Eksportere Access-data til et Word-dokument

Hvis du vil eksportere data fra en Microsoft Access 2010-database til et Microsoft Word 2010-dokument, skal du bruge guiden Eksport i Access 2010. I denne artikel beskrives eksporthandlingen, det forklares, hvordan du bruger guiden Eksport, og det vises, hvordan du kan genbruge en eksportindstilling ved at gemme den.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Eksportere Access-data til Word

Sådan vises Access-værdier, når de eksporteres til Word

Toppen af siden

Oversigt

Hvad sker der med de data, du eksporterer?

Når du bruger guiden Eksport i Access til at eksportere data fra en Access-database til et Word 2010-dokument, oprettes en kopi af dataene i en Microsoft Word-fil i RTF-format (*.rtf). Dog kopierer eksportprocessen kun synlige felter og poster fra Access-tabellerne, -forespørgslerne og -formularerne og viser dem derefter i en tabel i Word-dokumentet. Hvis du har nogen skjulte felter eller poster som følge af anvendte filtre, eksporterer guiden Eksport ikke disse data. Når du eksporterer en rapport, kopieres både dataene og dens layout for så godt som muligt at opnå samme udseende som i det oprindelige rapportformat.

Bemærk: Du kan heller ikke gemme en Access-database eller -tabel som et Word-dokument ved hjælp af kommandoen Gem som i Access.

Hvilken type data kan eksporteres?

Du kan eksportere data fra en Access-tabel, -forespørgsel, -formular eller -rapport. Du kan også eksportere markerede poster i en visning. Det er ikke muligt at eksportere makroer og moduler. Når du eksporterer en formular eller et dataark, der indeholder underformularer eller underdataark, bliver kun hovedformularen eller hoveddataarket eksporteret. De underformularer og underdataark, der skal vises i Word, skal eksporteres separat. Når du derimod eksporterer en rapport, bliver rapportens underformularer og underrapporter eksporteret sammen med hovedrapporten. Du kan ikke eksportere makroer og moduler.

Eksportere data til et eksisterende Word-dokument

Når du først eksporterer Access-data ved hjælp af guiden Eksportér, eksporteres dataene til et nyt Word-dokument. Hvis du vil flytte dataene til et andet eksisterende Word-dokument, skal du første markere og kopiere dataene og derefter indsætte dem i dit eksisterende Word-dokumenter.

Toppen af siden

Eksportere Access-data til Word

  1. Åbn kildedatabasen

  2. Vælg objektet med de data, der skal eksporteres, i navigationsruden.

    Du kan eksportere en tabel, forespørgsel eller rapport.

  3. Kontrollér, at kildedataene ikke indeholder fejlindikatorer (grønne trekanter) eller fejlværdier, f.eks. #Num.

    Vigtigt: Enhver uløst værdifejl i datakilden erstattes med værdien Null i Word-dokumentet.

  4. Hvis du kun vil eksportere en del af dataene fra et objekt, skal du blot markere de poster, du vil eksportere.

  5. Klik på Mere i gruppen Eksportér under fanen Eksterne data, og klik derefter på Word.

    Bemærk: Kommandoerne under Eksportér er kun tilgængelige, når en database er åben, og der er valgt et objekt.

  6. Angiv navnet på destinationsfilen i guiden Eksport.

  7. Guiden eksporterer altid formaterede data. Hvis du vil have vist Word-dokumentet, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført.

  8. Hvis du har valgt de poster, der skal eksporteres, inden du startede eksporten, kan du markere afkrydsningsfeltet Eksporter kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i visningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    Bemærk: Afkrydsningsfeltet er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster.

  9. Klik på OK.

  10. Hvis destinationsdokumentet findes, bliver du bedt om at klikke på Ja for at overskrive filen. Klik på Nej for at ændre navnet på destinationsfilen, og klik derefter på OK igen.

Access eksporterer dataene og åbner destinationsdokumentet i Word i overensstemmelse med de eksportindstillinger, som du har angivet i guiden. Desuden vises status for processen på sidste side i guiden. Gå til de næste trin, hvis du vil gemme eksportindstillingerne til senere brug.

Gemme og bruge eksportindstillingerne med Outlook

Bemærk: Du skal have installeret Microsoft Outlook 2010 for at oprette en opgave til tilbagevendende eksportindstillinger.

Det kan være nyttigt at oprette en opgave i Outlook 2010, hvis du vil køre eksporthandlingen med regelmæssige eller gentagende intervaller. Hvis du ikke opretter en opgave, gemmes specifikationen dog stadig i Access.

  1. På den sidste side i guiden Eksport skal du markere afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin.

    Et sæt yderligere kontrolelementer vises.

  2. Behold det navn, der er angivet til eksportspecifikationen i feltet Gem som, eller rediger det eventuelt.

  3. Du kan også angive en beskrivelse i feltet Beskrivelse.

  4. Hvis du vil køre eksporthandlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave. Der oprettes herefter en Outlook-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen på en senere dato.

  5. Klik på Gem eksport.

Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse, når du klikker på Gem eksport.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden til konfiguration af Microsoft Outlook 2010-start. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

Oprette en Outlook-opgave

Vælg dialogboksen Eksport-navn - Opgave i Outlook for at oprette en Outlook-opgave.

  1. Gennemse og rediger opgaveindstillingerne, f.eks. Startdato, Forfaldsdato og Påmindelse.

    Klik på Gentagelse, hvis eksportopgaven skal gentages.

  2. Klik på Gem og luk.

Køre en gemt opgave

  1. Klik på Opgaver i navigationsruden, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.

  2. Klik på Kør eksport i gruppen Microsoft Access under fanen Opgaver.

  3. Klik på OK i dialogboksen Eksportér data fra Microsoft Access.

  4. Luk dialogboksen Eksportér opgave.

Toppen af siden

Sådan vises Access-værdier, når de eksporteres til Word

Hvis en eksporthandling ikke fungerede, som du forventede, kan du bruge følgende tabel til at bestemme, hvordan Access eksporterer forskellige værdier til Word.

Access-element

Eksportere resultater i Word

Feltnavne

Når du eksporterer feltnavne for data fra tabeller, forespørgsler og formularer, indsættes feltnavnene i den første række i tabellen i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, afhænger placeringen af feltnavnene i Word-dokumentet af rapportlayoutet.

Felter med flere værdier

Et felt, der understøtter flere værdier, eksporteres til en enkelt kolonne i Word. Værdierne er adskilt med et komma (,).

Billeder, objekter og vedhæftede filer

Grafiske elementer, logoer, data i OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene, eksporteres ikke.

Diagrammer

Microsoft Graph-objekter eksporteres ikke.

Udtryk

Udtryk eksporteres ikke. Det er kun resultatet af udtrykket, der eksporteres.

Underformularer og underdataark

Kun hovedformularen eller hoveddataarket eksporteres. Underformularer og underdataark eksporteres ikke. Du skal eksportere hver underformular og hvert underdataark separat. Når du eksporterer en rapport, kopieres både dataene og raportens layout, så formatet ligner Access-rapporten så meget som muligt.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×