Førende fremgangsmåder for anvendelse af afvigende data i fremtidige projekter

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Jane Suchan, PMP

Sidste efterår renoverede jeg mit køkken og brugte meget tid på at arbejde sammen med en leverandør for at anslå omkostningerne til skabe, gulv, hvidevarer, belysning og greb.    Han tog et kig ind i mit pulterkammer og undersøgte min forældede sikringsboks. Bagefter præsenterede han en detaljeret arbejdsplan og et estimat for arbejdstimer og materialer. Hans tal lå lige omkring det, jeg havde tænkt mig at bruge på projektet. Han kunne starte en måned senere, og det ville stå færdig før juleferien. Jeg skrev under på kontrakten. Vi var i gang.

Derefter talte jeg med nogle venner, der var i gang med at renovere deres huse: "Regn med at overskride budgettet væsentligt – med mindst 50 procent." "Hvem ved, hvad de finder, når begynder at rive vægge ned og flå gulvet op?" "Dit hus bliver en rodebutik i flere måneder".

Jeg havde fået min leverandør varmt anbefalet af en nær ven, og jeg valgte ham blandt flere, som jeg havde til samtale. Måske var det ikke nok at tjekke referencer og kigge i hans portefølje. Måske stillede jeg ikke de rigtige spørgsmål.

En projektleder burde vide bedre

Jeg skulle have stillet nogle spørgsmål om de oprindelige tids- og prisestimater på andre projekter, som leverandøren havde styret, hvad de endte med at koste, og hvor lang tid de tog. I projektstyringsterminologi burde jeg have spurgt ind til afvigelsen fra den oprindelige tidsplan og det oprindelige prisestimat i forhold til den faktiske tidsplan og den faktiske pris på hans tidligere projekter. En afvigelse er forskellen mellem det, du forventede, og det, du rent faktisk fik.

Enhver god projektleder vil kunne nikke genkendende til, at den, der ignorerer historikken, er dømt til at gentage den. Der er skrevet masser af bøger om at lære retrospektivt af projekter og om vigtigheden af at dokumentere de erfaringer, man har gjort sig. Og det giver rigtig god mening. Når du går i gang med næste projekt, er det svært at huske, hvad du lærte af det sidste projekt, så du kan bruge disse erfaringer fremover.

Ved at fokusere på at indsamle og analysere afvigelsesdata for dit aktuelle projekt kan du blive bedre til at lave tids- og prisestimater på fremtidige projekter. Derved kan du undgå tidskrævende og dyre ændringsanmodninger.

Fastlægge de bedste afvigelsesdata

Overvej disse anbefalede fremgangsmåder til at indsamle afvigelsesdata:

  • Investere i fremtiden ved at indsamle afvigelsesdata.    På et meget tidligt tidspunkt i planlægningen skal du bestemme, hvilke afvigelsesdata du vil indsamle. Det kan virke indlysende, men alt for ofte defineres projektets målepunkter med henblik på kortsigtede mål, og ofte bliver der ikke indsamlet data til at opnå langsigtede fordele (f.eks. bedre estimater). Inkluder de data, du beslutter dig for at indsamle i forbindelse med projektets succeskriterier og målepunkter: kvantitative målinger til at vurdere, beregne eller fastsætte fremdrift målt i penge, overholdelse af milepæle i tidsplanen eller kvalitetsbaserede resultater. Afvigelsesdata er et undersæt af projektets målepunkter.

  • Arbejde med interessenter for at bestemme, hvilke afvigelser der skal spores.    Involver din projektsponsor og teammedlemmerne, når I skal tage stilling til, hvilke afvigelser der skal indsamles, og hvad detaljeniveauet skal være. Jo mere du ved om dine afvigelser, jo flere oplysninger kan du inkludere i din projektplan og i dit budget. Robustheden i dine rapporterings- og registreringsmekanismer har en direkte korrelation med, hvor godt disse oplysninger overholdes. Derudover skal du bruge den nødvendige tid på at sikre opbakning fra dit team til projektets krav. Det kan være nødvendigt at bede din sponsor om at støtte dette mål offentligt.

  • Fokusere på planlagte værdier i forhold til faktiske værdier for tidsplan og omkostninger.    Planlagte værdier ift. faktiske værdier er de afvigelsesdata, de fleste projektledere fokuserer på.

    • Afvigelser i planlægningen er forskellen mellem den faktiske fremdrift og projektets tidsplan. Denne afvigelse kan spores på projekt-, fase-, milepæls- eller opgaveniveau.

    • Omkostningsafvigelsen er forskellen mellem de faktiske omkostninger for det udførte arbejde og projektets budget: Den kan ligeledes måles på projekt-, fase-, milepæls- eller opgaveniveau, afhængigt af de oprindelige omkostningsestimater.

      Disse afvigelser er forskellen mellem de oprindelige data og de data, der indsamles, i takt med at projektet eksekveres. Ved at sammenligne planlagte værdier med faktiske værdier kan du se, hvordan tingene ændrer sig, i takt med at projektet skrider frem. Disse afvigelsesdata skal indarbejdes i regelmæssige statusrapporter til din projektsponsor og dine interessenter.

  • Registrere omkostnings- og planlægningsestimater i forhold til planer.    Disse data er forskellen mellem de omkostnings- og tidsplansestimater, der blev godkendt for projektet, og de omkostninger og den tidsplan, der blev registreret, da projektplanen blev færdiggjort eller startet. Hvis du – efter at have udarbejdet en oprindelig tidsplan og oprindelige omkostninger – finder ud af, at der er behov for mere tid eller flere midler, er det bedst at gøre opmærksom på det så hurtigt som muligt. De, der kigger på denne afvigelse – også på højt niveau – vil kunne se, at der er behov for at investere i planlægning før projektstart. Herved undgås estimater baseret på gætværk og oprettet uden detaljeret planlægning eller input fra de personer, der skal udføre arbejdet.

Toppen af siden

Anvende, hvad du lærer fra afvigelsesdata

En af de smarteste ting, du kan gøre, er kigge på afvigelsesdata og spørge dig selv om, hvorfor forskellene opstår. Ændringer kan blive tilføjet af projektteamet, kunden, leverandørerne eller et skift i betingelserne, f.eks. ny lovgivning. Uanset årsagen er det en god ide at analysere ændringerne for at finde eventuelle problemer og udarbejde afhjælpningsstrategier til fremtidige projekter. Jo mere du ved om årsagerne til afvigelserne, jo nemmere bliver det at undgå faldgruberne næste gang.

  • Brainstorme om ideer for at undgå fremtidige afvigelser.    Få input fra projektteamet om afvigelser. Hold dig til data og fakta, og undgå at tildele skyld.

  • Bede teamet om at kvantificere effekterne af afvigelserne.    Du kan muligvis ikke få oplysninger om alle område, men du kan øge din viden ved at indsamle bedre oplysninger.

  • Medtage alle afvigelsesoplysninger i opsamlingen efter projektets afslutning.    Sørg for, at oplysningerne er tilgængelige for kolleger, så de kan også få glæde af dem.

  • Bruge afvigelsesdataene som oprindelig plan for at estimere dit næste projekt.    Disse oprindelige data er især brugbare, hvis projekterne minder om hinanden, eller hvis du skal arbejde med de samme projektteammedlemmer igen. Dine nye projektestimater vil være meget mere nøjagtige.

  • Bruge afvigelsesdata til at kvantificere dine estimater på fremtidige projekter.    Når du opretter en foreløbig tidsplan eller et prisestimat, vil der helt sikkert være en interessent eller en sponsor, der vil have projektet færdig hurtigere og til færre penge. Hvis du har data, der understøtter dine estimater, har du de fornødne oplysninger til at eksekvere projektet på den rigtige måde uden at skulle tvinge folk til at yde en overnaturlig indsats.

Toppen af siden

Brug strategi, ikke held, til at få succes i fremtiden

Og hvordan gik min køkkenrenovation så? Den blev færdig til tiden og gik kun lidt over budgettet. Jeg var nok bare heldig. Men du bør ikke gøre dig afhængig af held i dine projekter. Sørg for at oprette sporing af afvigelser tidligt i processen for at sikre succes nu og i fremtiden. Indsaml data gennem hele projektets livscyklus, analysér dem som en del af din opsamling efter projektets afslutning, og brug dine erfaringer i det næste projekt.

Ved at indarbejde disse anbefalede fremgangsmåder til indsamling og anvendelse af afvigelsesdata i din projektstyringsmetode kan du få bedre estimater, identificere og undgå omstændigheder, der fører til afvigelser, og sikre færre projektændringer.

Toppen af siden

Om forfatteren     Jane Suchan er Program Manager med erfaring i styring af forretningsinitiativer i virksomheder og udvikling af projektstyringsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington, USA.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×