Eksport af kontakter til et Outlook-adressekartotek

Access og Outlook er begge fremragende programmer til administration af dine personlige og arbejdsrelaterede kontaktpersoner. Derfor vil du muligvis være interesseret i at eksportere kontaktdata fra Access til Outlook. Men Access 2007 kan ikke eksportere data direkte til Outlooks filformat, og Outlook 2007 kan heller ikke importere en tabel direkte fra en database i Access 2007. Heldigvis er det nemt at eksportere en Access-tabel eller forespørgsel som en tekstfil og derefter importere filen i Outlook 2007.

Find flere oplysninger om den omvendte procedure (import af kontakter fra Outlook til Access) i artiklen Importér kontakter fra et Outlook-adressekartotek.

Trin 1: Eksportér Access-kontaktoplysninger som en tekstfil

  1. Højreklik på den tabel eller forespørgsel, som indeholder de kontaktoplysninger, du vil eksportere, i navigationsruden i Access, peg på Eksportér, og klik derefter på Tekstfil.

  2. I dialogboksen Eksport - tekstfil skal du notere det filnavn og den placering, der foreslås af Access. Du kan klikke på OK for at acceptere standardværdier, eller du kan klikke på Gennemse for at vælge en anden filplacering og derefter klikke på OK. Markér ikke nogen af afkrydsningsfelterne under Angiv eksportindstillinger.

  3. I dialogboksen Guiden Eksportér tekst skal du sikre, at Afgrænset er markeret og derefter klikke på Næste.

  4. På den næste side i guiden skal du vælge afgrænseren Tab og derefter markere afkrydsningsfeltet Medtag feltnavn i første række.

  5. Klik på Udfør på den næste side i guiden.

  6. Klik på Luk uden at gemme eksporttrinnene, og luk derefter Access.

I den næste procedure kan du importere tekstfilen til Outlook. Inden du går videre, anbefales det, at du beslutter dig for, hvilken Outlook-mappe du vil importere kontakterne til. Hvis du vil importere kontakterne til en ny Outlook-mappe, skal du oprette den pågældende mappe, før du starter denne procedure.

Trin 2: Importér tekstfilen til Outlook

  1. I Outlook 2007 skal du i menuen Filer klikke på Importér og eksportér.

  2. Vælg Importér fra et andet program eller en anden fil i dialogboksen Guiden Import og eksport, og klik derefter på Næste.

  3. Vælg Tabulatorseparerede værdier (Windows), og klik derefter på Næste.

  4. I dialogboksen Importér en fil skal du klikke på Gennemse, gå til den .txt-fil, du oprettede i den forrige procedure, og derefter dobbeltklikke på filen.

  5. Hvis destinationsmappen i Outlook allerede indeholder kontakter, kan du støde på en situation, hvor nogle af de kontakter, du importerer, er dublerede kontakter, som allerede findes i Outlook. Under Indstillinger vælger du, hvordan Outlook skal håndtere dubletter.

    • Hvis du mener, at de kontakter, du importerer, er mere fuldstændige eller nyere end kontakterne i Outlook-mappen, skal du klikke på Erstat dubletter med de importerede elementer.

    • Hvis du ikke er sikker på, hvilke kontakter er mere fuldstændige eller aktuelle, og du vil importere alle kontakter i tekstfilen, uanset om de er dubletter, skal du klikke på Tillad oprettelse af dubletter. Efter importen kan du undersøge kontakterne i Outlook og slette dem, du ikke vil beholde.

    • Hvis du mener, kontakterne i Outlook er mere fuldstændige og nyere end dem, du importerer, skal du klikke på Importér ikke duplikerede elementer.

  6. Klik på Næste.

  7. Klik på den Kontaktpersoner-mappe på mappelisten, hvor du vil placere de importerede kontaktpersonoplysninger, og klik derefter på Næste.

  8. For at undersøge eller ændre hvordan kontaktoplysninger gemmes i Outlook-mappen, skal du klikke på Forbind brugerdefinerede felter. Dette trin er valgfrit, men vi anbefaler det, hvis du vil sikre, at de data, du importerer, placeres i de rette felter i Outlook.

    Bemærk: Hvis knappen Forbind brugerdefinerede felter ikke er tilgængelig, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for importhandlingen under Følgende handlinger vil blive udført.

    Yderligere hjælp med tilknytning af brugerdefinerede felter

    1. Gennemse standardtilknytningen på listen Til til højre i dialogboksen Forbind brugerdefinerede felter.

      Bemærk: Hvis du vil have vist flere felter på listen Til, skal du klikke på plustegnet (+) ud for feltet. Hvis du f.eks. vil have vist felterne Fornavn og Efternavn, skal du klikke på plustegnet (+) ud for Navn.

    2. Hvis felttilknytningen ser korrekt ud, skal du klikke på Annuller for at vende tilbage til Guiden Importér en fil. Eller du kan ændre tilknytningen på følgende måde:

      • Hvis du vil knytte et felt i tekstfilen til et felt i destinationsmappen i Outlook, skal du trække det fra listen til venstre (Fra) til det relevante felt på listen til højre (Til).

      • Hvis du vil fjerne et felt fra tilknytningen, skal du trække det fra listen til højre (Til) til listen til venstre (Fra).

      • Hvis du vil fjerne alle tilknytninger, skal du klikke på Fjern forbindelser.

      • Hvis du vil nulstille de oprindelige tilknytninger, skal du klikke på Benyt standard.

        Hvis du vil se flere poster på listen Fra, skal du klikke på Forrige eller Næste.

    3. Klik på OK, når du er færdig med at tilknytte felter.

      Bemærk: Hvis den tekstfil, du importerer, ikke indeholder feltnavne i den første række, fortolkes den første række af data som feltnavne og importeres ikke som data. For at sikre, at alle dataene i tekstfilen er importeret, skal du vælge muligheden for at inkludere feltnavne i den første række af tekstfilen, når du eksporterer den fra Access.

  9. Klik på Udfør.

Øverst på siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×