Forbered din Excel-datakilde til en brevfletning i Word

Et vigtigt trin i en Word-brevfletningsproces er at oprette og klargøre en datakilde. Du kan bruge en eksisterende Excel-datakilde eller oprette en ny ved at importere en tabulatorsepareret fil (.txt) eller en fil med kommaseparerede værdier (.csv). Når du har oprettet og klargjort din datakilde, kan du udføre en brevfletning ved hjælp af Dynamic Data Exchange (DDE) med guiden Trinvis brevfletning eller ved hjælp af en manuel brevfletningsmetode.

Hvis du ikke bruger en eksisterende Excel-datakilde til din brevfletning, kan du bruge en kontaktliste eller et adressekartotek i en .txt- eller .csv-fil. Guiden Tekstimport fører dig gennem trinnene til at hente data fra en .txt- eller .csv-fil til Excel.

  1. Åbn Excel.

  2. Under fanen Data skal du vælge Hent eksterne data > Fra tekst.

    Indstillingen Næste tekst fremhæves på fanen Data.

  3. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.

  4. I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.

    Excel, hent eksterne data fra tekst, guiden Tekstimport, trin 1 af 3

  5. Markér afkrydsningsfeltet Dataene har overskrifter over ruden Eksempel, hvis den fil, du importerer indeholder overskrifter. Vælg derefter Næste.

  6. I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænseren (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.

    Indstillingerne for afgrænsere er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Tip: Ruden Datavisning viser, hvordan resultatet kommer til at se ud i et tabelformat.

  7. Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

    Indstillingen Tekst i Kolonnedataformat er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Bemærkninger: 

    • De tilgængelige formater er Generelt, Tekst og Dato. Hver gang du anvender et dataformat på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.

    • En kolonne, der indeholder taldata som f.eks. et procent- eller valutaværdi, kan f.eks. kun formateres, efter filen er importeret. Du kan finde flere oplysninger i det efterfølgende underafsnit "Formatér taldata i Excel".

  8. Gentag trin 7 efter behov, og vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

  9. Vælg Finish.

  10. I dialogboksen Importér data dialogboks skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

    I dialogboksen Importér data kan du vælge at placere dataene i et eksisterende regneark – hvilket er standardindstillingen – eller i et nyt regneark

    Advarsel: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.

  11. Når du er færdig, kan du gemme din datakilde med et nyt filnavn.

Formatér taldata i Excel

Du kan formatere alle typer taldata som f.eks. procent- eller valutaværdier i en ny eller eksisterende datakilde i Excel, som du vil bruge i en Word-brevfletning. Hvis du vil bevare taldata, du har formateret som en procentdel eller som valuta i en brevfletning, skal du følge instruktionerne i afsnittet "Trin 2: Brug Dynamic Data Exchange (DDE) til en brevfletning".

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

  1. Åbn din Excel-datakilde.

  2. Vælg en kolonne, som du vil formatere.

  3. Under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pilen ud for feltet Talformat (generelt) og derefter vælge en funktion på listen.

    I Excel under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pil ned i feltet Generelt for at vælge det talformat, du vil bruge.

  4. Gentag trin 2 og 3 efter behov.

  5. Vælg Gem, når du er færdig.

Når du har en Excel-datakilde, der indeholder formaterede tal som f.eks. procentdele og valutaværdier, bibeholder nogle af taldataene muligvis ikke deres formatering i en brevfletning. Du kan få de ønskede resultater af brevfletningen og bevare formateringen af dine taldata i Excel ved at bruge DDE.

Excel-dataformatet sammenlignet med arbejdsfletfelt, når Dynamic Data Exchange bruges eller ikke bruges

Bemærk: Hvis du beslutter dig for ikke at bruge DDE, skal du følge vejledningen i Brug brevfletning til at sende massemails.

  1. Åbn Word, og vælg Filer > Indstillinger > Avanceret.

  2. Under Generelt skal du markere afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

    Indstillingen Bekræft konvertering af filformat ved åbning

  3. Vælg OK.

  4. Under fanen Forsendelser skal du vælge Start brevfletning > Guiden Trinvis brevfletning.

    Vælg Start brevfletning i Word under fanen Forsendelser, og vælg derefter guiden Trinvis brevfletning

  5. I ruden Brevfletning under Vælg modtagere skal du vælge Brug en eksisterende liste.

    Opgaveruden Brevfletning, der åbnes i Word, når du vælger guiden Trinvis brevfletning i gruppen Brevfletning

  6. Under Brug en eksisterende liste skal du vælge Gennemse og derefter åbne dit formaterede regneark.

  7. I dialogboksen Bekræft datakilde skal du markere afkrydsningsfeltet Vis alle og vælge MS Excel-regneark via DDE (*.xls) > OK.

    Dialogboksen Bekræft datakilde

  8. I dialogboksen Microsoft Excel skal du vælge Hele regnearket > OK.

    Dialogboksen Microsoft Excel i Word

  9. Når dialogboksen Brevfletningsmodtagere åbnes, skal du vælge OK.

    Dialogboksen Brevfletning - modtagere, som viser indholdet af et Excel-regneark, der bruges som datakilde til en adresseliste

  10. Fortsæt med fletningen af dit brev, din mail, din etiket eller din konvolut.

Tip: Du kan undgå at få vist en anmodning af Word, hver gang du åbner en datafil. Når du har oprettet forbindelse til din adresseliste, skal du gå til Filer > Indstillinger > Avanceret. Under Generelt skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×