Føj tid væk fra kontoret til kollegers Outlook-kalendere

Du kan nemt markere tid som "optaget" eller "fraværende" i din kalender i Outlook. Men hvad nu, hvis du ikke bruger Office 365, og du ikke har kalenderdeling aktiveret, men du har brug for, at din tid væk fra kontoret bliver fremhævet og synlig for dine kollegaer? I denne artikel forklares, hvordan du kan føje brugerdefinerede mødeindkaldelser, der varer hele dagen, til kollegaers kalendere uden at påvirke den ledige tid i deres kalendere.

Planlægning af ferietid med en mødeindkaldelse omfatter to trin. Først skal du give dine kollegaer besked om, at du er fraværende, ved at føje ferietiden til deres kalendere. Derefter kan du blokere for din ferie i din egen kalender.

Trin 1: Føj din ferie til kollegaers kalendere

Når du markerer tid som "ikke til stede" i din kalender, kan dine kollegaer se det, når de forsøger at planlægge et møde med dig. Men ville det ikke være godt, hvis du kunne give alle besked på én gang, om du ikke var til stede, uden at det ville påvirke deres status for ledig/optaget tid eller give rod i deres kalendere? Det kan du gøre ved at angive, at dine oplysninger skal vises i deres kalendere som en heldagsbegivenhed, men i modsætning til en normal heldagsbegivenhed, der som regel er angivet til "optaget", vises denne heldagsbegivenhed som ledig tid. Dine kollegaers ledige/optagede tid påvirkes ikke.

Bemærk: Mødeindkaldelser er designet til at blive sendt mellem Outlook-brugere. Hvis du skal have mulighed for at se andre brugeres tidsplaner, mens du skriver mødeindkaldelser i Outlook, skal din organisation bruge Microsoft Exchange Server.

  1. I kalenderen skal du vælge fanen Hjem og klikke på Nyt møde.

    Tastaturgenvej Hvis du vil oprette en ny mødeindkaldelse, skal du trykke på Ctrl+Skift+Q.

  2. Angiv en beskrivelse i feltet Emne, og angiv eventuelt en placering i feltet Placering

  3. Vælg start- og sluttidspunktet for, hvornår du ikke er til stede, på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. I forbindelse med ferier omfatter dette som regel hele dage. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Hele dagen.

    Bemærk: Som standard bruger Outlook den aktuelle tidszoneindstilling på computeren til planlægning. Hvis du vil planlægge din tid væk fra kontoret baseret på en anden tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger.

  4. Under Vis som i gruppen Indstillinger skal du klikke på Ledig på rullelisten. Hvis du allerede har angivet, at dette er en heldagsbegivenhed, angives Vis som automatisk til Ledig.

    Vigtigt: 

    • Sørg for, at indstillingen Vis som er angivet til Ledig. Dette giver modtagerne af mødeindkaldelsen mulighed for at acceptere mødeindkaldelsen og føje din ferie til deres kalender, uden at det blokerer for tid i deres kalender. Modtagerens kalender vises stadig med ledig tid til planlægning under din ferie.

    • Når du vælger en heldagsbegivenhed, er starttidspunktet for begivenheden midnat. For at undgå at dine kollegaer modtager beskeder på upassende tidspunkter, skal du angive indstillingen Påmindelse til Ingen.

  5. Skriv de oplysninger, du vil dele med modtagerne.

  6. Tilføj de ønskede modtagere på linjen Til.

  7. Hvis du vil give personer besked om flere gentagne tidspunkter, hvor du vil være væk fra kontoret, skal du gå til gruppen Indstillinger, klikke på Gentagelse, vælge gentagelsesmønsteret og derefter klikke på OK.

  8. Klik på Send.

Når du sender mødeindkaldelsen, og Vis som er angivet til Ledig, vises begivenheden øverst hver dag i dine kollegaers Outlook-kalendere – en visuel påmindelse, der ikke blokerer for arbejdstid.

Bemærk: Hvis du ikke har valgt Hele dagen, vises begivenheden i tidsgitteret. Den vises ikke øverst for hver dag. Men det er stadig markeret som ledig tid.

Trin 2: Bloker for ferie i din kalender

Hvis du har fulgt trinnene i forrige afsnit, blev den mødeindkaldelse, du sendte, markeret som ledig tid for at forhindre, at det skygger for tid i andre brugeres kalendere. Men tiden er også markeret som ledig i din egen kalender. Nu skal du oprette en ekstra aftale for dig selv, så andre kan se, at du ikke er ledig i den tid, du angiver.

En meget almindelig fejl er at åbne mødeindkaldelsen i din kalender og ændre indstillingen Vis som fra Ledig til Fraværende, når du har sendt den oprindelige indkaldelse. Men når du gør det, sendes der en opdatering til alle dem, du har sendt mødeindkaldelsen til, og Ledig ændres til Ikke til stede og tilsidesætter de trin, du har taget for at undgå det. Du skal oprette en dubleret aftale i din kalender, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede.

Når folk bruger Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de se din ledige tid, medmindre du har ændret tilladelserne for din kalender for at undgå dette. Normalt er indstillingen Vis som angivet til Optaget for aftaler, møder og begivenheder. Du kan også oprette elementer med indstillingen Vis som angivet til Ikke til stede. Elementer, der er angivet til Ikke til stede, betragtes som svarende til elementer, der er angivet til Optaget – det kan ikke forventes, at du er ledig på det pågældende tidspunkt. De to typer varierer visuelt – elementer, der er angivet til Ikke til stede, vises med en lilla farve, og elementer, der er angivet til Optaget, vises med et blåt farvetema. Denne forskel i udseende er med til at fremhæve grunden til, at du ikke er ledig. Du kan f.eks. flytte et modstridende element, der er angivet til Optaget, men du kan eller vil sandsynligvis ikke ændre et element, der er angivet til Ikke til stede, f.eks. din ferie.

  1. I kalenderen skal du vælge fanen Hjem og klikke på Ny aftale.

  2. Skriv et navn til den tid, du er væk, i feltet Emne.

  3. I Starttidspunkt og Sluttidspunkt skal du klikke på de datoer, hvor din tid væk begynder og slutter.

  4. Markér afkrydsningsfeltet Hele dagen.

  5. Skift indstillingen Vis som til Fraværende.

  6. Klik på Gem og luk.

Bemærk: Du kan overveje at slette (kun fra din kalender) den oprindelige mødeindkaldelse, som du har sendt til andre. Eller du kan lade den blive i din kalender, så du nemt kan sende en opdatering eller en annullering, hvis dine planer ændrer sig.

Trin 1: Føj din ferie til kollegaers kalendere

Når du markerer tid som "ikke til stede" i din kalender, kan dine kollegaer se det, når de forsøger at planlægge et møde med dig. Men ville det ikke være godt, hvis du kunne give alle besked på én gang, om du ikke var til stede, uden at det ville påvirke deres status for ledig/optaget tid eller give rod i deres kalendere? Det kan du gøre ved at angive, at dine oplysninger skal vises i deres kalendere som en heldagsbegivenhed, men i modsætning til en normal heldagsbegivenhed, der som regel er angivet til "optaget", vises denne heldagsbegivenhed som ledig tid. Dine kollegaers ledige/optagede tid påvirkes ikke.

Bemærk: Mødeindkaldelser er designet til at blive sendt mellem Outlook-brugere. Hvis du skal have mulighed for at se andre brugeres tidsplaner, mens du skriver mødeindkaldelser i Outlook, skal din organisation bruge Microsoft Exchange Server.

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Mødeindkaldelse.

    Tastaturgenvej Hvis du vil oprette en ny mødeindkaldelse, skal du trykke på Ctrl+Skift+Q.

  2. Angiv en beskrivelse i feltet Emne, og angiv eventuelt en placering i feltet Placering

  3. Vælg start- og sluttidspunktet for, hvornår du ikke er til stede, på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. I forbindelse med ferier omfatter dette som regel hele dage. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Hele dagen.

    Bemærk: Som standard bruger Outlook den aktuelle tidszoneindstilling på computeren til planlægning. Hvis du vil planlægge din tid væk fra kontoret baseret på en anden tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger under fanen Møde.

  4. Under Vis som i gruppen Indstillinger skal du klikke på Ledig på rullelisten. Hvis du allerede har angivet, at dette er en heldagsbegivenhed, angives Vis som automatisk til Ledig.

    Vigtigt: 

    • Sørg for, at indstillingen Vis som er angivet til Ledig. Dette giver modtagerne af mødeindkaldelsen mulighed for at acceptere mødeindkaldelsen og føje din ferie til deres kalender, uden at det blokerer for tid i deres kalender. Modtagerens kalender vises stadig med ledig tid til planlægning under din ferie.

    • Når du vælger en heldagsbegivenhed, er starttidspunktet for begivenheden midnat. For at undgå at dine kollegaer modtager beskeder på upassende tidspunkter, skal du angive indstillingen Påmindelse til Ingen.

  5. Skriv de oplysninger, du vil dele med modtagerne.

  6. Tilføj de ønskede modtagere på linjen Til.

  7. Hvis du vil give personer besked om flere gentagne tidspunkter, du vil være væk fra kontoret, skal du gå til fanen Møde, gå til gruppen Indstillinger, klikke på Gentagelse, vælge det ønskede gentagelsesmønster og derefter klikke på OK.

    Når du føjer et gentagelsesmønster til en mødeindkaldelse, ændres fanen Møde til Tilbagevendende møde.

  8. Klik på Aftale i gruppen Vis under fanen Møde.

  9. Klik på Send.

Når du sender mødeindkaldelsen, og Vis som er angivet til Ledig, vises begivenheden øverst hver dag i dine kollegaers Outlook-kalendere – en visuel påmindelse, der ikke blokerer for arbejdstid.

Bemærk: Hvis du ikke har valgt Hele dagen, vises begivenheden i tidsgitteret. Den vises ikke øverst for hver dag. Men det er stadig markeret som ledig tid.

Trin 2: Bloker for ferie i din kalender

Hvis du har fulgt trinnene i forrige afsnit, blev den mødeindkaldelse, du sendte, markeret som ledig tid for at forhindre, at det skygger for tid i andre brugeres kalendere. Men tiden er også markeret som ledig i din egen kalender. Nu skal du oprette en ekstra aftale for dig selv, så andre kan se, at du ikke er ledig i den tid, du angiver.

En meget almindelig fejl er at åbne mødeindkaldelsen i din kalender og ændre indstillingen Vis som fra Ledig til Fraværende, når du har sendt den oprindelige indkaldelse. Men når du gør det, sendes der en opdatering til alle dem, du har sendt mødeindkaldelsen til, og Ledig ændres til Ikke til stede og tilsidesætter de trin, du har taget for at undgå det. Du skal oprette en dubleret aftale i din kalender, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede.

Når folk bruger Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de se din ledige tid, medmindre du har ændret tilladelserne for din kalender for at undgå dette. Normalt er indstillingen Vis som angivet til Optaget for aftaler, møder og begivenheder. Du kan også oprette elementer med indstillingen Vis som angivet til Ikke til stede. Elementer, der er angivet til Ikke til stede, betragtes som svarende til elementer, der er angivet til Optaget – det kan ikke forventes, at du er ledig på det pågældende tidspunkt. De to typer varierer visuelt – elementer, der er angivet til Ikke til stede, vises med en lilla farve, og elementer, der er angivet til Optaget, vises med et blåt farvetema. Denne forskel i udseende er med til at fremhæve grunden til, at du ikke er ledig. Du kan f.eks. flytte et modstridende element, der er angivet til Optaget, men du kan eller vil sandsynligvis ikke ændre et element, der er angivet til Ikke til stede, f.eks. din ferie.

  1. Åbn Kalender, peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Aftale.

  2. Skriv et navn til den tid, du er væk, i feltet Emne.

  3. I Starttidspunkt og Sluttidspunkt skal du klikke på de datoer, hvor din tid væk begynder og slutter.

  4. Markér afkrydsningsfeltet Hele dagen.

  5. Skift indstillingen Vis som til Fraværende.

  6. Klik på Gem og luk.

Bemærk: Du kan overveje at slette (kun fra din kalender) den oprindelige mødeindkaldelse, som du har sendt til andre. Eller du kan lade den blive i din kalender, så du nemt kan sende en opdatering eller en annullering, hvis dine planer ændrer sig.

Se også

Bedste fremgangsmåder, når du bruger Outlook-kalenderen

Planlægge et møde med andre personer

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×