Føje en eller flere poster til en database

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

I denne artikel forklares det, hvordan du kan angive data i en Access database, og finde de baggrundsoplysninger, der er behov for at forstå de forskellige processer til dataindtastning. I artiklen forklares også, hvordan du bruger flere teknikker til dataindtastning i Access.

Denne artikel indeholder

Grundlæggende om tilføjelse af poster

Tilføje poster direkte til en tabel i dataarkvisning

Tilføje poster ved hjælp af en formular

Redigere elementerne i et opslagsfelt

Angive strenge af længden nul

Tilføje poster ved at importere eller oprette kæde til data

Metoder til at spare tid ved indtastning af data

Grundlæggende funktioner ved tilføjelse af poster

Hvis du vil angive data nøjagtigt og hurtigt i en Access-database, hjælper det at have grundlæggende kendskab til, hvordan en database fungerer. De følgende afsnit indeholder oplysninger, der forklarer noget af den grundlæggende struktur og de grundlæggende designprincipper, der styrer den måde, data indtastes på.

Sådan påvirkes dataindtastningen af databasedesignet

En Access-database er ikke en fil på samme måde som et Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint slidesættet. I stedet for en Access-database er en samling af objekter – tabeller, formularer, rapporter, forespørgsler og så videre –, der skal arbejde sammen i en database kan fungere korrekt.

Disse objekter skal også overholde en række designprincipper, for ellers fungerer databasen dårligt eller slet ikke. Designprincipperne påvirker indtastningen af data. Husk på disse fakta om databaseobjekter og -design under arbejdet.

  • Alle data gemmes i en eller flere tabeller i Access. Antallet af tabeller, du bruger, afhænger af databasens design og kompleksitet. Selvom du kan få vist data i en formular, en rapport eller i de resultater, der returneres af en forespørgsel, gemmes data kun i tabeller i Access, og de andre objekter i databasen bygges oven på disse tabeller.

  • Hver tabel bør kun acceptere én type data. En tabel med oplysninger om arbejdsrelaterede kontaktpersoner bør f.eks. ikke indeholde salgsoplysninger. Hvis den gør det, kan det blive vanskeligt for ikke at sige umuligt at finde de korrekte oplysninger.

  • Hvert felt i en tabel accepterer typisk kun én datatype. Du kan f.eks. ikke gemme noter i et felt, der er indstillet til at acceptere tal. Hvis du forsøger at indtaste tekst i et felt af denne type, vises der en fejlmeddelelse. Der er dog ikke tale om en fast, streng regel. Du kan f.eks. gemme tal (f.eks. postnumre) i et felt, der er indstillet til datatypen Tekst, men du kan ikke udføre beregninger med disse data.

  • Felterne i en post skal accepteres kun én værdi med nogle undtagelser. Du kan eksempelvis ikke angive mere end én adresse i adressefeltet. Dette er i modsætning til Microsoft Excel, som gør det muligt at angive et vilkårligt antal navne eller adresser eller billeder i en enkelt celle, medmindre du angiver cellen til at acceptere begrænsede typer data som standard.

    Dog kan du angive en afgrænset liste over elementer i felter, der er indstillet til datatypen tekst eller Notat. Desuden indeholder Access en funktion, der hedder felt med flere værdier. Du kan bruge felter med flere værdier til at vedhæfte flere filer til en enkelt post, og til at oprette lister, der accepterer flere værdier. For eksempel kan du vedhæfte en Microsoft PowerPoint slidesættet og en hvilken som helst antal billeder til en post i databasen. Du kan også oprette en liste over navne og vælg så mange af navne, efter behov. Brug af felter med flere værdier kan virke bryder reglerne for databasedesign, fordi du kan gemme mere end én post per tabelfelt, men faktisk ikke, fordi Access gennemtvinger reglerne "i baggrunden," ved at gemme dataene i specielle, skjulte tabeller.

  • I tidligere versioner af Access (før 2007) skulle du designe og oprette mindst én tabel, før du kan angive data. Du skulle beslutte, hvilke felter der skal føjes til tabellen, og du har angivet datatyperne for hvert felt. I nyere versioner af Access, kan du nu åbner en tom tabel og begynde at indtaste data. Access kan udlede en datatype for feltet baseret på hvad du angiver.

Flere oplysninger

Oplysningerne i dette afsnit rører på databasedesign, tabeldesign og en funktion, der hedder felter med flere værdier.

Følgende hyperlinks fører dig til artikler, hvor du kan finde flere oplysninger om disse emner.

  • Grundlæggende oplysninger om databasedesign

    I denne artikel beskrives vigtige begreber, f.eks. planlægning af en database, design af data og normalisering – processen, hvor data opdeles i relaterede tabeller, og hvor overflødige data fjernes.

  • Opret tabeller i en database

    I denne artikel beskrives det, hvordan du kan oprette tabeller, tilføje primære nøgler (felter, der entydigt identificerer hver række eller post i tabellen), og hvordan datatyper og tabelegenskaber angives.

  • Vedhæfte filer til poster i databasen

    I denne artikel beskrives det, hvordan du kan vedhæfte et eller flere datastykker i feltet Vedhæftet fil.

  • Bruge en liste, der lagrer flere værdier

    I denne artikel beskrives det, hvordan du kan bruge lister med afkrydsningsfelter og rullelister med afkrydsningsfelter til at gemme mere end én værdi.

Sådan påvirker datatyper den måde, data indtastes på

Når du designer en databasetabel, vælger du en datatype for hvert af felterne i den pågældende tabel, en proces, som er med til at sikre mere nøjagtig dataindtastning. Lad os f.eks. antage, at du åbner en tom tabel og indtaster nogle salgstal. Feltet tildeles derefter automatisk datatypen Tal. Hvis nogen forsøger at indtaste tekst i dette felt, vises der en fejlmeddelelse, og brugeren får ikke lov til at gemme den ændrede post – et trin, der er med til at beskytte dine data.

Vis mig, hvordan du får vist-datatyper

Benyt en af følgende fremgangsmåder i navigationsruden:

  • Dobbeltklik på den tabel, du vil undersøge, for at åbne tabellen i dataarkvisning. Kig på værdien i listen datatype på i gruppen formatering under fanen felter. Note, hvis du bruger Access 2007, finder du denne liste under fanen dataark i gruppen datatyper og -formatering. Værdien ændres, mens du placere markøren i de forskellige felter i tabellen. Denne figur vises på listen:

    listen datatype

  • Højreklik i den tabel, du vil undersøge, og klik derefter på Designvisning.

    Tabellen åbnes i designgitteret i programmet, og i den øverste sektion af gitteret vises navnet og datatypen for hvert tabelfelt. Denne figur viser en typiske tabel i designgitteret.

    Felter i designvisning

Den datatype, som du angiver for hvert tabelfelt angiver det første niveau af kontrol over, hvad du kan og ikke kan indtaste i et felt. I nogle tilfælde, som når du arbejder med et notatfelt, kan du angive data, du vil. I andre tilfælde, som når du arbejder med et autonummereringsfelt, datatypen forhindrer indstilling for feltet dig i at indtaste nogen oplysninger på alle. I følgende tabel vises datatyperne, der Access giver og beskriver, hvordan de påvirker dataindtastning.

Datatype

Indvirkning på dataindtastning

Tekst

Tekstfelter accepterer enten tekst eller numeriske tegn, herunder afgrænsede lister med elementer. Et felt accepterer et mindre antal tegn, end et notatfelt – fra 0 til 255 tegn. I nogle tilfælde kan du bruge konverteringsfunktioner til at udføre beregninger på dataene i et tekstfelt. Bemærk, at starten i Access 2013, tekstdata typer er blevet omdøbt til Kort tekst.

Notat

Du kan skrive store mængder tekst og numeriske data i denne type felt. Hvis databasedesigneren desuden angiver feltet til at understøtte RTF-formatering, kan du anvende de typer formatering, der normalt findes i tekstbehandlingsprogrammer, f.eks. Word. Du kan f.eks. anvende forskellige skrifttyper og skriftstørrelser på bestemte tegn i teksten, og du kan formatere dem med fed eller kursiv osv. Du kan også føje HTML-kode til data.

Desuden har notatfelter egenskaben kaldet Føj kun. Når du aktiverer egenskaben, du kan føje nye data til et notatfelt, men du kan ikke ændre eksisterende data. Funktionen er beregnet til brug i programmer som problemsporing databaser, hvor du muligvis skal have en permanent post, der er tilbage, kan ikke ændres. Teksten i feltet forsvinder, når du placerer markøren i et notatfelt med Kun tilføje egenskaben aktiveret som standard. Du kan ikke anvende formatering eller andre ændringer på teksten.

Bemærk, at starten i Access 2013, notatdata typer er blevet omdøbt til Lang tekst.

Ligesom med tekstfelter kan du også bruge konverteringsfunktioner på data i et notatfelt.

Tal

Du kan kun indtaste tal i denne felttype, og du kan udføre beregninger af værdierne i et felt med datatypen Tal.

Stort tal

Du kan angive kun tal i denne type felt, og du kan udføre beregninger af værdierne i et stort antal felt. Bemærk, at mange datatyper er kun tilgængelig i Office 365-abonnementsversion af Access.

Dato og klokkeslæt

Du kan kun indtaste datoer og klokkeslæt i denne felttype. Afhængig af databasedesignerens indstillinger af feltet kan du komme ud for disse betingelser:

  • Hvis databasedesign angiver en inputmaske til feltet (en serie af konstanter og pladsholder tegn, der vises, når du markerer feltet), skal du indtaste data i rum og det format, som indeholder et masken. Du kan se en maske som MMM_DD_YYYY, skal du skrive Oct 11 2017 i felterne. Du kan angive navnet på en hel måned eller et tocifrede årstal.

  • Hvis designeren ikke har oprettet en inputmaske for at styre, hvordan du indtaster en dato eller klokkeslæt, kan du angive den værdi, ved hjælp af en gyldig dato- eller klokkeslætsformat. For eksempel kan du skrive 11 OLT 2017, 10/11/17, 2017, oktober 11, og så videre.

  • Databasedesign kan være relevante visningsformat for feltet. Det er tilfældet, hvis der findes ingen inputmaske, du kan angive en værdi i næsten ethvert format, men datoerne i overensstemmelse med visningsformatet vises. For eksempel kan du skrive 10-11-2017, men visningsformatet kan være indstillet, så det viser værdien som 11-Oct-2017.

Valuta

Du kan kun indtaste valutaværdier i denne felttype. Du skal ikke indtaste valutasymbolet manuelt. I Access anvendes som standard det valutasymbol (kr., £, $ osv.), der er angivet under Internationale indstillinger i Windows.

Autonummerering

Du kan ikke indtaste eller ændre data i denne felttype på noget tidspunkt. Access øger værdien i et autonummereringsfelt, hver gang du tilføjer en ny post i en tabel.

Beregnet

Du kan ikke angive eller ændre dataene i denne type felt når som helst. Resultaterne af dette felt, bestemmes af et udtryk, du definerer. Access opdaterer værdierne i et beregnet felt, når du tilføjer eller redigerer en ny post til en tabel. Bemærk, at beregnes datatyper er blevet føjet til Access begyndelsen i Access 2010.

Ja/Nej

Når du klikker på et felt, der er indstillet til denne datatype, vises enten et afkrydsningsfelt eller en rulleliste, afhængigt af, hvordan du har formateret feltet. Hvis du formaterer feltet, så det viser en liste, kan du vælge enten Ja eller Nej, Sand eller Falsk eller Til eller Fra på listen, igen afhængigt af, hvilket format, du har anvendt på feltet. Du kan ikke indtaste værdier på listen eller ændre værdierne på listen direkte i en formular eller tabel.

OLE-objekt

Du bruger denne felttype, når du vil vise data fra en fil, der er oprettet i et andet program. Du kan f.eks. vise en tekstfil, et Excel-diagram eller PowerPoint-dias i et OLE-objektfelt.

Du kan hurtigere, lettere og mere fleksibelt få vist data fra andre programmer, når du bruger vedhæftede filer. Se Vedhæftet fil senere i tabellen, hvis du ønsker flere oplysninger.

Hyperlink

Du kan angive data i denne type felt, og Access ombrydes det i en webadresse. Eksempelvis hvis du skriver en værdi i feltet, Access omgiver din tekst med http://www. your_text.com. Hvis du angiver en gyldig webadresse, fungerer dit link. Dit link, ellers medfører en fejlmeddelelse. Også kan redigere eksisterende hyperlinks være svært fordi at klikke på et hyperlink med musen starter browseren og fører dig til det websted, der er angivet i feltet link. For at redigere et hyperlink skal du vælge et tilstødende felt, Brug tasterne TAB eller pil for at flytte fokus til hyperlinkfeltet og derefter trykke på F2 for at aktivere redigering.

Vedhæftet fil

Du kan vedhæfte data fra andre programmer til denne felttype, men du kan ikke skrive eller på anden måde angive tekst eller numeriske data.

Du kan finde oplysninger om brug af et felt til vedhæftede filer, i artiklen vedhæfte filer og grafik til poster i databasen.

Guiden Opslag

Guiden Opslag er ikke en datatype. Du bruger i stedet guiden til at oprette to typer rullelister: værdilister og opslagsfelter. En værdiliste bruger en afgrænset liste over elementer, du kan indtaste manuelt, når du bruger guiden Opslag. Værdierne kan være uafhængige af alle andre data eller objekter i databasen.

I modsætning bruger et opslagsfelt en forespørgsel til at hente data fra en eller flere af de andre tabeller i en database eller i en anden placering som en SharePoint-server. Opslagsfeltet viser derefter dataene i en rulleliste. Som standard indstiller guiden Opslag tabelfeltet til datatypen tal.

Du kan arbejde med opslagsfelter direkte i tabeller, og i formularer og rapporter. Som standard vises værdier i et opslagsfelt i en listetype kaldes en kombinationsboks – en liste, der indeholder en rullepilen: Tom opslagsliste . Afhængigt af hvordan databasedesign har valgt opslagsfeltet og kombinationsboksen, kan du redigere elementerne på listen og føje elementer til listen. Det gør databasedesign skal angive en egenskab for opslagsfeltet (egenskaben kaldes BegrænsTilListeog designer er at slå den fra).

Hvis du ikke redigere værdierne i en opslagsliste direkte, er det nødvendigt at tilføje eller ændre dataene i din foruddefinerede liste over værdier eller i den tabel, der fungerer som kilde for opslagsfeltet. Finde oplysninger om at gøre dette, redigere elementerne i et opslagsfelt, senere i denne artikel.

Endelig kan du, når du opretter et opslagsfelt, eventuelt angive, at det skal understøtte flere værdier. Når du gør det, vil der på den liste, der oprettes, være vist et afkrydsningsfelt ud for hvert listeelement, og du kan markere eller fjerne markeringen for elementerne efter behov. Denne figur viser en typisk liste med flere værdier:

Liste med afkrydsningsfelter.

Du kan finde oplysninger om oprettelse af opslagsfelter og bruge de resulterende lister artiklerne Brug en liste, der lagrer flere værdier og vejledning til felter med flere værdier.

Bemærk: Datatyperne Vedhæftet fil, beregnes og store tal er ikke tilgængelige i .mdb-filformater.

Sådan påvirker tabelfeltegenskaber den måde, data indtastes på

Ud over de designprincipper, der styrer strukturen af en database og de datatyper, der bestemmer, hvad du kan angive i et givent felt, er der flere feltegenskaber, der også kan påvirke den måde, du indtaster data i en Access-database på.

Få vist egenskaber for et tabelfelt

Access indeholder to måder at få vist egenskaberne for et tabelfelt. Du kan bruge kontrolelementer under fanen dataark, eller du kan åbne tabellen i designvisning. De følgende nedenstående trin beskriver, hvordan du bruger begge teknikker.

Få vist tabelegenskaber under fanen Dataark

  1. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, du vil bruge.

  2. Klik på fanen felter, og Brug kontrolelementerne i gruppen formatering til at få vist egenskaberne for hvert tabelfelt. Note, hvis du bruger Access 2007, finder du denne liste under fanen dataark i gruppen datatyper og -formatering.

Få vist tabelegenskaber i designvisning

  1. Højreklik på den tabel, du ønsker, og klik på Designvisning Knapflade i genvejsmenuen i navigationsruden.

    Tabellen åbnes i designgitteret.

  2. Klik på fanen Generelt i nederst del af gitteret, hvis den ikke allerede er markeret.

    Eller

    Klik på fanen Opslag for at få vist egenskaberne for et opslagsfelt.

    Et opslagsfelt er et tabelfelt, hvor der bruges en forespørgsel til at hente værdier fra en eller flere tabeller i en database. Disse værdier vil som standard blive vist som en liste i opslagsfeltet. Afhængigt af hvordan en databasedesigner angiver opslagsfeltet, kan du markere et eller flere elementer på listen.

I følgende tabel vises de egenskaber, der har den største virkning på dataindtastning, og det forklares, hvordan de påvirker indtastning af data.

Egenskab

Placering i tabeldesign-gitteret

Mulige værdier

Funktionsmåde, når du forsøger at indtaste data

Feltstørrelse

Fanen Generelt

0 til 255

Tegngrænsen gælder kun i felter, der er indstillet til datatypen Tekst. Hvis du forsøger at indtaste flere end det angivne antal tegn, afkortes de i feltet.

Påkrævet

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når denne egenskab er slået til, er du tvunget til at indtaste en værdi i et felt, og du kan ikke gemme nye data i programmet, før du har udfyldt et felt, der skal udfyldes. Når egenskaben er slået fra, accepteres Null-værdier i feltet, hvilket vil sige, at feltet kan være tomt.

Bemærk: En Null-værdi er ikke det samme som en nulværdi. Nul er et ciffer, og "Null" er en manglende, ikke-defineret eller ukendt værdi.

TilladNullængde

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når denne er slået til, kan du angive strenge af længden nul – strenge, der ikke indeholder tegn. Hvis du vil oprette en streng af længden nul, skal du angive et sæt dobbelt anførselstegn i feltet ("").

Indekseret

Fanen Generelt

Ja/Nej

Når du indekserer et tabelfelt, kan du ikke tilføje dubletværdier. Du kan også oprette et indeks ud fra mere end ét felt. I så fald kan du dublere værdierne i det ene felt, men ikke i begge felter.

Inputmaske

Fanen Generelt

Foruddefinerede eller brugerdefinerede sæt af konstanter og pladsholdertegn

En inputmaske tvinger dig til at angive data i et foruddefineret format. Maskerne vises, når du vælger et felt i en tabel eller et kontrolelement i en formular. Antag f.eks., du klikker på et datofelt og får vist disse tegn: MMM-DD-YYYY. Det er en inputmaske. Den tvinger dig til at angive månedsværdier som forkortelser på tre bogstaver, som OKT, og værdien året som fire cifre – for eksempel OCT-15-2017.

Bemærk: Husk, at inputmasker kun bestemmer, hvordan du indtaster data, ikke hvordan disse data gemmes eller vises i Access.

Du kan finde flere oplysninger om oprettelse og brug af inputmasker artiklen kontrolelementet dataindtastningsformater med inputmasker. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan Access lagrer og viser dato/klokkeslætsdata artiklen angive en dato- eller klokkeslætsværdi.

BegrænsTilListe

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer ændringer af elementer i et opslagsfelt. Nogle gange kan du prøve at ændre elementerne i et opslagsfelt manuelt nye brugere af Access. Når Access forhindrer dig i at ændre elementer i et felt, vil denne egenskab er indstillet til Ja. Hvis denne egenskab er aktiveret, og du vil ændre, hvilke elementer på en liste, skal du åbne listen (Hvis du vil redigere en værdiliste) eller den tabel, der indeholder kildedataene for listen (Hvis du vil redigere et opslagsfelt) og ændre værdierne dér. Du kan finde flere oplysninger om brug af opslagsfelter, se redigere elementerne i et opslagsfelt, senere i denne artikel.

Tillad redigering af værdiliste

Fanen Opslag

Ja/Nej

Aktiverer eller deaktiverer kommandoen Rediger listeelementer for værdilister, men ikke for opslagsfelter. Hvis du vil aktivere kommandoen for opslagsfelter, skal du indtaste et gyldigt formularnavn i egenskaben Redigeringsformular til listeelementer. Kommandoen Tillad redigering af værdiliste vises i en genvejsmenu, der åbnes, når du højreklikker på en liste eller kombinationsboks. Når du kører kommandoen, åbnes dialogboksen Rediger listeelementer. Hvis du derimod angiver navnet på en formular i egenskabsboksen Redigeringsformular til listeelementer, åbnes denne formular i stedet for dialogboksen.

Bemærk: Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer fra listen og kombinationsboksen på formularer og fra kombinationsbokse i tabeller og forespørgselsresultatsæt. Formularerne skal være åbnet i enten designvisning eller browservisning, mens tabeller og forespørgselsresultatsæt skal være åbnet i dataarkvisning.

Redigeringsformular til listeelementer

Fanen Opslag

Navn på en formular til dataindtastning

Hvis du angiver navnet på en formular til dataindtastning som værdi i denne tabelegenskab, åbnes den pågældende formular, når en bruger kører kommandoen Rediger listeelementer Ellers åbnes dialogboksen Rediger listeelementer, når en bruger udfører kommandoen.

Toppen af siden

Føje poster direkte til en tabel i dataarkvisning

En tabel, der er åbnet i dataarkvisning, minder meget om et Excel-regneark, og du kan skrive eller indsætte data i et eller flere felter – hvad der svarer til en celle i et regneark.

Husk på følgende, når du gør det.

  • Du behøver ikke udtrykkeligt gemme dine data. I Access anvendes ændringer af tabellen, når du flytter markøren til et nyt felt i samme række, eller når du flytter markøren til en anden række.

  • Felterne i en Access-database er som standard indstillet til at acceptere en bestemt type data, f.eks. tekst eller tal. Du skal angive den type data, som feltet er defineret til at acceptere. Hvis du ikke gør det, vises der en fejlmeddelelse:

    Fejlmeddelelsen om ugyldig værdi

  • Der kan være anvendt en inputmaske til et felt. En inputmaske er et sæt konstanttegn og pladsholdertegn, som tvinger dig til at indtaste data i et bestemt format.

    Du kan finde flere oplysninger om inputmasker artiklen kontrolelementet dataindtastningsformater med inputmasker.

  • Du kan angive kun én post i de fleste felter med undtagelse af vedhæftede filer og lister. Hvis du ikke ved, om et felt accepterer vedhæftede filer, kan du se egenskaberne for feltet. Gør du ved at se trinnene i Egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel. Du kan altid identificere en liste, fordi der vises et afkrydsningsfelt ud for hvert element på listen.

Indtaste data i en tabel

  1. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, du vil bruge.

    Tabellen åbnes som standard i dataarkvisning – et gitter, der ligner et Excel-regneark.

  2. Klik eller sæt på anden måde fokus på det første felt, du vil brug, og indtast derefter dine data.

  3. Hvis du vil gå til det næste felt i samme række, skal du trykke på TAB, bruge højre eller venstre piletast eller klikke på cellen i det næste felt.

    Når du trykker på TAB, anvendes Internationale indstillinger i Windows som standard til at bestemme, om markøren flyttes mod venstre eller mod højre. Hvis der på computeren anvendes et sprog, hvor der læses fra venstre mod højre, flyttes markøren mod højre, når du trykker på TAB. Hvis der på computeren anvendes et sprog, hvor der læses fra højre mod venstre, flyttes markøren mod venstre.

    Hvis du vil flytte til næste celle i en kolonne, skal du bruge pil op- eller pil ned-tasterne eller klikke på den ønskede celle.

Anvende RTF-formatering til data i et felt med lang tekst (notat)

  1. Tabellen åbnes i dataarkvisning, vælge et langt tekstfelt. Hvis du bruger Access 2007 eller Access 2010, der ville være et notatfelt.

    Typisk indeholder lange tekstfelter kommentarer eller noter, så du kan søge efter et felt med navnet "Kommentarer" eller "Noter". Hvis du stadig ikke kan finde feltet lang tekst, kan du se trin i få vist egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel.

  2. Under fanen Startside i gruppen skrifttype bruge knapper og menuer til at formatere teksten.

    Billede af Access-båndet

    Du kan anvende forskellige skrifttyper og -størrelser, fed eller kursiv tekst, farver osv.

Toppen af siden

Tilføje poster ved at bruge en formular

Brug af formularer til dataindtastning kan gøre det lettere, hurtigere og mere præcist, når du skal indtaste data. Formularer oprettes typisk, når du skal indtaste data i mere end én tabel ad gangen. Du opretter også formularer, når du vil skjule nogle af felterne i en tabel, når du vil gøre en database lettere at bruge (et trin, der kan reducere kursusudgifterne), og når du vil sikre dig, at brugerne indtaster data nøjagtigt.

Hvordan du bruger en formular til at redigere data, afhænger af designet af formularen. Formularer kan indeholde et vilkårligt antal kontrolelementer, som lister, tekstbokse, knapper og dataark – gitre, der ligner Excel-regneark. Også de enkelte kontrolelementer i formularen enten læser data fra eller skriver data til et underliggende tabelfelt. Hvad jeg gøre med et givent kontrolelement afhænger af den datatype, du har angivet for det underliggende tabelfelt, en hvilken som helst egenskaber, der er angivet for det pågældende felt, og muligvis flere egenskaber, der angiver databasedesign for hvert kontrolelement. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan datatyper og feltegenskaber påvirker dataindtastning, finder du i afsnittene Sådan datatyper påvirker den måde, du angiver data , og Sådan tabel feltegenskaber påvirker den måde, du angiver data, tidligere i denne artikel.

I nedenstående afsnit forklares det, hvordan du kan bruge de mest almindelige kontrolelementer til dataindtastning. Hvis du har spørgsmål til en bestemt database, skal du kontakte systemadministratoren eller databasedesigneren.

Tilføje eller redigere tekst i en tekstboks

Når du tilføjer eller redigerer tekst i en tekstboks, arbejder du med data i en tekst eller lang (notat) tekstfelt. Når du fortsætter, skal du huske, at du kan angive en lang tekst-felt (eller det kontrolelement, der er bundet til feltet lang tekst) til understøtter RTF-formatering, og du kan derefter anvende forskellige skrifttyper, størrelser, typografier og farver til din tekst.

Redigere tekst i en tekstboks

  • Placer markøren i tekstfeltet, og ændre dine data. Husk, at du kan udføre beregninger af tallene i en tekst eller lang tekst (notat) felt.

Anvende RTF-formatering

Bemærk: Kun, når et tekstfelt er bundet til et langt tekstfelt (notat), kan du følge disse trin. Se trin i få vist egenskaber for et tabelfelt, tidligere i denne artikel.

  1. Med den formular, der er åben i formularvisning eller layoutvisning eller tabellen er åben i dataarkvisning, skal du vælge feltet lang tekst (notat).

  2. Under fanen Startside i gruppen skrifttype bruge knapper og menuer til at formatere teksten.

    Billede af Access-båndet

    Du kan anvende forskellige skrifttyper og størrelser, formatere teksten som fed eller kursiv, ændre farver osv.

Indtaste data ved hjælp af en liste

Du kan bruge lister i formularer og i tabeller og forespørgselsresultatsæt, der er åbne i dataarkvisning – et gitter, der ligner et Excel-regneark.

Når du bruger en liste i en formular, kan du få vist et kontrolelement i en kombinationsboks eller et listebokselement. Disse figurer viser henholdsvis en kombinationsboks og et listebokselement.

Tom opslagsliste

Grundlæggende listebokskontrolelement i en formular

Når du bruger en liste i en tabel eller et forespørgselsresultatsæt, anvendes der som standard en kombinationsboks i programmet.

Lister kan desuden understøtter flere værdier. Hvis du får vist en liste med et afkrydsningsfelt ud for hvert element på listen, kan du vælge op til 100 elementer på listen. Lister med flere værdier, som du kan oprette uden programmering kan løse almindelige business problemer. Lad os antage, at du bruger en Access-database til at registrere kundesupport. Hvis du har brug at tildele flere personer til et problem, kan du bruge en liste med flere værdier. Disse figurer viser typiske lister med flere værdier.

En rulleliste med afkrydsningsfelter i åben tilstand.   Liste med afkrydsningsfelter.

Du kan også redigere elementerne på en liste. Hvis du eller databasedesigneren aktiverer kommandoen, kan du tilføje, ændre og fjerne listeelementer direkte fra listen. Databasedesignere kan imidlertid vælge at deaktivere kommandoen, så den ikke kan vælges for alle databaser.

Fremgangsmåderne i følgende afsnit viser, hvordan du anvender og redigerer lister.

Markere elementer på en rulleliste

  1. Åbne formularen, tabellen eller forespørgselsresultatsættet, der indeholder listen.

    Bemærk: Du skal åbne formularer i formularvisning eller layoutvisning. Du skal åbne tabeller eller forespørgselsresultatsæt i dataarkvisning.

  2. Klik på pil ned ud for listen, og marker derefter det ønskede element.

  3. Når du skal have registreret dit valg i databasen, skal du flytte markøren til et andet felt.

Markere elementer på en liste

  1. Åbn formularen med listen.

  2. Rul ned blandt elementerne på listen, og marker det ønskede element.

  3. Når du skal have registreret dit valg i databasen, skal du flytte markøren til et andet felt.

Markere elementer på en rulleliste med afkrydsningsfelter

  1. Åbn formularen, tabellen eller forespørgselsresultatsættet, der indeholder listen.

    Bemærk: Du kan bruge rullelister med afkrydsningsfelter i formularer, tabeller og forespørgselsresultatsæt. Hvis du vil gøre det, skal du åbne formularer i formularvisning eller browservisning, og du skal åbne tabeller og forespørgselsresultatsæt i dataarkvisning.

  2. Klik på pil ned ved siden af listen.

  3. Marker op til 100 afkrydsningsfelter, og klik derefter på OK.

Markere elementer på en liste med afkrydsningsfelter

  1. Åbn formularen med listen.

    Bemærk: Du skal åbne formularen i formularvisning eller browservisning.

  2. Klik på pil ned ved siden af listen.

  3. Marker helt op til 100 afkrydsningsfelter, og klik derefter på OK.

Redigere elementerne på en liste

Bemærk: Du kan redigere en hvilken som helst listetype i en formular, tabel eller et forespørgselsresultatsæt. Husk, at du skal åbne formularer i formularvisning eller browservisning, og at du skal åbne tabeller og forespørgselsresultatsæt i dataarkvisning. Husk også, at databasedesigneren eller it-afdelingen kan deaktivere denne kommando, så den ikke altid er tilgængelig.

  1. Åbn formularen, tabellen eller forespørgselsresultatsættet, der indeholder listen.

  2. Højreklik på den liste, du vil redigere, og klik derefter på Rediger listeelementer.

    Der vises en dialogboks eller en formular til dataindtastning. Det skærmbillede, du får vist, afhænger af den listetype, du vil redigere. I Access anvendes der to grundlæggende listetyper  – værdilister og opslagslister. Værdilister viser et sæt elementer, der indtastes manuelt, og opslagslister bruger en forespørgsel til at hente deres data fra en eller flere tabeller. Benyt en af følgende fremgangsmåder.

    • Hvis du redigerer en værdiliste, skal du bruge dialogboksen Rediger listeelementer til at redigere listedataene og derefter klikke på OK, når du afslutter.

    • Hvis du redigerer en opslagsliste, vises en formular til dataindtastning. Brug denne formular til at redigere listedataene.

Toppen af siden

Redigere elementerne i et opslagsfelt

Et opslagsfelt viser en liste over data, som brugerne kan anvende til at vælge et eller flere elementer. Du kan oprette to typer opslagslister.

  • Værdilister    Disse lister indeholder et sæt faste værdier, som du indtaster manuelt. Værdien findes i egenskaben Rækkekilde i opslagsfeltet.

  • Opslagslister    Disse lister bruger en forespørgsel til at hente værdier fra en anden tabel. Egenskaben Rækkekilde i feltet indeholder en forespørgsel i stedet for en fast værdiliste.

Opslagsdata vises som standard på en rulleliste, selvom du kan angive et listebokselement. Der åbnes en rulleliste, hvor listen vises, og når du foretager et valg, lukkes rullelisten igen. En liste forbliver derimod åben hele tiden.

Du kan køre kommandoen Rediger listeelementer, eller du kan redigere dataene direkte i egenskaben Rækkekilde eller kildetabellen. Finde oplysninger om ved hjælp af kommandoen Rediger listeelementer, indtaste data ved hjælp af en liste, tidligere i denne artikel. I dette afsnit forklares det, hvordan du kan redigere elementerne direkte i egenskaben Rækkekilde eller kildetabellen. Processen indeholder flere generelle trin.

  • Find opslagsfeltet. Du skal følge en fremgangsmåde, der er en anelse anderledes, når du arbejder med en formular i forhold til en tabel.

  • Find opslagsfeltets type – enten en værdiliste eller en opslagsliste. Hvis du bruger en opslagsliste, skal du finde den kildetabel, der leverer dataene til opslagsfeltet.

  • Rediger elementerne på værdilisten.

    eller

    Åbn kildetabellen til opslagslisten, og rediger dataene i denne tabel.

Finde et opslagsfelt i en formular

  1. Højreklik på formularen i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

    eller

    Hvis formularen allerede er åben, kan du højreklikke på formularfanen og derefter klikke på Designvisning i genvejsmenuen.

    eller

    Klik på knappen Vis at skifte mellem tilgængelige visninger i gruppen Vis under fanen Startside. Du kan alternativt klikke på pilen under Vis og derefter vælge en af de tilgængelige visninger i menuen..

    Billede af Access-båndet

  2. Højreklik på listen eller kontrolelementet i kombinationsboksen, og klik på Egenskaber.

  3. I egenskabsarket skal du klikke på fanen Alt og finde egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde. Egenskaben Rækkekildetype skal indeholde enten Værdiliste eller Tabel/forespørgsel, og egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en liste med elementer, der er adskilt af semikoloner, eller en forespørgsel. Du kan forstørre egenskabsarket, så du kan læse listen over elementer eller forespørgslen.

    Typisk værdilister Brug denne grundlæggende syntaks: "" element";" element";" element" "

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer, der er omsluttet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikoloner.

    Udvælgelsesforespørgsler anvender denne grundlæggende syntaks: Vælg [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn]. [ field_name] fra [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i denne tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning henviser kun til tabellen eller forespørgslen. Her er en vigtig ting at huske på: SELECT-delsætninger indeholder muligvis ikke navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom de altid indeholder navnet på mindst ét felt. Alle FROM-delsætninger skal imidlertid henvise til en tabel eller en forespørgsel. Derfor kan du altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder.

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Kontroller, at hvert element er omsluttet af dobbelte anførselstegn, og adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i opslagslisten henviser til en anden forespørgsel, skal du i navigationsruden åbne denne anden forespørgsel i designvisning (højreklik på forespørgslen, og klik på Designvisning). Bemærk navnet på tabellen, der vises i øverste sektion af Forespørgselsdesigner, og fortsæt derefter til næste trin.

      eller

      Hvis forespørgslen i feltet Opslag henviser til en tabel, skal du notere navnet på tabellen og derefter fortsætte til næste trin.

  5. Dobbeltklik på tabellen i navigationsruden for at åbne den i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne.

Finde et opslagsfelt i en tabel

  1. Højreklik i navigationsruden på tabellen, og klik på Designvisning.

  2. I øverste sektion af forespørgslens designgitter skal du i kolonnen Datatype klikke på eller på anden måde indstille fokus på et eventuelt felt af typen Tekst, Tal eller Ja/Nej.

  3. I den nederste sektion af tabellens designgitter skal du klikke på fanen Opslag og derefter se på egenskaberne Rækkekildetype og Rækkekilde.

    Egenskaben Rækkekildetype skal være angivet til Værdiliste elle Tabel/forespørgsel. Egenskaben Rækkekilde skal indeholde enten en værdiliste eller en forespørgsel.

    Værdilister Brug denne grundlæggende syntaks: "" element";" element";" element" "

    I dette tilfælde er listen et sæt elementer, der er omsluttet af dobbelte anførselstegn og adskilt af semikoloner.

    Typisk udvælgelsesforespørgsler anvender denne grundlæggende syntaks: Vælg [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn]. [ field_name] fra [tabelnavn_eller_forespørgselsnavn].

    I dette tilfælde indeholder forespørgslen to delsætninger (SELECT og FROM). Den første delsætning henviser til en tabel eller forespørgsel og et felt i denne tabel eller forespørgsel. Den anden delsætning henviser kun til tabellen eller forespørgslen. Her er en vigtig ting at huske på: SELECT-delsætninger indeholder muligvis ikke navnet på en tabel eller forespørgsel, selvom de altid indeholder navnet på mindst ét felt. Alle FROM-delsætninger skal imidlertid henvise til en tabel eller en forespørgsel. Derfor kan du altid finde kildetabellen eller kildeforespørgslen til et opslagsfelt ved at læse FROM-delsætningen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder.

    • Hvis du bruger en værdiliste, skal du redigere elementerne på listen. Kontroller, at hvert element er omsluttet af dobbelte anførselstegn, og adskil hvert element med et semikolon.

    • Hvis forespørgslen i opslagsfeltet henviser til en anden forespørgsel, skal du i navigationsruden åbne denne anden forespørgsel i designvisning (højreklik på forespørgslen, og klik på Designvisning). Bemærk navnet på tabellen, der vises i øverste sektion af Forespørgselsdesigner, og fortsæt derefter til næste trin.

      eller

      Hvis forespørgslen i feltet Opslag henviser til en tabel, skal du notere navnet på tabellen og derefter fortsætte til næste trin.

  5. Dobbeltklik på tabellen i navigationsruden for at åbne den i dataarkvisning, og rediger derefter listeelementerne.

Toppen af siden

Indtaste strenge af længden nul

I Access kan du skelne mellem to typer tomme værdier: Null-værdier og strenge af længden nul. Null-værdier angiver en ukendt værdi, og strenge af længden nul angiver felter, der indeholder et mellemrum. Antag f.eks., at du har en tabel med kundedata, og at denne tabel indeholder et faxnummerfelt. Du kan lade være med at udfylde dette felt, hvis du ikke kender en kundes faxnummer. I så fald indsættes der en Null-værdi, hvis du ikke udfylder feltet, hvilket vil sige, at du ikke ved, hvad værdien er. Hvis du senere finder ud af, at kunden ikke har en faxmaskine, kan du indtaste en streng af længden nul i feltet for at angive, at du ved, at der ikke er nogen værdi.

Bemærk: Husk, at du kan angive en egenskab, der forhindrer, at felterne accepterer null-værdier. Du kan finde flere oplysninger om at angive denne egenskab, skal du se Sådan datatyper påvirker den måde, du angiver data, tidligere i denne artikel.

  1. Åbn en tabel i dataarkvisning eller en formular i formularvisning eller browservisning.

  2. Marker det ønskede felt, og skriv to dobbelte anførselstegn uden mellemrum ("").

  3. Flyt markøren til en anden post for at få registreret ændringerne i databasen. Anførselstegnene forsvinder som standard.

Toppen af siden

Tilføje poster ved at importere eller sammenkæde data

Du kan importere eller oprette kæde til data, der er placeret i en lang række kilder, herunder andre Access-databaser, Excel-projektmapper, tekstfiler og Word-dokumenter og lister på servere, der kører Microsoft SharePoint Services.

Forklaring på, hvordan du importerer og sammenkæder med disse datakilder ligger ikke inden for rammerne af denne artikel. Du kan klikke på nedenstående hyperlinks for at få oplysninger om, hvordan du importerer og sammenkæder data.

Toppen af siden

Tidsbesparende metoder for dataindtastning

Der er mange måder du i Access kan gøre indtastning af data hurtigere. Fremgangsmåderne i de følgende afsnit forklarer, hvordan du kan angive en standardværdi for felter og lister i formularer, og hvordan du kan bruge genvejstaster til at genbruge værdier, når du sorterer data.

Angive en standardværdi for et felt eller et kontrolelement

Hvis et stort antal poster har samme værdi i et givet felt, f.eks. en by eller et land/område, kan du spare tid, hvis du angiver en standardværdi for det kontrolelement, der er bundet til det pågældende felt. Når du åbner formularen eller opretter en ny post, vises standardværdien i kontrolelementet som standard.

Angive en standardværdi for et kontrolelement

  1. Åbn formularen i designvisning.

  2. Højreklik på det kontrolelement, du vil arbejde med, og klik derefter på Egenskaber.

  3. Angiv egenskaben Standardværdi til den værdi, du ønsker, under fanen Data.

  4. Gentag trin 1-3 for at angive en ny standardværdi.

Angive en anden værdi

  • Indtast nye data til en værdi i en tekstboks. Du kan når som helst overskrive en standardværdi.

    eller

  • Marker en ny værdi på listen til en værdi på en liste.

Genbruge værdier ved sortering

Når du flytter mellem poster, skal du sortere hver post ved hjælp af den samme værdi. Når du gør, kan du spare tid ved hjælp af genvejstaster skal gentages, sortere værdi. For eksempel Antag, at du sortere lister over ordrer efter produkttype. I den første post skal skrive du bløde drikkevarer at sortere efter ordrer, hvor kunder købte bløde drikkevarer. Når du flytter til den næste post, kan du kopiere og genbruge sortere den pågældende værdi.

Bemærk: I denne fremgangsmåde antages det, at du åbnet en formular i formularvisning.

  1. Flyt til det felt, der genbruger værdien fra det tilsvarende felt i forrige post.

  2. Tryk på CTRL+' (apostrof).

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×