Eksportere data til en tekstfil

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel indeholder en beskrivelse af, hvordan du kan eksportere tekstfiler ved hjælp af guiden Eksport i Microsoft Office Access 2007. Du kan desuden lære, hvordan du gemmer eksportoplysninger som en specifikation til senere brug.

Hvad vil du foretage dig?

Få oplysninger om at eksportere tekstfiler

Eksportere data til en tekstfil

Fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier i en tekstfil

Få oplysninger om at eksportere tekstfiler

Du kan eksportere data fra Office Access 2007 i en række forskellige formater, herunder Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 og Windows SharePoint Services 3.0-lister. Du kan dog have brug for at eksportere data til et program, der bruger et filformat, som Access ikke understøtter. Hvis destinationsprogrammet understøtter tekstfiler (.txt), kan du i det tilfælde eksportere dataene i dette format og åbne den fil, der oprettes, i det andet program.

Du kan eksportere tabeller, forespørgsler og rapporter som tekstfiler. Det er desuden muligt at eksportere et markeret område af en dataarkvisning. Når du eksporterer tabeller og forespørgsler, kan du vælge, om du vil eksportere hele objektet eller kun dataene uden yderligere formatering.

Ved afslutningen af eksporthandlingen opretter Access en tekstfil (*.txt). Hvis du har valgt at ignorere formateringen, har du mulighed for at oprette en afgrænset tekstfil eller tekstfil med fast bredde. Hvis du vælger at eksportere formaterede data, forsøger Access at efterligne layoutet i kildeobjektet.

Guiden Eksport opretter følgende typer tekstfiler:

  • Afgrænsede filer     I en afgrænset tekstfil vises hver post på en separat linje, og felterne er adskilt af et enkelt tegn, der kaldes en feltafgrænser. Feltafgrænseren kan være et hvilket som helst tegn, der ikke forekommer i feltværdierne, f.eks. et komma eller semikolon.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Du kan kun oprette en afgrænset fil, hvis du eksporterer indholdet i en tabel eller en forespørgsel uden formatering. En afgrænset fil indeholder alle poster og felter i det underliggende objekt. Skjulte kolonner og filtrerede rækker eksporteres sammen med de øvrige data.

  • Filer med fast bredde     I filer med fast bredde vises hver post på en separat linje, og de enkelte felter har samme bredde i alle poster. Det vil sige, at længden af det første felt i hver post er altid f.eks. syv tegn, længden af det andet felt i hver post er altid f.eks.12 tegn osv. Hvis længden af de faktiske værdier i et felt varierer fra post til post, føjes der efterstillede mellemrum til de værdier, der er mindre end den krævede bredde.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Du kan kun oprette en fil med fast bredde, hvis du eksporterer indholdet i en tabel eller en forespørgsel uden formatering. En fil med fast bredde indeholder alle poster og felter i det underliggende objekt. Skjulte kolonner og filtrerede rækker eksporteres sammen med de øvrige data.

  • Formaterede filer     I en formateret fil bruges bindestreger (-) og lodrette streger (|) til at arrangere indholdet i et gitter. Posterne vises som rækker, og felterne vises som kolonner. Feltnavnene angives i første række.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Du kan kun oprette en formateret fil, hvis du vælger at eksportere dataene i en tabel, forespørgsel, formular eller rapport sammen med formateringen. En formateret fil omfatter kun de poster og felter, der findes i kildeobjektet eller vises i den aktuelle visning. Skjulte kolonner og filtrerede rækker eksporteres ikke.

Toppen af siden

Eksportere data til en tekstfil

Du kan eksportere data som en tekstfil ved at benytte følgende grundlæggende fremgangsmåde:

  • Åbn og gennemse kildedatabasen

  • Kør eksportguiden

  • Gem eksportindstillingerne, og gennemse tekstfilen

I det følgende beskrives fremgangsmåden.

Åbn og gennemse kildedatabasen

  1. Åbn kildedatabasen i Access.

  2. Vælg objektet med de data, der skal eksporteres, i navigationsruden. Du kan eksportere en tabel, forespørgsel, formular eller rapport.

    Bemærk: Du kan kun eksportere ét databaseobjekt i hver eksporthandling. Når du eksporterer en formular eller et dataark, der indeholder underformularer eller underdataark, er det kun hovedformularen eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporthandlingen, hver gang du vil eksportere en underformular eller et underdataark til tekstfilen. Når du derimod eksporterer en rapport, bliver rapportens underformularer og underrapporter eksporteret sammen med hovedrapporten.

  3. Gennemse kildedataene for at kontrollere, at de ikke indeholder fejlindikatorer eller fejlværdier.

    Hvis der er fejl, skal du løse problemerne, inden dataene eksporteres. Ellers vil der forekomme Null-værdier i tekstfilen.

  4. Hvis kildeobjektet er en tabel eller en forespørgsel, skal du vælge, om dataene skal eksporteres med eller uden objektets formatering.

    Dette valg har betydning for den resultatfil, der oprettes, på tre punkter – det påvirker hvilken type tekstfil, der oprettes, mængden af eksporterede data og dataenes visningsformat. I tabellen nedenfor beskrives resultatet af en eksport med hhv. formaterede og uformaterede data.

Formateret eksport

Kildeobjekt

Resulterende filtype

Felter og poster

Formatering

Nej

Skal være enten en tabel eller en forespørgsel.

Afgrænset fil eller fil med fast bredde

Alle felter og poster i det underliggende objekt eksporteres.

Egenskabsindstillingen Format ignoreres under handlingen.

Der eksporteres kun opslags-id'er fra opslagsfelter.

Ja

Kan være en tabel, forespørgsel, formular eller rapport.

Formateret fil

Kun felter og poster i den aktuelle visning eller det aktuelle kildeobjekt, der eksporteres.

Guiden respekterer egenskabsindstillingen Format for hver kolonne.

RTF-formatering ignoreres.

Der eksporteres opslagsværdier fra opslagsfelterne.

Hyperlinks kan være afkortet i tekstfilen.

  1. Hvis du kun vil eksportere en del af en tabel, forespørgsel eller formular, skal du åbne objektet i en dataarkvisning og derefter specifikt vælge de ønskede poster.

Toppen af siden

Kør guiden Eksport

  1. Højreklik på kildeobjektet i navigationsruden, peg på Eksport i genvejsmenuen, og klik derefter på Tekstfil Knapflade .

    Eller

    Dobbeltklik på kildeobjektet for at åbne det (i f.eks. dataarkvisning eller formularvisning), og klik på Tekstfil i gruppen Eksporter under fanen Eksterne data.

    Dialogboksen Eksporter - Tekstfil vises.

  2. Accepter eller rediger det navn, som Access foreslår til tekstfilen, i dialogboksen Eksporter - Tekstfil.

  3. Hvis du skal eksportere en tabel eller en forespørgsel og vil eksportere dataene med formatering og layout, skal du markere afkrydsningsfeltet Eksporter data med formatering og layout. Hvis du skal eksportere en formular eller en rapport, er denne indstilling altid valgt, men vises nedtonet.

    Bemærk: Hvis du ikke markerer det første afkrydsningsfelt, kan du ikke markere de to næste afkrydsningsfelter.

  4. Hvis du vil have vist destinationstekstfilen, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført.

  5. Hvis kilden er et dataark, og du har valgt nogle poster i det åbne dataark, inden eksporthandlingen startes, kan du markere afkrydsningsfeltet Eksporter kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i dataarkvisningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    Bemærk: Afkrydsningsfelt er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster i kildedataarket, eller hvis kilden ikke er et dataark.

  6. Klik på OK.

  7. Hvis den tekstfil, du angiver i trin 2, allerede findes, bliver du spurgt, om du vil overskrive filen. Klik på Ja for at overskrive, eller klik på Nej for at vende tilbage til dialogboksen Eksport - Tekstfil, hvor du kan angive et andet navn.

    Vigtigt: Du kan ikke føje data til en eksisterende tekstfil.

  8. Hvis du eksporterer data med formatering og layout, skal du vælge den kodning, der skal bruges til at gemme filen. Accepter standardindstillingen, eller vælg den ønskede indstilling, og klik derefter på OK.

    Access eksporterer dataene, og status vises på sidste side i guiden. Gå til næste afsnit, Gem specifikationen, og gennemse tekstfilen, for at fortsætte.

  9. Hvis du valgte at eksportere data uden formatering eller layout, startes guiden Eksporter tekst, og du bliver bedt om at vælge, hvilken type tekstfil der skal oprettes. Klik på Afgrænset eller Fast bredde, og klik derefter på Næste.

    De indstillinger, du vælger, afhænger normalt af det system, der bruges i forbindelse med de eksporterede filer. Nogle programmer arbejder med afgrænsede filer, og andre arbejder med afgrænsede filer eller filer med fast bredde. Hvis brugerne skal se dataene, er det ofte nemmere at læse en fil med fast bredde end en afgrænset fil.

  10. Benyt en af følgende fremgangsmåder, afhængigt af hvilken indstilling du valgte på forrige trin:

    • Afgrænset   

      • Vælg eller angiv det tegn, der afskiller felterne, under Marker det tegn, der adskiller felterne.

      • Hvis du vil medtage feltnavnene i tekstfilen, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag feltnavne i første række.

      • Vælg tekstkvalifikatoren (det tegn, der bruges til at omslutte tekstværdier) på listen Tekstkvalifikator. Det er vigtigt, at du vælger en tekstkvalifikator, hvis kildedataene omfatter felter med flere værdier, eller hvis du har valgt semikolon som afgrænsningstegn. Værdierne på værdilisten bliver holdt samlet, hvis listen omsluttes med enkelte eller dobbelte anførselstegn.

    • Fast bredde   

      • Kontroller de lodrette linjer, der adskiller felterne, og placer dem korrekt. Rul om nødvendigt til højre for at kunne se alle felterne.

  11. Du kan eventuelt redigere filnavnet og stien på sidste side i guiden. Klik derefter på Næste.

  12. Klik på Udfør. Access eksporterer dataene og viser status for eksporten på sidste side i guiden.

Toppen af siden

Gem specifikationen, og gennemse tekstfilen

  1. På den sidste side i guiden Eksport skal du markere afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin.

    Et sæt yderligere kontrolelementer vises.

  2. Skriv et navn til eksportspecifikationen i boksen Gem.

  3. Du kan også angive en beskrivelse i boksen Beskrivelse.

  4. Klik på Gem eksport.

    Eller

    Hvis du vil køre eksporthandlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave, og derefter klikke på Gem eksport. Der oprettes herefter en Microsoft Office Outlook 2007-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen på en senere dato.

Hvis du ikke opretter Outlook-opgaven, gemmes specifikationen. Hvis du vælger at oprette Outlook-opgave, vises den dialogboksen Eksportér-navn - opgave. Gå til næste trin for at få oplysninger om brug af dialogboksen.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse, når du klikker på Gem eksport. Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden til konfiguration af Outlook. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

Oprette en Outlook-opgave

  1. I den dialogboksen Eksportér-navn - opgave i Outlook, gennemse og ændre opgaveindstillingerne for de, som Forfaldsdato og påmindelse.

    Klik på Gentagelse, hvis opgaven skal gentages. I følgende figur vises opgavestyring med almindelige indstillinger:

    Outlook-opgavestyring

    Oplysninger om planlægning af Outlook-opgaver finder du i artiklen Planlægge en import- eller eksport.

  2. Klik på Gem og luk, når du har valgt de ønskede indstillinger.

Køre en gemt opgave

  1. Klik på Opgaver i navigationsruden, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.

  2. Klik på Kør eksport Knapflade i gruppen Microsoft Office Access under fanen Opgave.

  3. Åbn tekstfilen, og kontroller indholdet i filen.

    I næste afsnit kan du få hjælp til fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier.

Toppen af siden

Fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier i en tekstfil

I tabellen nedenfor beskrives forskellige metoder til at afhjælpe almindelige fejl.

Tip: Hvis det kun er nogle få værdier, der mangler, kan du foretage rettelserne i Office Excel 2007-filen. Ellers skal du redigere kildeobjektet i Access-databasen og derefter udføre eksporten igen.

Problem

Beskrivelse

Manglende feltnavne

I filer med fast bredde mangler feltnavnene. De kan føjes manuelt til tekstfilen. I afgrænsede filer medtages feltnavnene, hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag feltnavne i første række i guiden.

Visning af felter med flere værdier

Felter, der understøtter flere værdier, eksporteres som standard som en liste, hvor værdier adskilles af semikolon (;) og omsluttes af dobbelte anførselstegn (""). Hvis du angiver, at feltafgrænseren skal være et semikolon, og hvis du har ændret tekstkvalifikatorindstillingen til Ingen, ser det muligvis ud som om, at hver enkelt værdi på listen er knyttet til et selvstændigt felt. Du skal ændre afgrænserindstillingen og køre eksporthandlingen igen eller omslutte værdierne i det felt i tekstfilen, der understøtter flere værdier, med dobbelte anførselstegn.

Manglende billeder, objekter og vedhæftede filer

Grafiske elementer (f.eks. logoer, indhold i OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene) eksporteres ikke.

Manglende graf

Når du eksporterer en formular eller en rapport, der indeholder et Microsoft Graph-objekt, bliver grafobjektet ikke eksporteret.

Manglende udtryk

Det udtryk, der bruges til at beregne værdierne, eksporteres ikke til tekstfilen. Det er kun resultatet af udtrykket, der eksporters. Føj manuelt formlen til tekstfilen, når eksporten er udført.

Manglende underformularer og underdataark

Når du eksporterer en formular eller et dataark, er det kun hovedformularen eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporthandlingen, hver gang du vil eksportere en underformular eller et underdataark.

Værdierne 1 og 0 vises i felterne Ja/Nej

Når du eksporterer data til en afgrænset fil eller en fil med fast bredde, vises værdierne i felterne Ja/Nej som 1 (Sand eller Ja) og 0 (Falsk eller Nej). Udfør en søg og erstat-handling i tekstfilen for at rette værdierne.

Null-værdier

Kontroller kildefilen for at undersøge, om den tilsvarende værdi vises korrekt i kildefeltet. Hvis der vises en fejlværdi eller en værdi, som ikke understøttes, skal du redigere kilden og prøve at udføre eksporten igen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×