Deling af Excel 2007-projektmapper som interaktive rapporter

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Hvert kvartal opretter Adventure Works' salgs- og økonomiteam økonomirapporter i Microsoft Office Excel 2007. Filerne skal beskyttes mod uønskede ændringer, så brugere kan se nøjagtige data eller en version af sandheden.

Adventure Works udgiver sine Office Excel 2007-projektmapper som interaktive rapporter på Microsoft Office SharePoint Server 2007 for at sikre en version af sandheden. Derfra kan medarbejdere filtrere, sortere og køre beregninger på oplysningerne uden risiko for uønskede ændringer i kildedataene.

Hvis du vil dele dine Office Excel 2007-projektmapper som interaktive rapporter, skal organisationen køre Excel Services, en standardkomponent i Office SharePoint Server 2007. Det følgende afsnit ser nærmere på Excel Services og beskriver nogle af de måder, du kan bruge rapporter på i Office SharePoint Server 2007.

Hvad er Excel Services?

Excel Services består af tre grundlæggende komponenter:

  • Excel ServicesExcel Calculation Services, det program, der indlæser projektmapper, kører beregninger og opdaterer data.

  • Microsoft Office Excel Web Access, en webdel der viser dine projektmapper og sætter dig i stand til at interagere med dem.

  • Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web Services, et værktøj til udviklere, der vil skrive brugerdefinerede programmer.

Serveradministratoren skal aktivere og konfigurere Excel Services, før du kan bruge det.

Adventure Works bruger Excel Services og et rapportcenterwebsted til at lagre sine rapporter. I de følgende afsnit ser vi nærmere på nogle af de måder, hvorpå du kan bruge Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation Services, Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation ServicesOffice Excel Web Access og Office Excel 2007 til at gemme projektmapper i et rapportcenterwebsted og dele dem som interaktive rapporter.

Oprettelse af rapporter

Hvis du vil oprette rapporter, skal du først oprette en Excel-projektmappe og derefter udgive projektmappen til Excel Services. Derfra opretter Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation ServicesOffice Excel Web Access en HTML-version af rapporten, og du kan få vist denne fil i browseren. Du skal udgive hele projektmappen, men du kan definere de dele af projektmappen, som brugere kan se, som f.eks. individuelle ark eller navngivne dataområder. Ved kun at vise specifikke dele af projektmappen og beskytte hele projektmappen mod uautoriseret adgang, kan du holde data fortrolige og sætte autoriserede brugere i stand til at opdatere, genberegne og interagere med de data, de kan se.

Du kan også definere parametre, celleværdier, som brugere kan angive fra browseren. Brugere kan f.eks. angive parametre som en del af oprettelsen af en "what if"-analyse.

Når du fortsætter, skal du huske, at projektmapper, der udgives i Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation ServicesOffice Excel Web Access, kun har de funktioner, som du aktiverer. Hvis brugere f.eks. har brug for at filtrere tal eller datoer, skal du anvende et AutoFilter, når du gemmer projektmappen. Hvis brugere skal filtrere tekst, skal du anvende et filter.

Visning af projektmapper i browseren

En af de største fordele ved at udgive projektmapper som interaktive rapporter er muligheden for at få dem vist i browseren. Når du bruger Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation ServicesOffice Excel Web Access, behøver du ikke en lokal kopi af Office Excel 2007. Adventure Works' salgsafdeling kan f.eks. til enhver tid få vist aktuelle salgsdata, uden de behøver at tjekke filen ud:

Aktuelle salgsdata

Selvom du ikke kan redigere projektmappedataene i Excel ServicesExcel Calculation ServicesExcel Web ServicesExcel Calculation ServicesOffice Excel Web Access, kan du foretage andre handlinger, som f.eks. følgende:

  • Genberegne data i projektmappen.

  • Opdatere data fra eksterne kilder.

  • Navigere mellem regneark, navngivne områder og andre elementer i projektmappen.

  • Sortere og filtrere data.

  • Udvide eller skjule niveauer af data og bruge rapportfiltre i pivottabeller.

  • Få forskellige resultater eller visninger ved at vælge data fra en anden webdel, som f.eks. en filterwebdel.

  • Midlertidigt ændre værdier for "what if"-analyser og bruge værktøjer, som f.eks. Målsøgning og Problemløser.

Sådan arbejder du med dataene i Excel

Adventure Works' salgsteam har ofte brug for at foretage beregninger, der ikke er tilgængelige i en interaktiv rapport. De kan åbne deres rapporter direkte i Office Excel 2007 for at udføre disse ekstra opgaver.

Åbn i Excel

Bemærk: Kommandoen Åbn i Excel er kun tilgængelig, hvis du har de rette tilladelser. Hvis du ikke kan bruge kommandoen, kan du åbne et øjebliksbillede af dataene i Office Excel 2007.

Når de har åbnet rapporten, kan de bruge alle funktionerne, filtrene og andre analyseværktøjer, som Office Excel 2007 indeholder. Rapporter, der er åbnet i Office Excel 2007, indeholder værdierne, formlerne og andre data i den aktuelle kildefil. Igen kan brugere åbne projektmapper i Excel, uden de behøver at tjekke dem ud eller bekymre sig om at komme til at ændre kildefilen ved et uheld.

Brug af øjebliksbilleder til analyse af dine data

Som udgangspunkt er det kun visse medarbejdere hos Adventure Works, der kan åbne en rapport direkte i Office Excel 2007. Hvis du ikke har tilladelse til at åbne rapporter, kan du oprette et øjebliksbillede.

Åbne et øjebliksbillede i Excel

Et øjebliksbillede er en begrænset version af en projektmappe, der kun indeholder synlige oplysninger, som f.eks. dataværdier og tekstformatering. Du kan ikke foretage beregninger på øjebliksbilleder, men du kan bruge andre værktøjer, som f.eks. filtre. I de følgende afsnit beskrives det, hvad der gemmes, og hvad der fjernes, når du opretter et øjebliksbillede.

Data, der gemmes i et øjebliksbillede

  • Al celleformatering, typografier og temaer.

  • Alle celler, kolonner, rækker og regneark, der vises i øjeblikket.

  • Den aktuelle tekst, tal og datoværdier i celler og værdier, der returneres af formler og funktioner.

  • Tabeller, diagrammer, pivottabeller og pivotdiagrammer i Excel.

Data, der fjernes af et øjebliksbillede

  • Oplysninger om beskyttelse af personlige oplysninger, der kan være i projektmappen, og som du måske ikke kender til, som f.eks. brugernavne eller en oversigt over personlige oplysninger i dokumentegenskaberne.

  • Al betinget formatering.

  • Skjulte celler, rækker, kolonner og regneark.

  • Alle Excel-regnearkformler og funktioner.

  • Interaktive funktioner, som f.eks. at skjule og vise dataniveauer i en pivottabelrapport, filtrere og sortere Excel-tabeller og -regneark og at gruppere og annullere gruppering af skitserede data.

  • Alle forbindelser til eksterne datakilder og cachelagrede data, herunder webrelaterede links og indstillinger for webudgivelse.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×