Få vist ressourcers arbejdsmængder og tilgængelighed

Som projektleder er et af de vigtigste aspekter at overvåge tildelingerne til hver enkelt af ressourcerne, så du effektivt kan udjævne arbejdsmænger. Nogle ressourcer kan være overallokering, og andre kan være underallokering. Du kan se, hvor effektivt ressourcer anvendes i projektet, og om det er nødvendigt at foretage justeringer, ved at gennemse arbejdsmængderne og tilgængeligheden i Microsoft Office Project.

Hvad vil du foretage dig?

Gennemse ressourcers arbejdsmængder ved at bruge visningen Ressourceforbrug

Bruge et diagram til at få vist individuelle arbejdsmænger

Få vist en liste med ressourcer, der er overallokerede

Gruppere ressourcer, der er overallokerede

Finde ressourcer, der har tilgængelig tid

Gennemse ressourcers arbejdsmængder ved at bruge visningen Ressourceforbrug

  1. Klik på Ressourceforbrug i menuen Vis.

  2. Gennemse ressourcenavnene og deres tildelte opgaver i tabeldelen af visningen Ressourceforbrug.

  3. Gennemse visningens tidsskala for at se, hvordan arbejde er overallokeret i den valgte tidsperiode.

I mange ressourcevisninger, herunder visningen Ressourceforbrug, vises overallokerede ressourcer med rødt. Overallokering forekommer, hver gang en ressources maksimalt antal enheder er overskredet for en tidsperiode. I ressourceark indeholder feltet Indikatorer for overallokerede ressourcer også indikatorer for Ressourceudjævning Symbol for ressourceudjævning , som angiver, at ressourcen skal udjævning. Se efter symbolet og gennemse opgavetildelingerne for at afgøre, om overallokeringen er acceptabel.

Antag f.eks., at to opgaver har en varighed på fire timer, og at de begge starter og slutter på samme tid. Hvis du tildeler Bob begge opgaver, er han teknisk set overallokeret, fordi han i de fire timer, opgaverne varer, arbejder 200 %. Hvis udjævningen imidlertid sker på daglig basis, er det ikke nødvendigt at udjævne Bobs arbejde, fordi han set over hele dagen ikke overskrider sin samlede otte timers kapacitet.

Bemærk: Ressourceforbrug viser – ud over ressourcetildelinger for det aktuelt åbnede projekt – også ressourcetildelinger for hovedopgaven. Ressourcetildelinger for hovedopgaven angiver den samlede mængde arbejde, en ressource er tildelt i alle andre projekter. Ressourcetildelinger for hovedopgaven vises kun, hvis du har forbindelse til Microsoft Office Project Server, og hvis du har et åbent virksomhedsprojekt. Hvis du ikke vil have ressourcetildelinger for hovedopgave til at påvirke de totaler, der vises i visningen Ressourceforbrug, kan du markere tildelingsrækkerne for hovedopgaven og trykke på DELETE.

Du kan også få vist og ændre visningen Ressourceforbrug, hvis du vil have vist alle ressourcetildelinger og deres procentvise arbejdstildeling på en timeseddel. Visningen viser alle tildelinger efter ressource og viser, hvor meget af disse ressourcer der er allokeret til tildelte opgaver over tid.

  1. Klik på Ressourceforbrug i menuen Vis.

  2. Klik på Detaljeformater i menuen Formater.

  3. Klik på Procentvis tildeling på listen Tilgængelige felter, og klik derefter på Vis.

  4. Gennemse tidsskala i visningen. I rækken % Allok., som du lige har tilføjet, kan du se procentdelen af ressourcens samlede tilgængelige arbejdstid, der er allokeret til tildelinger i den valgte periode. Desuden viser tidsskalaen i visningen både ressourcens overallokerede arbejde og allokeringsprocenten med rødt, så du nøjagtigt kan udpege, hvornår ressourcen bliver overallokeret.

Tip: Du kan zoome ind på den tidsperiode, der vises i tidsskalaen (f.eks. kan du ændre visningen fra dage til timer) ved at klikke på Zoom ind Knapflade . Du kan på samme måde zoome ud fra en tidsperiode (du kan f.eks. ændre visningen fra dage til uger) ved at klikke på Zoom ud Knapflade .

Toppen af siden

Gennemse tilgængelighed for virksomhedsressourcer ved at bruge Project Web Access

Du kan finde over- eller underallokerede ressourcer enten i projektet eller på tværs af projekter ved at få adgang til Microsoft Office Project Web Access fra Projekt og få vist et diagram og en tabel for ressourcetilgængelighed.

  1. Klik på Ressourcecenter i menuen Samarbejde.

  2. Vælg den ressource, hvis oplysninger om tilgængelighed du vil have vist, ved at markere afkrydsningsfeltet ud for dens navn, peg på Gå til, og klik derefter på Vis tilgængelighed.

    Du kan markere en sammenhængende gruppe ressourcer på listen ved at holde SKIFT nede, mens du klikker på den første og den sidste ressource. Du kan vælge forskellige ressourcer på listen ved at holde CTRL nede, mens du klikker på hver enkelt ressource.

  3. Klik på en ressourcevisning i boksen Vælg en visning.

    • Klik på Tildelingsarbejde efter ressourcer, hvis du vil have vist tildelingsarbejde efter ressourcer først og derefter efter de projekter, som ressourcen optræder i.

    • Klik på Tildelingsarbejde efter projekt, hvis du vil have vist tildelingsarbejde grupperet efter de projekter, som ressourcen optræder i.

    • Klik på Resterende tilgængelighed, hvis du vil se den tid, en ressource er tilgængelig for arbejde i en bestemt periode.

    • Klik på Arbejde, hvis du vil have vist den mængde arbejde, ressourcen er tildelt til at udføre.

  4. Hvis du har markeret flere ressourcer på den forrige side, kan du bruge forklaringen i diagrammet til at vælge de ressourcer, du vil se i diagrammet.

    Tabellen under diagrammet viser en tidsskala, der viser, hvor meget arbejde ressourcen er tildelt i en bestemt tidsperiode.

Tip: Hvis du vil have vist et andet datointerval i diagrammet, skal du klikke på Indstillinger for visning knapflade og derefter vælge nye datoer i felterne Datointerval.

Toppen af siden

Bruge et diagram til at få vist individuelle arbejdsmænger

Visningen ressourcediagram viser et søjlediagram af en enkelt ressources arbejdsmængde og tilgængelighed. Denne visning giver dig mulighed for hurtigt at opdage, om en ressource er overallokeret i en bestemt tidsperiode. Du kan også se den procentdel af enheder, der er allokeret til tildelinger sammen med tilgængeligheden af ressourcens maksimalt antal enheder.

  1. Klik på Ressourcediagram i menuen Vis.

  2. Se på den første ressources navn i Ressourcediagram.

    Hvis ressourcenavnet vises med rødt, er ressourcen overallokeret. Ressourcer med sort er tildeling med eller under deres fulde kapacitet.

  3. Gennemse søjlediagrammet for at finde graden af over- eller underallokering.

    Blå søjler angiver som standard den mængde af allokeret arbejde, der er på eller under ressourcens maksimalt antal enheder og tilgængelighed af arbejdstid for denne tidsperiode. Røde søjler angiver som standard, at ressourcen er overallokeret, fordi ressourcen har overskredet det maksimale antal enheder og tilgængelighed af arbejdstid i en bestemt tidsperiode.

  4. Få vist den højeste allokeringsprocent i den viste tidsperiode – dvs. ressourcebehov for ressourcen i tidsperioden.

    Ressourcebehov vises nederst i diagrammet.

  5. Hvis du vil have vist den næste ressource, skal du enten trykke på PAGE DOWN eller bruge rullepanelet eller piletasterne.

Toppen af siden

Få vist en liste med ressourcer, der er overallokerede

Du kan få vist en liste udelukkende med de ressourcer, der er overallokerede, ved at bruge visningen Ressourceark eller Ressourceforbrug og filter for overallokerede ressourcer.

  1. Klik på Ressourceark eller Ressourceforbrug i menuen Vis.

  2. Klik på Filter, og klik derefter på Overallokerede ressourcer.

  3. Hvis du vil se en fuldstændig liste over ressourcer igen, skal du klikke på Filter og derefter klikke på Alle ressourcer.

Bemærk: Selvom du ikke filtrerer for overallokerede ressourcer, kan du nemt se, hvilke ressourcer der er overallokerede, fordi deres navne vises med rødt i alle ressourcevisning. I visningerne Ressourceark og Ressourceforbrug viser et indikatorer Symbol for ressourceudjævning i feltet Indikatorer, at overallokerede ressourcer skal udjævnes.

opgavevisning kan også anvendes til at vise overallokeringer, selvom de ikke viser dem med rødt som andre visninger. Hvis du arbejder i en opgavevisning, kan du gå gennem hver opgave, der har ressourceoverallokeringer, selvom en opgavevisning ikke viser, hvilke ressourcer der er overallokerede eller på hvilken måde.

  1. Peg på Værktøjslinjer i menuen Vis, når du er i en opgavevisning, f.eks. Gantt-diagram eller Netværksdiagram, og klik på Ressourcestyring.

  2. Klik på Gå til næste overallokering på værktøjslinjen Ressourcestyring Knapflade .

Toppen af siden

Gruppere ressourcer, der er overallokerede

Du kan gruppe ressourcer, der er overallokerede, i Ressourceark eller Ressourceforbrug. Du kan også gruppere ressourcer efter deres ressourcebehov, som angiver deres maksimale procentvise allokeringer ved tildelinger gennem projektet. Ved at gennemse overallokerede ressourcer efter graden af overallokering kan du nemmere fokusere på det mest overallokerede ressourcer først.

  1. Klik på Ressourceark eller Ressourceforbrug i menuen Vis.

  2. Peg på Grupper efter i menuen Projekt, og klik derefter på Tilpas gruppe efter.

  3. Klik på Overallokeret i boksen Feltnavn.

  4. Klik på Stigende eller Faldende i boksen Rækkefølge

    Hvis du klikker på Stigende, vises gruppen med ressourcer, der ikke er overallokerede, først, og gruppen med overallokerede ressourcer vises bagefter.

  5. Hvis du vil oprette en indlejret gruppe af ressourcebehov, skal du klikke på boksen Og derefter og derefter på Ressourcebehov.

  6. Hvis du vil gemme denne gruppering, skal du klikke på Gem. Giv grupperingen et navn, og marker afkrydsningsfeltet Vis i menu i menuen Grupper efter. Klik på OK for at lukke dialogboksen Gem gruppe.

    Visningen grupperes efter dine angivelser. Alle ressourcer, der har en tildeling, der overskrider et ressourcebehov på 100% på et tidspunkt i løbet af projektet, grupperes under Overallokeret: Ja. Hvis du angiver en indlejret gruppering af ressourcebehov, kan du have supplerende grupperinger under overskrifter som Toppunkt: 200%, Toppunkt: 300% osv.

  7. Hvis du vil have vist ressourcer i den oprindelige rækkefølge i boksen Grupper efter, skal du klikke på Ingen gruppe.

Toppen af siden

Finde ressourcer, der har tilgængelig tid

Hvis du har ressourcer, der er overallokerede, kan du have behov for at finde ressourcer, der har tilgængelig tid, så du kan fordele arbejdsmængden mere jævnt. Funktionen er også nyttig, hvis du har yderligere ikketildelte opgaver , og du vil finde ud af, hvem der kan tage mere arbejde.

Hvis du vil finde ressourcer, der kan arbejde flere timer på et job, kan du vise og ændre visningen Ressourceforbrug for at få vist den mængde tid (timer, dage eller uger), som en ressource er tilgængelig for supplerende tildeling. Du kan også bruge denne fremvisning til at videredistribuere arbejde fra overallokerede ressourcer til underallokerede.

  1. Klik på Ressourceforbrug i menuen Vis.

  2. Peg på Detaljer i menuen Format, og klik derefter på Resterende tilgængelighed.

  3. Gennemse den mængde arbejde, der viser den resterende tilgængelighed for hver tidsperiode i rækken Res. tilg. (resterende tilgængelighed).

Du kan også vise og ændre visningen Ressourcediagram, så der vises et søjlediagram for en enkelt ressources arbejdsmængde, som kan være en hjælp til at finde ud af, hvem der kan arbejde flere timer på en opgave. Du kan få vist oplysninger om én underallokeret ressource på en gang i visningen Ressourcediagram. Du kan se mængden af tilgængeligt arbejde efter tidsperiode.

  1. Klik på Ressourcediagram i menuen Vis.

  2. Peg på Detaljer i menuen Format, og klik derefter på Arbejdets tilgængelighed.

  3. Gennemse mængden af tilgængeligt arbejde for den valgte ressource, der vises i søjlediagrammet. Rul gennem tidsskala for at få vist underallokeringer i forskellige tidsperioder.

  4. Gennemse mængden af tilgængelig tid for den valgte ressource nederst i diagram.

  5. Tryk på PAGE DOWN, brug rullepanelet eller piletasterne, hvis du vil gå til den næste ressource, der har tilgængelig tid.

Toppen af siden

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×