Design af tilpassede arbejdsprocesser med SharePoint Designer

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inkluderer færdige arbejdsprocesser, som kan anvendes til de mest almindelige forretningsprocesser, som f.eks. at indsamle tilbagemeldinger på et dokument eller dirigere et dokument til godkendelse.

Men hvad nu, hvis dit team har en proces, der kræver mere, end hvad den foruddefinerede arbejdsproces kan tilbyde? Hvad nu, hvis du f.eks. ønsker en arbejdsproces, der går ud over godkendelses- eller tilbagemeldingsprocessen, så den udfører andre handlinger, som f.eks. at kopiere dokumentet til et andet bibliotek, når det er klart til udgivelse?

Med Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du designe tilpassede arbejdsprocesser, der føjer programlogik uden kode til SharePoint-webstederne. Med Arbejdsprocesdesigner kan du oprette regler, der knytter betingelser og handlinger til elementer i SharePoint-lister og biblioteker. Ændringer til elementer på lister eller i biblioteker udløser handlinger i arbejdsprocessen.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Adventure Works' tekniske dokumentationsteam har f.eks. designet en brugerdefineret arbejdsproces. Arbejdsprocessen Godkendelse, der er inkluderet med Office SharePoint Server 2007, tildeler en opgave med indstillingerne Godkend eller Afvis. Men redaktøren på teamet, Martin Chrisholm, ønskede en smule mere fleksibilitet og funktionalitet, når han udfører sine opgaver. Ved at bruge Arbejdsprocesdesigner i Office SharePoint Designer 2007 designede Martin en brugerdefineret arbejdsproces med disse indstillinger:

  • Godkend og udgiv

  • Godkend, men diriger til Juridisk til gennemsyn

  • Afvis, og returner til forfatter

Hver enkelt af disse indstillinger udløser forskellige handlinger i den brugerdefinerede arbejdsproces.

Oprettelse af regelbaserede arbejdsprocesser

Med Office SharePoint Designer 2007 kan du oprette arbejdsprocesser, der er baseret på regler. I Arbejdsprocesdesigner kan du vælge den hændelse, der udløser arbejdsprocessen. Derefter angiver du de handlinger, som du ønsker, at arbejdsprocessen skal udføre, og du kan endda identificere de forhold, hvorunder disse handlinger foretages. En arbejdsproces kan desuden inkludere mange trin, så den kan evaluere og behandle flere sæt betingelser og handlinger.

Når du forstår de grundlæggende byggeblokke i en arbejdsproces, kan du hurtigt designe en brugerdefineret arbejdsproces. De grundlæggende byggeblokke er følgende:

  • Hændelser    En hændelse er det, der starter eller initierer en arbejdsproces. En brugerdefineret arbejdsproces er altid knyttet til en liste eller et bibliotek. Når du designer arbejdsprocessen, vælger du, hvilken liste der skal knyttes til den. En hændelse på denne liste starter arbejdsprocessen. Der er nøjagtig tre hændelser, der kan starte en arbejdsproces: (1) Et element oprettes, (2) et element ændres eller (3) en arbejdsprocesdeltager klikker på en startknap på en formular til start af en arbejdsproces.

  • Handlinger    En handling er den mest grundlæggende arbejdsenhed i en arbejdsproces. Office SharePoint Designer 2007 indeholder et sæt færdige, genbrugelige handlinger, du kan integrere i arbejdsprocessen. Arbejdsprocessen kan f.eks. oprette, kopiere, ændre eller slette listeelementer (eller filer i et bibliotek), tjekke elementer ind eller ud, sende en e-mail-meddelelse og oprette en opgave for nogen på listen Opgaver.

  • Betingelser    Når du designer en arbejdsproces, kan du oprette en regel, der fastsætter en betingelse, hvor arbejdsprocessen kun udfører den tilknyttede handling, hvis denne betingelse er sand. Office SharePoint Designer 2007 indeholder flere færdige, genbrugelige betingelser, som du kan integrere i arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive, at arbejdsprocessen kun foretager de tilknyttede handlinger, hvis et element oprettes eller ændres inden for en bestemt tidsperiode, eller hvis den oprettes eller ændres af en bestemt person.

  • Trin    En arbejdsproces består af et eller flere trin. Hvert trin kan indeholde et antal handlinger og tilknyttede betingelser. Med trin kan du gruppere betingelser og handlinger, så det ene sæt regler (betingelser og handlinger) kan evalueres og udføres før et andet sæt.

Hvis du vil gøre arbejdsprocessen mere dynamisk og fleksibel, kan du føje en initialiseringsformular eller en tilpasset opgaveformular til arbejdsprocessen. Du kan bruge en formular til at indsamle oplysninger fra arbejdsprocesdeltagere på foruddefinerede tidspunkter i arbejdsprocessen og sætte deltagere i stand til at interagere med opgaverne for denne arbejdsproces. Du designer formularerne ved hjælp af guiderne, og Office SharePoint Designer 2007 genererer automatisk formularer, når du afslutter designet af arbejdsprocessen.

Det tekniske dokumentationsteams brugerdefinerede arbejdsproces kræver f.eks. tre forskellige godkendelsesindstillinger. Hver indstilling udløser forskellige arbejdsproceshandlinger. Når Martin designer arbejdsprocessen, bruger han Guiden Brugerdefineret opgave til at oprette en brugerdefineret opgaveformular, som vist her.

Dialogboksen Tilføj felt i guiden

Når Martin afslutter designet af arbejdsprocessen, genererer Office SharePoint Designer 2007 den brugerdefinerede opgaveformular. Når personer i hans team nu godkender dokumenter, kan de se den følgende formular i browseren. Denne formular indeholder de indstillinger, som Martin angav i Guiden Brugerdefineret opgave.

Brugerdefineret opgaveformular

Automatisering af forretningsprocesser

Hvis du opretter et webprogram til at hjælpe med at automatisere en forretningsproces, giver Arbejdsprocesdesigner i Office SharePoint Designer 2007 nye muligheder. Med Arbejdsprocesdesigner kan du integrere forretningsregler og arbejdsproceslogik i webprogrammerne uden at skrive serverkode.

Det tekniske dokumentationsteam ønsker f.eks. en arbejdsproces, der automatiserer mere af deres proces end blot dokumentgodkendelse. Med Arbejdsflowdesigner designer Martin en arbejdsproces, som teammedlemmerne kan starte manuelt, når deres dokument er klar til godkendelse. Arbejdsprocessen opretter en opgave for at gennemse dokumentet, og korrekturlæseren vælger en af de tre indstillinger, der blev beskrevet tidligere.

Martin designer arbejdsprocessen, så den foretager forskellige handlinger afhængigt af det svar, som korrekturlæseren sender i den brugerdefinerede opgaveformular:

  • Hvis korrekturlæseren vælger Godkend og udgiv, kopierer arbejdsprocessen dokumentet til et andet dokumentbibliotek, der hedder Klar til udgivelse og sender en meddelelse til dokumentationsteamet.

  • Hvis korrekturlæseren vælger Godkend, men diriger til Juridisk til gennemsyn, kopierer arbejdsprocessen dokumentet til endnu et bibliotek, der hedder Kræver gennemsyn fra Juridisk , og sender en meddelelse til juridisk afdeling.

  • Hvis korrekturlæseren vælger Afvis, og returner til forfatter, sender arbejdsprocessen en meddelelse til forfatteren med korrekturlæserens tilbagemelding og opdaterer dette element i biblioteket Dokumenter for at vise de seneste tilbagemeldinger.

I Arbejdsprocesdesigner ser det trin, der indeholder denne betingede logik, ud som i følgende figur.

Betinget logik for Arbejdsflowdesigner

Dette er kun et trin i arbejdsprocessen. Over tid kan Martin ændre og udvide denne arbejdsproces ved at tilføje trin. Han kan endda designe nye brugerdefinerede arbejdsprocesser, der er knyttet til biblioteket Klar til udgivelse og biblioteket Kræver gennemsyn fra Juridisk, og disse arbejdsprocesser kan udløses, når Martins arbejdsproces for dokumentgennemsyn opretter et element her. Arbejdsprocesdesigner er en effektiv måde at automatisere forretningsprocesser hurtigt på og føje betinget logik til webprogrammerne.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×