Eksempel på arbejdsproces: Dirigere en udgiftsrapport til gennemsyn

Important: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Teamet udfylder hver måned udgiftsrapporter, der er formularer oprettet i Microsoft Office InfoPath 2007. Teamet udfylder og gemmer disse formularer i et formularbibliotek på SharePoint-webstedet. Når en udgiftsrapport overstiger et bestemt beløb, ønsker du automatisk at give en bestemt person besked om at gennemse rapporten. Du kan hurtigt automatisere denne proces med en et-trins arbejdsproces.

En af de gode funktioner i Office InfoPath 2007 er, at du kan angive felter i den faktiske formular til visning som kolonner i et formularbibliotek. Når du vælger at vise et formularfelt som en kolonne i formularbiblioteket, overfører du det felt. At overføre et felt er nyttigt, når du vil se vigtige oplysninger i en formular uden at skulle åbne hver formular enkeltvist. Vigtigere endnu er det, at du ved at overføre data i formularen til data i kolonner i formularbiblioteket gør det muligt at oprette regler baseret på de data i Workflow Designer. Ved at overføre summen af udgifter fra formularen til en kolonne, kan du nu oprette en arbejdsproces, der dirigerer udgiftsrapporten til gennemsyn, når totaludgiften overstiger et vist beløb.

Hvis du vil vide mere om arbejdsprocesser skal du se Introduktion til SharePoint-arbejdsproces.

Important: Du kan kun oprette arbejdsprocesser, hvis SharePoint-webstedet er placeret på en server, der kører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

I denne artikel

Inden du går i gang

Designe arbejdsprocessen

Inden du starter

Inden du opretter arbejdsprocessen, skal du foretage de nødvendige ændringer eller tilpasninger på webstedet, listen eller i biblioteket – f.eks.:

  • En arbejdsproces er altid knyttet til nøjagtig en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek. Webstedet skal have mindst en liste eller et bibliotek, før du kan oprette en arbejdsproces. Hvis der ikke er nogen lister på webstedet, bliver du bedt om at oprette en, når du opretter en arbejdsproces.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge brugertilpassede kolonner eller indstillinger, skal du foretage disse ændringer, inden du opretter arbejdsprocessen, så disse kolonner og indstillinger er tilgængelige i Workflow Designer.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge liste- eller biblioteksfunktioner, der ikke er aktiveret som standard, f.eks. indholdsgodkendelse, skal du aktivere disse funktioner, inden du opretter arbejdsprocessen.

Note: Arbejdsprocesfunktionen er bygget på Microsoft Windows Workflow Foundation, der er en komponent i Microsoft Windows. Den samme version af Workflow Foundation skal være installeret på computeren og serveren. Den første gang du opretter en arbejdsproces, bliver du måske bedt om at installere Workflow Foundation.

Udgive formularen og oprette et formularbibliotek

I dette eksempel skal du bruge et formularbibliotek til at gemme formularerne i, og du skal overføre bestemte felter fra formularen som kolonner i formularbiblioteket. Det er meget nemt at udgive en formular, overføre felter og oprette formularbiblioteket i Office InfoPath 2007. Det kan alt sammen gøres ved brug af guiden Udgivelse (klik på Udgiv i menuen Filer).

I følgende procedure kan du bruge den eksisterende udgiftsrapportskabelon i Office InfoPath 2007, og derefter bruge guiden Udgivelse til at overføre felter og oprette formularbiblioteket på SharePoint-webstedet.

  1. Start Office InfoPath 2007.

  2. Dobbeltklik på udgiftsrapporten i dialogboksen Udfyld en formular.

    Udgiftsrapporten åbnes i designtilstand. Formularen har allerede de felter, du skal overføre som kolonner i formularbiblioteket: navn, id-nummer og totaludgifter. Du skal bruge skabelonen, som den er.

  3. Klik på Gem som i menuen Filer

  4. Skriv et navn i boksen Filnavn i dialogboksen Gem som, og klik på Gem.

  5. Klik på Udgiv i menuen Filer.

    Guiden Udgivelse åbnes.

  6. Klik på Hvor vil du udgive formularskabelonen?, klik på På en SharePoint-server med eller uden InfoPath Forms Services, og klik derefter på Næste.

  7. Skriv adressen på SharePoint-webstedet, og klik på Næste.

  8. Klik på Dokumentbibliotek under Hvad vil du udgive?, og klik derefter på Næste.

    Bemærk, at du også kan gøre formen tilgængelig som en indholdstype. Du kan overveje at benytte denne type, hvis du f.eks. vil gøre formularskabelonen tilgængelig for alle underordnede websteder på et portalwebsted.

  9. Klik på Oprette et nyt dokumentbibliotek under Hvad vil du foretage dig?, og klik derefter på Næste.

  10. Skriv ­Udgiftsrapporter som navnet, indtast en beskrivelse til dokumentbiblioteket, og klik derefter på Næste.

  11. Klik på Tilføj på den næste side.

  12. Klik på navn i mappen medarbejder i dialogboksen Marker et felt eller en gruppe, og klik derefter på OK.

  13. Gentag de foregående trin to gange for at tilføje feltet id-nummer (i mappen medarbejder) og feltet total (i mappen elementer).

    Note: Anvend standardindstillingerne for Webstedskolonnegruppe og Kolonnenavn i dialogboksen Marker et felt eller en gruppe. Alternativt kan du knytte formularfeltet til en eksisterende webstedskolonne eller give kolonnen et andet navn end formularfeltets navn.

  14. Klik på Næste, kontroller, at oplysningerne er korrekte, og klik derefter på Udgiv.

    Du har nu et formularbibliotek med navnet Udgiftsrapporter med de kolonner, du har brug for til at oprette arbejdsprocessen. Kolonnerne i formularbiblioteket bør i webbrowseren se ud som i den følgende illustration.

    Formularbibliotek med formularfelter overført som kolonner i biblioteket

Toppen af siden

Oprette arbejdsprocessen

Når du har konfigureret formularbiblioteket med de korrekte kolonner, er du klar til at bruge Workflow Designer.

  1. Start Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klik på Åbn websted i menuen Filer.

  3. Find og marker det websted, hvor du vil oprette arbejdsprocessen, i dialogboksen Åbn websted, og klik derefter på Åbn.

  4. Peg på Ny i menuen Filer, og klik på Arbejdsproces.

    Workflow Designer åbnes.

  5. Skriv Gennemsyn af udgiftsrapport i boksen Giv arbejdsprocessen et navn.

    Besøgende på webstedet ser dette navn, når de ser på arbejdsprocessens status og sider i webbrowseren.

  6. Klik på Udgiftsrapporter på listen Hvilken SharePoint-liste skal arbejdsprocessen knyttes til?

  7. Benyt alle følgende fremgangsmåder under Marker startindstillinger for arbejdsproces for elementer på Udgiftsrapporter:

    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad, at denne arbejdsproces startes manuelt fra et element.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når et element oprettes.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når et element ændres.

      Ved at vælge disse indstillinger sikrer du, at arbejdsprocessen kører, hver gang et teammedlem udfylder en ny eller ændrer en eksisterende udgiftsrapport.

      Første side i Workflow Designer

  8. Klik på Næste.

    Du ønsker at oprette en regel, der bevirker, at hver gang summen af udgifter i en udgiftsrapport er højere end 5000 kr., får den relevante person besked om at gennemse udgiftsrapporten.

  9. Klik på Betingelser i Workflow Designer, og klik på Avanceret betingelse på listen.

    Betingelsen Hvis værdi er lig med værdi vises i arbejdsprocessen.

    Denne liste indeholder mange foruddefinerede betingelser, men du skal oprette en betingelse, hvor arbejdsprocessen kun sender beskeden, når en bestemt værdi – i dette tilfælde totaludgiften – er større end en bestemt værdi – i dette tilfælde 5000. For at gennemføre dette skal du oprette en avanceret betingelse.

  10. I betingelsen, Hvis værdi er lig med værdien, skal du klikke på linket til første værdi og derefter klikke på Vis databinding Knapflade .

  11. Klik på Aktuelt emne på listen Kilde i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag. Klik på Total på listen Felt, og klik derefter på OK.

    Ved brug af denne dialogboks kan du slå alle værdier i alle felter i alle lister eller biblioteker på webstedet op, så du kan bruge værdien i arbejdsprocesreglen. I dette tilfælde, skal du bruge tallet fra feltet Total for det aktuelle emne.

  12. Klik på er lig med i arbejdsprocesreglen, og klik på er større end på listen.

  13. Klik på det andet værdi-hyperlink, og indtast 5000.

  14. Klik på Handlinger, og klik derefter på Send en e-mail på listen.

    Hvis handlingen ikke er på listen, skal du klikke på Flere handlinger, klikke på den ønskede handling og derefter klikke på Tilføj.

  15. Klik på denne meddelelse i handlingen Send denne meddelelse som e-mail, og udfyld formularen ved at angive modtager, emne og brødtekst til meddelelsen.

    Som modtager vælger du den person, der skal gennemse udgiftsrapporterne.

  16. Klik på OK.

    Anden side i Workflow Designer med en betingelse og en handling

    Du har nu en regel, der sørger for, at hvis en udgiftsrapport oprettes eller ændres i udgiftsrapportbiblioteket, og summen af udgifter for rapporten er større end 5000 kr., så vil den relevante person få besked om at gennemse rapporten.

  17. Du kan kontrollere arbejdsprocessen for fejl, inden du afslutter Workflow Designer, ved at klikke på Kontroller arbejdsproces.

    Hvis der er en fejl i arbejdsprocessen, skifter hyperlinket farve, og der sættes stjerne før og efter den ugyldige parameter. Desuden vises der under Arbejdsprocestrin et fejlsymbol ved siden af hvert trin, der indeholder en fejl.

  18. Klik på Udfør for at gemme arbejdsprocessen.

    Du kan teste arbejdsprocessen ved at gå til udgiftsrapportbiblioteket, klikke på Udfyld denne formular for at oprette et nyt element og sørge for at du angiver udgifter større end 5000 kr. Gem formularen i formularbiblioteket, og kontroller, at den angivne person har modtaget den meddelelse, du har oprettet.

Toppen af siden

Note: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×