E-mail-indstillinger for Dataindsamling

Brug dialogboksen Indsamling af data ved hjælp af e-mailindstillinger til at få vist og ændre de indstillinger, der styrer, hvordan Microsoft Office Access 2007 behandler svar på en e-mail, som bruges til dataindsamling. Indstillingerne gælder for alle fremtidige svar på den e-mail, der er valgt eller ved at blive oprettet.

Bemærk, at ændringerne ikke påvirker de svar, der allerede er i Outlook-postkassen.

Dialogboksen Indsamling af data ved hjælp af e-mailindstillinger

Sådan vises dialogboksen

  1. Åbn databasen med den meddelelse, der skal ændres indstillinger for.

  2. Klik på Administrer svar på fanen Eksterne data i gruppen Indsaml data. Knapflade

  3. Vælg den ønskede meddelelse i dialogboksen Administrer meddelelser om Dataindsamling, og klik på Meddelelsesindstillinger.

Importindstillinger

Behandl automatisk svar, og føj data til databasen

Denne indstilling angiver, at Microsoft Office Access 2007 skal behandle svarene, så snart de modtages i indbakken i Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 og Office Access 2007 eksporterer indholdet i formularen i de enkelte svar til destinationstabellerne i Access. Hvis dette afkrydsningsfelt ikke er markeret, skal du behandle svarene manuelt.

Yderligere oplysninger om automatisk og manuel behandling af svar

Svar eksporteres automatisk fra Outlook til Access, hvis følgende betingelser er opfyldt på det tidspunkt, hvor svarene modtages i Outlook-postkassen:

  • Office Outlook 2007     Office Outlook 2007 skal være installeret på computeren. Hvis programmet ikke kører, når et svar modtages, bliver behandlingen udført, næsten gang Outlook startes.

  • Office Access 2007     Office Access 2007 skal være installeret på computeren.

  • Database     Databasen må ikke være beskyttet med en adgangskode, og den må ikke været åbnet med udelt adgang. Databasens navn og placering må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Tabeller og forespørgsler     Navnene på de tabeller og forespørgsler, som du har angivet, og egenskaberne for de underliggende felter må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen. Hvis du f.eks. ændrer datatypen i et felt fra Nummer til Autonummerering, efter du har sendt meddelelsen, kan eksporten ikke udføres.

  • Tilladelser    Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet i de underliggende tabeller og forespørgsler.

Hvis én eller flere af disse betingelser ikke er opfyldt, kan den automatiske behandling ikke udføres. Løs problemerne, og eksporter derefter manuelt de svar, der ikke blev behandlet. De svar, der modtages i postkassen, efter du har løst problemerne, vil blive behandlet automatisk.

Manual behandling     Hvis du vil kunne styre, hvilke svar der behandles, og hvornår de behandles, skal du vælge manuel behandling. I så fald modtages svarene i indbakken i Outlook, men de eksporteres ikke automatisk til databasen. Hvis et svar skal eksporteres til databasen, skal du vælge svaret manuelt, højreklikke på det og derefter klikke på Eksporter data til Microsoft Office Access.

Du bliver muligvis også nødt til at udføre en manuel behandling af svar, der ikke kunne behandles automatisk. Når du har løst det problem, der var årsag til fejlen, skal du manuelt eksportere hvert enkelt svar.

Vær opmærksom på følgende, inden du starter eksporten:

  • Office Access 2007     Office Access 2007 skal være installeret på computeren.

  • Database     Hvis databasen er beskyttet med en adgangskode, bliver du bedt om at angive adgangskoden, når du starter eksporten. Desuden må databasen ikke være åbnet med udelt adgang, og hverken databasens navn eller placering må være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Tabeller og forespørgsler    Navnene på de tabeller og forespørgsler, du har angivet, og egenskaberne for de underliggende felter må ikke være ændret, siden du sendte e-mailen.

  • Tilladelser    Du skal have de nødvendige tilladelser til at tilføje eller opdatere indholdet i de underliggende tabeller og forespørgsler.

Slet svar fra brugere, du ikke har sendt meddelelsen til

Denne indstilling angiver, at det kun er svar fra de oprindelige modtagere af meddelelsen, der skal behandles automatisk. Svar fra andre modtagere gemmes i destinationsmappen i Outlook, men de bliver ikke behandlet automatisk. Hvis du ønsker det, kan du behandle disse svar manuelt.

Accepter flere svar fra hver modtager

Denne indstilling angiver, at modtagerne kan sende flere svar på den samme e-mail. Hvis du vælger denne indstilling, kan hver enkelt modtager svare flere gang på den samme meddelelse, og hvert svar behandles automatisk. Hvis du ikke vælger indstillingen, kan modtageren stadig sende flere svar, men det er kun det første svar, der behandles automatisk. Alle efterfølgende svar fra modtageren gemmes i destinationsmappen i Outlook, og herefter kan du enten behandle dem manuelt eller slette dem.

Bemærk: Denne indstilling styrer kun antallet af svar og ikke antallet af poster i det enkelte svar. Hvis du med andre ord sender en Microsoft Office InfoPath 2007-formular, kan modtageren sende flere poster til dig i et enkelt svar. Access behandler automatisk alle poster i svaret, fordi de er samlet i en formular i en enkelt meddelelse.

Tillad flere rækker pr. svar

Hvis du bruger en InfoPath-formular til at sende data, kan modtageren tilføje flere poster ved at klikke på Indsæt en række nederst i e-mailen. Hvis du kun vil behandle én post pr. svar, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt.

Tillad kun opdateringer til eksisterende data

Hvis du bruger en InfoPath-formular til at opdatere data, kan modtageren sende nye poster til dig ud over opdateringer til de eksisterende poster. Hvis du vil forhindre, at modtageren kan tilføje nye poster ved hjælp af InfoPath-formularen, skal du markere dette afkrydsningsfelt.

Indstillinger for automatisk behandling

Antal svar, der skal behandles

Angiv det samlede antal svar (fra alle modtagere), der skal behandles automatisk. Hvis alle svarene skal behandles automatisk, skal du angive en stor værdi i tekstboksen. De svar, der modtages, efter det angivne antal er nået, bliver gemt i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Dato og klokkeslæt, indsamlingen skal stoppe

Angiv en dato og et klokkeslæt, hvor den automatiske behandling af svar på denne e-mail skal stoppe. De svar, der modtages efter det angivne tidspunkt, gemmes i destinationsmappen, men de behandles ikke automatisk.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×