Grundlæggende opgaver i Access 2010

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Her er nogle grundlæggende database opgaver, der kan hjælpe dig med at lære at bruge Microsoft Access 2010.

 

Denne artikel indeholder

Hvad er Access?

Relationsdatabaser i Access

Når du åbner Access

Find og anvend en skabelon

Opret en database fra bunden

Åbne en eksisterende Access-database

Kom i gang med at bruge din nye database

Tilføj en tabel

Indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabel

Importere eller oprette en kæde til data fra en anden kilde

Næste trin

Importere data fra et regneark eller et andet program

Importere et Excel-regneark til Access

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny database

Brug guiden Tabelanalyse til at organisere dine data

Arbejde med data fra andre programmer

Bruge en tidligere version af en database i flere versioner af Access

Brug af en Access-databasefil i flere versioner af Access

Trin 1: oprette en kopi af den eksisterende database og gemme den i et nyt format

Trin 2: Opdel kopierings databasen, og brug den oprindelige fil som back end-databasen

Trin 3: Forbind den nye front-end til den oprindelige database

Brug af et front-end-eller back-end-program i flere versioner af Access

Hvad er Access?

Access 2010 er et design-og udrulnings værktøj til databaseprogrammer , som du kan bruge til at holde styr på vigtige oplysninger. Du kan bevare dine data på din computer, eller du kan publicere på internettet – så andre kan bruge din database med en webbrowser.

Mange brugere går i gang med at bruge Access, når det program, de bruger til at holde styr på noget gradvist, bliver mindre egnet til opgaven. Antag f. eks., at du er en event planner, og at du vil holde styr på alle de oplysninger, du har brug for at administrere, for at få dine hændelser til at blive gennemført. Hvis du bruger et tekstbehandlingsprogram eller et regnearksprogram til at gøre dette, kan du nemt køre i problemer med dublerede og uoverensstemmende data. Du kan bruge kalender software, men det er ikke sikkert at registrere økonomiske oplysninger i en kalender.

Relationsdatabaser i Access

Nogle gange skal du bruge en relationsdatabase til at registrere sådanne oplysninger – en lager af data, der er blevet opdelt i mindre samlinger af data (kaldet tabeller) for at undgå redundans og derefter relatere det sammen ud fra almindelige informations bit (kaldet felter) . For eksempel kan en relationsdatabase for en begivenheds planlægning indeholde en tabel med kundeoplysninger, en tabel med leverandøroplysninger og en tabel med oplysninger om begivenheder. Tabellen med oplysninger om begivenheden kan have et felt til at relatere dem til kundetabellen og et felt, der skal relatere det til tabellen leverandører. På den måde kan oplysninger, hvis en kreditors telefonnummer ændres, blive ændret én gang i tabellen Kreditor, i stedet for i alle de tilfælde, der har involveret leverandøren.

Access er et værktøj, som du kan bruge til hurtigt og nemt at udvikle relationsdatabase programmer, der hjælper dig med at administrere oplysninger. Du kan oprette en database, som kan hjælpe dig med at holde styr på alle typer af oplysninger, såsom lager, professionelle kontakter eller forretningsprocesser. Faktisk følger Access med skabeloner, som du kan bruge med det samme, for at holde styr på en række forskellige oplysninger, så du nemt kan se, hvad der er for begyndere.

Når du åbner Access

Når du starter Access 2010, kan du se Microsoft Office Backstage-visningen, hvor du kan få oplysninger om den aktuelle database, oprette en ny database, åbne en eksisterende database og få vist udvalgt indhold fra Office.com.

Backstage-visningen i Access 2010

Backstage-visningen indeholder også mange andre kommandoer, som du kan bruge til at justere, vedligeholde eller dele dine databaser. Kommandoer i Backstage-visningen gælder generelt for hele databaser, ikke for objekter i en database.

Bemærk!: Du kan til enhver tid få vist Backstage-visningen ved at klikke på fanen filer .

Toppen af siden

Find og anvend en skabelon

Access indeholder en lang række skabeloner, som du kan bruge til at gøre det hurtigere at oprette databasen. En skabelon er en færdig database, der indeholder alle de tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, der skal bruges til at udføre en bestemt opgave. F. eks er der skabeloner, der kan bruges til at registrere problemer, administrere kontakter eller gemme en oversigt over udgifter. Nogle skabeloner indeholder et par eksempelposter, der kan hjælpe med at demonstrere brugen. Skabelon databaser kan bruges, som de er, eller du kan tilpasse dem, så de passer bedre til dine behov.

Hvis du vil finde og anvende en skabelon til din database, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Ny under fanen Filer.

  2. Gør et af følgende under tilgængelige skabeloner:

    • Hvis du vil genbruge en skabelon, du har brugt for nylig, skal du klikke på seneste skabelonerog derefter vælge den ønskede skabelon.

    • Hvis du vil bruge en skabelon, som du allerede har installeret, skal du klikke på Mine skabelonerog derefter vælge den ønskede skabelon.

    • Hvis du vil finde en skabelon på Office.com, skal du klikke på en skabelonkategori under Office.com skabeloner, vælge den ønskede skabelon og derefter klikke på Hent for at hente skabelonen fra Office. com til din computer.

      Du kan også søge efter skabeloner på Office.com i Access. Skriv et eller flere søgeord i feltet Søg i Office.com for skabeloner , og klik derefter på pileknappen for at søge.

  3. Du kan også klikke på mappeikonet ud for feltet filnavn for at gå til den placering, hvor du vil oprette databasen. Hvis du ikke angiver en bestemt placering, opretter Access databasen på den standardplacering, der vises under feltet filnavn .

  4. Klik på Opret.

Access opretter databasen og åbner den til brug.

Toppen af siden

Opret en database fra bunden

Hvis du vil have en mere grundig Introduktion til begreber bag ved hjælp af Access til at oprette en database, skal du se artiklen grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Hvis ingen af skabelonerne passer til dine behov, eller hvis du har data i et andet program, du vil bruge i Access, kan du beslutte, at det er bedre at oprette en database fra bunden. I Access 2010 har du et valg: en almindelig skrivebords database eller en webdatabase.

Du kan finde flere oplysninger om webdatabaser i artiklen opbygge en database til at dele på internettet.

Hvis du vil oprette en ny database, skal du gøre følgende:

  1. Start Access.

  2. Klik på tom database eller Tom webdatabaseunder fanen ny i backstage-visning.

    Vigtigt!: Det valg, du foretager her, bestemmer, hvilke funktioner der er tilgængelige i databasen. Skrivebords databaser kan ikke udgives på internettet, og webdatabaser understøtter ikke nogle skrivebordsfunktioner, f. eks totalforespørgsler.

  3. Skriv et navn til din database i feltet filnavn til højre.

    Hvis du vil ændre placeringen, hvor du opretter filen, skal du klikke på Gennemse Knapflade ud for feltet filnavn , gå til og vælge den nye placering og derefter klikke på OK.

  4. Klik på Opret.

    Access opretter databasen og åbner en tom tabel (kaldet Tabel1) i dataarkvisning.

  5. Access placerer markøren i den første tomme celle i feltet Klik for at tilføje i kolonnen til nye tabeller.

    Hvis du vil tilføje data, skal du begynde at skrive – eller du kan indsætte data fra en anden kilde, som beskrevet i afsnittet indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabelsenere i denne artikel.

    Bemærkninger!: 

    • Indtastning af data i dataarkvisning er beregnet til at være meget ensartede til at indtaste data i et Excel-regneark. Den primære begrænsning er, at data skal indtastes i sammenhængende rækker og kolonner, der starter ved det øverste venstre hjørne af dataarket. Du bør ikke forsøge at formatere dine data ved at medtage tomme rækker eller kolonner, som du kan gøre i et Excel-regneark, da det vil trække plads i tabellen. Tabellen indeholder blot dine data. Al visuel præsentation af dataene udføres i de formularer og rapporter, du har udformet senere.

    • Tabelstrukturen oprettes, mens du indtaster data. Når du føjer en ny kolonne til dataarket, er et nyt felt defineret i tabellen. Access angiver datatype for feltet baseret på den type data, du angiver. Hvis du for eksempel har en kolonne, hvor du kun har angivet datoværdier, angives datatypen for det pågældende felt til dato og klokkeslæt i Access. Hvis du senere forsøger at angive en ikke-datoværdi (f. eks et navn eller et telefonnummer) i det pågældende felt, vises der en meddelelse om, at værdien ikke svarer til kolonnens datatype. Når det er muligt, skal du planlægge tabellen, så hver kolonne indeholder den samme type data, uanset om det er tekst, datoer, tal eller en anden type. Det gør det meget nemmere at oprette forespørgsler, formularer og rapporter, der markerer netop de ønskede data.

Hvis du ikke vil angive data endnu, skal du klikke på Luk Knapflade .

Bemærk!: Access sletter Tabel1, hvis du lukker den uden at gemme.

Toppen af siden

Åbne en eksisterende Access-database

Tip!: Hvis du hurtigt vil åbne en af de sidste databaser, du har åbnet, skal du klikke på senesteunder fanen filer og derefter klikke på filnavnet.

  1. Klik på Åbn under fanen Filer.

  2. Klik på en genvej i dialogboksen Åbn – eller klik på det drev eller den mappe, der indeholder den ønskede database, i feltet Søg i .

  3. Dobbeltklik på mapper på mappelisten, indtil du åbner den mappe, der indeholder databasen.

  4. Når du finder databasen, skal du gøre et af følgende:

    • Hvis du vil åbne databasen i Standardåbningstilstand, skal du dobbeltklikke på den.

    • Hvis du vil åbne databasen med delt adgang i et flerbrugermiljø, så både du og andre brugere både kan læse og skrive i databasen på samme tid, skal du klikke på Åbn.

    • Hvis du vil åbne databasen til skrivebeskyttet adgang, så du kan se den, men kan ikke redigere den, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn som skrivebeskyttet.

    • Hvis du vil åbne databasen med udelt adgang, så ingen andre kan åbne den, mens du har den åben, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn med udelt adgang.

    • Hvis du vil åbne databasen til skrivebeskyttet adgang, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn udelt og skrive beskyttet andre brugere kan stadig åbne databasen, men de har kun skrivebeskyttet adgang.

Hvis du ikke kan finde den database, du vil åbne    

  1. I dialogboksen Åbn skal du klikke på genvejen min computer – eller klikke på denne computeri feltet Søg i .

  2. På listen over drev skal du højreklikke på det drev, du mener kan indeholde databasen, og derefter klikke på Søg.

  3. Angiv dine søgekriterier, og tryk derefter på ENTER for at søge efter databasen.

  4. Hvis databasen findes, skal du åbne den ved at dobbeltklikke på den i dialogboksen søgeresultater .

    Da søgningen blev startet fra dialogboksen Åbn , skal du klikke på Annuller i dialogboksen, før databasen åbnes.

Du kan åbne en datafil direkte i et eksternt filformat (f. eks dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også direkte åbne en ODBC-datakilde, f. eks Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access opretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som datafilen og føjer links til hver tabel i den eksterne database.

Toppen af siden

Kom i gang med at bruge din nye database

Afhængigt af den skabelon, du har brugt, skal du muligvis benytte en eller flere af følgende fremgangsmåder for at komme i gang med den nye database:

  • Hvis der vises en dialogboks med en tom liste over brugere i Access, skal du bruge følgende fremgangsmåde til at komme i gang:

    1. Klik på ny bruger.

    2. Udfyld formularen bruger detaljer .

    3. Klik på Gem og luk.

    4. Vælg det Brugernavn, du lige har angivet, og klik derefter på logon.

  • Hvis Access viser et tomt dataark, kan du begynde at skrive data direkte i det pågældende dataark eller klikke på andre knapper og faner for at udforske databasen.

  • Hvis Access viser en introduktions side, kan du klikke på links på siden for at få mere at vide om databasen eller klikke på andre knapper og faner for at udforske databasen.

  • Hvis der vises en Sikkerhedsadvarsel på meddelelseslinjen, og du har tillid til kilden til skabelonen, skal du klikke på Aktivér indhold. Hvis databasen kræver, at du logger på, skal du logge på igen.

For skrivebords-og webdatabaser skal du også begynde med et af disse trin:

Toppen af siden

Tilføj en tabel

Du kan føje en ny tabel til en eksisterende database ved hjælp af værktøjerne i gruppen tabeller under fanen Opret .

Gruppen Tabeller under fanen Opret

Bemærk!: I en webdatabase er det kun kommandoen tabel , der er tilgængelig i gruppen tabeller .

Uanset hvilken visning du starter i, kan du altid skifte til den anden visning ved hjælp af visningsknapperne på statuslinjen i Access-vinduet.

Oprette en tom tabel i dataarkvisning    I dataarkvisning kan du straks angive data og lade Access opbygge tabelstrukturen bag kulisserne. Feltnavne tildeles numerisk (Felt1, Felt2 osv.), og Access angiver Feltdatatypen baseret på den type data, du angiver.

  1. Klik på tabel Knapflade i gruppen tabeller under fanen Opret .

  2. Access opretter tabellen og placerer derefter markøren i den første tomme celle i kolonnen Klik og Tilføj .

  3. Hvis du vil tilføje data, skal du begynde at skrive i den første tomme celle – eller du kan indsætte data fra en anden kilde, sådan som det er beskrevet senere i denne artikel.

    • Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

      Tip!: Giv hvert felt et sigende navn, så du kan se, hvad det indeholder, uden at du behøver at se dataene.

    • Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på dens kolonneoverskrift og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere flere sammenhængende kolonner og trække dem alle til en ny placering sammen.

      Hvis du vil føje flere felter til tabellen, kan du enten begynde at skrive i kolonnen Klik for at tilføje i dataarkvisning, eller du kan tilføje nye felter ved hjælp af kommandoerne i gruppen Tilføj & slet under fanen felter .

Oprette en tabel, der starter i design visning    I design visning skal du først oprette den nye tabels struktur. Derefter skal du enten skifte til dataarkvisning for at angive data, eller du kan angive dine data ved hjælp af en anden metode, f. eks. med en formular.

Design visning er ikke tilgængelig for tabeller i en webdatabase.

  1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller under fanen Opret. Knapflade

  2. For hvert felt i tabellen skal du skrive et navn i kolonnen feltnavn og derefter vælge en datatype på listen datatype .

  3. Du kan angive flere oplysninger for hvert felt i kolonnen Beskrivelse . Den beskrivelse, du angiver, vises på statuslinjen, når indsætningspunktet er i det pågældende felt, og den bruges som Statuslinjetekst for alle de kontrolelementer, du opretter, ved at trække feltet fra ruden Feltliste til en formular eller rapport og for alle de kontrolelementer, der er oprettet for det pågældende felt af guiden formular eller rapport.

  4. Når du har tilføjet alle dine felter, skal du gemme tabellen:

    • Klik på Gem under fanen Filer.

  5. Du kan til enhver tid begynde at indtaste data i tabellen ved at skifte til dataarkvisning, klikke i den første tomme celle og skrive. Du kan også indsætte data fra en anden kilde, sådan som det er beskrevet i næste afsnit.

Oprette en tabel baseret på en SharePoint-liste    Med en SharePoint-liste kan dine data bruges af personer, der ikke har adgang. Derudover er listedata gemt på en server, som normalt giver bedre beskyttelse mod datatab end filer, der er gemt på en stationær computer. Du kan enten starte med en ny liste, eller du kan oprette et link til en eksisterende liste. Du skal have tilstrækkelige tilladelser på det SharePoint-websted, hvor du vil oprette listen. Dette kan variere efter websted, så kontakt din SharePoint-administrator for at få mere at vide om dine muligheder.

Denne funktion er ikke tilgængelig i en webdatabase.

  1. Klik på SharePoint-lister i gruppen Tabeller under fanen Opret.

  2. Du kan bruge en af Listeskabelonerne til at oprette en SharePoint-standardliste, f. eks kontakter eller begivenheder.

    Du kan også vælge at oprette en brugerdefineret liste eller for at oprette en kæde til eller importere en eksisterende liste. Klik på den ønskede indstilling.

  3. Hvis du vælger en af Listeskabelonerne eller opretter en brugerdefineret liste, åbnes dialogboksen Opret ny liste , som fører dig gennem processen. Hvis du vælger at bruge en eksisterende liste, åbnes dialogboksen Hent eksterne data for at hjælpe dig.

Du kan finde flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.

Toppen af siden

Indsætte data fra en anden kilde i en Access-tabel

Hvis dine data er gemt i et andet program, f. eks Excel, kan du kopiere og indsætte dine data i en Access-tabel. Normalt fungerer det bedst, hvis dine data allerede er opdelt i kolonner, som de er i et Excel-regneark. Hvis dine data er i et tekstbehandlingsprogram, skal du først adskille kolonnerne med data ved hjælp af faner, eller du kan konvertere dataene til en tabel i tekstbehandlingsprogrammet og derefter kopiere dataene. Hvis dine data har behov for redigering eller manipulation (f. eks. at adskille fulde navne til for-og efter navne), kan det være en god ide at gøre dette, før du kopierer dataene, især hvis du ikke har kendskab til Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, angiver Access datatypen for hvert felt i henhold til, hvilken type data der findes der. Hvis et indsat felt ikke indeholder noget, men datoværdier, anvendes datatypen Dato/klokkeslæt på det pågældende felt for eksempel. Hvis det indsatte felt kun indeholder ordene "ja" og "nej", anvender Access datatypen Ja/Nej på feltet.

Access navngiver felterne, afhængigt af hvad det finder i den første række af indsatte data. Hvis den første række af indsatte data er magen til de rækker, der følges, bestemmer Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne generiske navne (Felt1, Felt2 osv.). Hvis den første række af indsatte data ikke svarer til de rækker, der følges, bruger Access den første række som feltnavne, og den første række i de faktiske data udelades.

Hvis Access tildeler generiske feltnavne, skal du omdøbe felterne så hurtigt som muligt for at undgå forvirring. Brug følgende fremgangsmåde:

  1. På fanen filer skal du klikke på Gem for at gemme tabellen.

  2. Dobbeltklik på hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv derefter et navn til kolonnen.

  3. Gem tabellen igen.

Toppen af siden

Importere eller oprette en kæde til data fra en anden kilde

Du har muligvis data, du har indsamlet i et andet program, som du gerne vil bruge i Access. Du kan måske arbejde med personer, der gemmer deres data i andre programmer, og du vil arbejde med deres data i Access. Eller måske har du flere forskellige datakilder, og du skal bruge et "Repos", hvor du kan give dem alle sammen for at få en dybere analyse.

Access gør det nemt at importere eller sammenkæde data fra andre programmer. Du kan hente data fra et Excel-regneark, fra en tabel i en anden Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en række forskellige andre kilder. Processen varierer en smule, afhængigt af datakilden, men disse instruktioner kommer du i gang:

  1. Klik på kommandoen for den type fil, du importerer fra, i gruppen Importér &-link under fanen eksterne data .

    Hvis du for eksempel importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Hvis du ikke kan se den rigtige programtype, skal du klikke på mere.

    Bemærk!: Hvis du ikke kan finde den rigtige formattype i gruppen Importér &-link , skal du muligvis starte det program, hvor du oprindeligt oprettede dataene, og derefter bruge dette program til at gemme dataene i et filformat, som Access understøtter (f. eks en afgrænset tekstfil) og derefter importere eller oprette en kæde til dataene.

  2. I dialogboksen Hent eksterne data skal du enten klikke på Gennemse for at gå til kildedatafilen eller skrive den fulde sti til kildedatafilen i feltet filnavn .

  3. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvordan og hvor du vil gemme dataene i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel ved hjælp af importerede data eller oprette en sammenkædet tabel, der fører et link til datakilden.

  4. Klik på OK.

    Afhængigt af dit valg åbnes dialogboksen Sammenkæd objekter eller dialogboksen Importér objekter .

  5. Brug dialogboksen til at afslutte processen. Den nøjagtige fremgangsmåde, du følger, afhænger af den import-eller link indstilling, du har valgt.

  6. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

    Hvis du vælger at importere, bliver du spurgt, om du vil gemme oplysningerne om den importhandling, du lige har fuldført.

  7. Hvis du tror, at du vil udføre den samme importhandling igen, skal du klikke på Gem importtrinog derefter angive oplysningerne.

    Du kan derefter let gengive importhandlingen ved at klikke på gemte Importer i gruppen Importér under fanen eksterne data , klikke på import specifikationen og derefter klikke på Kør.

  8. Hvis du ikke vil gemme oplysningerne om handlingen, skal du klikke på Luk.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser derefter tabellen under tabeller i navigationsruden.

Du kan få mere at vide om, hvordan du importerer data til Access, ved at følge linkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Toppen af siden

Næste trin

Resten af designprocessen varierer afhængigt af dine mål, men du vil sandsynligvis overveje at oprette forespørgsler, formularer, rapporter og makroer. Denne artikel indeholder ikke oplysninger om oprettelse af yderligere databaseobjekter.

Du kan finde flere oplysninger i følgende artikler:

Toppen af siden

Importere data fra et regneark eller et andet program

Hvis du er bekendt med andre database-eller regnearksprogrammer, kender du sikkert grundlæggende oplysninger om, hvordan disse programmer fungerer, og hvilke databaser der bruges til. Access adskiller sig fra mange andre databaseprogrammer ved at give dig mulighed for at oprette relationsdatabaser, og den kan være anderledes end de fleste regnearksprogrammer ved at tilbyde værktøjer til udvikling af avancerede forespørgsler, formularer og rapporter. Access indeholder også mange muligheder for at arbejde med andre databaseprogrammer som SQL Server.

Importere et Excel-regneark til Access

Mange personer begynder at undersøge Access efter første opbygning af en liste i Excel. Excel er et glimrende område til at starte en liste, men når listen vokser, bliver det sværere at organisere og holde op med at være opdateret. Hvis du flytter listen til Access, er det som regel det næste logiske trin.

En databasetabel fungerer på samme måde som et regneark, i disse data gemmes i rækker og kolonner. Derfor er det normalt nemt at importere et regneark til en databasetabel. Den vigtigste forskel mellem at gemme dine data i et regneark og gemme dem i en database er, at dataene er organiseret. Hvis du blot importerer hele regnearket som en ny tabel i en database, løses de problemer, der er forbundet med organisering og opdatering af dine data, især hvis regnearket indeholder overflødige data. Hvis du vil løse disse problemer, skal du opdele regnearksdataene i separate tabeller, hver, der indeholder relaterede data. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du arrangerer dataene i dine tabeller, i artiklen grundlæggende oplysninger om database design.

Access indeholder guiden Tabelanalyse, som kan hjælpe dig med at fuldføre denne proces. Når du har importeret dine data til en tabel, hjælper guiden dig med at opdele tabellen i separate tabeller, der hver indeholder data, der ikke er dubleret i en af de andre tabeller. Guiden opretter også de nødvendige relationer mellem tabellerne.

Toppen af siden

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny database

  1. Klik på nyunder fanen filer , og klik derefter på tom database.

  2. Skriv et navn til den nye database i feltet filnavn , og klik derefter på Opret.

    Den nye database åbnes, og der oprettes en ny tom tabel, Tabel1.

  3. Luk Tabel1.

    Når du bliver spurgt, om du vil gemme ændringer til designet af Tabel1, skal du klikke på Nej.

  4. Klik på Exceli gruppen Importér _AMP_-link under fanen eksterne data . Knapflade

  5. Klik på Gennemsei dialogboksen Hent eksterne data .

  6. Brug dialogboksen Åbn fil til at finde filen.

  7. Markér filen, og klik derefter på Åbn.

  8. I dialogboksen Hent eksterne data skal du sikre, at indstillingen Importér kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database er valgt.

  9. Klik på OK.

    Guiden Importér regneark starter, og du bliver bedt om et par spørgsmål om dine data.

  10. Følg vejledningen, og klik på næste eller tilbage for at navigere gennem siderne. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

    Bemærk!: Access spørger, om du vil gemme oplysningerne om den importhandling, du lige har fuldført. Hvis du tror, at du vil udføre den samme importhandling igen, skal du klikke på Jaog derefter angive oplysningerne. Du kan derefter nemt gengive operationen i fremtiden ved at klikke på gemte Importer i gruppen Importér under fanen eksterne data . Hvis du ikke vil gemme oplysningerne om handlingen, skal du klikke på Luk.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser dem derefter under alle tabeller i navigationsruden.

Toppen af siden

Brug guiden Tabelanalyse til at organisere dine data

Når dine data er blevet importeret til en Access-tabel, kan du bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere overflødige data. Guiden giver derefter en nem måde at organisere dataene på i separate tabeller, så de gemmes på den mest effektive måde. Access bevarer den oprindelige tabel som en sikkerhedskopi og opretter derefter nye tabeller, som du kan bruge som udgangspunkt for dit databaseprogram.

  1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.

  2. Klik på Analysér tabeli gruppen Analysér under fanen database værktøjer .

    Guiden Tabelanalyse starter.

    De første to sider i guiden indeholder et lille selvstudium – komplet med knapper, som du kan klikke på for at få vist eksempler. Hvis du ikke kan se introduktions siderne, men du kan se et afkrydsningsfelt med navnet Vis introduktionssider, skal du markere afkrydsningsfeltet og derefter klikke to gange på tilbage for at se introduktionen. Hvis du ikke vil se introduktions siderne, når du har læst introduktionen, kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis introduktionssider .

  3. Vælg den tabel, du vil analysere, i tabellen hvilken, der indeholder felter med værdier, der gentages i mange poster? , og klik derefter på næste.

  4. Du kan lade guiden beslutte, hvilke felter der skal placeres i hvilke tabeller, eller du kan træffe beslutningen selv. Hvis du følger guidens forslag, kan du stadig ændre tabellayoutet på den næste side i guiden.

    Bemærk!: Hvis du lader guiden beslutte, hvilke felter der skal placeres i hvilke tabeller, kan dens valg muligvis ikke altid være relevante for dine data, især hvis der ikke er mange data at arbejde med. Du skal kontrollere guidens resultater omhyggeligt. På den anden side kan guiden foreslå en mere effektiv organisation end den, du tænker på, så det er en god ide at prøve guidens beslutninger én gang. Hvis du ikke kan lide forslagene, kan du stadig omarrangere felterne manuelt, og du kan altid klikke på tilbage og arrangere alle felterne selv.

  5. Klik på Næste. På denne side skal du angive, hvilke tabeller der indeholder hvilke felter. Hvis du vælger at lade guiden beslutte, kan du se flere tabeller, der er forbundet med relationslinjer. Ellers opretter Access kun én tabel, der indeholder alle felterne. I begge tilfælde kan du udføre ændringer på denne side.

    • Du kan trække felter fra en tabel til et tomt område på siden for at oprette en ny tabel, der indeholder disse felter. Access beder dig om at angive et tabelnavn.

    • Du kan trække felter fra én tabel til en anden tabel, hvis du tror, at de bliver gemt mere effektivt her.

    • De fleste tabeller får et id eller et genereret entydigt id- felt. Hvis du vil have mere at vide om ID-felterne, skal du klikke på Tip i øverste højre hjørne af guiden.

    • Hvis du vil fortryde en ændring, skal du klikke på knappen Fortryd .

    • Hvis du vil omdøbe en tabel, skal du dobbeltklikke på titellinjen, skrive det nye navn og derefter klikke på OK.

  6. Når du har felterne arrangeret, som du vil have det, skal du klikke på næste.

  7. Hvis guiden finder poster, der har en tilsvarende værdi, identificeres disse værdier som mulige typografisk fejl, og der vises en skærm, hvor du kan bekræfte, hvad du skal gøre ved dem. Rul gennem listen for at finde eventuelle værdier i kolonnen korrektion , og klik derefter på det relevante element på rullelisten. Vælg (Lad være AS-IS) for at lade guiden foretage ændringer af værdien. Klik på næste, når du er færdig.

  8. Guiden spørger, om du vil oprette en forespørgsel, der ligner den oprindelige tabel. Hvis du allerede har oprettet formularer og rapporter, der er baseret på den oprindelige tabel, er det en god ide at oprette en sådan forespørgsel. Hvis du vælger Ja, Opret forespørgslen, omdøber guiden den oprindelige tabel ved at føje "_OLD" til tabelnavnet og derefter navngive den nye forespørgsel ved hjælp af navnet på den oprindelige tabel. De formularer og rapporter, der er baseret på tabellen, bruger nu forespørgslen til deres data, og de fungerer fortsat som før.

  9. Klik på Udfør.

    Guiden opretter de nye tabeller som angivet og åbner dem derefter. Luk dem, når du er færdig med at undersøge resultaterne.

Toppen af siden

Arbejde med data fra andre programmer

Access 2010 indeholder funktioner til at arbejde med data, der er gemt i andre programmer.

Oprette en ny Access-database, der er kædet sammen med data i et andet filformat    Du kan bruge Access til at åbne en fil i et andet filformat som tekst, dBASE eller et regneark. Access opretter automatisk en Access-database og sammenkæder filen for dig.

  1. Start Access.

  2. Klik på Åbn under fanen Filer.

  3. I dialogboksen Åbn skal du klikke på den type fil, du vil åbne på listen. Hvis du ikke er sikker på filtypen, skal du klikke på alle filer (*. *).

  4. Hvis det er nødvendigt, skal du gå til den mappe, der indeholder den fil, du vil åbne. Når du finder filen, skal du dobbeltklikke på den for at åbne den.

  5. Følg vejledningen i guiden. Klik på Udfør på sidste side i guiden.

Importere eller sammenkæde data med en eksisterende Access-database    Du kan enten importere data fra andre kilder og programmer til Access-tabeller, så dataene er indeholdt i Access-filen, eller du kan oprette et link til dataene fra Access, så dataene forbliver i den oprindelige fil (uden for Access-filen).

  1. På fanen eksterne data i gruppen Importér &-link skal du klikke på det format, som dataene er gemt i.

    Du kan importere eller oprette en kæde til data fra følgende kilder:

    • Excel    Du kan hente data fra et regneark eller et navngivet område i en Excel-projektmappe. Hvert regneark eller navngivet område skal være importeret eller sammenkædet separat.

    • Access    Dette er meget praktisk til at adskille din proces fra dine data ved at oprette en opdelt database. Det vil gøre, du kan bruge én database til at indeholde alle dine formularer, rapporter og makroer og gemme dine data i en anden database. Du kan derefter udvikle forbedringer uden at afbryde personens arbejde. Du kan også kombinere data fra mange forskellige Access-databaser i én, hvilket gør det nemmere at opsummere data på tværs af afdelinger eller mellem forretningspartnere.

    • ODBC-database    Mange programmer understøtter dette format, herunder mange database serverprodukter. Det hjælper dig med at oprette "landings tastatur", hvor du kan kombinere data fra forskellige systemer.

    • Tekstfil    Du kan oprette forbindelse til en simpel tekstfil og kan endda bruge Access til at ændre indholdet af filen. Dette kan gøre det nemmere for Access-data at bruge en lang række programmer.

    • XML-fil    Dette format har også kompatibilitet med en række andre programmer, herunder nogle webservere.

    • SharePoint-liste    Dette gør dine data brugbare med en webbrowser, som er den almindelige måde at bruge en SharePoint-liste på.

    • Datatjenester    Du kan oprette forbindelse til web data Services i din virksomhed.

    • HTML-dokument    

    • Outlook-mappe    Du kan oprette forbindelse til Outlook-mapper, så du nemmere kan integrere dine kontaktoplysninger med resten af dine data.

    • dBase-fil    dBase er et almindeligt alternativt databasesystem, der understøttes af Access

      Dialogboksen Hent eksterne data vises.

  2. Følg vejledningen i dialogboksen.

    Access vil importere eller sammenkæde data med databasen. I de fleste formater skal du angive placeringen af dataene og derefter vælge, hvordan dataene skal gemmes i din database.

Toppen af siden

Bruge en tidligere version af en database i flere versioner af Access

Hvis din Access-database eller dit Access-projekt er oprettet i Access 2000 eller nyere, kan du bruge databasen eller projektet i den version af Access, hvor den blev oprettet eller i en senere version – også selvom filen er aktiveret med sikkerhed. For eksempel kan Access 2000-filer bruges i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 og Access 2010.

Du kan have en situation, hvor du vil gemme dine data i en tidligere version af Access, men du har brugere med en nyere version af Access, der vil oprette et link til dataene, men stadig udnytte nogle af funktionerne i den senere version. Løsningen er at oprette en ny "front-end"-database i den senere version (der indeholder formularer, rapporter, forespørgsler, makroer, men ingen tabeller) og sammenkæde den med tabellerne i den tidligere filversion-fil. Brug en af følgende fremgangsmåder, afhængigt af om databasen er indeholdt i én fil eller allerede er delt i en front end-/back end-program.

Brug af en Access-databasefil i flere versioner af Access

Hvis alle tabeller, formularer og andre objekter i din tidligere version af Access-databasen er indeholdt i én fil, og du vil bruge databasen i flere versioner af Access, kan du oprette en ny front end-database i en senere version og sammenkæde den med den oprindelige fil. Brugere, der har den tidligere version af Access, kan stadig bruge den oprindelige database. Brugere, der har den senere version, kan bruge den nye front end-database til at sammenkæde de samme data. Du kan oprette flere versioner af front end-versioner, hvis du har brug for at tage højde for flere versioner af Access.

Toppen af siden

Trin 1: oprette en kopi af den eksisterende database og gemme den i et nyt format

Brug følgende fremgangsmåde til at konvertere databasen til et af de tre seneste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommando bevarer den oprindelige database i det oprindelige format og opretter en kopi i det format, du angiver.

  1. Luk Access-filen. Hvis filen er en flerbruger-Access-database, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sørge for, at der ikke er nogen, der har den åben.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik på Åbn under fanen Filer.

  4. Gå til placeringen for den fil, du vil konvertere, og dobbeltklik derefter på den for at åbne den.

    Hvis dialogboksen database forbedring vises, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

  5. Hvis en formular åbnes, når du starter databasen, skal du lukke formularen.

  6. På fanen filer skal du klikke på Gem database som.

  7. Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som .

    Bemærk!: Medmindre du vil gemme den nye database på en anden placering, skal dens navn være anderledes end den oprindelige database. I begge tilfælde er det normalt bedst at bruge et andet navn, så du nemt kan skelne mellem front end-databasen og back end-databasen. Men hvis du konverterer til Access 2007-format, ændres filtypenavnet fra. mdb til. accdb, så du kan bruge det samme filnavn.

  8. Klik på Gem.

Toppen af siden

Trin 2: Opdel kopierings databasen, og brug den oprindelige fil som back end-databasen

Opdel den konverterede database ved hjælp af følgende fremgangsmåde:

  • Klik på Access-databasei gruppen Flyt data under fanen database værktøjer . Knapflade

  • I dialogboksen database opdeling skal du klikke på Opdel database.

    Du kan oprette en sikkerhedskopi, hvis du vil, men du kan også bare oprette kopien igen ved hjælp af den oprindelige database.

  • Skriv et navn til back end-databasen, og klik derefter på Opdel.

Toppen af siden

Trin 3: Forbind den nye front-end til den oprindelige database

  1. Slet back end-databasen, som værktøjet Databaseopdeling har oprettet – og vær omhyggelig med ikke at slette den oprindelige database.

  2. Sammenkæd den nye front end-database med tabellerne i den oprindelige database: på fanen eksterne data i gruppen Importér &-link skal du klikke på styring af sammenkædede tabeller. Knapflade

  3. Klik på Markér alt, og markér derefter afkrydsningsfeltet Spørg altid efter ny placering .

  4. Klik på OK, gå til den tidligere version af databasen, og dobbeltklik derefter på den.

    Hvis det er tilfældet, viser Access en meddelelse om, at alle de valgte sammenkædede tabeller er blevet opdateret.

Du kan nu forbedre den nye front end-database for at understøtte nye funktioner for brugere, der har nyere versioner af Access. Brugere, der har tidligere versioner, kan fortsætte med at bruge databasen fra den tidligere version.

Toppen af siden

Brug af et front-end-eller back-end-program i flere versioner af Access

Hvis din Access-database allerede er en front end-/back end-program, kan du konvertere front end til det nye filformat. Det er ikke nødvendigt at foretage ændringer for back end-databasen.

Følgende fremgangsmåde viser, hvordan du kan bruge kommandoen Gem database som til at konvertere front end-databasen til et af de tre seneste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommando bevarer den oprindelige database i det oprindelige format og opretter en kopi i det format, du angiver.

  1. Luk front end-databasen. Hvis filen er en flerbruger-Access-database, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sørge for, at der ikke er en anden, der har den åben.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik på Åbn under fanen Filer.

  4. Gå til placeringen af front end-databasen, og dobbeltklik derefter på den for at åbne den.

    Hvis dialogboksen database forbedring vises, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

  5. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.

  6. På fanen filer skal du klikke på Gem database som.

  7. Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som .

  8. Klik på Gem.

Du kan nu forbedre den nye front end-database for at understøtte nye funktioner.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×