Gendanne eller slette en tidligere version af et element eller en fil

Med lister og biblioteker, der registrerer versionshistorik, er det muligt at gendanne ældre versioner, hvis det skulle blive nødvendigt. Det kan også være praktisk, hvis den nyeste version bliver beskadiget, hvis du har lavet en fejl, som er svær at rette, hvis andre teammedlemmer ikke accepterer den seneste version, eller hvis versionshistorikken er begyndt at vokse sig for stor. Du kan endda slette tidligere versioner, hvis du har de nødvendige tilladelser.

Denne artikel indeholder

Hvad skal jeg vide, inden jeg gendanner eller sletter en tidligere version?

Hvilke tilladelser skal jeg have?

Hvad er forskellen på en overordnet og en underordnet version?

Er der en grænse for, hvor mange versioner der kan gemmes?

Hvad sker der, hvis jeg sletter en underordnet version?

Hvordan fungerer versionsstyring med krav om godkendelse af indhold?

Hvordan virker versionsstyring sammen med udtjekning af filer?

Gendanne en tidligere version

Slette en tidligere version

Slette alle tidligere versioner

Slette alle underordnede versioner

Hvad skal jeg vide, inden jeg gendanner eller sletter en tidligere version?

Inden du gendanner eller sletter en tidligere version, skal du tænke over, hvilke tilladelser du skal bruge, forskellene mellem overordnede og underordnede versioner samt andre retningslinjer i organisationen.

Hvilke tilladelser skal jeg have?

De tilladelser, der vises i følgende tabel, er standardtilladelser. De kan være anderledes i din organisation, da en administrator kan oprette brugerdefinerede tilladelser. Hvis du kan se dokumentet, kan du som regel også få vist versionshistorikken for dokumentet. Hvis du kan redigere det, kan du gendanne eller slette en tidligere version. Mere avancerede funktioner kan kræve administratortilladelser til listen eller webstedet.

Hvis du vil...

Skal du have denne tilladelse…

Få vist versionshistorikken

Fuld kontrol, Bidrage, Læse

Gendanne en tidligere version

Fuld kontrol, Bidrage

Slette en version

Fuld kontrol, Bidrage

Annullere publiceringen af en version

Fuld kontrol, Bidrage

Gendanne en slettet version*

Fuld kontrol og/eller Bidrage

* Dokumenter bliver i Papirkurv i en tidsperiode, der er angivet af administratoren, men typisk i 30 dage. Hvis du får brug for at gendanne en slettet version efter denne periode, skal du kontakte administratoren.

Hvad er forskellen på en overordnet og en underordnet version?

En overordnet version repræsenterer som regel en milepæl, f.eks. fuldførelsen af et kapitel. Overordnede versioner nummereres med hele tal, f.eks. 2.0, 3.0 osv. Underordnede versioner repræsenterer midlertidige indtjekninger, som foretages, mens en fil er under udvikling. Underordnede versioner nummereres med decimaler, f.eks. 2.1, 2.2, 2.3 osv.

I mange organisationer er versionering konfigureret, så det kun er ejeren af filen og de personer, der kan godkende elementer, der kan se de underordnede versioner. I andre er det konfigureret, så alle dem, der kan redigere filer i biblioteket, eller alle dem, der har læsetilladelse til biblioteket, kan se alle versioner.

Vigtigt:  Overordnede og underordnede versioner er tilgængelige i biblioteker, men ikke på lister.

Er der en grænse for, hvor mange versioner der kan gemmes?

Nogle organisationer tillader et ubegrænset antal versioner af filer og andre definerer begrænsninger. Når du tjekker en fil ind, opdager du muligvis, at der mangler en ældre version. Hvis den seneste version er 26.0, og der ikke længere findes en version 1.0, skyldes det, at administratoren har konfigureret biblioteket til kun at tillade 25 overordnede versioner af en fil. Når den 26. version tilføjes, bliver den første version slettet. Det er kun version 2.0 til og med 26.0, der gemmes. Når der tilføjes en version 27, er det kun version 3.0 til og 27.0, der gemmes.

Administratoren kan også beslutte at begrænse antallet af underordnede versioner, så der kun gemmes underordnede versioner for et bestemt antal overordnede versioner. Hvis der f.eks. er tilladt 25 overordnede versioner, kan administratoren beslutte, at der kun skal gemmes underordnede versioner for de seneste fem overordnede versioner.

Det er som regel en god ide at begrænse antallet af versioner. Det medfører, at der spares plads på serveren, og det bliver nemmere at overskue for brugerne. Men, hvis organisationen kræver, at alle versioner gemmes, f.eks. af hensyn til lovgivningen eller af andre årsager, skal du ikke angive nogen begrænsninger.

Hvad sker der, hvis jeg sletter en underordnet version?

Når du sletter en version, slettes den underordnede version og dens versionsnummer. De øvrige versionsnumre ændres ikke. Hvis du f.eks. har et dokument med de underordnede versioner 3.1 og 3.2, og du beslutter at slette version 3.1, vil versionshistorikken kun vise version 3.0 og 3.2. Dette kan ses i følgende skærmbillede.

Versionshistorik, hvor version 3.1 er slettet

Hvordan fungerer versionsstyring med krav om godkendelse af indhold?

Hvis versionsstyring er aktiveret i biblioteket, bestemmer den person, der konfigurerer det, om der skal spores både overordnede og underordnede versioner, og hvem der kan se de underordnede versioner. Hvis indhold skal godkendes, er der som regel kun ejeren af filen, og den person, der har tilladelse til at godkende indhold, der kan se de underordnede versioner. I andre biblioteker kan alle dem, der kan redigere filer i biblioteket, eller alle med læsetilladelser til biblioteket, se alle versioner. Når en version er godkendt, kan alle med læsetilladelser til listen eller biblioteket se versionen.

Selvom lister ikke har overordnede og underordnede versioner, betragtes alle elementer med statussen Afventer som en kladde. I de fleste tilfælde er det kun den person, der har oprettet elementet, samt de personer, der har tilladelserne Fuld kontrol eller Design, der kan se kladder. En kladde vises med statussen Afventer for disse personer, men andre kan kun se den seneste version med statussen Godkendt i versionshistorikken. Hvis filen afvises, beholder den statussen Afventer, indtil en person med de nødvendige tilladelser sletter den.

Bemærk:  På nogle lister og i nogle biblioteker er kladdesikkerheden konfigureret til at tillade, at alle brugere kan se versioner med både statussen Afventer og statussen Godkendt.

Hvordan virker versionsstyring sammen med udtjekning af filer?

Når du tjekker en fil ud fra et bibliotek, hvor versionsstyring er aktiveret, oprettes der en ny version, hver gang du tjekker filen ind igen. Hvis biblioteket er konfigureret til at anvende overordnede og underordnede versioner, kan du ved indtjekningen af filen angive, om du tjekker en overordnet eller underordnet version ind. I de biblioteker, hvor udtjekning er påkrævet, oprettes der kun versioner, når filerne tjekkes ind.

I de biblioteker, hvor udtjekning ikke er påkrævet, oprettes der en ny version den første gang, du åbner filen. Hver gang du gemmer filen, overskrives den version, som blev oprettet den første gang, du gemte filen. Hvis du lukker programmet og derefter åbner dokumentet igen, vil der igen blive oprettet en ny version, når du gemmer første gang. Dette kan medføre, at der hurtigt bliver oprettet mange versioner.

Vigtigt:  Hvis I er flere, der redigerer et dokument på samme tid, skal du ikke tjekke filen ud, medmindre du har en god grund til at forhindre andre i at arbejde i dokumentet.

Toppen af siden

Gendanne en tidligere version

Hvis du foretrækker en tidligere version af et element eller en fil, kan du vælge den ældre version og gendanne den, så den bliver den aktuelle version.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller filen findes.

  2. Peg på det element eller den fil, du vil administrere versioner for, indtil der vises en rulleliste.

  3. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Versionshistorik.

  4. Peg på den version, du vil gendanne, indtil der vises en rulleliste med en pil.

  5. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Gendan.

    Rulleliste med versionshistorik, hvor der er valgt Gendan

  6. Klik på OK, når du bliver bedt om at bekræfte, at du vil gendanne versionen som den aktuelle version.

Toppen af siden

Slette en tidligere version

Hvis du vil sikre dig, at ingen kan læse en version, der indeholder unøjagtige oplysninger, kan du slette den.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller filen findes.

  2. Peg på det element eller den fil, du vil administrere versioner for, indtil der vises en rulleliste.

  3. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Versionshistorik.

  4. Peg på den version, du vil slette, indtil der vises en rulleliste med en pil.

  5. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Slet.

    Dialogboksen Versionshistorik, hvor der er valgt Slet for en filversion

  6. Når du bliver bedt om at bekræfte sletningen, skal du klikke på OK.

    Når du sletter en version, flyttes den til Papirkurv, hvor du, eller en anden person med de nødvendige tilladelser, kan gendanne den. Hvis Papirkurv ikke vises på webstedet, kan den være deaktiveret af serveradministratoren.

Toppen af siden

Slette alle tidligere versioner

Når du sletter alle tidligere versioner af listeelementer eller filer, sendes alle versioner, foruden den aktuelle, til Papirkurv. Hvis du sletter versioner i et bibliotek, hvor både overordnede og underordnede versioner registreres, og din aktuelle version er en underordnet version, beholdes den senest publicerede overordnede version også.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller filen findes.

  2. Peg på det element eller den fil, du vil administrere versioner for, indtil der vises en rulleliste.

  3. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Versionshistorik.

  4. Klik på Slet alle versioner øverst i dialogboksen.

    Dialogboksen Versionshistorik, hvor Slet alle versioner er markeret

  5. Når du bliver bedt om at bekræfte sletningen, skal du klikke på OK.

Slette alle underordnede versioner

Denne fremgangsmåde er tilgængelig for de biblioteker, hvor overordnede og underordnede versioner af filer registreres. Hvis din aktuelle version er en underordnet version, eller hvis der ikke findes nogen overordnet version, beholdes den aktuelle underordnede version, når du sletter alle underordnede versioner.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller filen findes.

  2. Peg på det element eller den fil, du vil administrere versioner for, indtil der vises en rulleliste.

  3. Klik på pilen på rullelisten, og vælg Versionshistorik.

  4. Klik på Slet kladdeversioner øverst i dialogboksen.

    Dialogboksen Versionshistorik, hvor Slet kladdeversioner er markeret

  5. Når du bliver bedt om at bekræfte sletningen, skal du klikke på OK.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×