Forbered din Excel 2016-datakilde til en brevfletning i Word

Du har oprettet en liste over kontakter og andre data, du vil bruge til en Word-brevfletning. Hvis din datakilde er et eksisterende Excel-regneark, skal du blot forberede dataene til en brevfletning. Hvis datakilden imidlertid er en tabulatorsepareret (.txt) eller en kommasepareret (.csv) fil, skal du først importere dataene til Excel og forberede dem til en brevfletning.

Bemærk: I en tidligere version af Excel har du måske brugt Dynamic Data Exchange (DDE) sammen med guiden Trinvis brevfletning i Word. Excel understøtter ikke længere DDE. Hvis du vil have os til at overveje denne funktion til den næste version af Excel, kan du sende os en kommentar i Excel forslagskassen.

Trin 1: Konfigurer din datakilde i Excel

Hvis du allerede bruger et Excel-regneark som din datakilde til brevfletning i Word, skal du gå til trin 2 i dette emne. Hvis datakilden f.eks. er en .txt eller en .csv-fil, der indeholder dine Gmail-kontakter, skal du bruge guiden Tekstimport til at konfigurere dine data i Excel.

  1. Åbn Excel.

  2. Under fanen Data skal du vælge Hent eksterne data > Fra tekst.

    Indstillingen Næste tekst fremhæves på fanen Data.

  3. Vælg den ønskede .txt- eller .csv-fil, og vælg derefter Importér.

  4. I Guiden Tekstimport i ruden Oprindelig datatype skal du vælge Afgrænset.

    Excel, hent eksterne data fra tekst, guiden Tekstimport, trin 1 af 3

  5. Markér afkrydsningsfeltet Dataene har overskrifter over ruden Eksempel, hvis den fil, du importerer, indeholder overskrifter. Vælg derefter Næste.

  6. I ruden Afgrænsere skal du markere det afkrydsningsfelt, der svarer til den afgrænser (f.eks. en tabulator eller et komma), som dataene anvender. Vælg derefter Næste.

    Indstillingerne for afgrænsere er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Tip: Ruden Datavisning viser, hvordan resultatet vises i et tabelformat.

  7. Under Datavisning skal du vælge den kolonne, der indeholder postnumre, og under Kolonnedataformat skal du vælge Tekst.

    Indstillingen Tekst i Kolonnedataformat er fremhævet i guiden Tekstimport.

    Bemærk: Hver gang du anvender et dataformat – generel, tekst eller dato – på en kolonne, vises navnet på formatet i tabeloverskriften for den pågældende kolonne.

  8. Gentag trin 7 efter behov, vælg den kolonne, du vil ændre, og det dataformat, du vil anvende.

  9. Vælg Finish.

  10. I dialogboksen Importér data skal du acceptere standardindstillingen Eksisterende regneark og celleadressen. Vælg derefter OK.

    I dialogboksen Importér data kan du vælge at placere dataene i et eksisterende regneark – hvilket er standardindstillingen – eller i et nyt regneark

    Advarsel: Celleadressen i dialogboksen Importér data viser den aktuelt markerede celle. Der importeres data, og der startes med den navngivne celleadresse.

  11. Gem dit regneark med et nyt filnavn.

Efter du har importeret en .txt- eller .csv-fil uden problemer, skal du gå til trin 2.

Trin 2: Forbered din datakilde

I din Excel-datakilde, som du skal bruge til en adresseliste i en Word-brevfletning, skal du sørge for at formatere kolonner med taldata korrekt. Formatér en kolonne med tal, f.eks. for at matche en bestemt kategori som f.eks. valuta.

Hvis du vælger procentsats som en kategori, skal du være opmærksom på, at procentformatet vil multiplicere værdien i cellen med 100. Formater en kolonne med procenter som tekst, hvis du vil undgå multiplikationsfaktoren. Du skal også være opmærksom på, at en kolonne, der indeholder postnumre, desuden skal være formateret som tekst for at bevare data i løbet af en brevfletning. Foranstillede nuller – f.eks. 00399 – i koder udelades under en brevfletning, hvis de ikke er formateret som tekst.

  1. Åbn din Excel-datakilde, og vælg den kolonne, der indeholder postnumre.

  2. Under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pilen ud for feltet Talformat (generelt) og derefter vælge en funktion på listen.

    I Excel under fanen Startside i gruppen Tal skal du vælge pil ned i feltet Generelt for at vælge det talformat, du vil bruge.

Husk at skrive det relevante symbol før eller efter et fletfelt. Her er f.eks. hvordan valuta- og procentværdier ser ud, hvis du udelader symboler.

Brevfletningsdokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

Hvis du medtager symbolerne, giver tallene mere mening.

Brevfletning giver et dokument hvori der står "dit bidrag på $50,00" og "giver dig 20 % rabat."

I dit dokument til brevfletning kan du tilføje symbolerne før eller efter fletfelterne således:

Brevfletningsdokumenteksempel hvor et felt med navnet Donation er indledet med et dollartegn, og et felt med navnet Procent efterfølges af et procenttegn.

Se også

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×