioner og opretter foruddefinerede løsninger

Metadataforfatter

Forfatter og tester metadata

Administrator

Importerer programdefinitionen og konfigurerer adgang til data

Medlem af webstedet

Inkorporerer virksomhedsdata til webdele, sider og lister

Udvikler

Opretter tilpassede løsninger til webdelssider

Besøgende på webstedet

Bruger virksomhedsdata

Visning af firmadata i en webdel for firmadatarelateret liste

Når du udtrækker virksomhedsdata fra datakilden er der fire forretningsdatakatalogfunktioner, du kan bruge:

  • Virksomhedsdata på lister    Du kan inkorporere virksomhedsdata til alle eksisterende SharePoint-lister eller et dokumentbibliotek ved at tilføje en virksomhedsdatakolonne som en felttype. Almindelige scenarier omfatter: tilknytning af dokumenter med kundeposter, f.eks. tilbud, kontrakter og præsentationer; supplering af data med brugerdefinerede kolonner, f.eks. en kommentar, og valg af data fra en liste, f.eks. postnumre.

  • Handlinger for firmadata    Handlinger for firmadata er links, der vises ved siden af forretningsobjekter. Disse links kan f.eks. åbne websider, vise brugergrænseflader fra forretningsprogrammer eller åbne InfoPath-formularer. Handlinger for virksomhedsdata vises også som links på SharePoint-lister og søgeresultater. Ved hjælp af disse links kan du nemt opdatere et element eller se relaterede data.

  • Webdele med virksomhedsdata   Office SharePoint Server 2007 indeholder adskillige webdele med virksomhedsdata, der kan vise enhver enhed fra BDC. Du kan bruge webdele med virksomhedsdata til at tilpasse, hvordan virksomhedsdata vises på dit websted. Du kan også forbinde disse webdele, så når du udfører en handling i én webdel, ændres indholdet af en anden webdel.

  • Virksomhedsdata i brugerprofiler    For at forbedre brugeroplysningerne i Office SharePoint Server 2007 oprettes virksomhedsdataprofiler som standard, når et program er registreret i BDC.

Flere oplysninger

Vise firmadata på et SharePoint-websted

Forretningsdatakatalog

Toppen af siden

KPI-lister

Kvartalsvis salgs-KPI En tilgængelig liste gør det meget nemmere at inkorporere KPI'er i dine virksomhedsløsninger. Der er fire måder at bruge en KPI-liste, som hver især fokuserer på en almindelig kilde til KPI-værdier og måder at inkorporere disse værdier til et SharePoint-websted:

  • Data i SharePoint-lister    Når SharePoint-lister indeholder elementer, du kan tælle, elementer, der er en del af en arbejdsproces eller elementer, der indeholder datoer, kan du bruge en KPI til at registrere, hvor lang tid problemerne eller opgaverne har været åbne, hvor mange der er åbne, og hvilken procentdel af en opgave er afsluttet. Du kan også holde styr på totaler, f.eks. hvor lang tid, et problem har været åbnet eller det samlede salg i et område.

  • Data i Excel-projektmapper    Du kan konfigurere en KPI i en Excel-projektmappe i et dokumentbibliotek og linke til KPI'en fra Office SharePoint Server 2007. Efterhånden som dataene i projektmappen ændres, opdateres KPI'erne automatisk. Du kan også vælge at få projektmappen vist på samme webside ved at bruge Office Excel Web Access-webdel.

  • Data fra Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    Office SharePoint Server 2007 kan bruge KPI'er fra Analysis Services, som er en komponent i Microsoft SQL Server 2005. En systemadministrator eller databaseanalytiker konfigurer typisk disse KPI'er og registrerer dataforbindelsen med Office SharePoint Server 2007. Derefter kan alle med de relevante tilladelser få adgang til databasen og linke til KPI'erne i Analysis Services.

  • Indtaste oplysninger manuelt    I situationer, hvor der ikke er en formel systemkonfiguration eller du kun har et enkelt projekt, der skal registreres, kan du indtaste kriterierne manuelt. Denne KPI-liste er nyttig ved visning af information, der videregives via mail eller et andet system.

Flere oplysninger

Oprette og udgive KPI-indikatorer

Toppen af siden

Arbejdsprocesser

Rutediagram over arbejdsproces til godkendelse Mange vigtige processer i enhver organisation afhænger i høj grad af personer. Ved at automatisere interaktioner mellem personer i en specifik arbejdsproces kan effektiviteten forbedres. Disse processer kaldes af og til menneskelig arbejdsprocesser. Med Office SharePoint Server 2007 kan du bruge de foruddefinerede arbejdsprocesser, eller med Office SharePoint Designer 2007 kan du oprette nye arbejdsprocesløsninger baseret på liste- og bibliotekselementer. I Office SharePoint Designer 2007 gør en regelbaseret arbejdsprocesdesigner det nemt at opbygge arbejdsprocesser med betingede forgreninger og flere trin.

Arbejdsprocesserne i Office SharePoint Server 2007 sikrer tæt integration med programmerne i 2007 Office-udgivelse. Du kan bruge Office Outlook 2007 til at kommunikere opgaver og status til brugerne. Du kan bruge Office Access 2007 til at redigere den arbejdsproces, der er knyttet til en sammenkædet liste og oprette arbejdsprocesrapporter for bedre at evaluere projektets status og vurdere dine forretningsprocesser. Arbejdsprocesser kan benytte brugerdefinerede formularer oprettet med Office InfoPath 2007 til at interagere med brugerne via andre Office-programmer, f.eks. Office Word 2007.

Flere oplysninger

Udforme en formular til at reagere på en arbejdsprocesstatus

Demo: Strømline forretningsprocesser med formularer og arbejdsprocesser

Toppen af siden

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services er en komplet virksomhedsbaserede rapportstyring og distributionstjeneste, som omfatter rapportdesign, opbygning, levering, sikkerhed samt vises i forskellige formater. Med SQL Server 2005 Service Pack 2 kan du bruge rapporteringstjenester i integreret SharePoint-tilstand, så du kan:

  • Bruge SharePoint-biblioteker til store rapporter, datakilder og rapportmodeller. Gemme rapporter i dokumentbiblioteker, så en rapport også bruge standard Office SharePoint Server 2007-funktionerne, f.eks. arbejdsproces, versionsstyring og sikkerhed. Du kan også tilføje rapporter til Rapportcenter.

  • Synkronisere rapporter og alle de tilknyttede ressourcer gemt i Office SharePoint Server 2007 med samme rapporter, der er gemt og udføres fra rapportserveren.

  • Bruge en ensartet brugergrænseflade til styring og visning af rapporter. En praktisk værktøjslinje i rapportfremviserwebdelen, hvor du kan se og redigere egenskaber, administrere tilladelser og abonnementer; redigere i Report Builder; konfigurere datakilder, parametre, snapshots og timeouts, få vist rapporter og versionshistorik og publicere større versioner.

Et eksempel på en rapport

Du kan bruge rapportfremviserwebdelen til at få vist, navigere, udskrive og eksportere rapporter på en rapportserver. Rapportfremviserwebdelen er tilknyttet rapportdefinitionsfiler (.rdl), der behandles af en rapportserver. Du kan angive egenskaber for webdelen for at styre udseendet på værktøjslinjen og få vist områder og til at sammenkæde webdelen til en bestemt rapport. Rapporter i et rapportbibliotek gengives ved hjælp af rapportfremviserwebdelen. Alle webdelssider kan ændres til at vise rapporter ved hjælp af rapportfremviserwebdelen, og du kan også oprette forbindelse til filteret webdele for at begrænse de data, der vises i rapporter.

Integrering af Reporting Services med SharePoint Server kræver, at disse komponenter er installeret: SQL Server 2005 Reporting Services, der hoster Reporting Services-rapporter og kommunikerer med SharePoint Server med en webtjenestegrænseflade, SQL Server 2005 Service Pack 2, der sikrer integration af SharePoint Server og Reporting Services-integration på rapportserver, og Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services-tilføjelsesprogrammer for Microsoft SharePoint Technologies, som indeholder rapportfremviserwebdelen og den nye rapportstyringsgrænseflade.

Toppen af siden

Rapportcenter

Et rapportcenter er en webstedsskabelon, der indeholder en foruddefineret samling af rapportbiblioteker, dataforbindelsesbiblioteker, SharePoint-lister, webdele inkl. filterwebdele og KPI'er, som du kan tilpasse og forbedre til eget formål. Rapportcenter er en form for en central hub, hvor du kan finde et fælles, enkelt og sikkert lokaliserings- og rapporteringsmiljø, som brugerne kan navigere til, finde og få opdaterede rapporter, uanset om det er ad hoc-forespørgsler eller planlagte, regelmæssige snapshots. Ved hjælp af Rapportcenter, kan du reducere mængden af vedhæftede filer i mails til levering af rapporter og medvirke til mindske netværksbelastningen. Du kan gemme en række forskellige rapporter i Rapportcenter, herunder regneark, Access-snapshots, SQL Rapport Services-rapporter og PDF-filer.

Salgsrapportcenter

Flere oplysninger

Introduktion til Rapportcenter

Sådan arbejder du med et rapportcenterwebsted

Toppen af siden

Bruge data fra Office-systemprogrammer med Office SharePoint Server 2007

Du kan selvfølgelig skabe en virksomhedsløsning, der bruger alle typer data blot ved hjælp af Office SharePoint Server 2007. Dog har 2007 Office-udgivelse mange praktiske integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007, som gør det nemmere at arbejde med strukturerede og semistrukturerede data, og de kan gøre din virksomhedsløsning meget mere effektiv og velorganiseret. I hænderne på en erfaren informationsmedarbejder, din "leverandør", fungerer følgende 2007 Office-udgivelse-programmer som "arkitekter" af en velorganiseret og tilfredsstillende forretningsløsning.

Program

Formål

Datatype

Excel (sammen med Excel Services-teknologi)

Analyser og visualiser numeriske data og andre data i et regneark, opret professionelt udseende diagrammer, og arbejd med hierarkiske data ved hjælp af pivottabeller.

Struktureret

InfoPath

Saml og behandl XML-baserede data.

Strukturerede og semistrukturerede

Access

Konsolider, åbn, gem, rapportér og administrer data i en database.

Strukturerede og semistrukturerede

SharePoint Designer

Tilpas datadrevne websider og SharePoint-websteder, og opret datavisninger.

Strukturerede, semistrukturerede og ustrukturerede

Word

Skab professionelle dokumenter hurtigt og effektivt

Ustrukturerede

Visio

Visualiser og kommuniker komplekse oplysninger, systemer og processer.

Ustrukturerede

Outlook

Kommuniker via mail, og administrer kontakter, tidsplaner og opgaver.

Ustrukturerede

Publisher

Skab professionelle publikationer og marketingmaterialer af høj kvalitet.

Ustrukturerede

PowerPoint

Opret dynamiske præsentationer med brug af animation, grafik og medie.

Ustrukturerede

Toppen af siden

Excel og Excel Services

Brug Excel og Excel Services, når du vil:

  • Kør beregninger, og lav statistiske sammenligninger af dine data.

  • Opret og brug pivottabeller til at få vist hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt layout.

  • Fremhæv dine data visuelt ved hjælp af professionelt udseende diagrammer, ikoner med betinget formatering, datasøjler og farveskalaer.

  • Udfør avancerede what if-analyser af dine data, f.eks. statistiske og tekniske analyser samt regressionsanalyse.

Excel indeholder følgende dataorienterede integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Data-fokuserede integrationspunkter for Excel

1. Importér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste, eller eksportér Excel-regnearksdata til en SharePoint-liste for at oprette en permanent, envejsdataforbindelse.

2. Brug denne permanente envejsdataforbindelse til at opdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publicer Excel-projektmapper på Excel Services, og vis og arbejd med data ved hjælp af Office Excel Web Access-webdelen på en webdelsside.

4. Importér data i en Excel-projektmappe fra OLAP-servere, SQL Server og Access-databaser og flade filer.

Importér Excel-data ind på en SharePoint-liste

Hvis du vil indlæse eksisterende data til en SharePoint-liste, kan du importere data fra et Excel-regneark, et celleområde, et navngivet område eller en Excel-tabel til en SharePoint-liste ved hjælp af kommandoen Importér på menuen Handlinger i en SharePoint-liste.

Eksportere SharePoint-listedata til en Excel-tabel

Du kan eksportere SharePoint-listedata til en Excel-tabel, som opretter en envejsdataforbindelse mellem Excel og SharePoint-listen. Når du opdaterer dine data fra SharePoint-listen og opdaterer dataene i Excel, erstattes Excel-dataene med de seneste SharePoint-listedata og overskriver de ændringer, du har foretaget i disse data. Da dataforbindelse kun er envejs, afspejles ændringer, du har foretaget i Excel, ikke i listen på SharePoint-webstedet.

Bemærk: Du kan ikke synkronisere data mellem en Office Excel 2007-projektmappe og en SharePoint-liste. Denne funktionalitet er tilgængelig i Microsoft Excel 2003 og er stadig tilgængelig, hvis du bruger en Excel 2003-projektmappe eller Visual Basic for Applications (VBA). Men Office Access 2007 er nu den foretrukne metode til synkronisering af data mellem et Office-program og en SharePoint-liste med en tovejsforbindelse.

Eksportere en Excel-tabel til en SharePoint-liste

Når du eksporterer tabeldata fra Excel til en SharePoint-liste ved hjælp af guiden Eksportér tabel til SharePoint-liste, gør du brug af en anden måde at oprette en dataforbindelse mellem Excel og SharePoint-listen.

Hvis du ikke vil beholde teledataene i Excel-regnearket opdateret med de ændringer, der er foretaget på SharePoint-listen, kan du også eksportere data uden at have en forbindelse til SharePoint-listen.

Udgive til Excel Services

Du kan publicere en projektmappe til Office SharePoint Server 2007, så andre brugere kan få adgang til alle eller dele af de data, den indeholder ved at bruge webdelen Office Excel-webadgang. Når du publicerer en projektmappe til Excel Services, publiceres hele projektmappen på serveren, men du kan definere de dele af projektmappen (f.eks. individuelle regneark, navngivne områder eller diagrammer), Excel Services skal vise webdelen i Office Excel-webadgang. Ved kun at vise bestemte dele af projektmappen og ved hjælp af Office SharePoint Server 2007-tilladelser, der skal beskytte projektmappen mod uautoriseret adgang, kan du holde data i projektmappen fortrolige og samtidig gøre det muligt for autoriserede brugere at opdatere, genberegne og interagere med de viste data. Hvis du angiver parametre for navngivne celler i projektmappen, før du udgiver det, kan brugerne også redigere disse celler og definere værdier.

Andre brugere kan se og analysere dataene i det regneark, der vises. De kan interagere med det ved hjælp af Excel-funktioner, f.eks. sortering og filtrering af data eller ved hjælp af pivottabellens analysefunktioner. Hvis du angiver parametre for navngivne celler i projektmappen, kan brugerne også redigere disse celler og definere værdier.

Brug af Excel Web Access til at dele Excel-projektmapper 1. Den øverste del indeholder titlen og en værktøjslinje, som har flere menuer, kommandoer og en rulleliste.

2. Hovedvinduet viser et eller flere regneark i Regnearksvisning, et navngivet element, f.eks. et diagram eller en Excel-tabel i visning af navngivet element og eventuelt et dispositionsområde.

3. Opgaveruden Parametre har parameternavne, tekstfelter til dataindtastning og valgfri værktøjstip, der indeholder flere oplysninger om de enkelte parametre.

4. Den nederste del viser opdaterede datameddelelser.

Bemærk: Ikke alle Excel-funktioner understøttes af Excel Services.

Flere oplysninger

Oprette en liste baseret på et regneark

Importere data fra en SharePoint-liste

Eksportere en Excel-tabel til en SharePoint-liste

Planlæg eksterne dataforbindelser for Excel Services

Toppen af siden

InfoPath

Brug InfoPath, når du vil:

  • Indsamle virksomhedsdata med jævne mellemrum, herunder udgiftsrapporter, tidskort, undersøgelser og forsikringsformularer.

  • Designe enkle og avancerede elektroniske formularer ved hjælp af standardkontrolelementer, f.eks. tekst- og listefelter samt fleksible kontrolelementer f.eks. gentagne tabeller, valggrupper, valgfri sektioner og flere visninger.

  • Sørg for ensartede og nøjagtige data.

  • Opret en rapport ved at flette formularerne i en enkelt formular.

InfoPath indeholder følgende dataorienterede integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserede integrationsadgangspunkter i InfoPath

1. Udgiv formularskabeloner til formularbiblioteker som skabeloner og som indholdstyper.

2. Læs og skriv XML-formularfiler, der er gemt i formularbiblioteker.

3. Ved hjælp af XML-formularfiler kan du læse data fra lister og Excel-regneark samt læse og skrive data fra SQL Server og Access-databaser.

4. Aktivér redigering og listevisning af data baseret på formularegenskaber.

5. Vis InfoPath-formularer i en browser ved hjælp af browserkompatible formularskabeloner.

Send data til et SharePoint-websted, og udfyld kontrolelementer i formularer med SharePoint-data

For at give brugerne mulighed for at sende formularer, som er baseret på din formularskabelon, til et dokumentbibliotek, kan du tilføje en sekundær dataforbindelse til din formularskabelon, der indsender dataene. Når du har tilføjet dataforbindelsen, der indsender data, kan du konfigurere formularskabelonen, så brugerne kan sende deres formulardata til dokumentbiblioteket.

Udgive en formularskabelon til et formularbibliotek

Du kan udgive en formularskabelon til Office SharePoint Server 2007 og gemme og arbejde med Office InfoPath 2007-formularer i et formularbibliotek. Et formularbibliotek er et centralt sted, hvor brugere kan udfylde og gemme formularer baseret på samme skabelon. Du kan f.eks. bruge InfoPath til at oprette en løsning til sporing af aktiver, der gemmer formularskabelon (.xsn), og XML-formularfilen (.xml) i et formularbibliotek.

Oprette og bruge browseraktiverede formularer

Når du designer en Office InfoPath 2007-formularskabelon, kan du vælge at oprette en formularskabelon, der kan åbnes eller udfyldes i en webbrowser. Denne type formularskabelon, kaldes en browserkompatibel formularskabelon. Når du er færdig med at designe en browserkompatibel formularskabelon, skal du bruge publiceringsguiden for at udgive den til en server, der kører InfoPath Forms Services.

Udgive en formularskabelon som en indholdstype på et websted

Når du udgiver en formularskabelon som en indholdstype på et websted, gør du det muligt for brugerne at tildele flere formularskabeloner til et enkelt dokumentbibliotek eller at tildele formularskabelonen til flere biblioteker på tværs af en gruppe af websteder. En gruppe af websteder er et sæt af websteder på en virtuel server, som har samme ejer og deler administrationsindstillinger. Hver enkelt gruppe af websteder indeholder et websted på øverste niveau og kan indeholde et eller flere underordnede websteder. Der kan være flere grupper af websteder på hver virtuelle server. Brug en indholdstype på et websted, når du vil genbruge oplysninger i høj grad, eller hvis du vil gøre det muligt at indsamle data fra mange formularer i et enkelt sted.

Gør det muligt for brugerne at redigere felter ved hjælp af en listevisning

Du kan gøre det muligt for dine brugere at tilføje eller redigere dataene i et felt ved hjælp af en listevisning eller ved at redigere egenskaberne for en formular i formularbiblioteket. Dette giver brugerne mulighed for at bruge en SharePoint-liste til at tilføje eller opdatere data for en eller flere formularer uden rent faktisk at åbne formularer.

Toppen af siden

Access

Brug Access når du vil:

  • Dele data i en relationel database.

  • Håndtere opdateringer effektivt ved hjælp af rapportlåsnings- og konfliktløsningsfunktioner.

  • Arbejde med tabeller.

  • Oprette komplekse forespørgsler for at flette tabellerne.

  • Oprette formularer og rapporter.

Access indeholder følgende dataorienterede integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserede integrationsadgangspunkter

1. Udfør en engangsimport eller -eksport af data mellem Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. Sammenkæd data mellem tabeller i Access og en SharePoint-liste ved at oprette en permanent tovejsforbindelse (opdaterede listedata kan ses i en Access-tabel: opdaterede Access-tabeldata kan ses på en liste).

3. Se listedata offline, opdatér dem i Access, overfør online igen, synkronisér opdateringer, og løs konflikter.

4. Vis og rediger listedata i Access-dataark, formularer, og rapportvisninger.

5. Udgiv Access-databaser til Office SharePoint Server 2007.

Nye funktioner til SharePoint-listeintegration i Office Access 2007

Følgende nye funktioner i Office Access 2007 gør integration med Office SharePoint Server 2007 nemmere og mere fleksibel:

  • Udvidet tilknytning af SharePoint-datatyper    Med den nye understøttelse af felter med flere værdier og vedhæftede filer understøtter Office Access 2007 nu flere af de datatyper, der er på SharePoint-websteder, hvilket gør design og konstruktion af delte programmer er meget nemmere.

  • Spore historikken for notatfelter    Notatfelter er nyttige til lagring af store mængder data. Du kan angive en egenskab, der gør det muligt for Office Access 2007 at beholde en oversigt over alle ændringer i et notatfelt. Du kan derefter få vist en oversigt over disse ændringer. Denne funktion understøtter også funktionen versionsstyring på SharePoint-websteder, så du også kan bruge Office Access 2007 for at se de ændringer, der blev foretaget på SharePoint-listen.

  • Opslagstabeller    Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Office Access 2007 automatisk sammenkædede tabeller for alle opslagslisterne (medmindre opslagslisterne allerede er kædet sammen med databasen). Hvis opslagslisterne indeholder kolonner, der søger i andre lister, medtages disse lister også i sammenkædningen, så hver opslagsliste med en sammenkædet tabel får en tilsvarende sammenkædet tabel i databasen. Access opretter desuden relationer mellem de sammenkædede tabeller.

Importere og eksportere data til en SharePoint-liste

Du kan hente en SharePoint-liste ind i Office Access 2007 ved at importere den. Når du importerer en SharePoint-liste, oprettes en kopi af listen i en Office Access 2007-database.

Når du eksporterer data, opretter Office Access 2007 en kopi af den markerede tabel eller det forespurgte databaseobjekt og gemmer kopien som en liste. Det kan f.eks. være, at du jævnligt vil dele data mellem Office Access 2007 og et SharePoint-websted, men at dataene i øjeblikket er gemt i Access. Du bruger forespørgsler i en Office Access 2007-database til at generere daglige eller ugentlige statusrapporter, hvorefter du slår resultaterne op på et af dine SharePoint-websteder med jævne intervaller.

Oprette en kæde til en SharePoint-liste

Med sammenkædning kan du oprette forbindelse til data i en liste uden at importere disse oplysninger, så du opretter en tovejsforbindelse for at se og redigere de seneste data både på listen og i Office Access 2007-databasen. Når du opretter en kæde til en SharePoint-liste, opretter Office Access 2007 en sammenkædet tabel, der afspejler strukturen og indholdet af kildelisten. I modsætning til importfunktionen, der giver mulighed for at importere bestemte visninger, kan sammenkædningen kun oprette en kæde til hele listen – ikke til bestemte visninger af listen. Hvis du vil foretage ændringer af strukturen, f.eks. flytte eller redigere en kolonne, skal du åbne listen på SharePoint-webstedet. Du kan heller ikke tilføje, slette eller ændre felterne i en sammenkædet tabel, når du arbejder i Office Access 2007.

Gør sammenkædede SharePoint-lister offline med Office Access 2007

Hvis du skal have arbejde med hjem eller ud at rejse, kan du gemme dine sammenkædede SharePoint-lister offline med et klik ved hjælp af Office Access 2007. Du kan arbejde på dine data i Office Access 2007 og derefter synkronisere dine ændringer eller genoprette forbindelse til SharePoint-webstedet på et senere tidspunkt. Måske har du brug for at sende et varekatalog til en klient, mens du er på farten. Hvis du har sammenkædet dine SharePoint-lister til Office Access 2007-tabeller, kan du gemme dine data offline og senere bringe det tilbage online. Hvis der opstår konflikter – f.eks. hvis en anden opdaterer på samme rapport på serveren, eller mens den pågældende person også arbejder offline - kan du løse konflikten, når du synkroniserer.

Åbn Office Access 2007-formularer og -rapporter fra et SharePoint-websted

Du kan åbne lister i Office Access 2007-visninger fra et SharePoint-websted. Office Access 2007-formularer, rapporter og dataark kan vises sammen med de andre visninger på et SharePoint-websted. Når du vælger en visning, starter Office Access 2007 og åbner den anmodede formular, rapport eller dataark. Det gør det nemt for dig at køre en fyldig rapport på et SharePoint-websted uden først at skulle starte Office Access 2007 eller navigere til det rigtige objekt.

Bemærk: En bruger skal have Office Access 2007 installeret på sin computer for at oprette, bruge eller ændre en Office Access 2007-visning på et SharePoint-websted.

Udgive en Office Access 2007-database til et SharePoint-websted

Du kan udgive (også kaldet flytning og databasekonvertering) din Office Access 2007-database til Office SharePoint Server 2007. Når du udgive en database fra Office Access 2007 på et SharePoint-websted, opretter du lister på SharePoint-webstedet, som er kædet sammen som tabeller i databasen. Når en database er flyttet, opretter Office Access 2007 et ny front end-program, som har alle de gamle formularer og rapporter, og de sammenkædede tabeller, der blev lige eksporteret. Guiden Flyt til SharePoint-websted hjælper dig med at flytte dataene fra alle dine tabeller på samme tid. Du kan eventuelt indlæse Office Access 2007-databasen i et SharePoint-dokumentbibliotek.

Du kan f.eks. bruge sporingsskabelonen i Access, der interagerer direkte med problemsporingsskabelonen på et SharePoint-websted for at registrere organisationens data, problemer og arbejdsprocesser. Når folk arbejder med disse lister på et SharePoint-websted, kan de åbne Office Access 2007-forespørgsler og -rapporter fra menuen Vis for SharePoint-listerne. Hvis du vil se og udskrive en problemrapport fra Access til et månedligt møde, kan du gøre det direkte fra SharePoint-listen.

Når SharePoint-listerne er oprettet, kan folk arbejde med listerne på SharePoint-webstedet eller i de sammenkædede tabeller i Office Access 2007, mens de bruger funktionerne på et SharePoint-websted til at administrere data og holde sig opdateret med ændringerne. Som administrator kan du administrere tilladelser til og versioner af dataene, så du kan se, hvem der har ændret den, eller gendanne tidligere data.

Toppen af siden

SharePoint Designer

Brug Office SharePoint Designer 2007, når du vil:

  • Oprette og tilpasse websteder.

  • Designe arbejdsprocesser uden at skulle bruge traditionelt proceduremæssigt kodningssprog eller -teknikker.

  • Oprette en tilpasset visning af direkte data ved at designe en datavisning.

  • Oprette en formular, der skriver tilbage til datakilder ved at indsætte en datavisning som en formular.

Office SharePoint Designer 2007 indeholder følgende dataorienterede integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007.

Datafokuserede integrationspunkter i SharePoint Designer

1. Opret datavisninger ved hjælp af Office SharePoint Designer 2007.

2. Læs, kombiner og opdater data fra mange forskellige datakilder i en datavisning, som er en webdel, du kun kan oprette i Office SharePoint Designer 2007.

3. Vis og rediger data i datavisninger på websider.

Datavisninger

Et eksempel på en datavisning

En datavisning er en direkte, brugerdefinerbar visning af en datakilde i XML-form (Extensible Markup Language) og viser disse data ved hjælp af Extensible Stylesheet Language Transformation (XSLT's). Ved hjælp af en datavisning kan du:

  • Vise og redigere data fra en række forskellige datakilder, herunder databaseforespørgsler, XML-dokumenter og SharePoint-lister og -biblioteker, samt samle data fra flere datakilder for at oprette fleksible, tilpassede visninger og rapporter.

  • Præsentere direkte visninger af data, som du kan filtrere, sortere eller gruppere, og oprette betingede visninger.

  • Opbygge webdelssider og forbinde webdele til at oprette virksomhedsløsninger.

  • Opret avancerede, brugerdefinerede formularer.

Flere oplysninger

Introduktion til at lave SharePoint-programmer

Toppen af siden

Andre Office-systemprogrammer

Selv om de andre Office-systemprogrammer ikke er datacentriske, er der andre måder at inkorporere strukturerede og semistrukturerede data i en løsning, der bruger disse andre programmer.

Visio-datadiagrammer

Du kan vise et Visio-diagram på en webside ved hjælp af Microsoft Visio Viewer eller ved at gemme diagrammet som en webside. Et diagram kan hjælpe dig med at visualisere, organisere, forstå og præsentere data, der er gemt i lister, projektmapper eller databaser, med Visio-figurer ved at bruge en kæde. Du kan f.eks. vise salgsdata for et andet område, så det er nemt at sammenligne salgsresultater mellem områder – både for det aktuelle og forrige år.

Figurer viser forskellige sæt data

Brevfletning

Forskellige typer af publikationer, der kan oprettes med katalogfletning Du kan bruge Word, Publisher og Outlook til at oprette en masseforsendelsesløsning ved at bruge brevfletning til at oprette personligt tilpassede breve, kuverter, mærkater og mailbeskeder til kunder eller klienter. Du kan f.eks. gemme et Word- eller Publisher-dokument i et SharePoint-bibliotek og bruge kontaktlisten (blandt mange andre mulige datakilder) som datakilde for brevfletningen. Du kan også bruge en arbejdsproces til at lancere en brevfletning som led i en marketingkampagne rettet mod specifikke kunder.

Dokumentinformationspaneler i Word, PowerPoint og Excel

Enkle nøgleordssøgninger er sjældent præcise nok til at opfylde anmodninger om virksomhedsrapporter, der er knyttet til visse projekter, virksomheder eller konti. Panelet for dokumentoplysninger er tilgængeligt i disse 2007 Office-udgivelse-programmer: Word, Excel og PowerPoint. Panelet for dokumentoplysninger er en mekanisme til at indfange metadata, som er let at sætte op uden at skrive programkode. Panelet for dokumentoplysninger indsamler og henter metadata for at give kontekst til dokumentet og øge muligheden for at søge efter det på hele et SharePoint-websted.

Panel for dokumentoplysninger Da panelet for dokumentoplysninger er en XML-formular, kan det tilpasses ved hjælp af InfoPath. Med egenskaberne for dataforbindelse i InfoPath kan du endda oprette et panel for dokumentoplysninger, som samler LOB-data til formularen. Du kan f.eks. udfylde kundedatafelter med data fra et system til styring af kundeposter (CRM). Før du lukker dokumentet, tilføjer brugeren vigtige dokumentoplysninger som f.eks. links til relaterede dokumenter. Metadata indsamles således på en meget mere praktisk måde og knyttes nemt til et sæt kunder, produkter og relaterede dokumenter.

Flere oplysninger

Introduktion til design af et dokumentoplysningspanel i InfoPath

Designe et panel for dokumentoplysninger i InfoPath

Få vist eller ændre egenskaberne for et Office-dokument

Opgaver og kontakter i Outlook 2007

Outlook har mange integrationspunkter med Office SharePoint Server 2007. Du kan sende en mail ved hjælp af en SharePoint-kontaktliste, vise SharePoint- og Outlook 2007-kalendere side om side, administrere SharePoint-beskeder og RSS-feeds, oprette et arbejdsområde til møder og bruge en arbejdsproces. Du kan også gøre dokumentbiblioteker offline, gøre dem online igen og synkronisere dem med Outlook 2007. To ekstra dataorienterede integrationspunkter involverer brug af strukturerede data.

Du kan arbejde med både standardopgavelister og projektopgavelister ved at tage dem offline og derefter online igen og synkronisere dem; se, opdatere og tilføje nye opgaver til SharePoint-webstedet uden at forlade Outlook; og oprette og tildele opgaver til teammedlemmer.

Liste over kontaktpersoner Du kan også gemme, dele og administrere SharePoint-kontakter mere effektivt i Outlook. Når du har forbindelse til Outlook 2007, fungerer SharePoint-kontakterne på samme måde som dine personlige kontakter i Outlook. Du kan få vist, redigere, udskrive og endda ringe til disse kontakter ved hjælp af Microsoft Office Communicator. Du kan sende dem mails og mødeindkaldelser, bruge farvekategorier, gemme flere telefonnumre og mailadresser og medtage billeder af kontakter, elektroniske visitkort samt oplysninger om fødselsdage og mærkedage. Du kan også bruge en kontakter-webdel for at vise Outlook-kontakter på en webdelsside.

Toppen af siden

Introduktion til skabeloner og scenarier

For at hjælpe dig tættere på din virksomhedsløsning leverer Microsoft en række brugsklare skabeloner, som hjælper dig med hurtigt at opbygge fælles løsninger. I de følgende afsnit beskrives nyttige skabeloner, som er foruddefinerede dokumenter eller websteder med funktionalitet, typografier og layout, som adresserer fælles behov og typiske scenarier, der er beskrivelser af virksomhedsløsninger, som muligvis svarer til dine behov. Skabeloner og scenarier er dine "forhåndsdesignede arkitektoniske stilarter og plantegninger", som hjælper dig med at vælge det bedste design til din virksomheds behov.

Brug disse skabeloner og scenarier som udgangspunkt for at tilpasse og oprette dine egne virksomhedsløsninger. Brug Office SharePoint Designer 2007 for at tilføje eller ændre datavisninger på SharePoint-webstedet, tilpasse hovedsiden på dit SharePoint-websted i overensstemmelse med dit websteds standarder samt integrere eksterne data fra dine datakilder. Føj til eller tilpas eksisterende forretningslogik, så den passer bedre til din organisations processer og arbejdsprocesser. Brug BDC for at integrere dine LOB-data i forretningsløsningen. Udnyt de mange dataorienterede integrationspunkter, som Access, InfoPath og Excel tilbyder for yderligere at forbedre disse skabeloner og scenarier på den måde, du ønsker. Mulighederne er uendelige.

Toppen af siden

SharePoint-webstedskabeloner

Microsoft leverer webstedsskabeloner, der leverer brugerdefinerede scenarier skræddersyet til at imødekomme behov og krav i specifikke forretningsprocesser eller sæt af opgaver i virksomheder i alle størrelser. Disse webstedsskabeloner er baseret på Windows SharePoint Services 3.0 og er kompatible med Office SharePoint Designer 2007 for at gøre tilpasning nemmere.

Administrations- og økonomiskabeloner

Bestyrelse    Saml alle bestyrelsens referater, opgaver, problemer og begivenheder på ét sted.

Rapportering om virksomhedens ydelsesevne    Hold styr på kundetilfredshed gennem undersøgelser og onlinediskussioner.

Supportwebsted for overholdelsesproces    Hjælp teams og ledende sponsorer med at administrere bestræbelser på overholdelsesimplementering ved at angive kontrolopgaver og administrere dokumentbiblioteker.

Administration af bestridte fakturaer    Hjælp kreditorafdelinger med at registrere oplysninger vedrørende skyldige fakturaer til leverandører, herunder værdi af tidlig betaling og begrundelse for sen betaling.

Udgiftsrefusion og -godkendelse    Administrér elementer ved processen til udgiftsgodkendelse, så du kan spare tid for godkenderne.

Anmodning om tilbud    Hjælp med at administrere processen omkring oprettelse og frigivelse af anmodninger om tilbud (RFP) samt med at indsamle forslag og godkendelser.

HR-afdeling

Administrering af fraværsanmodninger og ferieplanlægning    Hjælp medarbejderne med at håndtere anmodninger om fridage, herunder at angive dage, hvor de ikke er tilgængelige, samt hvem der varetager deres opgaver, mens de er væk.

Websted for medarbejderaktiviteter    Hjælp medarbejdere med at oprette og tilmelde sig til aktiviteter og arrangementer sponsoreret af firmaet.

Fordele ved selvbetjening for medarbejdere    Gør medarbejderne i stand til at finde og tilmelde sig fordele, som deres arbejdsgiver tilbyder.

Planlægning af medarbejderuddannelse materialer    Hjælp med at planlægge undervisning og give medarbejderne et sted, hvor de kan melde sig til og modtage kursusmateriale.

Administration af jobopslag og interviews    Gør dit rekrutteringsteam i stand til at strømline processen med at administrere jobopslag og udfylde ledige stillinger.

It og drift

Fejldatabase    Hjælp udviklingsteams med at indsamle og registrere oplysninger om fejl i deres kode herunder reproduktionstrin, kategori kommentarer, prioritet og fejlens alvor.

Call center    Hjælp enkeltpersoner med at håndtere processen med anmodninger om kundeservice fra at identificere problemet til årsagsanalyse og løsning.

Helpdesk    Hjælp teams med at administrere processen med at håndtere serviceanmodninger, herunder administration af identifikation af den egentlige årsag og sporingsstatus.

Lagersporing    Hjælp organisationer med at spore elementer knyttet til lager ved at registrere manuel indlæsning af opdaterede lagerdata og underrette brugerne, når hver vare når forudbestillingsmængden.

It-teamets arbejdsområde    Hjælp teams med at administrere udvikling, implementering og understøttelse af softwareprojekter ved at opdatere projektopgaver, problemer, milepæle og fejl.

Udlånsbibliotek    Hjælp med at håndtere de fysiske aktiver i en organisations bibliotek med check ud/ind-funktionalitet og automatiseret besked om overskridelser.

Administration og sporing af fysiske aktiver    Hjælp teams med at administrere anmodninger om og registrering af fysiske aktiver som f.eks. placering, tilstand, producent, model, aktuel ejer samt anslåede værdi.

Reservation af rum og udstyr    Gør det muligt for teams at administrere anvendelsen af delte mødelokaler og udstyr.

Sporing og administration

Budgettering og sporing af flere projekter    Hjælp med at spore og budgettere flere, indbyrdes sammenhængende aktiviteter med projektoprettelse, opgaver, Gantt-diagrammer og fælles status for betegnelsesværktøjer.

Administration af ændringer i forespørgsler    Hjælp brugerne med at spore risici forbundet med designændringer, herunder også muligheden for at godkende eller afvise ændringen.

Diskussionsdatabase    Skab et godt samarbejde ved at hjælpe teams med at diskutere emner online eller via Office Outlook 2007-RSS.

Dokumentbibliotek og gennemsyn    Hjælp teams med at administrere cyklussen for dokumentgennemsyn med et dokumentbibliotek med versionsregistrering, herunder en diskussionstråd med feedback.

Videnbase    Giv medarbejderne mulighed for at dele viden i deres organisation.

Arbejdsområde for projektsporing    Hjælp små teams med at administrere projektoplysninger som f.eks. projektproblemer, opgaver og projektstatus.

Arbejdswebsted for teams    Gør projektteams i stand til centralt at gemme baggrundsdokumenter, følge kalenderbegivenheder og indsende handlingspunkter på baggrund af teammøder.

Administration af timesedler    Hjælp med at forenkle processen omkring tidsregistrering på tværs af flere projekter via medarbejdernes "ind- og udstempling" samt rapportering af igangværende arbejde og timer brugt til dato.

Salg og marketing

Websted for konkurrentanalyse    Hjælp med at organisere resultaterne af konkurrenternes tilbud gennem nyttige teknikskabeloner til konkurrentanalyse.

Administration af kontakter    Hjælp teams med at administrere kontaktoplysninger mellem teammedlemmer, herunder synkronisering med Office Outlook 2007.

Integreret sporing af marketingkampagner    Gør det muligt at spore marketingkampagners effektivitet.

Planlægning af produkt- og marketingskrav    Hjælp med at organisere processen omkring at udvikle nye produkter og marketingindhold via nyttige planlægningsskabeloner og samarbejdsværktøjer.

Pipeline til kundeemner    Hjælp teams med at administrere salgspipelinen ved at spore leads, salgsmuligheder, kontakter og konti.

Speciale

Sportsliga    Administrér firmaets baseballliga, herunder spillere, kaptajner, kalender og statistik.

Administration af klasseværelse    Hjælp underviserene med at opbevare og organisere kursusindhold, kalenderelementer og meddelelser.

Undersøgelser af egenkapital    Giver et centralt sted til at samle de undersøgelser, der udføres for at evaluere den finansielle kapital.

Sagsadministration til offentlige myndigheder    Hjælp med at styre opgaver, dokumenter og opgaver vedrørende offentlige sager.

Indledning og administration af kliniske forsøg    Hjælp med at administrere de dokumenter, opgaver, problemer og diskussioner, der er nødvendige for at udføre kliniske forsøg.

Administration af produktionsproces    Hjælper produktionsteams med at med at spore den lineære produktionsproces samt problemer, der blokerer for, at en produktionsopgave bliver fuldført.

Planlægning af begivenheder    Hjælp teams med at organisere begivenheder via onlineregistrering, tidsplaner, kommunikation og feedback.

Åbning af ny butik    Hjælp teams med at administrere processen forbundet med at åbne en ny butik, herunder administrationsværktøjer til projekter og opgaver.

Flere oplysninger

Introduktion til at lave SharePoint-programmer

Programskabeloner til Windows SharePoint Services 3.0

Toppen af siden

SharePoint-arbejdsprocesser

Office SharePoint Server 2007 omfatter følgende foruddefinerede arbejdsprocesser, som du kan bruge til at automatisere en forretningsproces for eller til brug i gængse arbejdsgruppesituationer.

Arbejdsproces for godkendelse    Arbejdsprocessen for godkendelse sender et dokument eller element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek, til en gruppe af personer til godkendelse. Som standard er arbejdsprocessen til godkendelse knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

Arbejdsproces for indsamling af feedback    Arbejdsprocessen for indsamling af feedback sender et dokument eller element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek, til en gruppe af personer for at indsamle deres feedback. Som standard er arbejdsprocessen for indsamling af feedback knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

Arbejdsproces for indsamling af signaturer    Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer sender et dokument eller element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek, til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer. Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer fungerer kun med Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokumenter, som indeholder en eller flere signaturlinjer. Som standard er arbejdsprocessen for indsamling af signaturer tilknyttet dokumentindholdstypen og det er derfor automatisk tilgængeligt i dokumentbiblioteker til dokumenter eller projektmapper, der indeholder signaturlinjer.

Arbejdsprocessen for godkendelse af fordeling    Arbejdsprocessen for godkendelse af fordeling er udviklet til at understøtte datastyringsbehov i en organisation. Denne arbejdsproces styrer dokumentudløbet og opbevaringsprocessen ved at gøre det muligt for deltagere at beslutte, om udløbne dokumenter eller elementer skal bevares eller slettes.

Arbejdsproces for oversættelsesstyring    Arbejdsprocessen for oversættelsesstyring opretter og distribuerer kopier af et kildedokument i et bibliotek til oversættelsesstyring til de udpegede oversættere til oversættelse. Arbejdsprocessen for oversættelsesstyring er kun tilgængelig for biblioteker til oversættelsesstyring.

Godkendelsesscenarie af indkøbsordrer    En gængs forretningsproces er godkendelser af indkøbsordrer, som kan kombinere fire standardarbejdsprocesser:

  • Gennemgå aktuel budgetstatus (indsamling af feedback)

  • Bekræfte lager (godkendelse af fordeling)

  • Få leders godkendelse, hvis godkendt grænse overskrides (indsamling af signaturer)

  • Godkend indkøbsordre (godkendelse)

Scenarie for at sende en meddelelse    Dit team bruger biblioteket Delte dokumenter til at samarbejde om dokumenter, og dit team bruger kolonnen Tildelt til for at spore, hvem dokumenter er tildelt til. I stedet for at alle medlemmer af teamet kontinuerligt kontrollerer teamwebstedet for at se, om der er tildelt nye dokumenter til dem, kan du oprette en arbejdsproces, som automatisk sender en mail til gruppemedlemmer, når de får tildelt nye filer. Du kan nemt gøre dette ved at oprette en et-trins arbejdsproces.

Opret en opgave ud fra et diskussionselement    Dit team bruger teamdiskussionslisten for at arbejde med spørgsmål og problemer, som teamet skal adressere. Ofte i løbet af diskussionen opstår et problem eller en arbejdsopgave, som et teammedlem skal følge op på. Du vil nemt kunne oprette en opgave ud fra en teamdiskussion. Du beslutter dig for at oprette en arbejdsproces, så dit team blot skal klikke på en knap i teamdiskussionslisten for at oprette en opgave på opgavelisten. Den oprettede opgave indeholder automatisk information fra den relaterede diskussion, og opgaven tildeles automatisk til den person, der oprettede den oprindelige diskussion.

Distribuer en udgiftsrapport til gennemsyn    Dit team udfylder månedlige udgiftsrapporter, der er formularer designet med Office InfoPath 2007. Dit team udfylder og gemmer disse formularer i et formularbibliotek på dit SharePoint-websted. Når udgiftsrapporten overstiger en bestemt værdi, vil du gerne automatisk give besked til den relevante person, så vedkommende kan gennemgå rapporten. Du kan hurtigt automatisere denne proces med en et-trins arbejdsproces.

Flere oplysninger

Bruge en arbejdsproces til godkendelse

Bruge en arbejdsproces til indsamling af tilbagemeldinger

Bruge en arbejdsproces til indsamling af signaturer

Bruge arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Bruge en arbejdsproces til oversættelsesstyring

Eksempel på arbejdsproces: Sende en meddelelse

Eksempel på arbejdsproces: Oprette en opgave ud fra et diskussionselement

Eksempel på arbejdsproces: Dirigere en udgiftsrapport til gennemsyn

Toppen af siden

Office-systemskabeloner og -scenarier

Office Online-skabeloner er et godt sted at starte, når du leder efter Office-skabeloner. Her finder du hundredvis af skabeloner til en lang række anvendelser fra dagsordener til Zoos.

Selv om Excel 2007, Excel Services, Access 2007 og InfoPath 2007 kan bruges på mange måder til at løse mange problemer, adresserer følgende skabeloner og scenarier gængse virksomhedsløsninger, og de kan tilpasses til SharePoint Server.

Excel 2007-scenarier

Bogføring    Du kan bruge de avancerede beregningsfunktioner i Excel i mange finansielle regnskabsoversigter – for eksempel en likviditetsopgørelse, selvangivelse eller driftsregnskab.

Budgettering    Uanset om dit behov er personligt eller forretningsrelateret, kan du oprette alle former for budgetter i Excel – f.eks. et budget for en marketingplan, et arrangement eller en pensionsopsparing.

Fakturering og salg    Excel er også nyttigt til håndtering af fakturerings- og salgsdata, og du kan nemt oprette de formularer, du har brug for – for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller indkøbsordrer.

Rapportering    Du kan oprette forskellige typer rapporter i Excel, der afspejler din dataanalyse eller opsummerer dine data, f.eks. rapporter som måler projektudførelse, prognosedata eller viser afvigende data.

Planlægning    Excel er velegnet til at oprette professionelle planer eller nyttige planlægningskalendere – f.eks. en ugeplan for en klasse, en marketingresearchplan, en selvangivelsesplan eller planlæggere, der hjælper dig med at organisere ugentlige måltider, fester eller ferier.

Excel Services-scenarier

Business intelligence-dashboards    En hovedbestyrelse har adgang til flere dashboards i en virksomhed, der fungerer som en opdateret finansiel resultattavle for firmaet. For hele tiden at vurdere firmaets ydeevne opsummerer hoveddashboardet KPI'er som f.eks. salgsmål, mål for omsætning og fortjeneste på månedsbasis. Yderligere dashboards opsummerer markedsnyheder for at analysere finansielle risici for nuværende og nye projekter, og for at vise diagrammer med vigtige finansielle data som hjælp til at evaluere forskellige investeringsporteføljer.

Informationssystem til marketingsanalyse    En marketingafdeling i en virksomhed, der sælger idrætstøj og -udstyr, opretholder en informationsportal, som opsummerer de vigtigste demografiske data, f.eks. køn, alder, område, indkomstniveau og foretrukne fritidsaktivitet. De fleste medarbejdere i marketingafdelingen kan vælge at åbne Excel-projektmapperne på deres computer og udføre "hvad-nu-hvis"-analyser af alle data eller udskrive tilrettelagte rapporter. Med tiden kan brugere også nemt tilføje rapporter, som andre kan dele.

Statistik for professionelle sportsudøvere    En sportsorganisation i 1. division deler tidligere og nuværende statistikker for alle spillernes præstationer og lønninger. Disse data bruges til handler og til at forhandle lønningskontrakter med. Nye rapporter og analyser bliver oprettet, ændret, og delt af ejerne, især forud for sæsonen.

Værktøj til beslutningsprocesser i detailforretning    En detailkæde opsummerer kritiske salgsdata ugentligt og deler dem med leverandører, finansielle analytikere og regionale ledere. Rapporterne omfatter aktuelle lagermangler, top 20 over de bedst sælgende elementer fordelt efter salgskategorier, vigtige sæsonbestemte data og transaktionstæller pr. butik.

Rapporteringssystem til salgskontoadministration    En salgsgruppe åbner et sæt daglige briefingrapporter, som indeholder nøgledata som f.eks. bedste sælgere, fremskridt mod månedlige salgsmål, vellykkede salgsprogrammer og distributionskanaler med ringe ydeevne. Yderligere rapporter opsummerer salg ift. vigtige variabler som f.eks. region, produktlinje og måneden, herunder salgsopkald pr. uge, og antallet af gennemførte salg. Når de individuelle sælgere ser disse rapporter, kan de automatisk få vist deres salgstal, da systemet identificerer dem på deres brugernavn.

Daglig opsummering af teknisk projekt    En teknisk gruppe udvikler en webdelsside, der opsummerer nøgledata for en projektplan som f.eks. antal fejl, status for specifikationer, fremskridtsdiagrammer, tendenser og prioriteringer samt links til vigtige ressourcer og kontakter. Dataene er udtaget fra flere eksterne datakilder, f.eks. projektdatabaser og lister over specifikationer.

Beregningsmodel til beskyttet finansiel analyse    Et stort finansieringsinstitut har forsket i og udviklet en prismodel, som nu er deres intellektuelle ejendom. Resultatet af modellen skal deles med nogle investeringsledere, men formularen til beregning af prismodellen skal være sikret, så den aldrig bliver offentliggjort. Prismodellen er særdeles kompliceret og tager lang tid at beregne. Hver aften bliver prismodellens rapport beregnet og oprettet på en hurtig server, gemt et sikkert sted og vist på en webdelsside, men kun til brugere med den nødvendige tilladelse.

Access 2007-skabeloner

Aktiver    Opret en database over aktiver for at holde styr på aktiver, herunder oplysninger om aktiver og ejere. Du kan placere aktiver i kategorier og gemme deres tilstand, købsdato, placering, ejer med mere.

Håndtering af kontakter    Du kan håndtere dine kontakter og mailadresser og derefter oprette rapporter i Access eller flette data med Word for at udskrive standardbreve, konvolutter eller adresseetiketter. Opret en database over kontaktpersoner, som kan bruges til at holde styr på oplysninger om personer, som teamet samarbejder med, f.eks. kunder og partnere. Du kan spore navn og adresseoplysninger, telefonnumre og mailadresser og endda vedhæfte et billede.

Sporing af lager og aktiver    Du kan oprette et lager over elementer derhjemme eller i virksomheden og gemme fotos eller andre relaterede dokumenter sammen med dataene.

Ordresporing    Du kan angive oplysninger om produkter, kunder og ordrer, og derefter oprette rapporter, som viser salg efter medarbejder, region, tidsperiode eller en anden værdi.

Sporing af opgaver, problemer og projekter    Du kan spore opgaver for en gruppe af personer og angive nye opgaver på samme tid, som andre opdaterer deres eksisterende opgaver i den samme database. Spor en gruppe af arbejdselementer, som du eller teamet skal løse. Opret en database til at holde styr på problemer med. Du kan tildele, prioritere og følge op på problemer fra start til slut. Administrer opgaver, og hold øje med budgettet for et eller flere projekter.

Marketingsprojekter og salgspipeline    Opret en database over salgsmuligheder for at styre salget til nye kunder i en lille gruppe af sælgere Hold styr på detaljerne i et marketingsprojekt, og fastlæg tidsplan og overvåg projektleverancer.

Planlægning af begivenheder    Du kan angive oplysninger om begivenhedsdatoer, steder og deltagere og derefter udskrive tidsplaner for eller opsummeringer af begivenhederne. Opret en begivenhedsdatabase, når du ønsker at spore kommende møder, deadlines og andre vigtige begivenheder. Angiv titel, placering starttidspunkt, sluttidspunkt, beskrivelse, og vedhæft et billede.

Fakultetsmedlemmer og studerende    Opret en database for at spore vigtige oplysninger om fakultetsmedlemmer som f.eks. telefon- og adresseoplysninger, kontaktoplysninger i nødsituationer og ansættelsesdata. Opret en database over studerende for at holde styr på oplysninger om dine studerende, herunder nødkontakter, medicinske oplysninger samt oplysninger om deres værger.

InfoPath 2007-skabeloner og -scenarier

Skabelon til aktivoversigt    Registrér detaljer om og placeringen af virksomhedens aktiver, f.eks. computerudstyr.

Skabelon til dagsordener    Organisér og opsummér et forretningsmøde. Brug denne skabelon til mødets dagsorden og til at optage mødereferater, beslutninger og handlingspunkter.

Skabelon for statusrapporter    Hold styr på fremskridt og problemer for et teammedlems projekter og opgaver. Individuelle statusrapporter kan kombineres til en enkelt rapport, så ledere kan oprette én omfattende statusrapport til deres team.

Skabelon til rejseanmodninger    Anmod om rejseforanstaltninger som f.eks. fly og hotelindkvartering, til en forretningsrejse.

Skabelon til udgiftsrapporter    Udfyld en udgiftsrapport form med omfattende, indbygget datavalidering og forretningsregler enten online eller offline, hvilket er særligt nyttigt for medarbejdere, der rejser ofte.

Scenarie med forsikringskrav    Gør, kunder, forsikringsagenter og relaterede virksomheder i stand til at bruge onlineformularer til at behandle deres forsikringskrav. Ud over at angive krav via telefon kan kunder indsende krav ved at udfylde en formular på internettet. Brug en integreret godkendelsesproces for at tillade en agent hurtigt at se status for de andre parter, der arbejder på kravet, og for at se, om taksator har færdiggjort godkendelsesprocessen.

Scenarie for tilladelsesprogrammer    Udfyld tilladelsesprogrammer i en webbrowser, så processen bliver nemmere og mere praktisk, så entreprenører ikke længere behøve besøge et offentligt kontor for at ansøge om en tilladelse.

Scenarie for lagerstyring    Du kan let og hurtigt anmode et omfattende netværk af leverandører om lagerstatus og forbedre præcisionen af skønnede lagerbeholdninger.

Scenarie for markedsundersøgelse    Hjælp med markedsundersøgelsesaktiviteter ved hjælp af en formularskabelon til at indsamle og registrere kunders feedback og sikre konsistent organisering og formalisering af oplysninger.

Flere oplysninger

Hvor finder jeg Office-skabeloner?

Vejledning i Access 2007-skabeloner

Scenarier for brug af InfoPath og InfoPath Forms Services

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×