Eksportere data til Word

Du kan eksportere data fra en Microsoft Office Access 2007-database til et Microsoft Office Word 2007-dokument ved hjælp af guiden Eksport. I denne artikel forklares det, hvordan du bruger guiden Eksport, og hvordan du gemmer eksportindstillingerne som en specifikation til senere genbrug.

Denne artikel indeholder

Eksportere data til Word: grundlæggende funktioner

Eksportere data til Word

Få oplysninger om, hvordan Access eksporterer objekter til Word

Toppen af siden

Eksportere data til Word: grundlæggende funktioner

Du kan eksportere en tabel, forespørgsel, formular eller rapport til Office Word 2007. Hvis du eksporterer et objekt ved hjælp af guiden Eksport, opretter Office Access 2007 en kopi af objektets data i en Microsoft Word-fil i RTF-format (*.rtf). I forbindelse med tabeller, forespørgsler og formularer vises de synlige felter og poster som en tabel i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, eksporterer guiden rapportdata og -layout, og guiden forsøger at få Word-dokumentet til at ligne rapporten så meget som muligt.

  • Start handlingen fra Access    Hvis du vil eksportere data fra Access til Word, skal du arbejde i Access. Der er ikke nogen funktion i Word, som kan bruges til at importere data fra en Access-database. Du kan heller ikke gemme en Access-database eller -tabel som et Word-dokument ved hjælp af kommandoen Gem som i Access.

  • Objekter, der kan eksporteres    Du kan eksportere en tabel, forespørgsel, formular eller rapport. Du kan også vælge, at det kun er de markerede poster i visningen, der eksporteres. Det er ikke muligt at eksportere makroer og moduler. Når du eksporterer en formular eller et dataark, der indeholder underformularer eller underdataark, bliver kun hovedformularen eller hoveddataarket eksporteret. De underformularer og underdataark, der skal vises i Word, skal eksporteres separat. Når du derimod eksporterer en rapport, bliver rapportens underformularer og underrapporter eksporteret sammen med hovedrapporten.

  • Resultatet af handlingen    Guiden Eksport eksporterer altid formaterede data. Det betyder, at det kun er de felter og poster, der er synlige i et objekt eller en visning, som eksporteres sammen med indstillingerne for visningsformatet. De kolonner og poster, der er skjult pga. filterindstillingerne, eksporteres ikke. For rapporternes vedkommende bevares rapportlayoutet, når de eksporteres.

  • Fletning med et eksisterende dokument    Når du eksporterer fra Access til et Word-dokument, eksporteres dataene altid til en ny Word-fil. Hvis dataene skal indsættes i et eksisterende Word-dokument, skal du først eksportere dem fra Access til et nyt Word-dokument. Derefter skal du kopiere dataene fra det nye Word-dokument og indsætte dem i det eksisterende dokument. Du kan også vælge at kopiere rækker direkte fra en tabel, forespørgsel, formular eller rapport i Access og derefter indsætte dem i det eksisterende dokument.

Toppen af siden

Eksportere data til Word

Når du eksporterer data til et Word-dokument, skal du benytte følgende grundlæggende fremgangsmåde:

  • Forberede datakilden til eksporten. Som en del af dette trin skal du sikre, at dataene ikke indeholder fejl, og du vælger, om nogle af eller alle data i kildetabellen skal eksporteres.

  • Køre guiden Eksport.

  • Du kan gemme oplysningerne om en handling som en eksportspecifikation, som du kan bruge senere.

Fremgangsmåderne i de følgende afsnit viser, hvordan du udfører hver enkelt opgave.

Forberede eksporten

  1. Åbn kildedatabasen

  2. Vælg objektet med de data, der skal eksporteres, i navigationsruden.

    Du kan eksportere en tabel, forespørgsel eller rapport.

  3. Kontroller, at kildedataene ikke indeholder fejlindikatorer (grønne trekanter) eller fejlværdier, f.eks. #Num.

    Alle eventuelle problemer skal være løst, inden dataene eksporteres til Word. Ellers bliver fejlværdierne erstattet af en Null-værdi.

  4. Hvis destinationsdokumentet i Word eksisterer og er åben, skal du lukke den, inden du fortsætter. Guiden beder dig om at bekræfte handlingen, inden filen overskrives.

    Bemærk: Du kan ikke føje data til et eksisterende Word-dokument.

  5. Hvis du kun vil eksportere en del af en tabel, forespørgsel eller formular, skal du blot åbne objektet i databasen og vælge de ønskede poster.

Eksportere data

  1. Klik på Word på fanen Eksterne data i gruppen Eksporter. Knapflade

    Bemærk: Kommandoerne under Eksporter er kun tilgængelige, når en database er åben.

  2. Angiv navnet på destinationsfilen i guiden Eksport.

  3. Guiden eksporterer altid formaterede data. Hvis du vil have vist Word-dokumentet, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført.

  4. Hvis du har valgt de poster, der skal eksporteres, inden du startede eksporten, kan du markere afkrydsningsfeltet Eksporter kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i visningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    Bemærk: Afkrydsningsfeltet er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster.

  5. Klik på OK.

  6. Hvis destinationsdokumentet findes, bliver du bedt om at klikke på Ja for at overskrive filen. Klik på Nej for at ændre navnet på destinationsfilen, og klik derefter på OK igen.

Access eksporterer dataene og åbner destinationsdokumentet i Word i overensstemmelse med de eksportindstillinger, du har angivet i guiden. Desuden vises status for processen på sidste side i guiden. Gå til de næste trin, gemme eksportindstillingerne til senere brug.

Gemme eksportindstillingerne

  1. På den sidste side i guiden Eksport skal du markere afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin.

    Et sæt yderligere kontrolelementer vises.

  2. Skriv et navn til eksportspecifikationen i boksen Gem.

  3. Du kan også angive en beskrivelse i boksen Beskrivelse.

  4. Klik på Gem eksport.

    Eller

    Hvis du vil køre eksporthandlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave, og derefter klikke på Gem eksport. Der oprettes herefter en Microsoft Office Outlook 2007-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen på en senere dato.

Hvis du ikke opretter Outlook-opgaven, gemmer Access specifikationen. Hvis du vælger at oprette Outlook-opgaven, vises dialogboksen Eksport-navn - Opgave. Gå til de næste trin for at få oplysninger om brug af denne dialogboks.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse, når du klikker på Gem eksport. Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden til konfiguration af Outlook. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

Oprette en Outlook-opgave

  1. I dialogboksen Eksport-navn - Opgave i Outlook skal du gennemse og tilpasse opgaveindstillingerne, f.eks. Forfaldsdato og Påmindelse.

    Klik på Gentagelse, hvis opgaven skal gentages. I følgende figur vises opgavestyring med almindelige indstillinger:

    Outlook-opgavestyring

    Oplysninger om planlægning af Outlook-opgaver finder du i artiklen Planlægge en import- eller eksport.

  2. Klik på Gem og luk, når du har valgt de ønskede indstillinger.

Køre en gemt opgave

  1. Klik på Opgaver i navigationsruden, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.

  2. Klik på Kør eksport Knapflade i gruppen Microsoft Office Access under fanen Opgave.

  3. Åbn tekstfilen, og kontroller indholdet i filen.

    I næste afsnit kan du få hjælp til fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier.

Toppen af siden

Få oplysninger om, hvordan Access eksporterer objekter til Word

I følgende tabel beskrives det, hvordan Access eksporterer forskellige objekter og værdier til Word. Det kan hjælpe dig med at finde frem til problemet, hvis eksporthandlingen ikke fungerer, som du forventede.

Element

Overvejelser ved eksport

Feltnavne

Når du eksporterer tabeller, forespørgsler og formularer, indsættes feltnavnene i den første række i tabellen i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, afhænger placeringen af feltnavnene i Word-dokumentet af rapportlayoutet.

Felter med flere værdier

Et felt i Access, der understøtter flere værdier, er eksporteret til en enkelt kolonne i Word. Værdierne er adskilt med et komma (,).

Billeder, objekter og vedhæftede filer

De grafiske elementer –logoer, OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene – eksporteres ikke.

Diagrammer

Microsoft Graph-objekter eksporteres ikke.

Udtryk

Udtryk eksporteres ikke til Word-dokumentet. Det er kun resultatet af udtrykket, der eksporteres.

Underformularer og underdataark

Når du eksporterer en formular eller et dataark, er det kun hovedformularen eller hoveddataarket, der eksporteres. Du skal gentage eksporthandlingen, hver gang du vil eksportere en underformular og et underdataark.


Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×