Finde posterne med top- eller bundværdierne i en gruppe eller et felt

I denne artikel beskrives, hvordan du kan bruge en topværdiforespørgsel til at finde de højeste eller laveste værdier i et sæt poster. Topværdiforespørgsler bruges til at besvare en række forretningsspørgsmål, f.eks. hvilke produkter, der sælger godt, og hvilke der ikke gør.

Hvad vil du foretage dig?

Forstå topværdiforespørgsler

Finde de poster, der indeholder top- eller bundværdier

Finde top- eller bundværdierne for poster i kategorier eller grupper

Finde de poster, der indeholder top- og bundværdier

Forstå topværdiforespørgsler

Du bruger en topværdiforespørgsel, når du skal finde poster, der indeholder top- eller bundværdiene i et tabelfelt. Du kan bruge en topværdiforespørgsel til at besvare følgende typer spørgsmål.

  • Hvilket er det dyreste eller billigste produkt?

  • Hvilke tre medarbejdere har de næste fødselsdage?

  • Hvilke afdelinger genererede det største eller mindste salg i løbet af det aktuelle år?

  • Hvilke produkter ligger inden for det øverste eller nederste fem procent af salget?

  • Hvilke produkter i hver af produktkategorierne ligger inden for de øverste eller nederste fem procent af salget?

Kort sagt sorterer en topværdiforespørgsel dine data og filtrerer dem derefter for at returnere de øverste eller nederste værdier i et felt. Du kan bruge en topværdiforespørgsel til at søge efter numeriske værdier (herunder valutaværdier) og dataværdier.

Når du vil oprette en topværdiforespørgsel, skal du benytte følgende generelle fremgangsmåde:

  • Opret enten en udvælgelsesforespørgsel eller en totalforespørgsel.

    En udvælgelsesforespørgsel bruges til at finde top- og bundværdier i en tabel. En totalforespørgsel bruges til at finde top- eller bundværdier i én eller flere kategorier. Hvis du f.eks. vil besvare et spørgsmål som "Hvilket er det dyreste eller billigste produkt", skal du starte med at oprette en udvælgelsesforespørgsel. Hvis du vil besvare et spørgsmål som "Hvilke produkter i hver af vores produktkategorier ligger inden for de øverste eller nederste fem procent af salget", skal du oprette en totalforespørgsel. Du kan også bruge enhver type forespørgsel til at finde top- og bundværdierne i enten en gruppe poster eller poster, der falder i andre kategorier.

  • Anvend en sorteringsrækkefølge på forespørgslen.

  • Anvend andre kriterier på forespørgslen.

  • Angiv det antal poster, du vil have forespørgslen til at returnere. Du kan angive en procentdel, f.eks. de øverste fem procent af værdier i et felt, eller du kan angive et fast tal, f.eks. de øverste 10 værdier i et felt.

Vælge mellem en topværdiforespørgsel og et filter

Når du skal afgøre, om du bør oprette en topværdiforespørgsel eller anvende et filter, skal du overveje følgende:

  • Hvis du vil have returneret posterne, der indeholder de højeste eller laveste værdier i et felt, og du ikke kender de nøjagtige top- eller bundværdier (eller de ikke spiller nogen rolle), skal du oprette en topværdiforespørgsel.

  • Hvis du vil returnere alle de poster, hvor værdien i et felt matcher, eller det enten er mindre end eller større end en værdi, du er interesseret i, skal du anvende et filter. Hvis du f.eks. vil have vist produkterne med priser mellem DKK 50 og DKK 100, skal du anvende et filter. I denne figur vises et eksempelfilter i forespørgslens designvisning og de resultater, som et sådant filter kan producere:

    Produkter, der koster mellem DKK 50 og DKK 100

    Yderligere oplysninger om oprettelse og brug af filtre finder du i artiklen Filtrere: Begrænse antallet af poster i en visning.

Regler for oprettelse og brug af topværdiforespørgsler

Husk, at uanset forespørgselstypen (en udvælgelsesforespørgsel eller en totalforespørgsel) skal du bruge felter, der indeholder beskrivende data, f.eks. medarbejder- eller produktnavne, og et felt, der indeholder de top- eller bundværdier, du søger efter, f.eks. et pris- eller datofelt. Du kan bruge mere end ét datafelt, og, hvis du bruger en totalforespørgsel, skal datafelterne indeholde kategorioplysninger, f.eks. et by- eller land/område-felt. Du kan kun udelade kategoridata, når du opretter en totalforespørgsel, der kører imod alle posterne, f.eks. "vis mig de øverste fem procent af de dyreste ordrer". Du kan også bruge både en udvælgelses- eller totalforespørgsel til at finde top- og bundværdierne i en gruppe poster eller i poster, der er opdelt i kategorier. Flere oplysninger om dette finder du i afsnittet Finde top- eller bundværdierne for poster i kategorier eller grupper senere i denne artikel.

Finde de poster, der indeholder top- eller bundværdier

Fremgangsmåderne i dette afsnit viser, hvordan du opretter en grundlæggende topværdiforespørgsel og en mere avanceret forespørgsel. De første fremgangsmåder demonstrerer de grundlæggende dele af en topværdiforespørgsel, mens der i andet afsnit vises, hvordan du finder de næste par medarbejderfødselsdage. I fremgangsmåderne anvendes følgende eksempeltabel:

Efternavn

Fornavn

Adresse

By

Land/område

Fødselsdato

Ansættelsesdato

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-02-1968

10-06-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-05-1957

22-11-1996

Guido

Pica

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-11-1960

11-03-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-03-1964

22-06-1998

Pris

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-06-1972

05-01-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-01-1970

23-04-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-04-1964

14-10-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-10-1959

29-03-1997

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-03-1964

20-06-1998

Hvis du vil, kan du indtaste dataene i denne eksempeltabel manuelt, eller du kan kopiere denne tabel til et regnearksprogram, som f.eks. Microsoft Office Excel 2007, og derefter importere regnearket i en tabel i Microsoft Office Access 2007.

Vis mig hvordan

Indtaste eksempeldata manuelt

  1. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Office Access 2007 føjer en ny, tom tabel til databasen.

    Bemærk: Du behøver ikke udføre dette trin, hvis du åbner en ny, tom database, men du skal udføre det, når du føjer en tabel til databasen.

  2. Dobbeltklik på den første celle i overskriftsrækken, og skriv navnet på feltet i eksempeltabellen.

    Som standard er tomme felter i overskriften markeret med teksten Tilføj et nyt felt:

    Et nyt felt i et dataark

  3. Brug piletasterne til at gå til den næste tomme celle i overskriftsrækken, og skriv derefter det andet feltnavn (du kan også trykke på TAB eller dobbeltklikke på den nye celle). Gentag dette trin, indtil du har indtastet alle feltnavne.

  4. Indtast data i eksempeltabellen.

    Når du indtaster dataene, tildeler Access hvert felt en datatype. Hvis du ikke har arbejdet med relationsdatabaser før, skal du angive en bestemt datatype, f.eks. Tal, Tekst eller Dato og klokkeslæt, for hvert af felterne i tabellerne. Ved at angive datatyper kan du bedre opnå nøjagtig dataindtastning og undgå fejl, som f.eks. anvendelse af telefonnumre i en beregning. For disse eksempeltabeller skal du lade Access bestemme datatypen.

  5. Klik på Gem, når du er færdig med at indtaste data.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  6. Skriv navnet på eksempeltabellen i boksen Tabelnavn, og klik derefter på OK.

    Du skal bruge navnet på hver eksempeltabel, fordi disse navne bruges i forespørgslerne i fremgangsmåderne.

  7. Gentag disse trin, indtil du har oprettet hver af de eksempeltabeller, der er angivet i begyndelsen af afsnittet.

Kopiere tabellen til et regnearksprogram

  1. Start regnearksprogrammet, og opret en ny, tom fil. Hvis du bruger Excel, oprettes der som standard en ny, tom projektmappe.

  2. Kopier eksempeltabellen fra det forrige afsnit, og indsæt den i det første regneark med start i den første celle.

  3. Ved hjælp af fremgangsmåden, som findes i regnearksprogrammet, skal du døbe regnearket Medarbejdere.

  4. Gem regnearksfilen et passende sted, og gå til næste trin.

Importere tabellen til Access

  1. I en ny eller eksisterende database:

    Klik på Excel på fanen Eksterne data i gruppen Importer.

    Eller

    Klik på Mere, og vælg derefter et regnearksprogram på listen.

    Dialogboksen Hent eksterne data - Programnavn-regneark åbnes.

  2. Klik på Gennemse, åbn den regnearksfil, du har oprettet i ovenstående trin, og klik derefter på OK.

    Guiden Importer regneark starter.

  3. Som standard vælger guiden det første regneark i projektmappen ("Medarbejdere", hvis du fulgte trinnene i forrige afsnit), og data fra regnearket vises i nederste del af siden med guiden. Klik på Næste.

  4. På næste side i guiden skal du klikke på Første række indeholder kolonneoverskrifter og derefter klikke på Næste.

  5. På næste side i guiden kan du vælge at bruge tekstboksene og listerne under Feltindstillinger til at ændre feltnavne og datatyper eller til at udelade felter fra importen. I modsat fald skal du klikke på Næste.

  6. Lad indstillingen Lad Access tilføje en primær nøgle være markeret, og klik på Næste.

  7. Som standard anvendes navnet på regnearket som navnet på den nye tabel. Accepter navnet, eller skriv et andet navn, og klik derefter på Udfør.

Bemærk: Hvis du ikke har et regnearksprogram, kan du kopiere eksempeldataene til en teksteditor, f.eks. Notesblok. Du kan finde flere oplysninger om at oprette og importere tekstdata i artiklen Importere eller oprette en kæde til data i en tekstfil.

Oprette en grundlæggende topværdiforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du klikke på den tabel, du vil bruge i forespørgslen, klikke på Tilføj for at placere tabellen i den øverste designersektion og derefter klikke på Luk.

    Eller

    Dobbeltklik på tabellen.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

  3. Tilføj de felter, du vil bruge i forespørgslen, i designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt.

    Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

  4. Klik på rækken Sorter i det felt, der indeholder top- eller bundværdierne (feltet Fødselsdato i eksempeltabellen), og vælg enten Stigende eller Faldende.

    Hvis dine værdifelter indeholder tal, f.eks. priser eller salgstal, returnerer sorteringsrækkefølgen Stigende de laveste værdier og sorteringsrækkefølgen Faldende de højeste værdier. Hvis dine værdifelter indeholder datoer, returnerer sorteringsrækkefølgen Faldende den seneste dato, mens Stigende returnerer den tidligste dato.

    Vigtigt: Du skal kun indstille rækken Sortering til Stigende eller Faldende for de felter, der indeholder dine top- og bundværdier. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt end det felt, der indeholder dine top- eller bundværdier, f.eks. Produktnavn i stedet for Pris, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

  5. Under fanen Design i gruppen Funktioner skal du klikke på nedpilen ud for Alle (listen FørsteVærdier) og enten indtaste antallet eller procentdelen af poster, du vil have vist, eller vælge en indstilling på listen.

  6. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

  7. Gem forespørgslen, og lad den forblive åben til de næste trin.

Du kan se, at denne type topværdiforespørgsel kan besvare grundlæggende spørgsmål som f.eks., hvem der er den ældste eller yngste person i firmaet. Den næste fremgangsmåde viser, hvordan du kan bruge udtryk og andre kriterier til at gøre forespørgslen stærkere og mere fleksibel. De kriterier, der er vist i det næste trin, returnerer de tre næste medarbejderfødselsdage.

Føje kriterier til forespørgslen

Bemærk: I disse trin antages det, at du bruger den forespørgsel, der er beskrevet i ovenstående afsnit.

  1. I designvisningen skal du åbne den forespørgsel, du oprettede i de forrige trin.

  2. I forespørgselsdesigngitterets kolonne til højre for kolonnen Fødselsdato skal du kopiere og indsætte eller skrive udtrykket: Udtr1: DatePart("m",[Fødselsdato]). Funktionen DatePart trækker månedsdelen ud af værdien i feltet Fødselsdato.

  3. Kopier og indsæt eller skriv udtrykket Udtr2: DatePart("d",[Fødselsdato]) til højre for den kolonne, der indeholder dit udtryk. I dette tilfælde trækker funktionen DatePart dagsdelen ud af feltet Fødselsdato.

  4. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert udtryk, og klik derefter på cellen Sorter for hvert udtryk, og marker Stigende.

  5. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen. Når du angiver kriterier, sorterer forespørgslen kun de poster, der opfylder kriteriet, og den identificerer de højeste eller laveste feltværdier på den sorterede liste.

    Hvis du vil fortsætte med eksempeldatene, skal du skrive eller kopiere og indsætte følgende udtryk i rækken Kriterier i feltet Fødselsdato:

    Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) Or Month([Fødselsdato])= Month(Date()) And Day([Fødselsdato])>Day(Date())

    Dette udtryk gør følgende: Delen Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) kontrollerer hver medarbejders fødselsdato for at se, om den falder i en kommende måned, og, hvis det er tilfældet, medtages disse poster i forespørgslen. Delen Month([Fødselsdato])= Month(Date()) And Day([Fødselsdato])>Day(Date()) i udtrykket kontrollerer de fødselsdatoer, der falder i indeværende måned, for at se, om fødselsdagen falder på eller efter dags dato. Hvis denne betingelse er sand, medtager funktionen disse poster i forespørgselsresultaterne. Opsummering: Dette udtryk ignorerer alle poster, hvor fødselsdagen falder mellem 1. januar og den dato, hvor du kører forespørgslen.

    Der findes flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

  6. Under fanen Design i gruppen Funktioner skal du klikke på nedpilen ud for Alle (listen FørsteVærdier) og enten indtaste antallet eller procentdelen af poster, du vil have vist, eller vælge en indstilling på listen.

  7. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

Hvis forespørgslen returnerer flere poster end forventet

Hvis dataene indeholder poster med samme datoværdi, kan topværdiforespørgslen returnere flere data, end forventet. Du kan f.eks. designe en topværdiforespørgsel, der henter tre medarbejderposter, men forespørgslen returnerer fire poster, fordi "Wilson" og "Edwards" har samme fødselsdag. Denne type forespørgsel returnerer alle topværdier, uanset hvor mange poster der har disse værdier. Hvis du vil udelade dublerede værdier, kan du indstille en egenskab med navnet UnikkeVærdier til Ja. Flere oplysninger om brugen af denne egenskab finder du i afsnittet Hvis du ser dubletposter senere i denne artikel.

Efternavn

Fødselsdato

Johnson

26-09-1968

Jacobsen

10-02-1970

Edwards

15-10-1965

Wilson

15-10-1969

Hvis forespørgslen returnerer færre poster end forventet

Lad os antage, at du designer en forespørgsel for at få returneret de fem øverste eller nederste poster i et felt, men der vises kun tre af posterne. Som regel kan du løse denne type problemer ved at åbne forespørgslen i designvisning og gennemse rækken Kriterier i designgitteret for kriterier, der er mere restriktive end hensigtet. Yderligere oplysninger om kriterier finder du i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

Hvis du ser dubletposter

Hvis en topværdiforespørgsel returnerer dubletter, kan de underliggende tabeller indeholde dubletposter, eller posterne ser ud til at være dubletter, fordi forespørgslen ikke omfatter de felter, der kan skille posterne fra hinanden. Her ses f.eks. en forespørgsel, der viser de fem ordrer, der senest er leveret, sammen med navnet på den sælger, der har ekspederet ordren.

Leveringsdato

Sælger

12-11-2004

Fontana

12-11-2004

Moreno

12-10-2004

Osada

12-10-2004

Osada

12-10-2004

Fontana

Den tredje og fjerde post ser ud til at være dubletter, men muligvis skyldes det, at sælgeren Osada har ekspederet to forskellige ordrer, der er leveret den samme dag.

Afhængig af dit behov kan du gøre den ene af to ting for at undgå at få returneret dubletposter. Du kan ændre designet af forespørgslen ved at tilføje felter, der skiller posterne fra hinanden, f.eks. felterne Ordre-id og Kunde-id. Eller, hvis det er nok at se den ene dubletpost, kan du nøjes med at få vist særskilte poster ved at indstille forespørgselsegenskaben UnikkeVærdier til Ja. Hvis du vil indstille denne egenskab, skal du trykke på F4, mens forespørgslens designvisning er åben, for at vise egenskabsarket for forespørgslen, finde egenskaben UnikkeVærdier og indstille den til Ja.

Yderligere oplysninger om håndtering af dubletposter finder du i artiklen Finde, skjule eller udelade dubletdata.

Toppen af siden

Finde top- eller bundværdierne for poster i kategorier eller grupper

Du finder top- og bundværdierne for poster, der falder i grupper, ved at oprette en totalforespørgsel. Når du fortsætter, skal du huske, at en totalforespørgsel som standard kun kan indeholde det felt eller de felter, der indeholder dine gruppedata, f.eks. et "kategori"-felt, og det felt, der indeholder top- og bundværdierne, f.eks. et "pris"-felt. Totalforespørgsler kan ikke indeholde andre felter, der beskriver emnerne i en kategori. Du kan dog oprette en anden forespørgsel, der indeholder felter fra din totalforespørgsel plus felter fra andre tabeller, der indeholder beskrivende data.

Antag f.eks., at du har en tabel med produkter, og at du tildeler hvert produkt en kategori, f.eks. Brætspil, Puslespil osv. Hvis du opretter en totalforespørgsel for at identificere det dyreste produkt i hver kategori, kan forespørgslen kun indeholde det felt eller de felter, der indeholder katagoridataene, og det felt, der indeholder prisdataene. I dette eksempel bruges et felt med navnet Kategorinavn og et felt med navnet Pris. Når du kører denne type forespørgsel, føjer Access "MaxOf" eller "MinOf" (afhængigt af den valgte funktion) til starten af feltet Pris som her:

Kategorinavn

MaksAfPris

Brætspil

DKK 55,00

Puslespil

DKK 43,90

Computerspil

DKK 263,50

Dukker

DKK 321,79

...

...

Din totalforespørgsel kan ikke indeholde andre felter, der ville bidrage til at beskrive produktet (og dermed gøre dataene lettere at forstå), f.eks. et produknavn eller navne på leverandørerne, f.eks.:

Kategorinavn

MaksAfPris

Produktnavn

Leverandørnavn

Brætspil

DKK 321,79

Fun with C++

Proseware, Inc.

Puslespil

DKK 43,90

Relationsdatabasediagram

Lucerne Publishing

Computerspil

DKK 263,50

Computernørder og mytiske væsener

Litware, Inc.

Dukker

DKK 321,79

Actionfiguren Programmøren

Contoso, Ltd

...

...

...

...

Hvis du vil have vist de beskrivende data, kan du oprette en anden udvælgelsesforespørgsel, der kombinerer felterne i din totalforespørgsel med de yderligere datafelter.

Trinnene i dette afsnit viser, hvordan du opretter totalforespørgslen og udvælgelsesforespørgslen, som kræves til at identificere de dyreste produkter i hvert kategorisæt. I trinnene antages, at følgende tabeller bruges:

Tabellen Kategorier

KategoriId

Kategorinavn

Beskrivelse

1

Brætspil

Alle aldre og færdighedsniveauer

2

Puslespil

Puslespil, ordlege, gådelege

3

Computerspil

Alle konsoller og færdighedsniveauer

4

Dukker

Actionfigurer, modedukker

5

Sportsudstyr

Bolde, beklædning, net

6

Modeller/hobby

Flyvemaskiner, biler, tog

Tabellen Leverandører

LeverandørId

Leverandørnavn

1

Fabrikam

2

Tailspin Toys

3

Northwind Traders

4

Adventure Works

5

Lucerne Publishing

6

Proseware, Inc.

7

Contoso, Ltd

8

Wide World Importers

9

Wingtip Toys

10

Wide World Importers

11

Litware, Inc.

12

Southridge Video

Tabellen Produkter

Produktnavn

LeverandørId

KategoriId

Pris

Actionfiguren Programmøren

7

4

DKK 12,95

Fun with C++

6

1

DKK 15,85

Relationsdatabasediagram

5

2

DKK 22,50

Den magiske computerchip

3

2

DKK 32,65

Spillet Access!

1

1

DKK 22,95

Computernørder og mytiske væsener

11

3

DKK 78,50

Øvelse for computernørder! Dvd'en!

4

5

DKK 14,88

Den ultimative flyvende pizza

2

5

DKK 36,75

Ekstern 5,25" diskettedrev (1/4 skala)

8

6

DKK 65, 00

Minus-actionfiguren Manageren

9

4

DKK 78,88

Sortsyn

12

3

DKK 53,33

Byg dit eget tastatur

1

6

DKK 77,95

Bemærk: I trinnene antages også en en-til-mange-relation mellem tabellerne Kategorier og Produkter og det samme mellem tabellerne Leverandører og Produkter. I dette tilfælde deler tabellerne felterne LeverandørId og KategoriId. Den totalforespørgsel, der er beskrevet i de næste afsnit, fungerer ikke uden relationerne.

Oprette totalforespørgslen

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

  2. I dialogboksen Vis tabel skal du klikke på Tilføj og klikke på Luk, når du er færdig med at tilføje alle tabellerne.

    Eller

    Dobbeltklik på de tabeller, du vil bruge, og klik derefter på Luk. Hver tabel vises i designgitteret. Hvis du bruger ovenstående eksempeltabeller, tilføjer du tabellerne Kategorier og Produkter.

  3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgslen.

    På dette tidspunkt skal du sørge for kun at føje gruppefelterne og værdifeltet til forespørgslen. Hvis du bruger de eksempeldata, der er angivet i den forrige tabel, tilføjer du feltet Kategorinavn fra tabellen Kategorier og feltet Pris fra tabellen Produkter.

  4. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen.

    Det er kun de poster, der opfylder kriteriet, der sorteres, og top- og bundfeltværdierne identificeres på den sorterede liste. Hvis du f.eks. vil udelukke produkter i kategorien Sport, kan du føje dette udtryk til rækken Kriterier i feltet Kategorinavn: <>"Sport".

    Der findes flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

  5. Konverter forespørgslen til en totalforespørgsel.

    Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul på fanen Design.

    Rækken Total vises i designgitteret.

  6. Sørg for, at cellen Total i hvert gruppefelt er indstillet til Grupper efter, og indstil derefter cellen Total for værdifeltet (feltet, der indeholder top- eller bundværdier) til enten Maks eller Min.

    Hvis du vælger Maks, returneres den største værdi i et numerisk felt og den seneste dato- eller klokkeslætsværdi i et felt af typen Dato og klokkeslæt. Hvis du vælger Min, returneres den mindste værdi i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslætsværdi i et felt af typen Dato og klokkeslæt. Hvis du bruger eksempeldataene, skal du indstille cellen Total i feltet Kategorinavn til Grupper efter og cellen Total i feltet Pris til Maks eller Min.

  7. Under fanen Design i gruppen Funktioner skal du sikre, at listen Topværdier er indstillet til Alle og derefter klikke på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

    Bemærk: Afhængig af den funktion, du har valgt i trin 7, ændrer Access navnet på værdifeltet i forespørgslen til MaksAfFeltnavn eller MinAfFeltnavn. Hvis du bruger eksempeltabellerne, omdøbes feltet til MaksAfPris eller MinAfPris.

  8. Gem forespørgslen, og gå til næste trin.

Forespørgselsresultaterne returnerer ikke produktnavne eller andre oplysninger om produkterne. Hvis du vil se de yderligere data, skal du oprette endnu en forespørgsel, der indeholder den forespørgsel, du lige har oprettet. I den næste fremgangsmåde forklares, hvordan denne anden forespørgsel oprettes.

Oprette endnu en forespørgsel for at få vist flere data

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

  2. Klik på fanen Forespørgsler i dialogboksen Vis tabel, og dobbeltklik derefter på den totalforespørgsel, du har oprettet i ovenstående afsnit.

  3. Klik på fanen Tabeller, og tilføj de tabeller, du brugte i din totalforespørsel plus alle tabeller, der indeholder de andre relaterede data, du vil have vist.

    Hvis du bruger de tidligere nævnte eksempeltabeller, skal du føje tabellerne Kategorier, Produkter og Leverandører til den nye forespørgsel.

  4. Knyt felterne i totalforespørgslen til deres tilsvarende felter i de overordnede tabeller ved at trække hvert felt i totalforespørgslen til det tilsvarende felt i tabellen.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du trække feltet Kategorinavn i totalforespørgslen til feltet Kategorinavn i tabellen Kategorier. Derefter skal du trække feltet MaksAfPris i totalforespørgslen til feltet Pris i tabellen Produkter. Når du har oprettet disse joinforbindelser, kan den nye udvælgelsesforespørgsel samle dataene i totalforespørgslen og dataene i de andre tabeller.

  5. I vinduet for totalforespørgslen skal du dobbeltklikke på stjernen for at føje hele forespørgslen til designgitteret og derefter trække de yderligere felter fra de andre tabeller i forespørgslen.

    Hvis du bruger eksempeltabellerne, skal du dobbeltklikke på den totalforespørgsel, som du oprettede i forrige afsnit, og derefter tilføje felterne Produktnavn og Leverandør fra henholdsvis tabellen Produkter og tabellen Leverandører.

  6. Du kan også angive en sorteringsrækkefølge for en eller flere kolonner.

    Hvis du f.eks. vil opstille kategorierne i alfabetisk rækkefølge, skal du indstille cellen Sorter i kolonnen Kategorinavn til Stigende.

  7. Klik på Kør i gruppen Resultater på fanen Design.

    Forespørgslen køres, og resulterne vises i dataarkvisning.

Tip!    Hvis du ikke vil have vist overskriften på kolonnen Pris som MaksAfPris eller MinAfPris, skal du åbne forespørgslen i designvisning og skrive Pris: MaksAfPris eller Pris: MinAfPris i gitterets priskolonne. Når du gør det, vises Price som kolonneoverskrift i dataarkvisning.

Toppen af siden

Finde de poster, der indeholder top- og bundværdier

De forespørgsler, du har oprettet tidligere i denne artikel, kan returnere top- eller bundværdier, men ikke begge dele. Hvis du vil se begge værdisæt i samme visning, skal du oprette to forespørgsler: En, der henter topværdierne, og en anden, der henter bundværdierne. Du skal derefter flette og gemme resultaterne i en enkelt tabel.

Du kan finde top- og bundværdierne og få dem vist i en tabel ved at benytte denne grundlæggende fremgangsmåde:

  • Opret en topværdiforespørgsel og en bundværdiforespørgsel, eller, hvis du skal gruppere dataene, opret totalforespørgsler, der bruger funktionerne Min og Maks.

  • Konverter topværdiforespørgslen (eller Maks-totalforespørgslen) til en forespørgsel, der opretter en tabel, og kør denne forespørgsel for at oprette en ny tabel.

  • Konverter bundværdiforespørgslen (eller Min-totalforespørgslen) til en tilføjelsesforespørgsel, og kør denne forespørgsel for at føje posterne til topværditabellen.

    Fremgangsmåden i disse afsnit viser, hvordan du opretter forespørgslen.

    Bemærk: Medmindre databasen er digitalt signeret eller findes på en placering, du har tillid til, forhindrer Access dig i at køre de beskrevne handlingsforespørgsler. Følg det første sæt trin for at aktivere eventuelt blokeret indhold, før du forsøger at oprette de beskrevne tabeloprettelses- og tilføjelsesforespørgsler.

    Aktivere indholdet i en database

    • Klik på Indstillinger på meddelelseslinjen.

      Dialogboksen Microsoft Office Sikkerhedsindstillinger vises.

    • Vælg Aktiver dette indhold, og klik derefter på OK.

    • Kør forespørgslen igen.

      Hvis meddelelseslinjen ikke vises

    • Klik på fanen Databaseværktøjer, og klik på Meddelelseslinje i gruppen Vis/skjul.

      Flere oplysninger om deaktiveret tilstand og sikkerhed i Access finder du i artiklen Sikre en Access 2007-database.

      Oprette forespørgslerne

    • Opret top- og bundværdiforespørgslerne.

      Oplysninger om, hvordan du kan oprette en top- eller bundværdiforespørgsel, finder du i afsnittet Finde posterne med top- eller bundværdier tidligere i denne artikel. Hvis du skal gruppere posterne efter kategori, skal du læse afsnittet Finde top- og bundværdierne for poster i kategorier eller grupper tidligere i denne artikel.

    • Gem hver enkelt forespørgsel, og lad den forblive åben til de næste trin.

Oprette tabeloprettelsesforespørgslen

  1. Åbn topværdiforespørgslen i designvisning, og benyt følgende fremgangsmåde:

    Klik på Opret tabel i gruppen Forespørgselstype på fanen Design.

    Dialogboksen Tabeloprettelse vises.

  2. Skriv et navn til den tabel, der skal indeholde top- og bundposterne, i boksen Tabelnavn. Skriv f.eks. Top- og bundposter, og klik derefter på OK.

    Hver gang du kører forespørgslen, vises resultaterne ikke i dataarkvisning. I stedet oprettes en tabel, og topværdien erstattes med de aktuelle data.

  3. Gem og luk forespørgslen.

Oprette en tilføjelsesforespørgsel

  1. Åbn bundværdiforespørgslen i designvisning:

  2. Klik på Tilføj i gruppen Forespørgselstype på fanen Design.

  3. I dialogboksen Tilføjelse skal du skrive det samme navn, som du skrev i dialogboksen Tabeloprettelse.

    Skriv f.eks. Top- og bundposter, og klik derefter på OK. Hver gang du kører forespørgslen, vises resultaterne ikke i dataarkvisning. I stedet føjes posterne til tabellen Top- og bundposter.

  4. Gem og luk forespørgslen.

Køre forespørgslerne

Nu er du klar til at køre de to forespørgsler.

  • I vinduet Database skal du dobbeltklikke på topværdiforespørgslen og klikke på Ja i meddelelserne.

  • Dobbeltklik på bundværdiforespørgslen, og klik på Ja i meddelelserne.

  • Åbn top- og bundposttabellen i dataarkvisning.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×