Dele oplysninger med offentlige mapper

Offentlige mapper er en funktion i Microsoft Exchange Server, der gør det muligt at indsamle, organisere og dele oplysninger med andre i en virksomhed. Offentlige mapper benyttes typisk af projektgrupper eller brugergrupper til deling af oplysninger inden for et fælles interesseområde. Når du har forbindelse til en Exchange-server, vises mapper ved navn "Offentlige mapper" på Microsoft Outlooks  Mappeliste i Navigationsrude. Mapperne kan håndteres i Outlook. Offentlige mapper kan indeholde alle typer mappeemner, f.eks. meddelelser, aftaler, kontaktpersoner, opgaver, journaloptegnelser, noter, formularer, filer og opslag. Du kan også føje en genvej til en offentlig mappe til mappen Foretrukne under Offentlige mapper.

Du kan gøre følgende med offentlige mapper:

Anbringe oplysninger på en BBS

  • Med en BBS kan du deltage i onlinediskussioner. Hvert emne kan gemmes i en særskilt mappe med særskilte adgangstilladelser.

  • En BBS kan være ubegrænset og dermed fungere som en internetnyhedsgruppe, som alle har tilladelse til at læse og anbringe oplysninger i.

  • En BBS kan også være begrænset af en ansvarlig, der modtager brugeremner og beslutter, hvilke emner der skal anbringes.

  • Du kan arbejde med anbragte oplysninger ved at:

    • Anbringe et svar i den offentlige mappe, som gruppen kan læse, når onlinediskussionen er indledt.

    • Svare den person, der sendte oplysningen, direkte, eller sende anbragte oplysninger til udvalgte personer, hvis du ikke ønsker, at hele gruppen skal læse dit svar.

    • Hvis du vil benytte en offentlig mappe som BBS, skal der kunne gemmes e-mails i mappen.

Dele Outlook-emner i en kalender, på en liste over kontaktpersoner eller på en opgaveliste

  • Dele en kalender, så du kan holde styr på møder, begivenheder, helligdage, ferier og projektdeadlines, der påvirker gruppen.

  • Dele en liste over kontaktpersoner, så gruppen får adgang til oplysninger om navn, stilling, adresse og telefonnummer.

  • Dele en opgaveliste for at holde styr på hvert enkelt medlems opgavestatus i et projekt, gruppen arbejder på.

Dele filer

  • Åbne en fil i en offentlig mappe for at læse eller opdatere filen eller for hurtigt at gennemse en række filer.

  • Bruge Windows Stifinder til at kopiere en eksisterende fil fra et andet program til en offentlig mappe uden at skulle åbne filens program.

  • Anbringe en fil i en offentlig mappe uden at lukke det program, der blev brugt til at oprette filen. Du kan f.eks. anbringe en kvartalssalgsrapport, som du lige har opdateret i en Microsoft Office Excel-projektmappe, så gruppen hurtigt kan se de seneste oplysninger.

Hvis du vil dele filer, der ofte læses eller opdateres af andre, skal det program, filen er blevet gemt i, være installeret på computeren. Når du kopierer en fil fra Windows Stifinder eller sender en fil fra et andet åbent Microsoft Office-program til en offentlig mappe, forbliver den oprindelige fil, hvor den er gemt. Hvis du ændrer den kopierede eller sendte fil i den offentlige mappe, har det ingen indflydelse på den oprindelige fil.

Bestemme mappeadgang via tilladelser

  • Tilladelser til offentlige mapper bestemmes normalt af en administrator eller en person i virksomheden, der ejer en mappe til et bestemt projekt eller emne.

  • I de mapper, du har adgangstilladelse til, kan du normalt læse emner og føje emner til mappen, men du kan ikke slette andre emner end dem, du selv har tilføjet.

  • Hvis du har tilladelse, kan du oprette dine egne offentlige mapper og give andre personer tilladelse til at bruge dem.

  • Hvis du ejer en offentlig mappe, kan du anvende dine egne brugerdefinerede visninger, formularer, brugerdefinerede felter og regler i den offentlige mappe. Du kan eventuelt angive en bestemt visning, der skal vises, når andre første gang åbner mappen.

  • Selvom du ikke har tilladelse til at foretage ændringer i mappen, kan du stadig gemme en privat visning i en offentlig mappe, der opfylder dine behov. Hvis du gemmer en privat visning i en offentlig mappe, er visningen altid tilgængelig for dig.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×