Derfor skal du opgradere dine distributionslister til grupper i Outlook

Important: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

I år organisationer har samme værdi som distributionsgrupper til at kommunikere og samarbejde med grupper af personer, både i og uden for virksomheden. Nu, derimod med grupper i Outlook en mere effektiv løsning til samarbejde.

Hvad er Grupper?

Når du opretter en gruppe i Outlook, kan du vælge et sæt af personer, som du vil samarbejde med og nemt at konfigurere en samling af ressourcer for disse personer til at dele. Du behøver at bekymre dig om manuelt tildele tilladelser til alle ressourcerne, fordi føje medlemmer til gruppen giver dem automatisk de nødvendige tilladelser til værktøjerne, din gruppe her.

Disse yderligere ressourcer omfatter:

  • Delt indbakke – Hvor de samtaler, du traditionelt har i dine distributionslister, foregår. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den udgør et levende arkiv over gruppens meddelelser. Nytilkommende i gruppen kan søge eller rulle tilbage gennem historikken for hurtigt at sætte sig ind i sagerne, og hvad der er blevet lagt ud i gruppen tidligere. Læs: Før en gruppesamtale i Outlook.

    Tip: Hvis dine brugere stadig vil have vist gruppemeddelelser i deres personlige indbakke, som de fik det med distributionslisten, skal de blot abonnere på gruppen ved at klikke på knappen Medlemskab på båndet i Outlook.

  • Delte filer bibliotek - din gruppe har dokumentbibliotek filer, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller andre typer filer, de skal bruge til at arbejde på. Se: dele gruppefiler i Outlook 2016.

  • Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at holde styr på begivenheder, der vedrører gruppen. Alle medlemmer, der abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til begivenheder, der tilføjes i kalenderen, så disse begivenheder kan også blive vist i deres personlige kalendere, hvis de ønsker det. Læs: Planlæg et møde i en gruppekalender i Outlook 2016.

  • Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor medlemmerne kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer. Læs: Introduktion til OneNote 2016.

  • Gæsteadgang - du kan tilføje eksterne kontakter i distributionsgrupper før, men alle de har blev mail. Du kan tilbyde gæster adgang til e-mail-samtaler, filer og endda den delte notesbog i OneNote med grupper. Se: gæsteadgang i Office 365-grupper.

  • Indhold er synligt – Grupper i Outlook er som standard offentlige, hvilket betyder, at det er nemt for andre personer i organisationen at finde og tilmelde sig eller gennemgå materialerne i gruppen. Hvis indholdet af gruppen er mere følsomt, kan du ændre gruppen til at være privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at blive medlem.

  • Oprettelse ved selvbetjening – It-afdelingen behøver ikke at blive overbebyrdet af anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen, der kan oprette grupper, skal du se: Administrer oprettelse af grupper i Office 365.

Dette er blot nogle få af de funktioner, der gør grupper til en mere effektiv løsning end distributionsgrupper.

Administration af dine grupper

Office 365 tilbyder en række nyttige værktøjer og funktioner til nemmere at holde styr på og administrere dine grupper. Hvis du vil have flere oplysninger om hver af disse fordele, skal du klikke på overskrifterne nedenfor.

At holde styr på adressekataloget er en bekymring, som enhver administrator kender til. Her er nogle af de værktøjer, som Office 365 tilbyder for at gøre det nemmere:

  • Navngivningspolitikker – Med navngivningspolitikker kan du definere, hvad der er, og hvad der ikke er acceptable navne til dine grupper. Det forhindrer, at brugerne giver grupperne krænkende eller forbudte navne. Derudover kan du gennemtvinge præfikser eller suffikser, som er virksomhedsstandard, til gruppenavnene.

    Dynamisk medlemskab – Dynamisk medlemskab gør det muligt at konfigurere gruppemedlemskab ud fra regler, som tilføjer (eller fjerner) gruppemedlemmer baseret på metadata (f.eks. afdeling eller rolle) i dit active directory. Se Brug af attributter til at oprette avancerede regler, hvis du vil have mere at vide om oprettelse af dynamisk medlemskab.

  • Skjult medlemskab – Hvis du har en årsag til, at medlemskabet af din gruppe skal være fortroligt, f.eks. hvis medlemmerne er studerende, kan du skjule medlemskabet for eksterne parter.

  • Tilladelser til oprettelse – Der kan være nogle personer i organisationen, som du ikke ønsker at give tilladelse til at oprette nye grupper. Der er flere teknikker til at administrere tilladelser til oprettelse i dit katalog. Se Administrer oprettelse af grupper i Office 365.

  • Overvågningslogger – Du kan få større sindsro, når du giver brugerne tilladelse til at oprette grupper og administrere gruppemedlemskab, fordi overvågningslogger for Office 365-grupper gør det muligt at finde ud af, hvem der har oprettet eller slettet en bestemt gruppe eller foretaget ændringer i medlemskabet af gruppen. Læs: Søg i overvågningsloggen i Office 365 Security & Compliance Center

Leveringsstyring giver dig nogle metoder til at håndtere, hvordan meddelelser skal sendes eller modtages af gruppen. Der er desuden værktøjer til at overvåge disse meddelelsers flow.

  • Send som eller Send på vegne af – Disse indstillinger gør det muligt for angivne brugere at sende mails, som om de kom fra eller er på vegne af gruppen.

  • Afsenderbegrænsninger – Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre, hvem der har tilladelse til at sende meddelelser til gruppen. Gruppen kan konfigureres til at tillade mails fra eksterne parter, men det kan du vælge at begrænse til kun at omfatte bestemte eksterne parter.

  • Understøttelse af eksterne brugere – Ved at invitere gæster til din gruppe kan du vælge at inkludere dem i mailsamtaler i gruppen. Læs: Gæsteadgang i Office 365 Grupper – Hjælp til administratorer.

  • Transportregler – Transportregler fungerer for grupper, ligesom de gør for din Exchange-server. Reglerne kan søge efter meddelelser, der opfylder bestemte betingelser, og der kan derefter handles ud fra disse meddelelser.

  • MailTips – MailTips er informative meddelelser, der vises til brugerne, mens de skriver en meddelelse. De kan reducere antallet af rapporter om manglende levering (NDR) ved at advare brugeren, hvis vedkommendes meddelelse med sandsynlighed leveres til eksterne parter eller overskrider meddelelseskvoter.

  • Flere proxyadresser – En gruppe kan have aliasser, ligesom en brugerpostkasse har. Flere proxyadresser kan være praktisk for at acceptere meddelelser, der sendes til disse andre aliasser, eller for at gøre det nemmere at nå ud til en gruppe, der har et langt eller svært navn. Læs: Understøttelse af flere domæner i Office 365 Grupper – Hjælp til administratorer

  • Maks. størrelse for Send/modtag – Disse kvoter kan reducere problemer med, at gruppen modtager (eller sender) meget store meddelelser, så det er nemmere at administrere krav til lagerplads og båndbredde.

Office 365 giver dig også nogle værktøjer til administration af, hvilke typer af indhold, der bliver delt i din gruppe.

  • Retningslinjer for anvendelse – Du kan definere retningslinjer for brug af Office 365 Grupper – for at informere brugerne om bedste fremgangsmåder, som er med til holde deres grupper effektive og uddanne dem om interne indholdspolitikker. Se for eksempel: Retningslinjer for brug til Microsoft-kunder og -partnere.

  • Dataklassifikation – Du kan oprette et brugerdefinerbart dataklassifikationssystem til Office 365 Grupper, der gør det muligt at adskille grupper efter politiktype (f.eks. "ikke-klassificeret", "firmafortroligt" eller "strengt fortroligt"). På denne måde kan dine grupper udstille politikkerne for andet indhold i organisationen. Strækbar politik gør det muligt for din organisation at konfigurere et slutpunkt, der kaldes, når en gruppe oprettes eller ændres – og du kan derefter implementere dine egne politikker for oprettelse eller ændring af grupper.

Administration af ændringer

Brugerne er nogle gange utilpasse med forandring, så det er vigtigt at kommunikere med de eksisterende medlemmer på distributionslisterne for at fortælle dem, hvad de kan forvente. Her er nogle af de oplysninger, du bør medtage i denne meddelelse, samt nogle svar, der kan være nyttige:

Hvad er Grupper i Outlook?

Office 365 Grupper i Outlook er en enkelt samarbejdsløsning for teams/grupper, som har brug for et sted at dele diskussioner, filer, kalendere og noter på en ensartet måde, og som er nemt at finde.  Den bedste enkeltstående funktion er nok, at gruppens indbakke bevarer en historik over diskussionerne, hvilket gør det nemt at søge efter tidligere diskussioner.

Hvorfor foretager vi denne ændring?

Folk har ofte ønsket en mulighed for at søge i de meddelelser, der er sendt til vores distributionsliste, for at kunne finde oplysninger, der er blevet diskuteret tidligere. Opgraderingen af distributionslisten til en gruppe betyder, at man ikke længere behøver at stille eller besvare de samme spørgsmål igen og igen.

Derudover indeholder den nye gruppe også en kalender til vores gruppebegivenheder, et bibliotek med delte filer og en OneNote-notesbog, hvor vi kan samarbejde og indsamle oplysninger til fremtidig brug.

Skal jeg gøre noget for at blive medlem af denne gruppe, hvis jeg allerede var medlem af distributionslisten?

Nej, hvis du allerede var medlem af distributionslisten, bliver du automatisk medlem af den nye gruppe.

Hvordan får jeg adgang til den nye gruppe i Outlook? Hvad med Outlook på internettet?

For at få adgang til den nye gruppe i Outlook skal du bare gå til kategorien Grupper i nærheden af bunden af navigationsruden til venstre. Hvis du ofte bruger denne gruppe, kan du overveje at fastgøre den som en favorit ved at højreklikke på den og vælge Vis som favorit.

Desuden findes der gratis mobilklienter til Office 365 Grupper på de forskellige mobilplatforme (Android, iOS osv.), så du nemt kan få adgang til gruppen, når du er på farten.

Kan jeg ikke stadig bare sende mail?

Ja selvfølgelig. Det samme mailalias, du har brugt til distributionslisten fungerer stadig fint for gruppen i Outlook.

Desuden ...

Husk at fortælle dem, hvornår denne ændring bliver til virkelighed, og hvem de skal kontakte, hvis de har yderligere spørgsmål.

Overførsel af dine distributionslister

Er du klar til at opgradere din distributionsliste til en gruppe? Se Overfør distributionslister til Office 365 Grupper – Hjælp til administratorer.

Hvad skal der ske nu?

Når du har opgraderet din distributionsgruppe til en Office 365-gruppe, er der et par opfølgende opgaver, du kan udføre for at sikre, at det forløber smertefrit.

  • Opfølgning med dine brugere – Tal med dem umiddelbart efter, at opgraderingen er fuldført, og derefter igen et nogle dage senere. Det at være lydhør og effektivt besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have, er i høj grad med til at gøre dem tilfredse og fortrolige med ændringen.

  • Overvåg rapporterne over engagement – Office 365 Administration indeholder nogle gode rapporter, der kan vise dig, hvor mange brugere, der bruger gruppen, hvor ofte, samt hvilke funktioner de bruger. Disse rapporter kan hjælpe dig med at designe din opfølgning og dine brugerkurser samt fremhæve, hvor dine brugere får den største værdi ud af den nye gruppe. Læs: Aktivitetsrapporter i Office 365 Administration.

  • Del din oplevelse – Giv andre grupper i virksomheden besked om, at du har opgraderet din distributionsgruppe, og hvilke trin du har udført for at få det til at lykkes! At dele disse oplysningerne kan hjælpe de andre teams til at følge dit eksempel og selv få en vellykket opgradering.

Se også

Har du spørgsmål om Office 365-grupper?

Besøg Microsoft Office 365 Groups Tech Community.

Vi lytter.

I denne artikel blev sidst opdateret på maj 24 2017 som et resultat af din feedback. Hvis du har fundet det automatiseret du til nyttige oplysninger, og især hvis du ikke har, skal du klikke på de nedenfor feedback kontrolelementer og angive os nogle konstruktiv kommentarer, så vi kan fortsætte med at forbedre den. Tak!

Note: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×