Føje de data, der er indsamlet via e-mails, til Access-databasen

Important: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Du kan indsamle eller opdatere oplysninger via e-mails ved hjælp af Microsoft Access 2010 med Microsoft Outlook 2010. I Access får du hjælp til at oprette en formular til indsamling af data og til at sende formularen i en e-mail. Når modtagerne returnerer den udfyldte formular, kan du vælge at få de indsamlede data behandlet og gemt automatisk i en angivet Access-database. Denne måde at indsamle data på, kan spare dig tid og arbejde, som normalt involverer, at du skal kopiere og indsætte data eller manuelt angive data. Nedenfor finder du nogle scenarier, hvor du kan bruge denne proces til indsamling af data:

Undersøgelser   : Du kan gøre en undersøgelse og samle resultaterne ved først at oprette en Access-database med de nødvendige tabeller til at gemme resultaterne, og ved hjælp af guiden til at oprette en undersøgelsesformular, og derefter sende dem til deltagerne i undersøgelsen. Når deltagerne svarer, gemmes de undersøgelse data automatisk i databasen.

Statusrapporter   : om det er den nyeste niveau lagerstatus eller de seneste oplysninger om ventende problemer, dit team kan holde dig informeret ved at sende du e-mail-meddelelser, der indeholder de aktuelle oplysninger med jævne mellemrum.

Administration af hændelser   : Når organisere en konference eller træning eller andre begivenheder, kan du sende en eller flere formularer som en e-mail meddelelse til at indsamle oplysninger, rejser og hotel kontaktindstillinger, og så videre. Hvis du vælger at lade svarene behandlet automatisk, deltagerne, der kan ændre indstillingerne når som helst uden at give dig besked, og du har altid adgang til de nyeste data til beslutningstagning formål.

I denne artikel gennemgås, hvad du skal bruge for at kunne bruge denne proces, hvordan du kommer i gang med at bruge guiden, samt nogle flere oplysninger om forskellige trin, så du kan foretage de bedste valg, når du følger guiden.

Note: Du kan ikke føje de indsamlede data, hvis modtageren brugt Hotmail- eller Yahoo til at sende dig dataformularen af websteder.

Inden du går i gang

Hvis det er første gang, du indsamler data via e-mails, skal du udføre følgende trin:

  1. Sørg for, at du har installeret følgende programmer på din computer:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Outlook skal være installeret og konfigureret på den computer, du bruger til at sende e-mail. Hvis Outlook er installeret, men endnu ikke er konfigureret, skal du starte Outlook og følge vejledningen i guiden Outlook-start. Du kan få hjælp til guiden i Outlook Hjælp.

    • Hvis du planlægger at bruge en InfoPath-formular, skal du sørge for, at InfoPath 2007 eller nyere er installeret, og at modtagerne også har InfoPath på deres computere.

    • Modtagerne skal enten have InfoPath eller en e-mail-klient, der understøtter HTML, installeret på deres computere for at kunne få vist og redigere formularen.

      Den formular, der bruges til at indsamle data via e-mail-meddelelser er ikke en Access-formular. Guiden opretter en særlig formular i HTML-format eller InfoPath.

      Angiv en destinationsdatabase. Databasen kan enten være i .mdb- eller .accdb-format. .mde- og .accde-filer understøttes også. Hvis du ikke vil bruge en eksisterende database, skal du oprette en ny.

  2. Identificere, eller Opret de tabeller, der skal udfyldes med data fra e-mail-svar. Hvis du er ved at indsamle data til eksisterende tabeller, sikre, at tabellerne ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere deres indhold.

Note: Felttyperne Vedhæftet fil, Autonummerering, OLE og Med flere værdier kan ikke indsamles via e-mail.

Hvis dine data samling handlingen udfylder to eller flere tabeller, skal du oprette en udvælgelsesforespørgsel og bruge disse som formularens postkilde. Sørg for, at forespørgslen indeholder alle de obligatoriske felter fra de underliggende tabeller. Hvis du bruger en eksisterende forespørgsel, kan du sikre dig, at forespørgslen ikke er skrivebeskyttet og at du har de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af en forespørgsel baseret på to eller flere tabeller, i artiklen Introduktion til forespørgsler.

Gem dataene som nye poster i følgende situationer:

  • Hvis dataene udfylder flere tabeller.

  • Hvis destinationstabellen ikke har et primært nøglefelt. De primære nøgleværdier skal bruges til at knytte hvert svar til en eksisterende post. Hvis destinationstabellen ikke har et primært nøglefelt, skal du enten tilføje det nu eller tildele et eksisterende felt, der har unikke værdier, som primær nøgle.

  • Hvis destinationstabellen ikke har nogen poster. Hvis tabellen er tom, går guiden ud fra, at du vil tilføje poster.

  • Hvis modtagernes e-mail-adresser ikke er gemt som et felt i databasen. Når du indsamler data for at opdatere poster, vil du ikke manuelt kunne skrive adresserne i den meddelelse, der er oprettet af guiden. Adressefeltet skal være i destinationstabellen eller i en tabel, der har en relation med destinationstabellen.

Toppen af siden

Introduktion

  1. Åbn den database, de indsamlede data skal gemmes i.

  2. Hvis du vil føje data til en enkelt tabel, skal du vælge tabellen i navigationsruden. Hvis du skal udfylde flere relaterede tabeller, skal du vælge den forespørgsel, der er bundet til disse tabeller.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at starte guiden:

    • Klik på Opret e-mail i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data.

    • Højreklik på tabellen eller forespørgslen, og klik derefter på Indsaml og opdater data via e-mail.

      Note: Hvis tabellen ikke indeholder felter eller kun har den Autonummerering, OLE-objekt, vedhæftet fil eller et opslag felttyper, vises følgende meddelelse: den markerede tabel eller forespørgsel har ikke eventuelle felter, der understøtter indsamle data via e-mail.

Hvis tabellen indeholder felter, der understøtter dataindsamling, startes guiden. Hvis destinationstabellen understøtter både tilføjelse og opdatering af data, vejledes du gennem de påkrævede trin for at indsamle data via e-mails.

Brug følgende afsnit som reference, hvis du har spørgsmål i løbet af de følgende syv overordnede trin i processen.

  1. Vælg den type formular til dataindtastning, du vil sende

  2. Vælg, om der skal indsamles nye data, eller om eksisterende data skal opdateres

  3. Angiv de data, der skal indsamles

  4. Angiv, om databehandlingen skal være automatisk eller manuel

  5. Vælg, hvordan du vil angive modtagernes e-mail-adresser

  6. Gennemse og angive en liste over modtagere

  7. Oprette og sende e-mailen

Toppen af siden

Vælg den type formular til dataindtastning, du vil sende

Vælg formulartypen baseret på, hvad der er nemmest for dig og modtagerne.

Vælg HTML-formular    En HTML-formular kan vises og redigeres af en bruger, hvis e-mail-klient, der understøtter HTML

Vælg Microsoft InfoPath-formular    Du får vist denne indstilling for kun hvis InfoPath er installeret på computeren. Vælg denne indstilling, hvis dine modtagere, der alle har InfoPath og Outlook installeret på deres computere. En InfoPath-formular giver et bedre dataindtastning og redigering miljø

Den næste side, der vises i guiden, afhænger af, om destinationsobjektet understøtter opdatering af data. Hvis objektet er en forespørgsel, der er baseret på to eller flere tabeller, eller er en tabel, der mangler et primært nøglefelt eller ikke indeholder poster, antager guiden, at du vil tilføje nye poster, så du bliver bedt om at vælge formularfelterne. Under alle omstændigheder bliver du bedt om at angive, om du vil tilføje eller opdatere data, før du bliver bedt om at vælge formularfelterne.

Toppen af siden

Vælg, om der skal indsamles nye data, eller om eksisterende data skal opdateres

Angiv, hvad du vil gøre med dataene. Den type formular, du bruger, påvirker antallet af nye poster, som modtageren kan sende til dig i et enkelt svar. Under dataopdateringen er antallet af poster, som modtageren skal opdatere, lig med antallet af forudfyldte formularer, der medtages i en meddelelse.

Note: Hvis du vil tilføje nye poster, skal du skrive e-mail-adresserne i feltet til adresser i e-mailen, når meddelelsen oprettes. Hvis du vil opdatere eksisterende data, skal modtagernes e-mail-adresser være gemt som et felt i den underliggende tabel eller forespørgsel eller i en relateret tabel.

Toppen af siden

Angiv de data, der skal indsamles

Når du vælger de felter, der skal medtages i formularen, er det ikke nødvendigt at inkludere alle de felter, der findes i den underliggende tabel eller forespørgsel, i formularen. Følgende betingelser skal dog være opfyldt:

  • Påkrævede felter:    Felter markeret med et symbol for stjerne (*), er obligatoriske felter. Hvis du er ved at indsamle nye poster, medtages guiden automatisk alle felter, hvis egenskaben obligatorisk er indstillet til Ja. Hvis en post obligatoriske felter er tom, mislykkes Access at tilføje posten til tabellen.

  • Ikke understøttes felttyper:    Du vil ikke kunne medtage visse felttyper i formularen som Autonummerering, vedhæftet fil, OLE-objekt eller opslagsfelter.

  • Primær nøgle-felt:    Brugeren vil kunne skrive en værdi i feltet, når du tilføjer poster dog; svaret behandles ikke, hvis den angivne værdi er allerede i brug.

    Note: Hvis brugeren ikke skal kunne ændre dataene i feltet, skal du angive en etiket for hvert inkluderet felt under Feltegenskaber og derefter klikke på Skrivebeskyttet.

Toppen af siden

Angiv, om databehandlingen skal være automatisk eller manuel

Du kan vælge, om behandlingen af svar skal være automatisk eller manuel. Automatisk behandling betyder, at de svar, du modtager, behandles i Outlook og Access, hvor dataene eksporteres til destinationstabellen i databasen. Automatisk behandling kan spare en masse tid og arbejde. Manuel behandling betyder blot, at du starter eksporthandlingen for at overføre dataene fra en bestemt mappe i Outlook til destinationstabellen i Access.

Svarene eksporteres korrekt til destinationstabellen, hvis følgende betingelser er opfyldt på det tidspunkt, hvor svarene modtages i postkassen:

  • Outlook skal allerede køre på din computer. Hvis Outlook ikke kører, starter databehandlingen, næste gang du starter Outlook.

  • Access må ikke være beskyttet med en adgangskode og må ikke været åbnet med udelt adgang. Databasens navn og placering må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Navnene på tabellerne og forespørgslerne samt egenskaberne for felterne i formularen må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet i de underliggende tabeller og forespørgsler.

    Note: Hvis den automatiske behandling mislykkes, skal du løse eventuelle problemer og derefter manuelt eksportere de svar, der ikke blev behandlet. De svar, der modtages i indbakken, efter at du har løst problemerne, vil blive behandlet automatisk.

Sådan angives egenskaberne for at styre den automatiske behandling af svar

Hvis du vil angive en anden mappe i Outlook, hvor svarene skal gemmes, skal du klikke på mappenavnet på siden Angiv, hvordan svarene skal behandles i guiden. Vælg en anden mappe i dialogboksen Vælg mappe, eller klik på Ny for at oprette en ny mappe.

Hvis du klikker på Sådan angives egenskaberne for at styre den automatiske behandling af svar for at ændre eller finjustere indstillingerne for import, skal du se følgende tabel for at få oplysninger om de tilgængelige indstillinger:

Indstilling

Resultat

Slet svar fra brugere, du ikke har sendt meddelelsen   

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis det kun er de svar, der er sendt af de oprindelige modtagere af din e-mail, der skal behandles automatisk. Svar fra andre personer gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Acceptér flere svar fra hver modtager   

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis det kun er det første svar fra hver modtager, der skal behandles automatisk. De efterfølgende svar gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Note: Denne indstilling styrer kun antallet af svar og ikke det antal poster, der behandles i det enkelte svar. Hvis du med andre ord sender en InfoPath-formular, kan modtageren sende flere poster til dig i et enkelt svar. Alle poster i svaret behandles automatisk i Access, selvom dette afkrydsningsfelt ikke er markeret.

Tillad kun opdateringer til eksisterende data   

Når modtagerne bruger en InfoPath-formular til at opdatere data, kan de både sende poster til dig og opdatere eksisterende poster. Markér dette afkrydsningsfelt, hvis det kun er opdateringer af eksisterende poster, der skal behandles.

Antal svar, der skal behandles   

Skriv det samlede antal svar (fra alle modtagere), der skal behandles automatisk. Hvis alle svarene skal behandles automatisk, skal du angive en høj værdi som f.eks. 5000 i tekstfeltet. De svar, der modtages, efter at det angivne antal er nået, bliver gemt i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Dato og klokkeslæt, indsamlingen skal stoppe   

Angiv, hvornår den automatiske behandling af svar på denne e-mail skal stoppe. De svar, der modtages efter det angivne tidspunkt, gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Hvis du vil ændre disse indstillinger senere, skal du klikke på Administrer svar i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data. I dialogboksen Administrer meddelelser om Dataindsamling skal du vælge den meddelelse, hvis indstillinger du vil ændre, og derefter klikke på Meddelelsesindstillinger. De ændringer, du foretager i dialogboksen, påvirker alle efterfølgende svar, du modtager på meddelelsen.

Sådan behandles svar manuelt

Hvis du vil styre, hvornår og hvilke svar der behandles, skal du ikke markere afkrydsningsfeltet Automatisk. Svarene gemmes i en angiven mappe i Outlook, indtil du markerer og højreklikker på hvert enkelt svar i mappen og derefter klikker på Eksportér data til Microsoft Access i genvejsmenuen.

I nogle tilfælde bliver du muligvis også nødt til at udføre en manuel behandling af de svar, der ikke kunne behandles automatisk.

Husk på følgende, før du eksporterer data

  • Access-databasen må ikke være åbnet med udelt adgang, og hverken databasens navn eller placering må være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Navnene på tabellerne og forespørgslerne samt egenskaberne for felterne i formularen må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet i de underliggende tabeller og forespørgsler.

Toppen af siden

Vælg, hvordan du vil angive modtagernes e-mail-adresser

Hvis du kun indsamler nye oplysninger, kan du angive e-mail-adresserne på to måder:

  • Skriv e-mail-adresserne enkeltvis i Outlook-e-mailen, eller vælg adresserne i en adressebog.

  • Brug feltet med e-mail-adresser i tabellen eller forespørgslen for den aktuelle Access-database.

    Note: Når du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, får du ikke vist denne dialogboks, fordi modtagernes e-mail-adresser først skal være tilgængelige som et felt i databasen.

Sådan angives e-mail-adresserne direkte i Outlook

Hvis du angiver modtagerne i Outlook, kan du få vist og tilpasse meddelelsen, før du sender den. Brødteksten i e-mailen indeholder en kort introduktion og en formular. Du frarådes at ændre formularen. Hvis du ændrer formularen, kan det betyde, at svaret ikke behandles.

Sådan bruges de e-mail-adresser, der er gemt i et felt i databasen

Mulighed for at vælge en tilknyttet tabel henviser til tabeller, der vedrører. Klik på relationer for at få vist eller redigere tabelrelationer i databasen, under fanen Database værktøjer., i gruppen relationer

Du kan finde flere oplysninger om relationer i artiklen Vejledning i tabelrelationer.

Toppen af siden

Gennemse og angive en liste over modtagere

På det sidste overordnede trin skal du gennemse og tilpasse e-mailen, finjustere listen over modtagere og derefter sende meddelelsen med dataindsamlingen.

Oprette og sende e-mailen

Når du får besked på, at du kan oprette e-mailen, og du får vist, hvordan du kan se statussen for e-mail ved hjælp af kommandoen Administrer svar, vises der muligvis nogle advarsler. I nedenstående tabel findes en beskrivelse af de enkelte advarsler og de handlinger, du skal udføre for at løse problemerne.

Advarsel meddelelse

Beskrivelse

S løsning

Nogle poster indeholder ikke en gyldig adresse i det angivne e-mail-adressefelt. Der returneres ingen data for disse rækker.

Det e-mail-adressefelt, du har valgt, indeholder Null-værdier.

Hvis du vil indsamle data til hver eneste post, skal du afslutte guiden og erstatte Null-værdierne med e-mail-adresser. Start derefter guiden igen.

Databasen er i øjeblikket åben i en udelt, låst tilstand. Så længe denne udelte lås ikke er frigivet, vil automatisk behandling af e-mails mislykkes.

Databasen er aktuelt åben i udelt tilstand.

Hvis du har valgt at få behandlet svarene automatisk, mislykkes behandlingen, fordi Access ikke kan tilføje eller opdatere en database, der har en udelt lås. Luk databasen, og åbn den igen i delt tilstand, når du har sendt meddelelsen.

Disse e-mails kan indeholde data af en fortrolig eller følsom art.

Du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, og den formular, du er ved at sende, bliver på forhånd udfyldt med eksisterende data.

Hvis nogle formularfelter indeholder følsomme data, skal du gå tilbage til det trin i guiden, hvor du har valgt felterne, og fjerne de felter, der indeholder følsomme data, fra formularen.

Når du har gennemset og tilpasset meddelelsen, kan du filtrere feltet med e-mail-adresserne og vælge modtagere. Vælg de ønskede e-mail-adresser ved at markere de tilhørende afkrydsningsfelter. Hvis du får vist en dialogboks med ugyldige e-mail-adresser, skal du notere disse adresser og klikke på Afslut. Kontrollér de ugyldige adresser, foretag eventuelle rettelser, og prøv derefter at sende meddelelsen igen.

Toppen af siden

Note: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×