Eksempel på arbejdsproces: Sende en meddelelse

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Se oprette en besked eller abonnere på et RSS-feedden mest opdaterede oplysninger om oprettelse af beskeder om meddelelser. Hvis du bruger SharePoint Online lister, kan du også bruge flyder til at oprette meddelelser via mail og andre kanaler. Du kan finde flere oplysninger om Tilføj et flow til en liste i SharePoint Online.

Bemærk: Dette emne oplysninger i forbindelse med SharePoint 2007 kun.

Opdaterede December 12, 2016

Hvis du vil vide mere om arbejdsprocesser, skal du se Introduktion til SharePoint-arbejdsproces.

Vigtigt: Hvis du vil oprette en arbejdsproces, skal være placeret dit websted på en server med Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Inden du begynder

Teamet bruger biblioteket Delte dokumenter til at samarbejde om dokumenter, og teamet bruger kolonne Tildelt til at holde styr på, hvem dokumenter er tildelt til. I stedet for at alle medlemmer af teamet hele tiden skal tjekke webstedet for team for at se, om der er dokumenter, der er blevet tildelt til dem for nylig, kan du oprette en arbejdsproces, som automatisk sender en e-mail til et teammedlem, når vedkommende modtager en opgave. Du kan hurtigt gøre dette ved at oprette en et-trins arbejdsproces.

Måske overvejer du, om man ikke kunne bruge en advarsel i stedet for? Advarsler har mange indstillinger, f.eks. kan du modtage en advarsel, når et element tilføjes eller ændres. Men du kan ikke indstille en advarsel for, når en bestemt kolonne ændres til en bestemt indstilling. Desuden kan du heller ikke bruge en advarsel til oprette en e-mail med besked til modtageren om, hvilken handling der kræves.

Inden du opretter arbejdsprocessen, skal du foretage de nødvendige ændringer eller tilpasninger på webstedet, listen eller i biblioteket – f.eks.:

  • En arbejdsproces er altid knyttet til ét SharePoint liste eller et bibliotek. Webstedet skal have mindst én liste eller et bibliotek, før du opretter en arbejdsproces. Hvis der er ingen lister på dit websted, bliver du bedt om at oprette et, når du opretter en arbejdsproces.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge brugertilpassede kolonner eller indstillinger, skal du foretage disse ændringer, inden du opretter arbejdsprocessen, så disse kolonner og indstillinger er tilgængelige i Workflow Designer.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge liste- eller biblioteksfunktioner, der ikke er aktiveret som standard, f.eks. indholdsgodkendelse, skal du aktivere disse funktioner, inden du opretter arbejdsprocessen.

Bemærk: Arbejdsprocesfunktionen er bygget på Microsoft Windows Workflow Foundation, der er en komponent i Microsoft Windows. Den samme version af Workflow Foundation skal være installeret på computeren og serveren. Den første gang du opretter en arbejdsproces, bliver du måske bedt om at installere Workflow Foundation.

Føje en kolonne til dokumentbiblioteket

I dette eksempel bruges biblioteket Delte dokumenter, der som standard vises på et teamwebsted. Du skal imidlertid føje kolonnen Tildelt til biblioteket Delte dokumenter, da denne kolonne ikke som standard vises i biblioteket.

  1. Find biblioteket Delte dokumenter i webbrowseren.

    Tip: Klik på Delte dokumenterMappeliste, og tryk på F12.

  2. Klik på Indstillinger på biblioteksværktøjslinjen, og klik derefter på Tilføj kolonner fra webstedskolonner.

  3. Klik på Tildelt under Tilgængelige webstedskolonner, og klik derefter på Tilføj.

  4. Klik på OK.

    Når du ser delte dokumenter i webbrowseren, vil kolonnen Tildelt herefter vises i biblioteket.

  5. Luk webbrowseren.

Toppen af siden

Oprette arbejdsprocessen

Når du har konfigureret biblioteket med delte dokumenter med den korrekte kolonne, er du klar til at bruge Workflow Designer.

  1. Start Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klik på Åbn websted i menuen Filer.

  3. Find og marker det websted, hvor du vil oprette arbejdsprocessen, i dialogboksen Åbn websted, og klik derefter på Åbn.

  4. Peg på Ny i menuen Filer, og klik på Arbejdsproces.

    Workflow Designer åbnes.

  5. Skriv Tildelingsbesked i boksen Giv arbejdsprocessen et navn.

    Besøgende på webstedet ser dette navn, når de ser på arbejdsprocessens status og sider i webbrowseren.

  6. Klik på Delte dokumenter på listen Hvilken SharePoint-liste skal arbejdsprocessen knyttes til?

    Når teammedlemmer ser biblioteket med delte dokumenter, ser de en ny kolonne med navnet Tildelingsbesked for denne arbejdsproces. Denne kolonne viser status for arbejdsprocessen for hvert element, f.eks. om arbejdsprocessen er startet eller fuldført.

  7. Benyt alle følgende fremgangsmåder under Marker startindstillinger for arbejdsproces for elementer på Delte dokumenter:

    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad, at denne arbejdsproces startes manuelt fra et element.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når et element oprettes.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når et element ændres.

      Ved at vælge disse indstillinger sikrer du, at arbejdsprocessen kører, hver gang et element oprettes eller ændres. Første side i Workflow Designer bør nu se således ud.

      Første side i Workflow Designer

  8. Klik på Næste.

  9. Klik på Betingelser, og klik derefter på Brugerdefineret betingelse (Delte dokumenter) på listen.

    Betingelsen Hvis felt er lig med værdi vises i arbejdsprocessen.

    Denne liste indeholder mange foruddefinerede betingelser, men du skal oprette en betingelse, hvor arbejdsprocessen kun sender beskeden, når et bestemt felt – i dette tilfælde Tildelt – er lig med en bestemt værdi – i dette tilfælde navnet på et teammedlem. For at gennemføre dette skal du oprette en brugerdefineret betingelse.

  10. Klik på Felt i betingelsen Hvis felt er lig med værdi, og klik derefter på Tildelt på listen.

  11. Klik på Værdi i betingelsen.

    Dialogboksen Vælg brugere åbnes. Du skal vælge et medlem af teamet. Du kan skrive enten navnet på medlemmet eller e-mail-adressen og derefter klikke på Tilføj, eller du kan markere på listen over eksisterende brugere. Du kan også vælge brugere fra adressebogen eller slå navne op fra en liste eller et listeelement.

  12. Skriv eller marker et brugernavn eller en adresse, klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

  13. Klik på Handlinger, og klik derefter på Send en e-mail på listen.

    Hvis handlingen ikke er på listen, skal du klikke på Flere handlinger, klikke på den ønskede handling og derefter klikke på Tilføj.

  14. Klik på denne meddelelse i handlingen Send denne meddelelse som e-mail, og udfyld formularen ved at angive modtager, emne og brødtekst til meddelelsen.

    I linjen Til skal du angive det samme navn eller den samme adresse, som du valgte som del af betingelsen.

  15. Klik på OK.

    Anden side i Workflow Designer med en betingelse og en handling

    Du har nu en regel, der sørger for, at når et element i biblioteket med delte dokumenter tildeles til et bestemt teammedlem, modtager vedkommende en besked om det via e-mail. Men hvad hvis dokumentet tildeles til et andet teammedlem? Næste skridt er at oprette en "ellers hvis"-betingelse for hver af de andre personer i teamet.

  16. Klik på Tilføj 'Ellers hvis'-betinget gren.

    En betinget gren føjes til arbejdsprocessen. Gentag trin 8–14 i denne procedure for at oprette den samme regel for et andet teammedlem.

  17. Klik på Tilføj 'Ellers hvis'-betinget gren for at tilføje en regel for hvert af de medlemmer af teamet, som du ønsker skal modtage besked, når de får tildelt et dokument.

    Regler med betinget forgrening i Workflow Designer

  18. Du kan kontrollere arbejdsprocessen for fejl, inden du afslutter Workflow Designer, ved at klikke på Kontroller arbejdsproces.

    Hvis der er en fejl i arbejdsprocessen, skifter hyperlinket farve, og der sættes stjerne før og efter den ugyldige parameter. Desuden vises der under Arbejdsprocestrin et fejlsymbol ved siden af hvert trin, der indeholder en fejl.

  19. Klik på Udfør for at gemme arbejdsprocessen.

    Du kan teste arbejdsprocessen ved at gå til biblioteket med delte dokumenter, oprette et nyt element og angive en person, der er medtaget som betingelsen i arbejdsprocessen, i kolonnen Tildelt. Kontroller, at personen modtager den meddelelse, du har oprettet.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×