Gør din Outlook-mail tilgængelig

Dette emne giver dig en trinvis vejledning i at gøre dine mails tilgængelige for personer med handicap.

Billede af en mail om, at forskningsteamet befinder sig et andet sted d. 9. juni. Mailen omfatter løbesedlen, som viser et foto og mødestedets adresse.

Personer, der er blinde eller har nedsat syn, kan nemmere forstå dine mails, hvis du opretter dem med tanke på hjælp til handicappede.

Vælg en platform

Windows: Bedste fremgangsmåder for at gøre Outlook-mail tilgængelig

Tabellen nedenfor indeholder vigtige bedste fremgangsmåder til oprettelse af Outlook-mail, der er tilgængelig for personer med handicap.

Hvad kan du afhjælpe

Hvorfor skal det afhjælpes

Sådan afhjælper du det

Medtag alternativ tekst med alle visuelle elementer og tabeller.

Visuelt indhold omfatter billeder, clipart, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagrammer, integrerede objekter, håndskrift og videoer.

Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer.

Undgå at bruge tekst i billeder som den eneste måde at formidle vigtige oplysninger. Hvis det er nødvendigt at bruge et billede med tekst i det, skal du gentage denne tekst i dokumentet. I alternativ tekst skal du kort beskrive billedet og nævne eksistensen af teksten og dens formål.

Føje alternativ tekst til billeder

Føje alternativ tekst til SmartArt-grafik

Føj alternativ tekst til figurer

Føje alternativ tekst til diagrammer

Føje alternativ tekst til tabeller

Tilføj meningsfuld linktekst og skærmtip.

Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Links skal formidle klare og nøjagtige oplysninger om destinationen. I stedet for at oprette et link til teksten Klik her kan du for eksempel medtage destinationssidens fulde titel.

Tip: Du kan også tilføje skærmtip, der vises, når markøren holdes over tekst eller billeder, der indeholder et link.

Tilføje linktekst og skærmtip

Kontrollér, at farver ikke er den eneste metode til at formidle oplysninger.

Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver.

Føj f.eks. en understregning til farvekodet linktekst, så farveblinde personer ved, at teksten er sammenkædet, selvom de ikke kan se farven. Til overskrifter bør du overveje at tilføje fed formatering eller bruge en større skrifttype.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Brug tilstrækkelig kontrast til tekst og baggrundsfarver.

Teksten i dine mails skal kunne læses i tilstand med stor kontrast, så alle kan se den godt, også personer med visuelle handicap.

Brug for eksempel lyse farver eller farveskemaer med høj kontrast i hver sin ende af farvespektret. Hvide og sorte skemaer gør det nemmere for personer, der er farveblinde, at skelne mellem tekst og figurer.

Bruge handicapvenlig skriftfarve

Brug en større skriftstørrelse (11 pkt. eller mere), Sans Serif-skrifttyper og tilstrækkelige blanktegn.

Ordblinde fortæller ofte, at teksten "flyder sammen" på en side (hvor en linje med tekst flyder sammen med linjen nedenunder). De oplever ofte, at teksten flettes eller forvrænges.

Nedsæt læsemængden for ordblinde eller personer med nedsat syn. De kan f.eks. foretrække velkendte Sans Serif-skrifttyper som f.eks. Arial eller Calibri. Undgå at bruge kun store bogstaver og overdreven kursiv eller understreget tekst. Medtag rigeligt blanktegn mellem sætninger og afsnit.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Brug indbyggede overskrifter og typografier.

Du kan bevare tabulatorrækkefølgen og gøre det nemmere for skærmlæsere at læse din mail ved at bruge en logisk overskriftsrækkefølge og de indbyggede formateringsværktøjer i Outlook.

Organiser for eksempel overskrifterne i den angivne logiske rækkefølge. Brug f.eks. Overskrift 1, Overskrift 2 og derefter Overskrift 3 i stedet for Overskrift 3, Overskrift 1 og derefter Overskrift 2. Og organiser oplysningerne i din mail i små dele. Ideelt set bør hver overskrift kun indeholde et par afsnit.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Bruge punktopstillingstypografier

Bruge sorterede lister

Brug en enkel tabelstruktur, og angiv oplysninger om kolonneoverskrifter.

Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Hvis en celle er indlejret i en anden tabel, eller hvis en celle er flettet eller opdelt, kan skærmlæseren ikke tælle korrekt og kan ikke give nyttige oplysninger om tabellen efter den pågældende celle. Tomme celler i en tabel kan også få en person med en skærmlæser til at tro, at der ikke er mere i tabellen.

Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner.

Bruge tabeloverskrifter

Føje alternativ tekst til visuelle elementer og tabeller

I følgende procedurer beskrives, hvordan du føjer alternativ tekst til visuelle elementer og tabeller i dine Outlook-mails.

Bemærk: Vi anbefaler, at der kun indsættes tekst i beskrivelsesfeltet, og at titlen forbliver tom. Det giver den bedste oplevelse med de fleste større skærmlæsere, herunder Oplæser. For lyd- og videoindholds vedkommende bør du ud over alternativ tekst medtage undertekster til personer, som er døve eller har nedsat hørelse.

Føje alternativ tekst til billeder

Føj alternativ tekst til f.eks. billeder, clipart og skærmbilleder, så skærmlæsere kan læse teksten op og beskrive billedet for brugere, der ikke kan se billedet.

  1. Højreklik på et billede.

  2. Vælg Formatér billede > Layout og egenskaber.

  3. Vælg Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af området Alternativ tekst i ruden Formater billede, der beskriver det valgte billede

Føje alternativ tekst til SmartArt-grafik

  1. Højreklik på SmartArt-grafik.

  2. Vælg Formatér objekt > Figurindstillinger > Layout og egenskaber.

  3. Vælg Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af området Alternativ tekst i ruden Formater figur, der beskriver den valgte SmartArt-grafik

Føje alternativ tekst til figurer

Føj alternativ tekst til figurer, herunder figurer i SmartArt-grafik.

  1. Højreklik på en figur.

  2. Vælg Formatér figur > Figurindstillinger > Layout og egenskaber.

  3. Vælg Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af området Alternativ tekst i ruden Formater figur, der beskriver den valgte figur

Føje alternativ tekst til diagrammer

  1. Højreklik på et diagram.

  2. Vælg Formatér diagramområde > Diagramindstillinger > Layout og egenskaber.

  3. Vælg Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af området Alternativ tekst i ruden Formater diagramområde, der beskriver det valgte diagram

Føje alternativ tekst til tabeller

  1. Højreklik på en tabel.

  2. Vælg Egenskaber for tabel.

  3. Vælg fanen Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af fanen Alternativ tekst i dialogboksen Egenskaber for tabel, der beskriver den valgte tabel

Gøre hyperlinks, tekst og tabeller tilgængelige

I følgende procedurer beskrives, hvordan du gør links, tekst og tabeller i dine Outlook-mails tilgængelige.

Tilføje linktekst og skærmtip

  1. Markér den tekst, som du vil føje linket til, og højreklik derefter.

  2. Vælg Hyperlink. Den markerede tekst vises i feltet Tekst, der skal vises. Dette er teksten i linket.

  3. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre teksten i linket.

  4. I feltet Adresse skal du skrive URL-adressen til destinationen.

  5. Vælg knappen Skærmtip, og skriv et skærmtip i feltet Skærmtiptekst.

Tip: Hvis titlen på linkets destinationsside giver en nøjagtig oversigt over, hvad der er på siden, kan du bruge den til teksten i linket. Denne linktekst svarer f.eks. til titlen på destinationssiden: Skabeloner og temaer til Office Online.

Skærmbillede af dialogboksen Indsæt link

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

  1. Markér teksten.

  2. Vælg fanen Formatér tekst.

  3. Vælg dine formateringsvalg i gruppen Skrifttype, som indeholder indstillinger for skrifttype, størrelse, typografi og farve.

Skærmbillede af den automatiske farveindstilling af skrifttyper

Bruge handicapvenlig skriftfarve

For at sikre, at teksten vises godt i tilstand med stor kontrast, kan du bruge den automatiske indstilling til skriftfarver.

  1. Markér teksten.

  2. Vælg Meddelelse > Skriftfarve.

  3. Vælg Automatisk.

Skærmbillede af den automatiske farveindstilling af skrifttyper

Bruge punktopstillingstypografier

Opret punktopstillinger ved hjælp af knappen Punkttegn.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.

  2. Vælg fanen Formatér tekst.

  3. Vælg knappen Punkttegn i gruppen Afsnit .

  4. Skriv hvert punkt i punktopstillingen.

Skærmbillede af indstillingerne for punkttegnstype

Bruge sorterede lister

Opret sekventielle trin ved hjælp af knappen Nummerering.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.

  2. Vælg fanen Formatér tekst.

  3. Vælg knappen Nummerering i gruppen Afsnit .

  4. Skriv de sekventielle trin.

Skærmbillede af indstillingerne for nummereringstypografi

Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Forøg eller formindsk blanktegn mellem sætninger og afsnit.

  1. Markér teksten.

  2. Vælg fanen Formatér tekst.

  3. Vælg Dialogboksstarter i nederste højre hjørne af gruppen Afsnit.
    Dialogboksen Afsnit åbnes og viser fanen Indrykning og afstand.

  4. Vælg de ønskede afstandsindstillinger under Afstand.

Skærmbillede af dialogboksen Afsnit

Bruge tabeloverskrifter

Angiv en kolonneoverskrift i en tabel.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i en tabel.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift i gruppen Indstillinger for tabeltypografi under fanen Tabelværktøjsdesign.

  3. Skriv kolonneoverskrifter.

Skærmbillede af afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift

Få mere at vide

Mac: Bedste fremgangsmåder for at gøre Outlook-mail tilgængelig

Tabellen nedenfor indeholder vigtige bedste fremgangsmåder til oprettelse af Outlook-mail, der er tilgængelig for personer med handicap.

Hvad kan du afhjælpe

Hvorfor skal det afhjælpes

Sådan afhjælper du det

Medtag alternativ tekst med alle visuelle elementer og tabeller.

Visuelt indhold omfatter billeder, clipart, figurer, grupper, diagrammer, integrerede objekter, håndskrift og videoer.

Alternativ tekst gør det nemmere for personer, der ikke kan se skærmen, at forstå, hvad der er vigtigt i billeder og andre visuelle elementer.

Undgå at bruge tekst i billeder som den eneste måde at formidle vigtige oplysninger. Hvis det er nødvendigt at bruge et billede med tekst i det, skal du gentage denne tekst i dokumentet. I alternativ tekst skal du kort beskrive billedet og nævne eksistensen af teksten og dens formål.

Føje alternativ tekst til billeder

Føje alternativ tekst til tabeller

Tilføj meningsfuld linktekst og skærmtip.

Personer, der bruger skærmlæsere, scanner sommetider en liste over links. Links skal formidle klare og nøjagtige oplysninger om destinationen. I stedet for at oprette et link til teksten Klik her kan du for eksempel medtage destinationssidens fulde titel.

Tip: Du kan også tilføje skærmtip, der vises, når markøren holdes over tekst eller billeder, der indeholder et link.

Tilføje linktekst og skærmtip

Kontrollér, at farver ikke er den eneste metode til at formidle oplysninger.

Personer, der er blinde, har nedsat syn eller er farveblinde kan muligvis gå glip af betydningen i bestemte farver.

Føj f.eks. en understregning til farvekodet linktekst, så farveblinde personer ved, at teksten er sammenkædet, selvom de ikke kan se farven. Til overskrifter bør du overveje at tilføje fed formatering eller bruge en større skrifttype.

Bruge handicapvenlig skriftfarve

Brug tilstrækkelig kontrast til tekst og baggrundsfarver.

Teksten i dine mails skal kunne læses i tilstand med stor kontrast, så alle kan se den godt, også personer med visuelle handicap.

Brug for eksempel lyse farver eller farveskemaer med høj kontrast i hver sin ende af farvespektret. Sorte og hvide farveskemaer kan hjælpe farveblinde personer med at skelne farver fra hinanden.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Brug en større skriftstørrelse (11 pkt. eller mere), Sans Serif-skrifttyper og tilstrækkelige blanktegn.

Ordblinde fortæller ofte, at teksten "flyder sammen" på en side (hvor en linje med tekst flyder sammen med linjen nedenunder). De oplever ofte, at teksten flettes eller forvrænges.

Nedsæt læsemængden for ordblinde eller personer med nedsat syn. De foretrækker muligvis velkendte Sans Serif-skrifttyper som f.eks. Arial eller Calibri. Undgå at bruge kun store bogstaver og overdreven kursiv eller understreget tekst. Medtag rigeligt blanktegn mellem sætninger og afsnit.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Brug overskrifter og indbyggede typografier.

Du kan bevare tabulatorrækkefølgen og gøre det nemmere for skærmlæsere at læse din mail ved at bruge en logisk overskriftsrækkefølge og de indbyggede formateringsværktøjer i Outlook.

Organiser for eksempel oplysningerne i din mail i små dele, og tilføj overskrifter over dem. Ideelt set bør hver sektion kun indeholde et par afsnit.

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

Bruge punktopstillingstypografier

Bruge sorterede lister

Brug en enkel tabelstruktur, og angiv oplysninger om kolonneoverskrifter.

Skærmlæsere holder styr på deres placering i en tabel ved at tælle tabelceller. Hvis en celle er indlejret i en anden tabel, eller hvis en celle er flettet eller opdelt, kan skærmlæseren ikke tælle korrekt og kan ikke give nyttige oplysninger om tabellen efter den pågældende celle. Tomme celler i en tabel kan også få en person med en skærmlæser til at tro, at der ikke er mere i tabellen.

Skærmlæsere bruger også overskriftsoplysninger til at identificere rækker og kolonner.

Bruge tabeloverskrifter

Føje alternativ tekst til visuelle elementer og tabeller

I følgende procedurer beskrives, hvordan du føjer alternativ tekst til visuelle elementer og tabeller i dine Outlook-mails.

Bemærk: For lyd- og videoindholds vedkommende bør du ud over alternativ tekst medtage undertekster til personer, som er døve eller har nedsat hørelse.

Føje alternativ tekst til billeder

Føj alternativ tekst til f.eks. billeder, clipart og skærmbilleder, så skærmlæsere kan læse teksten op og beskrive billedet for brugere, der ikke kan se billedet.

  1. Højreklik på et billede.

  2. Vælg Formatér billede > Layout og egenskaber.

  3. Vælg Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af området Alternativ tekst i ruden Formater billede, der beskriver det valgte billede

Føje alternativ tekst til tabeller

  1. Højreklik på en tabel.

  2. Vælg Egenskaber for tabel.

  3. Vælg fanen Alternativ tekst.

  4. Skriv en beskrivelse og en titel.

    Tip: Medtag de vigtigste oplysninger i den første linje, og vær så præcis som muligt.

Skærmbillede af fanen Alternativ tekst i dialogboksen Egenskaber for tabel, der beskriver den valgte tabel

Gøre hyperlinks, tekst og tabeller tilgængelige

I følgende procedurer beskrives, hvordan du gør links, tekst og tabeller i dine Outlook-mails tilgængelige.

Tilføje linktekst og skærmtip

  1. Markér den tekst, som du vil føje linket til, og vælg derefter Tilføj et link.
    Den markerede tekst vises i feltet Tekst, der skal vises. Dette er teksten i linket.

  2. Hvis det er nødvendigt, kan du ændre teksten i linket.

  3. I feltet Adresse skal du skrive URL-adressen til destinationen.

  4. Vælg knappen Skærmtip, og skriv et skærmtip i feltet Skærmtiptekst.

Tip: Hvis titlen på linkets destinationsside giver en nøjagtig oversigt over, hvad der er på siden, kan du bruge den til teksten i linket. Denne linktekst svarer f.eks. til titlen på destinationssiden: Skabeloner og temaer til Office Online.

Skærmbillede af dialogboksen Indsæt link

Bruge handicapvenligt skrifttypeformat

  1. Markér teksten.

  2. Vælg fanen Meddelelse.

  3. Vælg dine formateringsvalg i gruppen Skrifttype, som indeholder indstillinger for skrifttype, størrelse, typografi og farve.

Skærmbillede af fanen Formater tekst

Bruge handicapvenlig skriftfarve

For at sikre, at teksten vises godt i tilstand med stor kontrast, kan du bruge den automatiske indstilling til skriftfarver.

  1. Markér teksten.

  2. Vælg Meddelelse > Skriftfarve.

  3. Vælg Automatisk.

Skærmbillede af den automatiske farveindstilling af skrifttyper

Bruge punktopstillingstypografier

Opret punktopstillinger ved hjælp af knappen Punkttegn.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.

  2. Vælg fanen Meddelelse.

  3. Vælg knappen Punkttegn i gruppen Afsnit .

  4. Skriv hvert punkt i punktopstillingen.

Skærmbillede af tilgængelige indstillinger for punkttegnstype

Bruge sorterede lister

Opret sekventielle trin ved hjælp af knappen Nummerering.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i mailen.

  2. Vælg fanen Meddelelse.

  3. Vælg knappen Nummerering i gruppen Afsnit .

  4. Skriv de sekventielle trin.

Skærmbillede af tilgængelige indstillinger for nummereringstypografi

Justere afstanden mellem sætninger og afsnit

Forøg eller formindsk blanktegn mellem sætninger og afsnit.

  1. Markér teksten, højreklik på den, og vælg derefter Afsnit. Dialogboksen Afsnit åbnes og viser fanen Indrykning og afstand.
    Dialogboksen Afsnit åbnes og viser fanen Indrykning og afstand.

  2. Vælg de ønskede afstandsindstillinger under Afstand.

Skærmbillede af dialogboksen Afsnit

Bruge tabeloverskrifter

Angiv en kolonneoverskrift i en tabel.

  1. Placer markøren et vilkårligt sted i en tabel.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift under fanen Tabeldesign.

  3. Skriv kolonneoverskrifter.

Skærmbillede af afkrydsningsfeltet Kolonneoverskrift

Få mere at vide

Teknisk support til kunder med handicap

Microsoft ønsker at give den bedst mulige oplevelse for alle vores kunder. Hvis du har et handicap, eller har spørgsmål angående hjælp til handicappede, skal du kontakte Microsoft Disability Answer Desk for at få teknisk hjælp. Disability Answer Desk-supportteamet er oplært i anvendelsen af mange populære hjælpeteknologier og kan tilbyde engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnsprogshjælp. Besøg webstedet Microsoft Disability Answer Desk for at se kontaktoplysninger for dit område.

Hvis du er offentlig myndigheds-, virksomheds- eller kommerciel bruger, skal du kontakte stedets Disability Answer Desk.

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×