Grundlæggende om databaser

Denne artikel giver et kort overblik over databaser — hvad det er, hvorfor du kan få brug for én og hvad de forskellige dele af en database gør. Terminologien er tilpasset Microsoft Access-databaser, men koncepterne gælder for alle databaseprodukter.

I denne artikel

Hvad er en database?

Delene af en Access-database

Hvad er en database?

En database er et værktøj til at indsamle og organisere oplysninger. Databaser kan lagre oplysninger om personer, produkter, ordrer eller andet. Mange databaser starter som en liste i et tekstbehandlingsprogram eller regneark. Når listen bliver større, begynder der at forekomme overflødigheder og uoverensstemmelser i dataene. Dataene bliver svære at forstå i listeform, og der er begrænsede måder at søge på eller udtrække delmængder af data til gennemsyn. Når disse problemer begynder at forekomme, er det en god ide at overføre data til en database, der er oprettet af et databasestyringssystem (DBMS), f.eks Access.

En database indeholder objekter. Én database kan indeholde mere end én tabel. Et lagersporingssystem, der f.eks. bruger tre tabeller, er ikke tre databaser, men én database, der indeholder tre tabeller. Medmindre den er udviklet specielt til at bruge data eller kode fra en anden kilde, gemmer Access-database tabellerne i en enkelt fil sammen med andre objekter, f.eks formularer, rapporter, makroer og moduler. Databaser, der er oprettet i Access 2007-format (som også bruges af Access 2016, Access 2013 og Access 2010), har filtypenavnet .accdb, og databaser, der er oprettet i tidligere Access-filformater, har filtypenavnet .mdb. Du kan bruge Access 2016, Access 2013, Access 2010 eller Access 2007 til at oprette filer i tidligere filformater (f.eks, Access 2000 og Access 2002-2003).

Du kan bruge Access til at:

  • Tilføje ny data til en database, som f.eks. et nyt element i en lagerbeholdning

  • Redigere eksisterende data i databasen, eksempelvis ændring af den nuværende placering af et element

  • Slette oplysninger, hvis et element måske er blevet solgt eller kasseret

  • Organisere og se dataene på forskellige måder

  • Dele dataene med andre vha. rapporter, e-mails, et intranet eller internettet

Toppen af dokumentet

Delene af en Access-database

De følgende afsnit indeholder korte beskrivelser af delene i en typisk Access-database.

Tabeller

Formularer

Rapporter

Forespørgsler

Makroer

Moduler

Tabeller

Knapflade En databasetabel minder meget om et regneark, idet data gemmes i rækker og kolonner. Derfor er det som regel ret nemt at importere et regneark i en databasetabel. Den væsentligste forskel mellem at gemme din data i et regneark og at gemme den i en database er, hvordan dataene bliver organiseret.

For at få størst fleksibilitet ud af en database, skal dataene organiseres i tabeller, så gentagelser undgås. Hvis du f.eks. vil gemme medarbejderoplysninger, bør du kun skulle indtaste hver medarbejder én gang i en tabel, som er sat op til udelukkende at opbevare medarbejderdata. Data, der omhandler produkter, vil blive gemt i sin egen tabel og data, der omhandler afdelingskontorer vil blive gemt i en anden tabel. Denne proces kaldes normalisering.

Hver række i en tabel kaldes for en post. Poster bliver brugt til at gemme individuelle oplysninger. En post består af én eller flere felter. Felter svarer til kolonnerne i en tabel. Du kan f.eks. have en tabel kaldet "Medarbejdere", hvor hver post (række) indeholder oplysninger en specifik medarbejder, og hver felt (kolonne) indeholder forskellige typer af oplysninger, såsom fornavn, efternavn, adresse osv. Felter skal angives som en bestem datatype, hvad enten det er tekst, dato eller tid, nummer eller en anden type.

En anderledes måde at beskrive poster og felter på, er at forestille sig et gammeldag kartotek på et bibliotek. Hvert kort i kabinettet svarer til en post i databasen. Hver del af oplysningerne på et specifikt kort (forfatter, titel osv.) svarer til et felt i databasen.

Du kan finde flere oplysninger om tabeller i artiklen Introduktion til tabeller.

Formularer

Knapflade Formularer tillader dig at oprette en brugergrænseflade, hvori du kan indtaste og redigere din data. Formularer indeholder ofte kommandoknapper og andre redskaber, som udfører forskellige opgaver. Du kan oprette en database uden brug af formularer ved kun at indtaste dine oplysninger i tabellens datablade. De fleste databasebrugere foretrækker dog at bruge formularer til at få vist, indtaste og redigere oplysninger i tabellerne.

Du kan programmere kommandoknapper til at fastsætte, hvilke oplysninger vises i formularen, til at åbne andre formularer eller rapporter, eller til at udføre en række andre opgaver. Du kan f.eks. have en formular kaldet "Kundeformular", hvori du arbejder med kundedata. Kundeformularen kan have en knap, som åbner en ordreformular, hvor du kan indtaste en ny ordre for den pågældende kunde.

Formularer giver dig også lov til at kontrollere, hvordan andre brugere kan arbejde med oplysningerne i databasen. Du kan eksempelvis lave en formular, som kun viser specifikke felter og kun tillader, at visse handlinger udføres. Dette er med til at beskytte dataene og sikre, at de bliver indtastet ordentligt.

Du kan finde flere oplysninger om formularer i artiklen Introduktion til formularer.

Rapporter

Knapflade Rapporter bliver brugt til at formatere, gengive og præsentere data. En rapport svarer som regel på et specifikt spørgsmål, såsom: "Hvor mange penge modtog vi fra hver kunde i år?" eller "Hvilke byer er vore kunder placeret i?" Hver rapport kan formateres til at præsentere oplysningerne på den mest læsbare måde.

En rapport kan køres når som helst, og den afspejler altid de aktuelle data i databasen. Rapporter er generelt formateret til udskrift, men de kan også ses på skærmen, eksporteres til et andet program, eller sendes som vedhæftning til en e-mail.

Du kan finde flere oplysninger om rapporter i artiklen Introduktion til rapporter.

Forespørgsler

Knapflade Forespørgsler kan udføre mange forskellige funktioner i en database. Deres mest almindelige funktion er at hente specifikke data fra tabellerne. De data, som du ønsker at se, er som regel spredt ud på adskillige tabeller, og forespørgsler tillader dig at se dataene i et enkelt dataark. Eftersom du normalt ikke ønsker at se alle poster på samme tid, tillader forespørgsler dig at tilføje kriterier, så du kan "filtrere" dataene ned til dine ønskede poster.

Visse forespørgsler er "opdaterbare", hvilket betyder, at du kan redigere dataene i de underliggende tabeller via forespørgselsdataarket. Hvis du arbejder i en opdaterbar forespørgsel, skal du huske på, at dine ændringer faktisk sker i tabellerne og ikke kun i forespørgselsdataarket.

Forespørgsler findes i varianter: udvælgelsesforespørgsel eller handlingsforespørgsler. En udvælgelsesforespørgsel henter kun dataene og gør dem tilgængelige til brug. Du kan se resultaterne af forespørgslen på skærmen, udskrive den eller kopiere den til udklipsholderen. Eller du kan bruge outputtet fra forespørgslen som postkilde til en formular eller rapport.

En handlingsforespørgsel udfører, som navnet indikerer, en opgave med dataene. Handlingsforespørgsler kan bruges til at oprette nye tabeller, tilføje data til eksisterende tabeller, opdatere data eller slette data.

Du kan finde flere oplysninger om forespørgsler i artiklen Introduktion til forespørgsler.

Makroer

Knapflade Makroer i Access kan opfattes som et forenklet programmeringssprog, som du kan bruge til at tilføje funktionalitet til din database. Du kan f.eks. tilknytte en makro til en kommandoknap på en formular, så makroen køres, når der klikkes på knappen. Makroer indeholder handlinger, der udfører opgaver, såsom at åbne en rapport, køre en forespørgsel eller lukke databasen. De fleste databasehandlinger, som du laver manuelt, kan automatiseres ved at bruge makroer. Så du kan spare god tid ved at bruge sådanne værktøjer.

Du kan finde flere oplysninger om makroer i artiklen Introduktion til Access-programmering.

Moduler

Knapflade Moduler, f.eks. makroer, er objekter, du kan bruge til at føje funktioner til din database. Du opretter makroer i Access ved at vælge fra en liste over makrohandlinger, men du skriver moduler i VBA-programmeringssproget (Visual Basic for Applications). Et modul er en samling af erklæringer, sætninger og procedurer, som er gemt sammen som en enhed. Et modul kan enten være et klassemodul eller et standardmodul. Klassemoduler knyttes til formularer og rapporter og indeholder som regel procedurer, som er specifikke for den formular eller rapport, de er tilknyttet. Standardmoduler indeholder generelle procedurer, som ikke er knyttet til andre objekter. Standardmoduler er angivet under Moduler i navigationsruden, hvorimod klassemoduler ikke er.

Du kan finde flere oplysninger om moduler i artiklen Introduktion til Access-programmering.

Toppen af dokumentet

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×