Gøre din PowerPoint 2007-præsentation nem at oprette, redigere og administrere

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Forsidebillede til Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out

Denne artikel er hentet fra Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out af Stephanie Krieger. Besøg Microsoft Learning, hvis du ønsker at købe denne bog og dette cd-sæt

Denne artikel indeholder:

Introduktion

Effektiv opsætning af dokument

Introduktion

Hemmeligheden i nemt at oprette, redigere og administrere Microsoft Office PowerPoint 2007-præsentationer er dette: PowerPoint er nemt. Det er virkelig bare det. PowerPoint har værktøjer, der gør dit arbejde enkelt og ligetil. Du skal bare bruge de værktøjer, der er tilgængelige, og så bliver tiden, du bruger på PowerPoint, faktisk ganske behagelig – hurtig, enkel og smertefri – og så kan de præsentationer, du opretter, blive meget bedre end forventet.

Men der er en hage (og det vidste du jo godt, at der ville være). Hvis du ikke bruger de tilgængelige funktioner – hvis du absolut vil benytte dig af nødløsninger og overkomplicerede løsninger frem for at lære at bruge de værktøjer, som PowerPoint velvilligt stiller til rådighed – kan det gå ud over din præsentation. Det kan endda virke, som om PowerPoint griner ad dig, mens dit arbejde går op i røg.

Så er mit råd: Undgå at friste programmet. PowerPoint gør tingene på sin egen måde, også selvom det har splinternye funktioner. Hvis du bruger funktionerne på den måde, som de er designet til at blive brugt, så skal samarbejdet mellem dig og din præsentation nok forløbe gnidningsfrit. Hvordan bukker og skraber du så for PowerPoints vilje?

Først og fremmest bør dit dokument kun være live i PowerPoint, hvis det skal være en diaspræsentation eller en lignende dokumenttype, der kræver brug af mastere og layout. Hvis du har brug for en masse tekst på mange sider (som f.eks. til en rapport) eller har brug for mange komplekse sider med tekst og grafik (som f.eks. en salgspræsentation, der skal udskrives), vil dokumentet næsten med sikkerhed være nemmere at oprette i Microsoft Office Word 2007. Du skal blot oprette grafikken til det pågældende dokument i PowerPoint (og andre programmer, hvor det er relevant). Se kapitel 4 "Building Easy-to-Manage, Robust Documents" og kapitel 12 "Planning Your Documents" for at få flere oplysninger om oprettelse af store og imponerende, komplekse Word-dokumenter.

Som en tommelfingerregel foreslår jeg, at du bruger PowerPoint som rammen for dit dokument, hvis du kan svare ja til mindst ét af disse spørgsmål.

  1. Skal dokumentet leveres som en præsentation på skærmen?

  2. Skal du bruge slidemastere til andre formål end det, du kan udrette med afsnitstypografier og sidehoved/sidefod-laget i et Word-dokument?

  3. Skal du bruge diaslayouts til andre typer sidelayout, som du ikke kan opnå med afsnitsformatering eller tabeller i et Word-dokument?

Når du vurderer, at dokumentet skal oprettes i PowerPoint, skal du overveje følgende.

  • Med forbehold for enkelte undtagelser er hovedreglen, at hvis det diaslayout, du bruger, ikke passer til det layout, du skal bruge, så lad være med at bruge det. Du kan enten tilpasse et layout eller, hvis layoutet kun skal bruges én gang, anvende layout med tomt dias eller dias kun med titel og så lave dit eget design.

    Men der er en grund til, at layoutene er der, og de kan reducere dit arbejde væsentligt. Desuden kan du være sikker på, at en præsentation med ene af dias, der ikke bruger layout med pladsholdere, i bedste fald bliver en kamp – så lad være med at fejltolke det foregående afsnit med punktopstilling som, at du skal se bort fra layout.

  • Brug elementer med et færdigt tema, herunder farver, skrifttyper og diasbaggrunde, medmindre du bevidst ønsker at beholde en specifik formatering, selvom temaet ændres.

  • Brug af slidemastere. Hvis du er nødt til at placere det samme element på mere end ét dias, skal du spørge dig selv, om du kunne bruge en master i stedet (eller i PowerPoint 2007 et diaslayout) til at opnå dette i ét trin i stedet for mange.

  • Brug værktøjerne Juster, Fordel og Rækkefølge (omtalt i kapitel 18) til at placere indholdet nøjagtigt. Hele formålet med PowerPoint går tabt, hvis du skubber og gætter dig frem, og det vil aldrig give dig de bedste resultater. Når du bruger de tilgængelige tegneværktøjer, tager det næsten ingen tid til at placere indholdet perfekt.

  • Vær opmærksom på filstørrelse. PowerPoint indeholder funktioner, der kan hjælpe dig med at minimere filstørrelsen, også når du har brug for et væld af grafik i din præsentation, som f.eks. muligheden for at komprimere billeder eller indsætte billeder i forskellige formater (ved hjælp af Indsæt speciel). En af de mest almindelige årsager til, at et PowerPoint-dokument beskadiges, er en alt for stor filstørrelse. I kapitel 7 "Managing Graphics" kan du finde oplysninger om, hvordan du bruger Microsoft Windows Paint eller Microsoft Office Picture Manager til at konvertere billeder til andre formater for at reducere filstørrelsen uden at gå på kompromis med kvaliteten. Se også kapitel 18 for at få oplysninger om at arbejde med billeder i PowerPoint.

  • Hvis en opgave føles som alt for meget arbejde, så stop med at lave den. Brug et øjeblik på at overveje, om du kan gøre det på en nemmere måde – fordi det kan du sandsynligvis. Og fordi det at gøre det på en nemmere måde indebærer brug af det rette værktøj til opgaven, så forbedres dine resultater formentligt også.

    Vær f.eks. opmærksom på autokorrekturhandlinger (som f.eks automatisk tilpasning af tekst til en pladsholder), og angiv dine standardindstillinger til de resultater, du som oftest ønsker (som f.eks deaktivere Tilpas automatisk i brødtekst). Du har mange muligheder for at arbejde effektivt med Tilpas automatisk, så lad være med at blive med at slås med den – du vinder alligevel ikke. For at få hjælp med dette eksempel kan du se i fejlfindingstip senere i kapitlet, der hedder "Hvad kan jeg gøre for at forhindre skriftstørrelsen i at ændre sig automatisk?"

    Hvis du ikke mener, at den foregående liste er til meget hjælp, hvis du ikke ved, om du bruger de nævnte funktioner effektivt, har du fuldstændigt ret. Men de oplysninger, du skal bruge for at besvare disse spørgsmål, findes alle her, så fortsæt endelig med at læse.

Effektiv opsætning af dokument

Folk glemmer typisk, at en PowerPoint-præsentation er et dokument, men det er det altså. Så hvis du ved, hvilke elementer, der kan vises på siden, og ved, hvordan et bestemt element kan vises under forskellige omstændigheder (som f.eks. på skærmen eller på udskrift), kan dit arbejde forenkles betydeligt.

I dette afsnit ser vi nærmere på, hvordan diaslayout og sideopsætning kan påvirke din præsentation.

Styr layoutet – lad ikke layoutet styre dig

Denne overskrift henviser til den måde, som pladsholdere opfører sig på i diaslayout. Formålet med pladsholdere (som f.eks. pladsholderne til titel og undertitel på et titeldias) er at sørge, at størrelsen og placeringen (og i nogle tilfælde formatering) for diasindholdet er på plads, så det eneste, du skal gøre, er at sætte indholdet ind.

Problemet er så, at folk ofte bruger diaslayout, der ikke rigtigt passer til det indhold eller layout, de skal bruge, og de justerer derfor størrelsen eller formateringen på pladsholdere på de enkelte dias. Det er klart, at hele formålet med pladsholdere er at gøre det muligt at holde layout og formatering ensartet. Så når layoutet nulstilles, går alle dine tilpasninger tabt – f.eks. objekternes størrelse og placering samt tekstformateringen.

Det er meget nemmere at arbejde med pladsholdere i 2007-versionen, da du nu kan tilpasse diaslayout og oprette dit eget for at få præcis den størrelse og placering, du har brug for til en pladsholder. Det vigtigste er at udnytte den tilgængelige funktion og tage skridtet videre ved at gå ind i diaslayoutet og foretage din ændring hér i stedet for at foretage ændringen på hvert enkelt dias. I afsnittet i kapitlet, der hedder "Working with Masters, Layouts, and Designs" kan du se, hvornår du skal tilpasse masteren kontra det enkelte layout, og hvordan du tilpasser layout.

Der er selvfølgelig undtagelser for, hvad der kan konfigureres i diaslayoutet eller i slidemasteren. Når du har brug for en brugerdefineret formatering, som f.eks. direkte skrifttypeformatering på blot nogle få ord i en pladsholder til tekst eller på en kant rundt om en pladsholder til indhold, hvordan undgår du så at miste disse tilpasninger? Svaret plejede at være, du skulle undgå at genanvende layoutet, men sådan er det ikke længere.

Når du skal nulstille en pladsholders placering på et dias, kan du bruge enten den nye indstilling Nulstil eller genanvende det aktive layout fra galleriet Layout. Nulstil fungerer på samme måde, som genanvendelse af et layout plejede at fungere – dvs. alle tilpasninger går tabt, og diasset nulstilles til kun at bruge placeringen og formateringen, der vises på diaslayoutet. Men hvis du i stedet blot vælger det aktive layout igen (klik på miniaturen for det layout, du skal bruge, i galleriet Layout), vender dine pladsholdere tilbage til deres foreskrevne størrelse og placering, og al brugerdefineret formatering forbliver. Find både indstillingen Nulstil og galleriet Layout i gruppen Dias under på fanen Hjem, eller når du højreklikker på enten et dias eller en miniature i ruden Dias.

Så hvad sker der, hvis tekst eller objekter skal have en brugerdefineret størrelse eller placering på blot et enkelt dias? Lad være med at flytte eller ændre størrelsen på pladsholdere på enkelte diasser – brug brugerdefinerede objekter.

  • Når du indsætter et tekstfelt (enten et traditionelt tekstfelt eller et WordArt-tekstfelt) fra fanen Indsæt, får du et brugerdefineret objekt, der ikke er påvirket af ændringer i diaslayout, frem for at bruge en eksisterende pladsholder til tekst eller indhold. Husk dog på, at brugerdefinerede tekstfelter ikke har den formatering, som er forudindstillet i pladsholdere (såsom flere niveauer for punktopstilling af tekst) – så du skal selv sørge for din brugerdefinerede tekstformatering.

  • Når du placerer andre objekttyper (som f.eks. billede, tabel, diagram) fra fanen Indsæt på et dias med en tom pladsholder, der er beregnet til den pågældende indholdstype, placeres dit nye objekt automatisk i den pågældende tomme pladsholder, og dets størrelse tilpasses tilsvarende. (Hvis diasset indeholder lignende pladsholdere, men de allerede har indhold, kan du ved at bruge fanen Indsæt til at indsætte et objekt indsætte det brugerdefinerede objekt, du skal bruge, uden at knytte det til en pladsholder).

  • Men det er klart, at når du skal bruge et brugerdefineret objekt, er formålet at undlade at knytte det til en pladsholder, så det ikke påvirkes ved ændring, anvendelse eller nulstilling af layoutet. Så når du har brug for objekter, der skal være uafhængige af pladsholdere, er det som regel lettest at bruge layout, der er tomt eller kun med titel, som tidligere nævnt. Hvis du skal bruge et brugerdefineret objekt på et dias med tomme pladsholdere, er der dog en nem løsning:

    Indsæt objektet i den tomme pladsholder. Derefter vælg og klip objektet (CTRL + X), og indsæt det derefter (CTRL + V). Objektet indsættes på diassen igen, men det placeres oven på pladsholderen i stedet for at bruge pladsholderen. Hvis du flytter det indsatte objekt, kan du se, at den tomme pladsholder bevares.

Fejlfinding – hvad kan jeg gøre for at forhindre en skriftstørrelse i at ændre sig automatisk?

Indstillingerne Autoformat under skrivning, der tilpasser brødtekst eller overskriftstekst automatisk til pladsholdere, er som standard aktiveret. Men når der tilpasses automatisk, vise et i-mærke uden for det nederste venstre hjørne af tekstboksen, hvor du kan deaktivere handlingen. Klik på pilen for at udvide indstillingerne for i-mærke, hvorefter du får vist noget i stil med følgende billede.

Indstillingerne for i-mærker

De indstillinger, du ser i autokorrektur-i-mærket, afhænger af typen af pladsholder, diaslayoutet og dine indstillinger for Autokorrektur. Mulighederne for at opdele tekst mellem dias, fortsætte på et nyt dias eller indstille pladsholderen til to kolonner er kun tilgængelige i indbyggede layout med en enkelt pladsholder til brødtekstindhold (f.eks. titel og indhold) – men er tilgængelige, uanset om du har aktiveret Tilpas automatisk for brødtekst.

Du kan deaktivere Tilpas automatisk fra dette i-mærke (eller du kan vælge en anden relevant handling) for den enkelte pladsholder alene. Eller du kan klikke på Styring af indstillinger for Autokorrektur og derefter klikke på Autoformat under skrivning for at få en liste over indstillinger, herunder (nederst på listen) indstillingerne til at tilpasse titeltekst og brødtekst automatisk til pladsholdere. Du kan også få adgang til dialogboksen Indstillinger for Autokorrektur fra fanen Korrektur i dialogboksen PowerPoint-indstillinger.

Når du deaktiverer Tilpas titel- eller brødtekst automatisk, vil Tilpas automatisk-i-mærket for relevante pladsholdere ikke længere indeholde indstillingerne til at tilpasse tekst automatisk til pladsholderen eller til at stoppe tilpasning af tekst til pladsholderen. Du vil dog stadig kunne se det i-mærke, der giver adgang til dialogboksen Indstillinger for Autokorrektur.

Det er en god ide at lade disse indstillinger være aktiverede og bruge i-mærker til at deaktivere indstillingen, hvor det er nødvendigt. Selvom du ikke vil have, at Tilpas automatisk skal ændre din skriftstørrelse, kan det at se de foretagne ændringer godt give dig et godt praj om, om dit dias indeholder for meget tekst eller skal have en anden type layout.

Overvejelser omkring sideopsætning

I fanen Design i gruppen Sideopsætning har du adgang til den velkendte dialogboks Sideopsætning samt mulighed for hurtigt at skifte sideretningen mellem stående og liggende.

Ligesom med tidligere versioner er det ikke muligt at have både stående og liggende diasformat i den samme præsentation. På tekstdias i udskriftspræsentationer er det dog muligt at oprette brugerdefinerede layout med roteret tekst (og omarrangere andre pladsholdere, som f.eks. sidefod og sidetal), så det ligner sider, der er i modsat retning. I præsentationer til skærmen kan du sammenkæde dias mellem præsentationer, så der vises både liggende og stående dias på skærmen. Se fejlfindingstip i dette afsnit for at få hjælp til at sammenkæde dias mellem præsentationer.

I dialogboksen Sideopsætning ser du to nye foruddefinerede størrelsesindstillinger (vist på følgende billede), som begge er til diasshows på bredskærm. Standardstørrelsen for dias er diasshow til standardskærm (4:3-forhold).

Dialogboksen Sideopsætning

Når du formaterer præsentationer til udskrivning, skal du være særligt opmærksom på bredde- og højdemålene i denne dialogboks, som vist nedenfor.

Bredde- og højdemål i dialogboksen Sideopsætning

Bemærk, at når sidens højde og bredde er indstillet til A4-papir (8,5 x 11«), er sidens højde og bredde hver én tomme mindre end den angivne diasstørrelse. Forskellen mellem bredde- og højdeindstillinger kontra indstillingen for diasstørrelse opstår, uanset hvilken størrelse du vælger. PowerPoint opbygger margenerne i sidestørrelsen, så det du ser på skærmen, ikke omfatter sidemargenerne.

Dette er vigtigt, hvis du bruger PowerPoint til et dokument, der skal leveres udskrevet, da det du ser på skærmen, faktisk ikke er den fulde papirstørrelse. Dette er til dels nyttigt, for hvis du har objekter, der beskæres ud over diassets kant, udskrives de stadig på printere, der ikke har plads til beskæringer. Men når du har brug for at udskrive en ægte beskæring eller har brug for at bruge den fulde papirstørrelse, har du to muligheder.

  • I dialogboksen Sideopsætning skal du justere indstillingerne for Højde og Bredde efter den papirstørrelse, du har brug for. Ved et liggende A4-papir kan du f.eks. skrive 11 ved indstillingen Bredde og 8,5 ved indstillingen Højde. (Hvis din standardmåleenhed er andet end tommer, skal du justere de foregående målinger herefter). Indstillingen Dias størrelse for ændres til Brugerdefineret, når du gør dette.

  • Alternativt, hvis du vil bruge mere af siden, når du udskriver, men gerne vil beholde indstillingen for standarddiasstørrelse til skærmbrug i Vis udskrift, skal du klikke på Indstillinger og derefter klikke på Skaler for at tilpasse til papiret.

Det er typisk ikke nødvendigt at bruge disse to indstillinger sammen. Hvis du ændrer diasstørrelsen til den fulde papirstørrelse og placerer objekter, der beskærer ved kanten af diasset, men Vis udskrift stadig ikke viser diasbeskæringen, er det mest sandsynligt, at den aktive printer ikke kan give plads til beskæringer fra PowerPoint, eller du er nødt til at ændre printerens indstillinger for at udskrive en beskæring. Du kan dog altid ændre den aktive printer til en virtuel printer (f.eks Send til OneNote 2007 eller Adobe Acrobat (PDF)) for at få vist hele beskæringen.

Bemærk: For at åbne Vis udskrift skal du klikke på knappen Microsoft Office og derefter pege på Udskriv. (Husk, at du kan højreklikke på Vis udskrift, hvis du vil føje denne til værktøjslinjen Hurtig adgang). Du kan også klikke på knappen Eksempel i dialogboksen Udskriv for at åbne Vis udskrift – det er en god måde til at få vist eventuelle ændringer, du foretager i printerindstillinger. Klik på Egenskaber i dialogboksen Udskriv ud for navnet på den aktive printer, hvis du vil ændre indstillingerne for den aktive printer. Printeregenskaberne afhænger af printerdriveren og er ikke en del af Microsoft Office-programmerne.

Fejlfinding – jeg vil gerne vise både stående og liggende dias i den samme præsentation

Som nævnt tidligere i dette afsnit skal alle dias i en præsentation enten bruge stående eller liggende papirretning. Hvis du skal bruge stående dias i en præsentation med liggende dias til skærmen, hvad gør du så? Du kan hurtigt gøre dette med hyperlinks.

Hvert dias i en præsentation fungerer som et bogmærke i den pågældende fil. Så du behøver blot at anvende et hyperlink fra et dias i en liggende præsentation til det dias, der skal være i præsentation med dias i stående papirretning. Derefter skal du tilføje et hyperlink i præsentationen med dias i stående papirretning for at vende tilbage til det korrekte dias i præsentationen med liggende papirretning.

Hyperlinks i PowerPoint kan anvendes på et hvilket som helst objekt – du kan godt anvende hyperlinket på et eksisterende objekt på diasset eller indsætte en figur, der skal bruges som hyperlinket. (Husk, at hvis du ikke ønsker, at den figur, du bruger til hyperlinket, skal vises på skærmen under dit diasshow, kan du angive både figurfyldet og omridset til Ingen. Hvis du gør dette, skal du sørge for at huske, hvor figuren er placeret, når du skal klikke på den under dit diasshow. Klik først på linket, når du ser, at indsætningspunktet ændres til håndikonet, der angiver, at du peger på et hyperlink. Hvis du klikker på et dias i et diasshow, når du ser standardpilindsætningspunktet, fremføres din aktive fil til det næste dias).

Hvis du vil føje et hyperlink til et dias i en anden præsentation, skal du blot vælge objektet, som hyperlinket skal føjes til, og derefter klikke på Hyperlink i gruppen Links på fanen Indsæt. I dialogboksen Indsæt link (vist her) skal du vælge Eksisterende fil eller webside i indstillingerne for Linke til, derefter bruge indstillingerne Søg i for at finde den fil, som du vil oprette et link til.

Dialogboksen Indsæt hyperlink

Hvis du vil oprette et link til et bestemt dias i den pågældende fil, skal du klikke på Bogmærke. Hver diastitel i den valgte præsentation er angivet i dialogboksen Bogmærker. Bemærk, at når du har valgt et bogmærke, vises det efter et pund-tegn i adresselinjen på denne dialogboks, som fremhævet på det foregående billede. Derefter skal du i præsentationen med stående dias blot tilføje et nyt hyperlink tilbage til det næste dias, du skal bruge i din primære præsentation.

Alternativt, hvis tekstdias i en udskriftspræsentation skal ligge i modsat retning, skal du bruge diaslayout med roterede tekstobjekter, så du kan oprette alle dine dias i det samme dokument.

Om forfatteren

Stephanie Krieger er en Microsoft Office System MVP samt forfatter til bøgerne Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out og Microsoft Office Document Designer. Som professionel dokumentkonsulent har hun hjulpet mange globale virksomheder med at udvikle virksomhedsløsninger til Microsoft Office og undervist adskillige erhvervsfolk i at oprette flotte dokumenter og lære at forstå, hvordan Office-programmer "tænker". Stephanie skriver jævnligt for flere Microsoft-websider og laver ofte Office-webcasts. Besøg hendes blog, arouet.net, hvis du ønsker at få tips til Microsoft Office samt oplysninger om nye og kommende publikationer og webcasts.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×