Dokumentsamarbejde og samtidig redigering

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Dokumentsamarbejde og samtidig redigering er et kritiske element til at arbejde effektivt som et team i virksomheden. Kombinationen af SharePoint og Office indeholder en spektret af dokument samarbejdsmetoder, uanset om det er samtidig redigering af et regneark eller routing en forretningsplan via en arbejdsproces. Forstå de måder, hvorpå du kan samarbejde om dokumenter er vigtig for at gøre det bedste valg til dine behov og forbedre produktiviteten som en it-medarbejder.

Bemærk: Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du samtidig redigering af dokumenter ved at søge i Hjælp til Word, PowerPoint, OneNote og Office Online. Du kan finde flere oplysninger om konfiguration af SharePoint til dokumentsamarbejde og samtidig redigering, TechNet-webstedet.

Denne artikel indeholder

Spektret af dokumentsamarbejde

Samtidig redigering med Office og Office Web Apps

Oversigt over produkter til samtidig redigering

Samtidig redigering, versionsstyring, udtjekning og blandede Office-miljøer

Samtidig redigering og udtjekning af dokumenter

Samtidig redigering og versionsstyring

Samtidig redigering af dokumenter i et Office-miljø med flere versioner

Problemer i forbindelse med samtidig redigering af dokumenter

Scenarier med spektret af dokumentsamarbejde

Halvformel samtidig redigering

Formel samtidig redigering

Kommentarer og gennemsyn

Andre emner, der måske har din interesse:

Spektret af dokumentsamarbejde

Dokumentsamarbejde vil sige, at flere forfattere arbejder sammen på et dokument eller en samling dokumenter. De kan f.eks. redigere et dokument samtidig eller gennemse en specifikation som led i en struktureret arbejdsproces. Samtidig redigering af dokumenter vil sige at arbejde på et dokument samtidig med en eller flere brugere. Der findes forskellige metoder til dokumentsamarbejde og samtidig redigering, idet dokumentsamarbejdsprocessen gradvist medfører øget struktur og kontrol. For at finde ud af hvilken metode og hvilket produkt til dokumentsamarbejde der passer bedst til dig, kan du forestille dig indstillingerne i hele spektret af valgmuligheder.

Spektret af dokumentsamarbejde

Semiformal samtidig redigering : Flere forfattere redigerer samtidigt et vilkårligt sted i dokumentet. Som eksempler kan nævnes: tilbagevendende minutter, brainstorming-sessioner og referencemateriale til OneNote. og team udviklede økonomiske modeller, budgetter og aktiver lister til Excel.

Formel samtidig redigering: Flere forfattere redigerer samtidig på en kontrolleret måde ved at gemme indholdet, når det er klar til at blive vist. Som eksempler kan nævnes: forretningsplaner, nyhedsbreve og sagsresumeer til Word samt marketing- og mødepræsentationer til PowerPoint.

Kommentarer og gennemsyn: En primær forfatter anmoder om redigeringer og kommentarer (som kan være trådede diskussioner) ved at distribuere dokumentet i en arbejdsproces, men styrer udgivelsen af det endelige dokument. Som eksempler kan nævnes: onlinehjælp, hvidbøger og specifikationer.

Dokumentsæt: Forfattere starter arbejdsprocesser i hele dokumentgruppen eller individuelle elementer i dokumentgruppen for at administrere fælles opgaver som gennemsyn og godkendelse.

Toppen af siden

Samtidig redigering med Office og Office Online

I nedenstående afsnit beskrives, hvordan du kan foretage samtidig redigering ved hjælp af Office og Office Online, samt de bedste fremgangsmåder ved brug af SharePoint-biblioteker til at vedligeholde filerne.

Oversigt over produkter til samtidig redigering

Flere af Office- og Office Online-produkterne giver mulighed for, at flere forfattere kan redigere dokumenter samtidig. I alle produkterne ligner funktionaliteten til samtidig redigering hinanden. Der er dog visse designmæssige forskelle, der understøtter forskellige samarbejdsmetoder og planlagte scenarier. Nedenstående tabel indeholder en oversigt over alle produkterne til samtidig redigering:

Program

Server krav

Fælles scenarier

Word

SharePoint-teknologier

Alle dokumenter, herunder forslag, planer, erklæringer om visioner, mødereferater, nyhedsbreve og rapporter

PowerPoint

SharePoint-teknologier

Alle præsentationer, herunder kurser, møder, opfølgninger, produktoversigter, håndbøger og rapporter om projektstatus

Excel Online

SharePoint-teknologier og Office Online

Alle regneark, herunder teamudviklede økonomiske modeller, business to business-produktlinjeopdateringer på en webside og regnearkssporinger i realtid

OneNote

SharePoint-teknologier

Alle notesbøger, herunder tilbagevendende mødereferater, projektbrainstorming ("gruppetanker"), fælles forsknings- og referencemateriale og fælles uddannelseskurser

OneNote Online

SharePoint-teknologier og Office Online

Samtidig redigering, versionsstyring, udtjekning og blandede Office-miljøer

I nedenstående afsnit beskrives de bedste fremgangsmåder til samtidig redigering med andre brugere.

Samtidig redigering og udtjekning af dokumenter

Samtidig redigering er ikke kompatibel med processen med at tjekke dokumenter ind og ud i et SharePoint-bibliotek. Når du tjekker et dokument ud, betyder det, at det kun er dig, der kan skrive i det og til sidst tjekke det ind igen, så andre kan se ændringerne og arbejde videre på dokumentet. Når du derfor tjekker en fil ud, kan andre brugere ikke redigere dokumentet samtidig med dig. Som standard er det ikke nødvendigt at tjekke filer i SharePoint-biblioteker ud, og funktionen må ikke aktiveres, når der skal bruges samtidig redigering. Du må heller ikke tjekke et dokument ud, hvis du vil foretage samtidig redigering af dokumentet.

Samtidig redigering og versionsstyring

Med versionsstyring kan brugerne gemme dokumentversioner, annullere redigeringer eller få et øjebliksbillede af et dokuments status for at sammenholde det med projektets milepæl. I SharePoint kan du registrere ændringer af dokumenter, samtidig med at de redigeres, gemme tidligere versioner og endog vedligeholde overordnede og underordnede versioner af et dokument. Da flere medforfattere kan have et dokument åbent i længere tid, udføres der versionsstyring af de dokumenter, der er oprettet af flere forfattere, med bestemte tidsintervaller og ikke nødvendigvis, når dokumentet bliver gemt. Som standard er versionsstyring ikke aktiveret i et SharePoint-bibliotek.

Når du foretager samtidig redigering af Word- og PowerPoint-dokumenter, er det en god ide at bruge versionsstyring, af både overordnede og underordnede versioner, så brugerne efter behov kan hente ændringer foretaget af andre brugere. Desuden angiver versionsstyringsperioden, hvor ofte der i SharePoint oprettes en ny version af et dokument med flere forfattere. Standardværdien på 30 minutter passer sandsynligvis til de fleste miljøer, men denne værdi kan justeres af en administrator efter behov. Hvis perioden angives til en lavere værdi, gemmes versioner og ændringer oftere, men det kan kræve mere serverlagerplads.

I forbindelse med biblioteker, der indeholder OneNote-notesbøger, er det en god ide kun at anvende versionsstyring af overordnede versioner, da underordnede versioner kan forårsage synkroniseringsfejl, som kan forhindre, at ændringer gemmes. Hvis OneNote-notesbøger hyppigt opdateres, kan det også medføre, at der oprettes mange versioner. Da antallet af versioner med tiden kan blive stort, er det en god ide at begrænse antallet af versioner, der bevares, ved at angive et maksimum for antallet af versioner til en rimelig størrelse baseret på brugernes behov. Bemærk, at versionsstyringsperioden ikke har indflydelse på OneNote-notesbøger, fordi de mere detaljerede oplysninger gemmes i notesbogen i OneNote.

Samtidig redigering af dokumenter i et Office-miljø med flere versioner

I nogle virksomheder vedligeholdes et miljø, hvor brugerne har forskellige versioner af Microsoft Office, f.eks. Office 2007 og Office 2010.

Selvom du kan overføre filer via Word og PowerPoint 2007 eller tidligere til et SharePoint-bibliotek, du kan ikke samtidig redigering af disse dokumenter med de ældre programmer. Desuden, når en bruger åbner et dokument, Word eller PowerPoint OOXML med Word eller PowerPoint 2007, SharePoint opretter en lås i dokumentet og forhindrer, at andre brugere af Office bruger samtidig redigering til at redigere dokumentet. Hvis du vil benytte bedste samtidig redigering i Word eller PowerPoint, anbefales det, at alle brugere arbejde med mindst Microsoft Office 2010 eller 2012. Excel-projektmapper kan kun være coauthored via mindst Excel 2010 eller Excel 2012 Web App. ved hjælp af Excel-2012 eller tidligere klientprogrammet altid vil oprette en eksklusiv lås på serveredokumentet som forhindrer samtidig redigering.

Problemer i forbindelse med samtidig redigering af dokumenter

Hvis du ikke kan redigere et Word-dokument eller en PowerPoint-præsentation samtidig, kan en eller flere af følgende være årsagen til det:

  • Der bruges IRM (Information Rights Management) eller DRM (Digital Rights Management) til filen.

  • Filen er tjekket ud.

  • Filen er krypteret.

  • Filformatet understøttes ikke. Det er kun filformaterne .docx og .pptx, der understøttes. I de fleste tilfælde kan du gemme det ikke-understøttede filformat i det understøttede format.

  • Filen er markeret som endelig. Filejeren har besluttet at standse redigeringsprocessen, og filen er nu skrivebeskyttet.

  • Visse Microsoft Office-gruppepolitikker forhindrer samtidig redigering, herunder følgende: klientpolitikken til deaktivering af automatisk fletning, serverpolitikken til deaktivering af samtidig redigering og klientpolitikken til deaktivering af samtidig redigering.

  • Filen indeholder ActiveX-objekter.

  • Filen indeholder bestemte objekter, der ikke kan identificeres entydigt, f.eks. et OLE-objekt, SmartArt-grafik, et diagram eller et håndskriftsobjekt.

  • Der bruges hoveddokumenter med underdokumenter i Word, og dokumenterne indeholder HTML-rammesæt eller publiceres som en blog.

  • Word-dokumentet har ikke markeret i feltet Gem tilfældige numre for at forbedre Kombinationsnøjagtigheden for. Klik på fanen filer på båndet for at kontrollere, skal du klikke på Indstillinger for at få vist dialogboksen Word-indstillinger, klik på Sikkerhedscenter, skal du klikke på Indstillinger for Sikkerhedscenter for at få vist dialogboksen Sikkerhedscenter skal du klikke på Indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger og derefter under afsnittet Dokumentspecifikke indstillinger Kontroller, at afkrydsningsfeltet Gem tilfældige numre for at forbedre Kombinationsnøjagtigheden er markeret.

Scenarier med spektret af dokumentsamarbejde

Nedenstående afsnit indeholder flere detaljer om hvert af produkterne til samtidig redigering, de forskellige samarbejdsmetoder, de understøtter, og de planlagte scenarier.

Halvformel samtidig redigering

Det måske bedste scenarie til at forklare samtidig redigering på en halvformel måde er den klassiske gruppebrainstormingsession. Ved hjælp af OneNote, OneNote Online eller endog en kombination af de to kan flere forfattere hurtigt fastholde ideer og tanker under en brainstormingsession samtidig og i samme notesbog. Forestil dig, at det er et "virtuelt whiteboard". Ligesom i alle ordentlige brainstormingsessioner er der ingen grund til at rette eller revidere med det samme. Du skal bare udtrykke dig ved at lade tankerne få frit løb. Alle forfattere kan tilføje indhold samtidig og med det samme se, hvad der er tilføjet. Når brainstormingsessionen er slut, har du gemt en post med sessionen, som derefter kan renses efter behov. Hvis du har brug for at lave en opfølgning med en anden forfatter, er hvert indholdsudsnit markeret med et alias, og du kan endda søge på indhold efter, hvem der er forfatter til det.

Andre almindelige måder, du kan bruge OneNote til at samarbejde om en notesbog, er tilbagevendende mødereferater, fælles forskning til et hurtigt projekt, uddannelseskurser og referencemateriale.

Du kan bruge Excel til følgende: køre beregninger og statistiske sammenligninger af dine data, oprette og bruge pivottabeller til at få vist hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt layout, visuelt fremhæve dine data ved hjælp af professionelt udseende diagrammer, ikoner med betinget formatering, datalinjer, farveskalaer og minidiagrammer samt udføre what if-analyser af dine data.

Med Excel Online kan du udføre meget af dette analysearbejde samtidig med andre brugere. Andre forfattere kan arbejde på andre regneark, andre sektioner af et regneark eller endog redigere de samme celler som dig – herunder celler, der indeholder formler og funktioner – alt sammen på samme tid. I dette tilfælde vinder den seneste redigering, hvis det sker, at to redigerer den samme celle. Det er praktisk at bruge Excel Online med samtidig redigering til at se hinandens tanker, teste forskellige formler og beregninger, sammenligne resultater og endog kontrollere og fange hinandens fejl.

Formel samtidig redigering

Når et Word-dokument eller en PowerPoint-præsentation gemmes i et SharePoint-bibliotek, kan to eller flere brugere samtidig redigere dokumentet eller præsentationen. I det samme Word-dokument kan du f.eks. arbejde med ét afsnit, mens en kollega arbejder med et andet afsnit. Eller i den samme præsentation kan du arbejde med ét dias, mens en kollega arbejder med et andet dias. Du behøver ikke at slå noget til eller huske at angive noget for at få det til at fungere. Samtidig redigering "fungerer bare". Og det er værd at fremhæve, at du stadig har adgang til næsten alle de omfattende redigerings- og formateringsfunktioner i Word eller PowerPoint, når du foretager samtidig redigering, herunder indsætte kommentarer, registrere ændringer og dokumentversioner.

Formel samtidig redigering betyder, at ændringer foretaget af forfattere gemmes i en buffer og derefter frigives, når forfatterne er klar til decideret at gemme ændringer. Almindeligvis ønsker du ikke at dele halvt formulerede tanker med andre forfattere, og du ønsker heller ikke, at din tankerække konstant bliver afbrudt af andre medforfattere. Men når du foretager samtidig redigering i Word og PowerPoint, kan du altid se, hvor andre forfattere er i færd med at redigere, og andre forfattere kan se, hvor du er i færd med at redigere, via brugen af ikoner, statuslinjeindikatorer og navigationsruder i dokumentet eller præsentationen.

Kort sagt betyder formel samtidig redigering, at du ved, hvor andre forfattere befinder sig, men de enkelte forfattere viser først deres ændringer, når de er klar til at vise dem til andre.

Med formel samtidig redigering minimeres også risikoen for konflikter, fordi du let kan spore ændringer og koordinere i realtid efter behov. Hvis du har Office Communicator installeret på computeren, kan du endda klikke på tilstedeværelsesknappen for at sende en chatbesked, sende en mail eller ringe til en kollega for at diskutere eventuelle problemer. Endelig er det ikke noget problem at finde den seneste version af dokumentet i dokumentbiblioteket, når du er færdig med at foretage samtidig redigering. Det har hele tiden befundet sig på den samme SharePoint-placering.

Kommentarer og gennemsyn

Kommentarer og gennemsyn er en almindelig og mere traditionel metode til dokumentsamarbejde. I dette tilfælde beder en enkelt forfatter andre forfattere, f.eks. kolleger eller eksperter, om at gennemse og give feedback, men de vil have mere kontrol over indføringen af redigeringer og den endelige udgivelse.

Hvis du vil bruge mindre tid på at administrere detaljerne i dokumentgennemsynsprocessen og mere tid på at arbejde med dokumenterne, kan du bruge en arbejdsproces på et SharePoint-websted til at indsamle dokumentfeedback. Med arbejdsprocesser strømlines den omkostning og tid, der skal til for at koordinere almindelige forretningsprocesser, f.eks. dokumentgennemsyn, idet de går ud på at administrere og spore de brugerudførte opgaver, der indgår i disse processer. Da arbejdsprocessen går ud på at tildele opgaver, sende påmindelser, spore deltagelse, gennemtvinge planlagte datoer og oprette en post med hele processen, kan du koncentrere dig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere logistikken i dokumentgennemsynsprocessen.

Du kan f.eks. starte en arbejdsproces til indsamling af feedback ved at udfylde en igangsætningsformular til arbejdsprocessen, hvor du angiver navnene på de personer, der skal gennemse dokumentet. Du kan angive specifikke instruktioner til reviewerne, og du kan angive den dato, hvor deltagerne i arbejdsprocessen skal have fuldført gennemsynet. Deltagerne kan se status for arbejdsprocessen, mens arbejdsprocessen er i gang, eller tjekke siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgave. Ejeren af arbejdsprocessen kan konfigurere arbejdsprocessen, så deltagerne kan arbejde på opgaver sideløbende eller efter hinanden, opdatere aktive opgaver, tilføje eller opdatere reviewere, angive en forfaldsdato for leverancen og endelig markere den som fuldført, når alle opgaver er fuldført.

Andre emner, der måske har din interesse:

Aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek
Konfigurere et bibliotek til at kræve udtjekning af filer

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×