Fjerne en tidligere medarbejder fra Office 365

Vi bliver ofte stillet spørgsmålet: "Hvad skal jeg gøre for at beskytte data, når en medarbejder forlader organisationen?" Denne artikel beskriver, hvordan du blokerer adgangen til Office 365, og fremgangsmåden, du skal bruge, for at sikre dine data.

Nedenfor vises en kort oversigt:

Trin

Formål

1. Bloker brugeradgang til Office 365-data og -mail

Forhindrer brugeren i at tilgå sin gamle Office 365-postkasse og -data.

Tip: Når du blokerer en brugers adgang, betaler du stadig for den pågældendes licens. Du er nødt til at annullere licensen for at standse betalingen.

2. Gem indholdet i brugerens postkasse

Dette er praktisk for den person, der kommer til at overtage medarbejderens arbejde, eller i tilfælde af retsforfølgelse.

3. Slet og bloker brugerens mobilenhed

Fjerner dine virksomhedsdata fra telefonen eller tabletten.

4. (Valgfrit) Videresend brugerens mail til en anden medarbejder

Hvis dine kunder eller partnere stadig sender mail til den tidligere medarbejders adresse, får de på denne måde kontakt til den person, der overtager arbejdet. Dette lader dig desuden holde den tidligere medarbejders mailadresse aktiv, selvom du fjerner brugerens licens og sletter vedkommendes konto.

5. Fjern og slet brugerens Office 365-licens

Når du fjerner en licens, kan du tildele den til en anden. Eller du kan slette licensen, så du ikke betaler for den, før du ansætter en ny medarbejder.

Når du fjerner eller sletter en licens, bevares brugerens gamle mail, kontakter og kalender i 30 dage, hvorefter de slettes permanent.

6. Slet den tidligere medarbejders brugerkonto

Dette fjerner kontoen fra Office 365 Administration. Bevarer overblikket.

7. Få adgang til en tidligere medarbejders OneDrive og mail-data

Du kan flytte medarbejderens dokumenter til en anden placering, der ikke er knyttet til vedkommendes konto.

Du skal være medlem af den globale Office 365 administratorrolle for at udføre trinnene.

Blokere en tidligere medarbejders adgang til Office 365-data

VIGTIGT: Det kan tage op til 24 timer, før deaktivering af en konto træder i kraft. Hvis du straks vil forhindre en brugers logon-adgang, skal du nulstille vedkommendes adgangskode.

Sådan blokeres en brugers adgang til at logge på og tilgang til data i Office 365:

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Vælg Brugere i Office 365 Administration.

    Klik på Bruger.

  3. Vælg den medarbejder, du vil blokere, og vælg derefter Rediger ud for Logon-status i ruden til brugeren. (I den gamle Office 365 Administration skal du klikke på Rediger Rediger i brugerens detaljerude.)

    Vælg Rediger ud for logon-status
  4. I ruden Logon-status skal du vælge Logon blokeret, og derefter Gem. (I den gamle Office 365 Administration skal du klikke på fanen Indstillinger, vælge Blokeret under Angiv logonstatus og derefter klikke på Gem.)

    Tip: Sørg for at fjerne eller deaktivere brugeren fra din lokale Blackberry Enterprise Service. Du bør også deaktivere Blackberry-enheder til brugeren. Se Blackberry Business Cloud Services-administrationsvejledning, hvis du har brug for specifikke trin til, hvordan du deaktiverer brugeren.

Blokere en tidligere medarbejders adgang til mail (Exchange Online)

Hvis du har Office 365-mail som en del af dit Office 365-abonnement, skal du logge på Exchange Administration og benytte disse trin for at blokere den tidligere medarbejders adgang til sin mail.

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. IOffice 365 Administration i navigationsruden nederst til venstre skal du udvide Administrationer og vælge Exchange.

    Din skærm viser muligvis et af de følgende billeder:

    Office 365 Administration
  3. I Exchange Administration skal du gå til Modtagere > Postkasser.

  4. Vælg brugeren, og på siden brugeregenskaber skal du under Mobilenheder klikke på Deaktiver Exchange ActiveSync og Deaktiver OWA for enheder og svare ja til begge dele.

  5. Under Mailforbindelse skal du klikke på Deaktiver og svare ja.

Gemme indholdet i en tidligere medarbejders postkasse

Når du har blokeret den fratrådte brugers adgang til sin postkasse, skal du bevare dataene. Exchange Online gør det muligt for dig at bevare indholdet af slettede postkasser ved at gøre postkassen "inaktiv". En postkasse bliver inaktiv, når en retslig tilbageholdelse eller et originalarkiv er angivet for postkassen, før den tilsvarende Office 365-brugerkonto slettes. Når du gør en postkasse "inaktiv", giver det administratorer, compliance officers eller record managers mulighed for at bruge Direkte eDiscovery-værktøjer i Exchange Online for at få adgang til og søge i indholdet. Inaktive postkasser kan ikke modtage mails og vises ikke i din organisations delte adressekartotek eller på andre lister.

Se Administrere inaktive postkasser i Exchange Online for at finde ud af, hvordan du gør det.

Slette og blokere en tidligere medarbejders mobilenhed

Hvis den tidligere medarbejder havde en firmatelefon, kan du bruge Exchange Administration til at slette og blokere enheden, så alle organisationens data fjernes fra enheden, og den ikke længere kan oprette forbindelse til Office 365.

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. IOffice 365 Administration i navigationsruden nederst til venstre skal du udvide Administrationer og vælge Exchange.

    Din skærm viser muligvis et af de følgende billeder:

    Office 365 Administration
  3. I Exchange Administration skal du gå til Modtagere > Postkasser.

  4. Vælg bruger, og vælg Vis detaljer under Mobilenheder.

  5. På siden Oplysninger om mobilenhed under Mobilenheder skal du vælge mobilenheden, klikke på Ryd data WipeDevice og derefter Bloker.

  6. Klik på Gem.

Videresende den tidligere medarbejders mails til en anden medarbejder

Du kan vælge at sende alle nye mails adresseret til den tidligere medarbejder til en anden person ved at tilføje den tidligere medarbejders mailadresse til en anden medarbejder. Ved at gøre dette bliver alle nye mails, der sendes til den tidligere medarbejders mailadresse, sendt til medarbejderen, du angiver. Alle yderligere sekundære mailadresser, der er tildelt til den tidligere medarbejder, bliver slettet og kan desuden omfordeles.

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Vælg Brugere i Office 365 Administration.

    Klik på Bruger.

  3. Vælg den medarbejder, du vil blokere, og vælg derefter Rediger ud for Brugernavn /Mail i ruden til brugeren. (I den gamle Office 365 Administration skal du i brugerens detaljerude klikke på Rediger Rediger , og derefter klikke på fanen Mailadresse.

    Vælg Rediger ud for mailadresse
  4. På fanen Rediger mailadresser i tekstfeltet under Aliasser skal du angive første del af det nye mailalias. Hvis du har føjet dit eget domæne til Office 365, kan du vælge domænet for det nye mailalias ved hjælp af rullelisten. (I den gamle Office 365 Administration skal du først klikke på Tilføj ny under Andre mailadresser.)

    Indtast mail til Alias-mailadresser
  5. Klik på Gem, når du er færdig.

Fjerne og slette Office 365-licensen fra en tidligere medarbejder

Du skal fjerne en brugers Office 365-licens og derefter slette den fra dit abonnement, så du ikke fortsat betaler for en licens, når en person forlader organisationen. Hvis du ikke sletter licensen fra dit abonnement, kan du tildele den til en anden bruger.

Når du fjerner licensen, bevares alle brugerens data i 30 dage. Du kan tilgå dataene, eller gendanne kontoen, hvis brugeren kommer tilbage. Efter 30 dage bliver alle brugerens data (undtagen de dokumenter, der er gemt på SharePoint Online) slettet permanent fra Office 365 og kan ikke gendannes.

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Vælg Brugere i Office 365 Administration.

    Klik på Bruger.

  3. Vælg den medarbejder, du vil blokere, og vælg derefter Rediger ud for Produktlicenser i ruden til brugeren. (I den gamle Office 365 Administration skal du klikke på Rediger Rediger og derefter vælge fanen Licenser.)

    Vælg Rediger ud for produktlicenser
  4. I ruden Produktlicenser skubber du licensindikatoren til positionen Fra og vælger derefter Tildel for at fjerne licensen. (I den gamle Office 365 Administration, under Tildel licenser, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for navnet på licensen og klikke på Gem.)

    Fjern licenser

    I ruden vil der stå Fjernede produkter, når licensen eller licenserne er fjernet.

Du reducerer antallet af licenser, du betaler for, indtil du ansætter en anden person, ved at gøre følgende:

  1. Du skal i Office 365 Administration vælge Fakturering > Abonnementer.

  2. Vælg Tilføj/Fjern licenser for at slette licensen, så du ikke betaler for den, før du ansætter en anden person.

    Brug pilene til at slette licenser fra dit abonnement.

    Når du tilføjer en anden person til din virksomhed, bliver du samtidigt bedt om at købe en licens, med blot et enkelt klik!

Du kan få flere oplysninger om administration af brugerlicenser til Office 365 til virksomheder ved at se Tildele eller fjerne licenser til Office 365 til virksomheder

Slette en tidligere medarbejders brugerkonto

Når du har gemt og fået adgang til alle den tidligere medarbejders brugerdata, kan du slette den tidligere medarbejders konto.

  1. Log på med din Office 365-konto som global administratorhttps://portal.office.com/adminportal/home.

  2. Vælg Brugere i Administration.

    Klik på Bruger.

  3. Vælg den medarbejder, du vil slette, og vælg derefter Slet bruger i ruden til brugeren, og vælg derefter Slet > Luk.

    Slette bruger

Når du sletter en bruger, bliver kontoen inaktiv i cirka 30 dage. Du har indtil denne dato til at gendanne kontoen, før den slettes permanent.

Se også

Gendanne en bruger

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×