Filtrere data i en pc-database

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Hvis du vil anvende et filter, skal du højreklikke på det felt eller kontrolelement, du vil benytte til filtreringen, og derefter vælge en filtreringskommando i den nederste del af den menu, der vises. Hvis du vil benytte en bestemt værdi som basis for filteret, skal du vælge værdien, højreklikke på den og derefter vælge en filtreringskommando. Filtreringsindstillingerne afhænger af datatypen for det felt, du bruger. Følgende eksempel viser, hvordan filtreringsindstillingerne ser ud for et tekstfelt med værdien Hello world markeret:

Genvejsmenu, der viser indstillingerne for tekstfiltrering

Du kan bruge filtre til at få vist bestemte poster i en formular, en rapport, en forespørgsel eller et dataark eller til kun at udskrive bestemte poster fra en rapport, tabel eller forespørgsel. Når du anvender et filter, kan du begrænse dataene i en visning uden at ændre det underliggende objekts design.

I denne artikel beskrives det, hvordan du anvender, gemme og fjerne filtre i en Access-skrivebordsdatabase. Finde oplysninger om filtrering i en Access-app, kan du se blogindlægget Filtrere dine Data med Access 2013. Finde flere oplysninger om Access apps Generelt, i artiklen oprette en Access-app.

Denne artikel indeholder

Om filtrering

Forskellige måder at filtrere på

Skifte mellem filtreret og ufiltreret visning af dine data

Rydde et filter

Gemme et filter og anvende det automatisk

Om filtrering

Det er en grundlæggende databaseopgave at begrænse, hvilke data der vises, og filtrering er en måde at gøre det på – men undertiden er det bedre at benytte en forespørgsel. Når du har valgt at bruge et filter, kan du gøre det på flere måder: generelle filtre, filtrering ved markering og filtrering efter formular.

Hvornår skal jeg bruge en forespørgsel?

Når du vil begrænse de data, der skal vises, er det nogle gange bedre at bruge en forespørgsel end at benytte filtrering. Det kræver en smule arbejde at oprette en forespørgsel – du skal åbne forespørgselsdesigneren, tilføje tabeller osv. Men når du er færdig, har du en ny datakilde, du kan bruge til at levere data til formularer, rapporter eller andre forespørgsler – alle steder, der kræver en datakilde. Overvej at bruge en forespørgsel i følgende tilfælde:

  • Du planlægger at bruge det samme begrænsede datasæt igen og igen, måske med flere objekter. Du kan gemme et filter, og du fjerner et filter og anvender det igen, men du kan ikke bruge et filter sammen med et andet objekt end det, du har oprettet det til.

  • Du har brug for at medtage flere muligheder samtidig – flere forskellige sæt kriterier. Selvom dette er muligt med Filtrer efter formular, bliver alle dine alternative kriteriesæt vist samtidig i en forespørgsel, ikke på forskellige faner, sådan som det er tilfældet med Filtrer efter formular.

Filtre understøtter forskellige datatyper

Der er forskellige typer af filtre. Nogle af dem gælder kun for én datatype, og andre fungerer sammen med flere datatyper. Det afhænger af typen og værdierne for det felt, du vil filtrere, hvilke filtre du kan bruge. Her er en illustration, der viser de generelle filtre for Dato/klokkeslætsdata.

Filtrering af et datofelt

1. Generelle filtre for dato/klokkeslætsdata

2. Filtret Alle datoer i perioden er kun tilgængeligt for dato/klokkeslætsdata. Det ignorerer dagen og året i datoværdier.

Genbruge et filter

Hvis du gemmer et objekt med et filter anvendt, vil filteret være tilgængeligt, næste gang du åbner objektet. Du kan indstille egenskaben FiltrerVedIndlæsning til at kontrollere, om filtret skal anvendes, når objektet åbnes.

Hvis du vil genbruge et filter med andre databaseobjekter, kan du gemme det som en forespørgsel.

Toppen af siden

Forskellige måder at filtrere på

Der er tre grundlæggende måder at filtrere på:

  • Generelle filtre    – Generelle filtre ligger lige ved hånden, så du kan vælge værdier fra de data, der skal filtreres, og de stiller også en række indbyggede sammenligningsfiltre til rådighed, for eksempel Indeholder.

  • Filtrer efter markering    – Denne metode ligger også lige ved hånden og er velegnet, hvis du ser en værdi, du vil benytte som filter.

  • Filtrer efter formular – Hvis du vil anvende en gruppe af filtre samtidig, giver Filtrer efter formular dig mere kontrol med processen.

Generelle filtre

Generelle filtre er indbygget for de fleste datatyper og stiller grundlæggende filtrering til rådighed specifikt for dataene. Hvis du f.eks. filtrerer dato/klokkeslætsdata, kan du benytte det generelle filter Før til at udelukke datoer på eller efter en bestemt dato.

Bemærk:  Generelle filtre fungerer på ét felt ad gangen. Hvis du vil filtrere på flere felter eller kontrolelementer, skal du anvende et filter på hvert af dem for sig, eller du skal benytte en avanceret filtreringsmulighed.

Sådan anvendes et generelt filter    Klik på overskriften for det felt, du vil filtrere – det generelle filter vises i den nederste del af den menu, der vises.

Generelle datofiltre
Generelle filtre for dato/klokkeslætsdata

1. Hvis du vil filtrere efter bestemte værdier, skal du bruge listen med afkrydsningsfelter, der viser alle de værdier, der aktuelt er gemt i feltet.

2. Hvis du vil filtrere for et interval af værdier, skal du klikke på et sammenligningsfilter og angive de ønskede værdier.

Tip til generelle filtre

  • Hvis du vil filtrere en værdiliste med én eller nogle af værdierne, skal du fjerne markeringen i (Markér alt) se, og vælg derefter de ønskede værdier.

  • Filtrere for null-værdier (visning af poster hvor der er ingen data for det filtrerede felt), Ryd de (Markér alt) se, og derefter markere afkrydsningsfeltet ud for (tomme celler).

  • Du kan benytte jokertegn i et generelt filter til at sammenligne mindre nøjagtigt – for eksempel sammenligner stjernen (*) en vilkårlig tegnstreng. Du kan således anvende det generelle filter Er lig med på et Fornavn-felt med filterstrengen Mich*l* for at søge efter forskellige stavemåder af Michael eller Michele.

  • Hvis du vil inkludere et jokertegn i filteret som sig selv (ikke som et jokertegn), skal du omslutte tegnet med kantparenteser.

Hvorfor kan jeg ikke se de generelle filtre?

Generelle filtre er ikke tilgængelige i følgende tilfælde:

  • Dataspecifikke filtre er ikke tilgængelige til felter med Ja/Nej, OLE-objekter og vedhæftede filer.

  • Værdilisten er ikke tilgængelig for notatfelter.

  • Generelle filtre er slet ikke tilgængelige i andre visninger end dataarkvisning, formularvisning, rapportvisning eller layoutvisning.

Filtrer efter markering

Hvis du vil anvende et filter baseret på en værdi, der er markeret i øjeblikket, skal du klikke på Startside på båndet og derefter klikke på Markering i gruppen Sortér og filtrer. Der vises en rullemenu med de tilgængelige filtreringsmuligheder. Som det er tilfældet med generelle filtre, varierer mulighederne for filtrering efter markering afhængigt af datatypen. Du kan også højreklikke på en markeret værdi for at filtrere efter markering.

Menuen Filtrere efter markering

Filtrere efter formular

Hvis du vil filtrere ved at udfylde en formular, skal du vælge fanen Startside, klikke på Avanceret i gruppen Filtrer og Sortér og derefter klikke på Filtrer efter formular. Når du benytter Filtrer efter formular, opretter Access en tom formular som den, du filtrerer, hvorefter du kan udfylde så mange af felterne, du ønsker. Når du er færdig, finder Access de tilsvarende poster. Dette er praktisk, hvis du vil filtrere værdier efter flere felter. Følgende illustration viser en enkel filtrering efter formular:

Filtrer efter formular

Bemærk: Når du bruger Filtrer efter formular, kan du ikke angive feltværdier i følgende felttyper: felter med flere værdier, Notat, Hyperlink, Ja/Nej eller OLE-objekt.

Tilføje alternative Filtrer efter formular-værdier vha. fanen Eller

Hvis du vil tilføje et andet sæt af værdier, der skal bruge til at filtrere, skal du klikke på den eller nederst på Filtrer efter formular – Dette åbner en tom ny formular til at bruge til at filtrere. Hver gang du bruger en eller tab, opretter Access endnu en; der er altid et ubrugt eller tab på Filtrer efter formular. Når du angiver flere sæt af værdier ved hjælp af Filtrer efter formular, medtages poster, der opfylder et sæt. Det vil sige, jo mere eller faner, du bruger, jo flere data, der indeholder filteret.

Avanceret filter/sortering

Det kan ske, at du vil anvende et filter, som gør mere, end du kan gøre med andre filtreringsmetoder, hvor du selv skriver filtreringskriterierne. I så fald kan du benytte Avanceret filter/sortering – en filterdesignmetode, der svarer til at oprette en forespørgsel.

  1. Åbn en tabel, forespørgsel, formular eller rapport i en af følgende visninger: Dataark, Formular, Rapport eller Layout.

  2. Kontrollér, at visningen ikke allerede er filtreret. På postnavigationslinjen skal du kontrollere, at Intet filter vises nedtonet (ikke tilgængeligt). Hvis postnavigationslinjen ikke er synlig, skal du klikke på Avanceret i gruppen Sorter og filtrer under fanen Startside og derefter klikke på Slet alle filtre (hvis Slet alle filtre er nedtonet, er der ingen aktive filtre).

  3. Klik på båndet Hjem, derefter i den Klik på Sortér og Filtrer gruppe Avanceret, og derefter klikke på Avanceret Filter/sortering.

  4. Føj de felter, du vil sortere efter, til gitteret.

  5. I rækken Kriterier til hvert felt skal du angive et kriterium. Kriterierne anvendes som et sæt, og kun de poster, der svarer til alle kriterierne i rækken Kriterier vises. Hvis du vil angive alternative kriterier for et enkelt felt, skal du skrive det første kriterium i rækken Kriterier og det andet kriterium i rækken Eller osv.

    Tip!: Hele kriteriesættet i rækken Eller anvendes som alternativ til kriteriesættet i rækken Kriterier. Alle de kriterier, du vil anvende i begge kriteriesæt, skal være indtastet både i rækken Kriterier og Eller. Klik på Til/fra-filter for at få vist de filtrerede rækker.

    Der er en god måde at lære at skrive kriterier til at anvende et generelt filter eller et filter, der er baseret på valg, der giver et resultat, der er tæt på det, du leder efter. Derefter vises med det filter, der er anvendt på visningen, den Filter objektfane

Specielle kommandoer under dokumentfanen Filter

To specielle kommandoer er tilgængelige for dig på den dokumentfanen Filter. Når du højreklikker på et vilkårligt sted over designgitteret under fanen den Indlæs fra forespørgsel og Gem som forespørgsel kommandoer er tilgængelige i genvejsmenuen.

Specielle filterindstillinger

Kommandoen Indlæs fra forespørgsel indlæser designet for en markeret forespørgsel i gitteret. På denne måde kan du bruge forespørgselskriterierne som filterkriterier.

Du kan bruge kommandoen Gem som forespørgsel til at gemme filterindstillingerne som en ny forespørgsel.

Toppen af siden

Skifte mellem filtreret og ufiltreret visning af dine data

Klik på Filtreret på postnavigeringslinjen for at skifte til den ufiltrerede visning af data.

Filter til/fra i postnavigeringen

Klik på Ufiltreret på postnavigationslinjen for at gå tilbage til den filtrerede visning.

Toppen af siden

Rydde et filter

Ryd et filter for helt at fjerne det. Du kan ikke længere anvende et filter, når du har klikket på Ufiltreret – du skal oprette filteret igen. Du kan rydde et enkelt filter fra et enkelt felt eller rydde alle filtre fra alle felter i visningen.

  • Ryd ét filter    Højreklik på det filtrerede element, og klik derefter på Ryd filter fra -feltnavn .

  • Ryd alle filtre    På den Hjem tab i det gruppen Sortér og Filtrer, skal du klikke på Avanceret, og klik derefter på Ryd alle filtre.

Toppen af siden

Gemme et filter og anvende det automatisk

Når du lukker en tabel, forespørgsel, formular eller rapport, og et filter er på plads filter, som gemmes sammen med objektet. Næste gang objektet åbnes, ufiltrerede dataene vises, men det gemte filter er tilgængelig til at anvende – kan du skifte til filtreret visning ved at klikke på ufiltreret på postnavigeringslinjen. Hvis du vil filteret skal anvendes, når objektet, der åbnes, skal du angive den FiltrerVedIndlæsning egenskab, der skal Ja.

Bemærk: Den egenskabsindstillingen FiltrerVedIndlæsning anvendes kun, når objektet indlæses. Angive denne egenskab for et objekt i designvisning, og derefter skifte til en anden visning, bliver indstillingen, der skal anvendes. Du skal lukke og genåbne objektet for at ændringerne kan den FiltrerVedIndlæsning egenskabsindstillingen kan træde i kraft.

Gemme et filter som en forespørgsel

Hvis du vil gemme et filter som en forespørgsel, så du kan genbruge det sammen med andre objekter, skal du benytte Avanceret filter/sortering: Klik på Startside på båndet, klik derefter på Avanceret i gruppen Sortér og filtrer, og klik derefter på Avanceret filter/sortering. Konfigurer filteret, du ønsker det, højreklik på et tomt sted under fanen Filter tab, og klik derefter på Gem som forespørgsel.

Genvejsmenu i Avanceret filter/sortering

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×