Eksportere Access-data til et Word-dokument

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

For at eksportere data fra en Microsoft Access 2010 database til et Microsoft Word 2010 dokument skal du bruge guiden Eksporter i Access 2010. I denne artikel omhandler eksporten, forklarer, hvordan du bruger guiden eksport og viser dig, hvordan du kan genbruge en Eksportér indstilling ved at gemme den.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Eksportere Access-data til Word

Hvordan Access værdier vises, når eksporteres til Word

Oversigt

Hvad sker der med de data, du eksporterer?

Når du bruger guiden Eksporter Access til at eksportere dataene fra en Access-database til et Word 2010 dokument, oprettes en kopi af dataene i en RTF-Format i Microsoft Word-fil (*.rtf). Men eksporten kun kopierer synlige felter og poster fra Access-tabeller, forespørgsler og formularer, og viser dem i en tabel i Word-dokumentet. Hvis du har skjulte felter eller poster via anvendte filtre, eksportere guiden Eksporter ikke disse data. Når du eksporterer en rapport, kopieres både dataene og layoutet for at ligne formatet for den oprindelige rapport.

Bemærk: Du kan ikke gemme en Access-database eller en tabel som et Word-dokument ved hjælp af kommandoen Gem som i Access.

Hvilken type data kan eksporteres?

Du kan eksportere data fra en Access-tabel, forespørgsel, formular eller rapport. Du kan også eksportere udvalgte poster i en visning. Når du eksporterer en formular eller et dataark, der indeholder underformularer eller underdataark, eksporteres kun hovedformularen eller dataark. Du skal gentage eksporten for hver underformular og underdataark, du vil have vist i Word. Omvendt, når du eksporterer en rapport, underformularer og underrapporter, der medtages i rapporten er eksporteret, sammen med den hovedrapport. Du kan ikke eksportere makroer og moduler.

Eksportere data til et eksisterende Word-dokument

Når du først eksporterer Access-data ved hjælp af guiden Eksportér, eksporteres dataene til et nyt Word-dokument. Hvis du vil flytte dataene til et andet eksisterende Word-dokument, skal du første markere og kopiere dataene og derefter indsætte dem i dit eksisterende Word-dokumenter.

Toppen af siden

Eksportere Access-data til Word

  1. Åbn kildedatabasen

  2. Vælg objektet med de data, der skal eksporteres, i navigationsruden.

    Du kan eksportere en tabel, forespørgsel eller rapport.

  3. Kontrollér, at kildedataene ikke indeholder fejlindikatorer (grønne trekanter) eller fejlværdier, f.eks. #Num.

    Vigtigt: En hvilken som helst uløste værdi fejl i datakilden, erstattes med en null-værdi i Word-dokumentet.

  4. Hvis du kun vil eksportere en del af dataene fra et objekt, skal du blot markere de poster, du vil eksportere.

  5. Klik på Mere i gruppen Eksportér under fanen Eksterne data, og klik derefter på Word.

    Bemærk: Kommandoerne under Eksportér er kun tilgængelige, når en database er åben, og der er valgt et objekt.

  6. Angiv navnet på destinationsfilen i guiden Eksport.

  7. Guiden eksporterer altid formaterede data. Hvis du vil have vist Word-dokumentet, når eksporten er udført, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn destinationsfilen, når eksporten er fuldført.

  8. Hvis du har valgt de poster, der skal eksporteres, inden du startede eksporten, kan du markere afkrydsningsfeltet Eksporter kun de valgte poster. Hvis du vil eksportere alle posterne i visningen, skal du imidlertid ikke markere dette afkrydsningsfelt.

    Bemærk: Afkrydsningsfeltet er ikke tilgængeligt (vises nedtonet), hvis der ikke er valgt nogen poster.

  9. Klik på OK.

  10. Hvis destinationsdokumentet findes, bliver du bedt om at klikke på Ja for at overskrive filen. Klik på Nej for at ændre navnet på destinationsfilen, og klik derefter på OK igen.

Access eksporterer dataene og åbner destinationsdokumentet i Word i overensstemmelse med de eksportindstillinger, som du har angivet i guiden. Desuden vises status for processen på sidste side i guiden. Gå til de næste trin, hvis du vil gemme eksportindstillingerne til senere brug.

Gemme og bruge eksportindstillingerne med Outlook

Bemærk: Du skal have Microsoft Outlook 2010 installeret for at oprette en opgave for tilbagevendende eksportindstillinger.

Det kan være nyttige til at oprette en opgave i Outlook 2010, hvis du vil eksportere med normalt eller tilbagevendende intervaller. Men hvis du ikke opretter en opgave, stadig gemmes specifikationen.

  1. På den sidste side i guiden Eksport skal du markere afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin.

    Et sæt yderligere kontrolelementer vises.

  2. Behold det navn, der er angivet til eksportspecifikationen i boksen Gem som, eller rediger det eventuelt.

  3. Du kan også angive en beskrivelse i boksen Beskrivelse.

  4. Hvis du vil køre eksporthandlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave. Der oprettes herefter en Outlook-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen på en senere dato.

  5. Klik på Gem eksport.

Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse, når du klikker på Gem eksport.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden til konfiguration af Microsoft Outlook 2010-start. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

Oprette en Outlook-opgave

Hvis du vil oprette en Outlook-opgave, skal du vælge den dialogboksen Eksportér-navn - opgave i Outlook.

  1. Gennemse og ændre opgaveindstillingerne for de, som startdato, forfaldsdato og påmindelse.

    Klik på Gentagelse, hvis eksportopgaven skal gentages.

  2. Klik på Gem og luk.

Køre en gemt opgave

  1. Klik på Opgaver i navigationsruden, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.

  2. Klik på Kør eksport i gruppen Microsoft Access under fanen Opgaver.

  3. Klik på OK i dialogboksen Eksportér data fra Microsoft Access.

  4. Luk dialogboksen Eksportér opgave.

Toppen af siden

Sådan vises Access-værdier, når de eksporteres til Word

Hvis en eksporthandling ikke fungerede, som du forventede, kan du bruge følgende tabel til at bestemme, hvordan Access eksporterer forskellige værdier til Word.

Access-element

Eksportere resultater i Word

Feltnavne

Når du eksporterer feltnavne for data fra tabeller, forespørgsler og formularer, indsættes feltnavnene i den første række i tabellen i Word-dokumentet. Når du eksporterer en rapport, afhænger placeringen af feltnavnene i Word-dokumentet af rapportlayoutet.

Felter med flere værdier

Et felt, der understøtter flere værdier, eksporteres til en enkelt kolonne i Word. Værdierne er adskilt med et komma (,).

Billeder, objekter og vedhæftede filer

Grafiske elementer, logoer, data i OLE-objektfelter og vedhæftede filer, der er en del af kildedataene, eksporteres ikke.

Diagrammer

Microsoft Graph-objekter eksporteres ikke.

Udtryk

Udtryk eksporteres ikke. Det er kun resultatet af udtrykket, der eksporteres.

Underformularer og underdataark

Kun hovedformularen eller hoveddataarket eksporteres. Underformularer og underdataark eksporteres ikke. Du skal eksportere hver underformular og hvert underdataark separat. Når du eksporterer en rapport, kopieres både dataene og raportens layout, så formatet ligner Access-rapporten så meget som muligt.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×