Finde poster med de nyeste eller ældste datoer

Denne artikel beskriver, hvordan du kan bruge en topværdiforespørgsel til at finde de seneste eller tidligste datoer i et sæt poster. Du kan bruge de oplysninger, som denne type forespørgsel returnerer, til at få svar på forskellige forretningsmæssige spørgsmål som f.eks., hvornår en kunde senest har afgivet en ordre

Hvad vil du foretage dig?

Vide, hvordan topværdiforespørgsler fungerer sammen med datoer

Finde den seneste eller tidligste dato

Finde de seneste eller tidligste datoer for poster i kategorier eller grupper

Finde de seneste og tidligste datoer

Vide, hvordan topværdiforespørgsler fungerer sammen med datoer

Du skal bruge en topværdiforespørgsel, når du vil finde poster, der indeholder de seneste eller tidligste datoer i en tabel eller gruppe af poster. Du kan derefter bruge dataene til at få svar på forskellige forretningsmæssige spørgsmål som f.eks.:

  • Hvornår har en medarbejder senest gennemført et salg? Svaret kan bruges til at identificere den mest eller mindst produktive medarbejder.

  • Hvornår har en kunde senest afgivet en ordre? Hvis en kunde ikke har afgivet en ordre i en vis periode, kan du flytte kunden til en passivliste.

  • Hvem er den næste, der har fødselsdag, eller de x antal næste, der har fødselsdag?

Regler for oprettelse og brug af topværdiforespørgsler

Du skal oprette en topværdiforespørgsel ved først at oprette en udvælgelsesforespørgsel. Afhængig af de ønskede resultater skal du enten anvende en sorteringsrækkefølge i forespørgslen eller konvertere forespørgslen til en totalforespørgsel. Hvis du konverterer forespørgslen, skal du derefter bruge en aggregatfunktion, f.eks. Maks eller Min, til at returnere den højeste eller laveste værdi, eller Første eller Sidste til at returnere den tidligste eller seneste dato. Du skal kun bruge totalforespørgsler og aggregatfunktioner, når du skal finde data, der falder i et sæt grupper eller kategorier. Hvis du f.eks. skal finde salgstallene for en given dato for hver by, hvor dit firma gør forretninger, er byerne kategorier (du skal finde data pr. by), så du skal bruge en totalforespørgsel.

Uanset forespørgselstypen skal forespørgslerne bruge felter, der indeholder beskrivelser som f.eks. kundenavne, og et felt, der indeholder de datoværdier, du vil finde. Desuden skal datoværdierne ligge i et felt, der er indstillet til datatypen Dato og klokkeslæt. De forespørgsler, som er beskrevet i denne artikel, giver fejl, hvis du forsøger at køre dem på datoværdier i et tekstfelt. Hvis du vil bruge en totalforespørgsel, skal datafelterne indeholde kategorioplysninger som f.eks. et by- eller land/område-felt.

Vælge mellem en topværdiforespørgsel og et filter

Når du skal afgøre, om du bør oprette en topværdiforespørgsel eller anvende et filter, skal du foretage et af følgende valg:

  • Hvis du vil have returneret posterne med de seneste eller tidligste datoer i et felt, og du ikke kender de nøjagtige datoværdier, eller de ikke spiller nogen rolle, skal du oprette en topværdiforespørgsel.

  • Hvis du vil have returneret alle de poster, hvis datoer matcher, falder før eller falder efter en bestemt dato, skal du bruge et filter. Hvis du f.eks. vil se datoerne for salg fra april til og med juni, skal du anvende et filter. En nærmere beskrivelse af filtre ligger uden for dette emne.

    Yderligere oplysninger om oprettelse og brug af filtre finder du i artiklen Filter: Begrænse antallet af poster i en visning.

Toppen af siden

Finde den seneste eller tidligste dato

Fremgangsmåden i dette afsnit beskriver, hvordan du kan oprette en grundlæggende topværdiforespørgsel, der bruger en sorteringsrækkefølge, og en mere avanceret forespørgsel, der bruger udtryk og andre kriterier. Den første fremgangsmåde beskriver de grundlæggende trin, du skal udføre for at oprette en topværdiforespørgsel, mens den anden fremgangsmåde beskriver, hvordan du kan finde de næste par medarbejderes fødselsdage ved at tilføje kriterier. I fremgangsmåderne bruges dataene i følgende eksempeltabel:

Efternavn

Fornavn

Adresse

By

Land/område

Fødselsdato

Ansættelsesdato

Barnhill

Josh

1 Main St.

New York

USA

05-02-1968

10-06-1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-05-1957

22-11-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-11-1960

11-03-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

UK

22-03-1964

22-06-1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05-06-1972

05-01-2002

Hughes

Christine

3122 75th St. S.

Seattle

USA

23-01-1970

23-04-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-04-1964

14-10-2004

Birkby

Dana

2 Nosey Pkwy

Portland

USA

29-10-1959

29-03-1997

Hvis du ønsker det, kan du indtaste disse eksempeldata i en ny tabel manuelt, eller du kan kopiere denne eksempeltabel til et regnearksprogram, f.eks. Microsoft Office Excel 2007 og derefter bruge Access til at importere regnearket til en tabel.

Vis, hvordan jeg kan

Indtaste eksempeldata manuelt

  1. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Access føjer en ny, tom tabel til databasen.

    Bemærk: Du behøver ikke udføre dette trin, hvis du åbner en ny, tom database, men du skal udføre det, når du føjer en tabel til databasen.

  2. Dobbeltklik på den første celle i overskriftsrækken, og skriv navnet på feltet i eksempeltabellen.

    Som standard er tomme felter i overskriften markeret med teksten Tilføj nyt felt:

    Et nyt felt i et dataark

  3. Brug piletasterne til at gå til den næste tomme celle i overskriftsrækken, og skriv derefter det andet feltnavn (du kan også trykke på TAB eller dobbeltklikke på den nye celle). Gentag dette trin, indtil du har indtastet alle feltnavne.

  4. Indtast data i eksempeltabellen.

    Når du indtaster data, bestemmer Access datatypen for hvert felt. Hvis du er ny bruger af relationsdatabaser, skal du angive en bestemt datatype, f.eks. Tal, Tekst eller Dato og klokkeslæt, for hvert af felterne i tabellerne. Ved at angive datatyperne kan du bedre opnå mere nøjagtig dataindtastning og undgå fejl som f.eks. anvendelse af telefonnumre i en beregning. For disse eksempeltabeller skal du lade Access bestemme datatypen.

  5. Klik på Gem, når du er færdig med at indtaste data.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+S.

    Dialogboksen Gem som åbnes.

  6. Skriv navnet på eksempeltabellen i boksen Tabelnavn, og klik derefter på OK.

    Du skal bruge navnet på hver eksempeltabel, fordi disse navne bruges i forespørgslerne i fremgangsmåderne.

  7. Gentag disse trin, indtil du har oprettet hver af de eksempeltabeller, der er angivet i begyndelsen af afsnittet.

Kopiere tabellen til regnearksprogrammet

  1. Start regnearksprogrammet, og opret en ny, tom fil. Hvis du bruger Excel, oprettes der som standard en ny, tom projektmappe.

  2. Kopier den eksempeltabel, der er vist ovenfor, og indsæt den i det første regneark med start i den første celle.

  3. Højreklik på arkfanen, klik på Omdøb, og giv regnearket navnet Medarbejdere.

  4. Gem regnearksfilen et passende sted, og gå til næste trin.

Importere tabellen til Access

  1. I en ny eller eksisterende database:

    Klik på Excel på fanen Eksterne data i gruppen Importer.

    Eller

    Klik på Mere, og vælg derefter et regnearksprogram på listen.

    Dialogboksen Hent eksterne data – Programnavn-regneark vises.

  2. Klik på Gennemse, åbn den regnearksfil, du oprettede i ovenstående trin, og klik derefter på OK.

    Guiden Importer regneark starter.

  3. Som standard vælger guiden det første regneark i projektmappen (Medarbejdere, hvis du har fulgt ovenstående trin), og regnearkets data vises i den nederste sektion af skærmen. Klik på Næste.

  4. Klik på Første række indeholder kolonneoverskrifter, og klik derefter på Næste.

  5. Brug evt. tekstboksene og listerne under Feltindstillinger til at ændre feltnavne og datatyper eller udelade felter fra importen. Klik på Næste.

    Hvis du bruger ovenstående eksempeltabel, behøver du ikke at foretage ændringer nu.

  6. Lad indstillingen Lad Access tilføje en primær nøgle være markeret, og klik på Næste.

  7. Som standard anvendes navnet på regnearket som navnet på den nye tabel. Accepter navnet, eller skriv et andet navn, og klik derefter på Udfør.

Bemærk: Hvis du ikke har et regnearksprogram, kan du kopiere eksempeldataene til en teksteditor, f.eks. Notesblok. Du kan finde flere oplysninger om at oprette og importere tekstdata i artiklen Importere eller oprette en kæde til data i en tekstfil.

Oprette en grundlæggende topværdiforespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

    Dialogboksen Vis tabel åbnes.

  2. Klik på den tabel, du vil bruge i forespørgslen, i dialogboksen, klik på Tilføj for at placere tabellen i den øverste designersektion, og klik derefter på Luk.

    Eller

    Dobbeltklik på tabellen, og klik derefter på Luk.

    Hvis du bruger eksempeldataene, skal du føje tabellen Medarbejdere til forespørgslen.

  3. Tilføj de felter, du vil bruge i forespørgslen, i designgitteret. Du kan dobbeltklikke på hvert felt eller trække og slippe hvert felt i en tom celle i rækken Felt.

    Hvis du bruger eksempeltabellen, skal du tilføje felterne Fornavn, Efternavn og Fødselsdato.

  4. Klik på rækken Sorter i det felt, der indeholder top- eller bundværdierne (feltet Fødselsdato i eksempeltabellen), og vælg enten Stigende eller Faldende.

    Faldende sorteringsrækkefølge returnerer den seneste dato, mens stigende sorteringsrækkefølge returnerer den tidligste dato.

    Vigtigt: Du skal kun angive en værdi i rækken Sorter for de felter, der indeholder datoerne. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for et andet felt, returnerer forespørgslen ikke de ønskede resultater.

  5. Klik på den nedadgående pil ud for Alle (listen Første værdier) i gruppen Funktioner på fanen Design, og angiv enten det antal poster, du vil se, eller vælg en indstilling på listen.

  6. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

  7. Gem forespørgslen, og lad den forblive åben til de næste trin.

Du kan se, at denne type topværdiforespørgsel kan besvare grundlæggende spørgsmål som f.eks., hvem der er den ældste eller yngste person i firmaet. Den næste fremgangsmåde viser, hvordan du kan bruge udtryk og andre kriterier til at gøre forespørgslen stærkere og mere fleksibel. De kriterier, der er vist i det næste trin, returnerer de tre næste medarbejderfødselsdage.

Føje kriterier til forespørgslen

Bemærk: I disse trin antages det, at du bruger den forespørgsel, der er beskrevet i ovenstående afsnit.

  1. Åbn den forespørgsel, du har oprettet i ovenstående trin, i designvisning.

  2. I forespørgselsdesigngitterets kolonne til højre for kolonnen Fødselsdato skal du kopiere og indsætte eller skrive dette udtryk: Udtr1: DatePart("m",[Fødselsdato]). Klik derefter på Kør.

    Funktionen DatePart trækker månedsdelen ud af feltet Fødselsdato.

  3. Skift til designvisning.

  4. Indsæt eller skriv udtrykket Udtr2: DatePart("d",[Fødselsdato]) til højre for det første udtryk. Klik derefter på Kør.

    I dette tilfælde trækker funktionen DatePart dagsdelen ud af feltet Fødselsdato.

  5. Skift til designvisning.

  6. Fjern markeringen i afkrydsningsfelterne i rækken Vis for hvert af de to udtryk, du lige har indtastet, klik på rækken Sorter for hvert udtryk, og vælg derefter Stigende.

  7. Klik på Kør.

  8. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen. Når du angiver kriterier, sorterer forespørgslen kun de poster, der opfylder kriteriet, og den identificerer de højeste eller laveste feltværdier på den sorterede liste.

    Hvis du vil fortsætte med eksempeldataene, skal du skifte til designvisning. I rækken Kriterier i kolonnen Fødselsdato skal du derefter skrive følgende udtryk:

    Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) Or Month([Fødselsdato])= Month(Date()) And Day([Fødselsdato])>Day(Date())

    Dette udtryk gør følgende: Delen Month([Fødselsdato]) > Month(Date()) kontrollerer hver medarbejders fødselsdato for at se, om den falder i en kommende måned, og, hvis det er tilfældet, medtages disse poster i forespørgslen. Delen Month([Fødselsdato])= Month(Date()) And Day([Fødselsdato])>Day(Date()) i udtrykket kontrollerer de fødselsdatoer, der falder i indeværende måned, for at se, om fødselsdagen falder på eller efter dags dato. Hvis denne betingelse er sand, medtager funktionen disse poster i forespørgslen. Opsummering: Dette udtryk ignorerer alle poster, hvor fødselsdagen falder mellem 1. januar og den dato, hvor du kører forespørgslen.

    Der findes flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

  9. Klik på den nedadgående pil ud for Alle (listen Første værdier) i gruppen Funktioner på fanen Design, og angiv enten det antal poster, du vil se, eller vælg en indstilling på listen.

    Hvis du vil se de næste tre fødselsdage, skal du skrive 3.

  10. Klik på Kør Knapflade for at køre forespørgslen og få vist resultaterne i dataarkvisning.

Hvis du ser flere poster, end du har angivet

Hvis dataene indeholder flere poster med samme datoværdi, kan topværdiforespørgslen returnere flere data, end du har angivet. Du kan f.eks. designe en topværdiforespørgsel, der henter tre medarbejderposter, men forespørgslen returnerer fire poster, fordi "Wilson" og "Edwards" har samme fødselsdag, som du kan se i følgende tabel.

Efternavn

Fødselsdato

Berka

26-09-1968

Jackson

02-10-1970

Edwards

15-10-1965

Wilson

15-10-1969

Hvis du ser færre poster, end du har angivet

Lad os antage, at du designer en forespørgsel for at få returneret de fem øverste eller nederste poster i et felt, men forespørgslen kun returnerer tre poster. Generelt set skal du løse den slags problem ved at åbne forespørgslen i designvisning og gennemgå rækken Kriterier for kolonnerne i designgitteret.

Yderligere oplysninger om kriterier finder du i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

Hvis du ser dubletposter

Hvis en topværdiforespørgsel returnerer dubletter, kan de underliggende tabeller indeholde dubletposter, eller posterne ser ud til at være dubletter, fordi forespørgslen ikke omfatter de felter, der kan skille posterne fra hinanden. I følgende tabel vises f.eks. resultaterne af en forespørgsel, der returnerer de fem ordrer, der senest er leveret, sammen med navnet på den sælger, der har ekspederet ordren.

Leveringsdato

Sælger

12-11-2004

Freitag

12-11-2004

Cajhen

12-10-2004

Delgado

12-10-2004

Delgado

12-10-2004

Freitag

Den tredje og fjerde post ser ud til at være dubletter, men det er muligt, at sælgeren Delgado har ekspederet to forskellige ordrer, der er leveret den samme dag.

Afhængig af dit behov kan du gøre den ene af to ting for at undgå at få returneret dubletposter. Du kan ændre designet af forespørgslen ved at tilføje felter, der skiller posterne fra hinanden, f.eks. felterne Ordre-id og Kunde-id. Eller, hvis det er nok at se den ene dubletpost, kan du nøjes med at få vist særskilte poster ved at indstille forespørgselsegenskaben UnikkeVærdier til Ja. Du kan angive denne egenskab i forespørgslens designvisning ved at højreklikke et vilkårligt sted i et tomt område i øverste halvdel af forespørgselsdesigneren og derefter klikke på Egenskaber i genvejsmenuen. Find egenskaben UnikkeVærdier i forespørgslens egenskabsark, og indstil den til Ja.

Yderligere oplysninger om håndtering af dubletposter finder du i artiklen Finde, skjule eller udelade dubletdata.

Toppen af siden

Finde de seneste eller tidligste datoer for poster i kategorier eller grupper

Du skal bruge en totalforespørgsel til at finde de tidligste eller seneste datoer for poster, der falder i grupper eller kategorier. En totalforespørgsel er en udvælgelsesforespørgsel, der bruger aggregatfunktioner som f.eks. Min, Maks, Sum, Første, og Sidste til at beregne værdier til et givet felt.

I nedenstående fremgangsmåde bruges et eksempel, hvor du er event manager: Du arrangerer sceneopsætning, belysning, catering og andre aspekter af større arrangementer. Arrangementerne falder i forskellige kategorier som f.eks. produktlanceringer, gademarkeder og koncerter. Trinnene i dette afsnit beskriver, hvordan du kan få svar på et typisk spørgsmål: Hvornår er det næste arrangement i hver kategori? Men andre ord, hvornår er næste produktlancering, næste koncert osv.

Vær opmærksom på følgende: Som standard omfatter den type totalforespørgsel, du opretter her, kun det felt, der indeholder gruppe- eller kategoridata, og det felt, der indeholder datoerne. Du kan ikke medtage andre felter, der beskriver elementerne i en kategori, som f.eks. kunde- eller leverandørnavne. Du kan dog oprette en anden forespørgsel, der kombinerer totalforespørgslen med de felter, der indeholder beskrivelser. Senere i dette afsnit findes trin, der beskriver denne opgave.

Trinnene i dette afsnit benytter disse tre eksempeltabeller:

Tabellen Arrangementstype    

Type-id

Arrangementstype

1

Produktlancering

2

Firmaarrangement

3

Privat arrangement

4

Velgørenhed

5

Messe

6

Foredrag

7

Koncert

8

Udstilling

9

Gademarked

Tabellen Kunder    

Kunde-id

Firma

Kontaktperson

1

Contoso, Ltd.Graphic

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

School of Fine Art

Milena Duomanova

Tabellen Arrangementer    

Arrangement-id

Arrangementstype

Kunde

Arrangementsdato

Pris

1

Produktlancering

Contoso, Ltd.

14-04-2003

DKK 10.000

2

Firmaarrangement

Tailspin Toys

21-04-2003

DKK 8.000

3

Messe

Tailspin Toys

01-05-2003

DKK 25.000

4

Udstilling

Graphic Design Institute

13-05-2003

DKK 4.500

5

Messe

Contoso, Ltd.

14-05-2003

DKK 55.000

6

Koncert

School of Fine Art

23-05-2003

DKK 12.000

7

Produktlancering

A. Datum

01-06-2003

DKK 15.000

8

Produktlancering

Wingtip Toys

18-06-2003

DKK 21.000

9

Velgørenhed

Adventure Works

22-06-2003

DKK 1.300

10

Foredrag

Graphic Design Institute

25-06-2003

DKK 2.450

11

Foredrag

Contoso, Ltd.

04-07-2003

DKK 3.800

12

Gademarked

Graphic Design Institute

04-07-2003

DKK 5.500

Bemærk: Fremgangsmåden i dette afsnit forudsætter, at tabellerne Kunder og Arrangementstype findes i "en"-siden af en-til-mange-relationer med tabellen Arrangementer. I dette tilfælde har tabellen Arrangementer felterne Kunde-id og Type-id. De totalforespørgsler, der er beskrevet i de næste afsnit, fungerer ikke uden disse relationer.

Hvordan tilføjes disse data i en database?

Du kan tilføje disse eksempeltabeller i en database ved at følge vejledningen i et ovenstående afsnit, Finde poster med top- eller bundværdier, men med et par afvigelser:

  • Når du kopierer tabellerne Arrangementstype og Kunder til Excel, skal du ikke kopiere kolonnerne Type-id og Kunde-id. Access tilføjer automatisk primære nøgleværdier, når du importerer regnearkene, så du sparer tid.

  • Når du har importeret tabellerne, skal du åbne tabellen Arrangementer i designvisning og konvertere kolonnerne Arrangementstype og Kunde til opslagsfelter. Det gør du ved at klikke på kolonnen Datatype for hvert felt og derefter klikke på Guiden Opslag.

    Når opslagsfelterne oprettes, erstattes tekstværdierne i kolonnerne Arrangementstype og Kunde med numeriske værdier fra kildetabellerne.

    Yderligere oplysninger om oprettelse og brug af opslagsfelter finder du i artiklerne Bruge en liste, der lagrer flere værdier og Vejledning i brug af felter med flere værdier. Begge artikler beskriver, hvordan du kan oprette en type opslagsfelt, så du kan vælge flere værdier til et givet felt, og hvordan du kan oprette opslagslister.

Oprette totalforespørgslen

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

    Dialogboksen Vis tabel åbnes.

  2. Vælg de ønskede tabeller i dialogboksen, klik på Tilføj, og klik på Luk, når du er færdig med at tilføje alle tabellerne.

    Eller

    Dobbeltklik på de tabeller, du vil bruge, og klik derefter på Luk. Hver tabel vises i øverste sektion af forespørgselsdesigneren.

    Hvis du bruger ovenstående eksempeltabeller, skal du tilføje tabellen Arrangementer og tabellen Arrangementstyper.

  3. Dobbeltklik på de tabelfelter, du vil bruge i forespørgsel. Du må kun tilføje gruppe- eller kategorifelterne og værdifeltet i forespørgslen på nuværende tidspunkt.

    Hvis du bruger eksempeldataene i de tre ovenstående tabeller, skal du enten tilføje tabefeltet Arrangementstype fra tabellen Arrangementstyper eller feltet Arrangementsdato fra tabellen Arrangementer.

  4. Du kan også angive et kriterium for at begrænse omfanget af forespørgslen. Det er kun de poster, der opfylder kriteriet, der sorteres, og top- og bundfeltværdierne identificeres på den sorterede liste.

    Hvis du f.eks. vil have returneret arrangementer i kategorien Privat arrangement, skal du skrive dette udtryk i rækken Kriterier i kolonnen Arrangementstype: <>"Privat arrangement".

    Der findes flere eksempler på forespørgselskriterier i artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

  5. Konverter forespørgslen til en totalforespørgsel ved at benytte følgende fremgangsmåde:

    Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul på fanen Design.

    Rækken Totaler vises i designgitteret.

  6. Sørg for, at rækken Totaler i hvert gruppe- eller kategorifelt er indstillet til Grupper efter, og indstil derefter rækken Totaler for værdifeltet (feltet med top- eller bundværdier) til enten Maks eller Min.

    Maks returnerer den største værdi i et numerisk felt og den seneste dato- eller klokkeslætsværdi i et felt af typen Dato og klokkeslæt. Min returnerer den mindste værdi i et numerisk felt og den tidligste dato- eller klokkeslætsværdi i et felt af typen Dato og klokkeslæt.

  7. Klik på den nedadgående pil ud for Alle (listen Første værdier) i gruppen Funktioner på fanen Design, og angiv enten det antal poster, du vil se, eller vælg en indstilling på listen.

    I dette eksempel skal du vælge Alle og derefter klikke på Kør for at få vist resultaterne i dataarkvisning.

    Bemærk: Afhængig af den funktion, du har valgt i trin 6, ændrer Access navnet på værdifeltet i forespørgslen til MaksAfFeltnavn eller MinAfFeltnavn. Hvis du bruger eksempeltabellerne, omdøbes feltet til MaksAfArrangementsdato eller MinAfArrangementsdato.

  8. Gem forespørgslen, og gå til næste trin.

Forespørgselsresultaterne viser ikke produktnavne eller andre oplysninger om produkterne. Hvis du vil se de yderligere data, skal du oprette endnu en forespørgsel, der indeholder den forespørgsel, du lige har oprettet. I næste fremgangsmåde kan du se, hvad du skal gøre.

Oprette endnu en forespørgsel for at tilføje flere data

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andet på fanen Opret.

  2. Klik på fanen Forespørgsler i dialogboksen Vis tabel, og dobbeltklik derefter på den totalforespørgsel, du har oprettet i ovenstående afsnit.

  3. Klik på fanen Tabeller, og tilføj både de tabeller, du har brugt i totalforespørgslen, og alle andre tabeller, der indeholder relaterede data. Hvis du bruger de tre ovenstående eksempeltabeller, skal du tilføje tabellerne Arrangementstype, Arrangement og Kunder i den nye forespørgsel.

  4. Knyt felterne i totalforespørgslen til deres tilsvarende felter i de overordnede tabeller ved at trække hvert felt i totalforespørgslen til det tilsvarende felt i tabellen.

    Hvis du bruger eksempeldataene fra de tre tabeller, skal du trække kolonnen Arrangementstype i totalforespørgslen til feltet Arrangementstype i tabellen Arrangementstype. Træk derefter kolonnen MaksAfArrangementsdato i totalforespørgslen til feltet Arrangementsdato i tabellen Arrangementer. Når du har oprettet disse tilknytninger, kan den nye udvælgelsesforespørgsel samle dataene i totalforespørgslen og dataene i de andre tabeller.

  5. Føj de andre beskrivelsesfelter fra de andre tabeller til forespørgslen.

    Hvis du bruger eksempeldataene fra de tre tabeller, kan du tilføje felterne Firma og Kontaktpersoner fra tabellen Kunder.

  6. Du kan også angive en sorteringsrækkefølge for en eller flere kolonner. Hvis du f.eks. vil opstille kategorierne i alfabetisk rækkefølge, skal du indstille rækken Sorter i kolonnen Arrangementstype til Stigende.

  7. Klik på Kør i gruppen Resultater på fanen Design.

    Resultaterne af forespørgslen vises i dataarkvisning.

Tip!    Hvis du ikke vil have vist overskriften på kolonnen Pris som MaksAfPris eller MinAfPris, skal du åbne forespørgslen i designvisning og skrive Pris: MaksAfPris eller Pris: MinAfPris i gitterets priskolonne. Pris vises som kolonneoverskrift i dataarkvisning.

Toppen af siden

Finde de seneste og tidligste datoer

De forespørgsler, du har oprettet tidligere i denne artikel, kan returnere top- eller bundværdier, men ikke begge dele. Hvis du vil se begge værdisæt i samme visning, skal du oprette to forespørgsler: En, der henter topværdierne, og en anden, der henter bundværdierne. Du skal derefter flette og gemme resultaterne i en enkelt tabel.

Du kan finde top- og bundværdierne og få dem vist i en tabel ved at benytte denne grundlæggende fremgangsmåde:

  • Opret en forespørgsel på topværdier og bundværdier, eller, hvis du skal gruppere dataene, opret totalforespørgsler, der bruger funktionerne Min og Maks.

  • Konverter topværdiforespørgslen (eller Maks-totalforespørgslen) til en forespørgsel, der opretter en tabel, og opret en ny tabel.

  • Konverter bundværdiforespørgslen (eller Min-totalforespørgslen) til en tilføjelsesforespørgsel, og føj posterne til topværditabellen.

    I disse afsnit kan du se, hvad du skal gøre.

    Oprette forespørgslerne

    1. Opret top- og bundværdiforespørgslerne.

      Oplysninger om, hvordan du kan oprette en top- eller bundværdiforespørgsel, finder du i afsnittet Finde den seneste eller tidligste dato tidligere i denne artikel. Hvis du skal gruppere posterne efter kategori, skal du læse afsnittet Finde de seneste eller tidligste datoer for poster i kategorier eller grupper tidligere i denne artikel.

      Hvis du bruger eksempeltabellerne fra ovenstående afsnit, skal du kun anvende dataene i tabellen Arrangementer. Brug felterne Arrangementstype, Kunde og Arrangementsdato fra tabellen Arrangementer i begge forespørgsler.

    2. Gem hver forespørgsel med et sigende navn som f.eks. Topværdi og Bundværdi, og lad dem være åbne til de næste trin.

Oprette tabeloprettelsesforespørgslen

  1. Åbn topværdiforespørgslen i designvisning, og benyt følgende fremgangsmåde:

    Klik på Opret tabel i gruppen Forespørgselstype på fanen Design.

    Dialogboksen Tabeloprettelse vises.

  2. Skriv et navn til den tabel, der skal indeholde top- og bundposterne, i boksen Tabelnavn. Skriv f.eks. Top- og bundposter, og klik derefter på OK.

    Hver gang du kører forespørgslen, vises resultaterne ikke i dataarkvisning. I stedet oprettes en tabel, og topværdien erstattes med de aktuelle data.

  3. Gem og luk forespørgslen.

Oprette en tilføjelsesforespørgsel

  1. Åbn bundværdiforespørgslen i designvisning, og benyt følgende fremgangsmåde:

    Klik på Tilføj i gruppen Forespørgselstype på fanen Design.

  2. Dialogboksen Tilføj vises.

  3. Skriv det samme navn, som du har indtastet i dialogboksen Tabeloprettelse.

    Skriv f.eks. Top- og bundposter, og klik derefter på OK. Hver gang du kører forespørgslen, vises resultaterne ikke i dataarkvisning. I stedet føjes posterne til tabellen Top- og bundposter.

  4. Gem og luk forespørgslen.

Køre forespørgslerne

  • Nu er du klar til at køre de to forespørgsler. Dobbeltklik på topværdiforespørgslen i navigationsruden, og klik på Ja, når du bliver spurgt. Dobbeltklik derefter på bundværdiforespørgslen, og klik på Ja, når du bliver spurgt.

  • Åbn top- og bundposttabellen i dataarkvisning.

Vigtigt: Hvis der ikke ser ud til at ske noget, når du kører tabeloprettelses- eller tilføjelsesforespørgslen, skal du kontrollere, om følgende meddelelse er vist på Access-statuslinjen:

Handlingen eller hændelsen blev blokeret af deaktiveret tilstand.

Hvis denne meddelelse er vist, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  • Aktiver meddelelseslinjen, hvis den ikke allerede vises. Klik på fanen Databaseværktøjer, og klik på Meddelelseslinje i gruppen Vis/skjul for at få vist meddelelseslinjen.

  • Klik på Indstillinger på meddelelseslinjen.

    Dialogboksen Microsoft Office Sikkerhedsindstillinger vises.

  • Vælg Aktiver dette indhold, og klik derefter på OK.

  • Kør forespørgslen igen.

Yderligere oplysninger om deaktiveret tilstand og Access-sikkerhed finder du i artiklen Sikre en Access 2007-database.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×