Dele dine Business Contact Manager-data med andre brugere

Med Business Contact Manager til Outlook 2010 kan du og dine kolleger dele de forretningsdata, der er vigtige for jer alle. Oplysningerne i poster for Konto, forretningskontakt, Salgsmulighed eller Forretningsprojekt gemmes i Business Contact Manager-database. Den, der opretter denne database, er også databaseejer, som kan dele databasen med andre brugere.

Bemærk: Sikkerheden øges ved, at alle data, der overføres mellem den delt database og den lokal database, krypteres.

Denne artikel beskriver, hvordan du deler eller stopper med at dele din Business Contact Manager til Outlook database.

Hvad vil du foretage dig?

Administrere adgangen til din Business Contact Manager-database

Administrere adgangen til din Business Contact Manager-database

Hvis du er databaseejeren, kan du dele databasen med andre og give udvalgte brugere, der er brugere på din computer eller er en del af dit domæne, adgang til den. Du kan også ændre, hvilke brugere der skal have adgang til din database.

Bemærk: Brugernes computere kan være medlemmer af samme arbejdsgruppe. Der kræves ikke et domæne for at dele databasen.

Brugere, som har adgang til databasen, kan opdatere post, oprette nye poster og flytte poster til mappen mappen Slettet post. De kan ikke slette poster permanent.

Tip: Hvis en bruger ikke har adgang til dit netværk og har brug for at få adgang til filer under kommunikationsoversigten for poster i en delt database, skal du vedhæfte filerne i sektionen Kommentarer i stedet for at kæde filerne sammen med kommunikationsoversigten. Vær opmærksom på, at databasens har en størrelsesbegrænsing på 4 GB og at filer, der vedhæftets, forøger databasens størrelse.

Som databaseejer kan du:

  • Vælge at dele eller ikke at dele databasen med andre.

  • Give eller nægte individuelle brugere adgang til databasen.

  • Ændre de brugere, som har adgang til databasen.

  • Slette databasen.

  • Sikkerhedskopiere databasen.

  • Gendanne en database, som du tidligere har sikkerhedskopieret.

  • Slette en post permanent ved at tømme mappen Slettet post.

    Bemærk: Alle brugere kan gendanne en post, som stadig er i mappen Slettet post.

  • Kontrollere, om der er fejl og reparere databasen.

Hvis du er administrator af computeren kan du:

  • Føje nye brugere til computeren.

  • Åbne en hvilken som helst delt database på computeren, herunder databaser der er oprettet af andre.

Toppen af siden

Dele databasen med andre

Hvis du vil dele databasen med andre, kan du benytte fremgangsmåden i guiden Administrer deling:

Vigtigt: Oprettelse af forbindelse til den delte database kræver, at hver computer kører Business Contact Manager til Outlook 2010.

Trin 1: Vælge at dele dine data

Bemærk: Hvis du bruger Microsoft Windows XP Home på computeren, kan du ikke dele databasen med andre brugere.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer deling.

  3. Klik på Jeg ønsker at dele mine data på siden Deling eller stop deling af forretningsdata i guiden Administrer deling.

  4. Hvis du vil dele databasen med kolleger, der bruger andre computere, skal du markere afkrydsningsfeltet med brugere, som arbejder på andre computere i netværket.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I want to share my data with users working on other computers in my network selected.

  5. Klik på Næste.

Toppen af siden

Trin 2: Beslutte, om du vil ændre indstillingerne for sammenkædning og sporing af e-mail

Der er forskellige hensyn til sikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger, du skal tage, når du sammenkæder og sporer e-mails og derefter beslutter at dele din database. Hvis du er den enenste bruger, og du deler databasen, så du kan oprette forbindelse til den fra en anden computer, har du færre hensyn, du skal tage. Men hvis du deler dine data med flere brugere, deler du alle oplysninger i databasen med enhver, der har adgang til den.

Hvis du er den eneste bruger, der opretter forbindelse til databasen fra flere computere

Hvis du er den eneste, der bruger af databasen, er sikkerhedshensynene minimale, f.eks. at sørge for, at adgangskoden er sikker. Du kan aktivere enhver e-mail-adresse til sammenkædning og sporing af e-mails, for ingen andre kan se meddelelserne.

Bemærk: Du skal også dele Business Contact Manager-databasen, så en kopi af databasen kan bruges offline, f.eks. på en bærbar computer, men der er fortsat kun én bruger af databasen. Du kan finde flere oplysninger om at arbejde offline underWork offline using Business Contact Manager.

Hvis der er flere brugere af databasen

Når du deler en Business Contact Manager-database med andre brugere, har du flere muligheder for at administrere indstillingerne for sammenkædning og sporing af e-mail:

  • Tilpas dine indstillinger, før du deler databasen     Hvis du allerede sammenkæder poster i databasen med e-mails, kan du ændre indstillingerne for sammenkædning og sporing, så de kun omfatter de e-mails, andre må se, og du kan slette eventuelle e-mails fra hver af de individuelle poster, som andre ikke må se. Alle databasens brugere kan se alle de e-mails, der er sammenkædet med databasen.

  • Bevar dine indstillinger, som de er     Det betyder, at hvis nogen af dine meddelelser sammenkædes automatisk, kan alle brugere, der har adgang til databasen, se de sammenkædede meddelelser.

  • Ryd alle dine indstillinger     Det betyder, at ingen nye meddelelser bliver sammenkædet, men at de meddelelser, der tidligere er blevet sammenkædet, før du ryddede indstillingerne, stadig er tilgængelige for alle de brugere, der har adgang til databasen.

Bemærk: Med alle disse indstillinger kan du fjerne eventuelle eksisterende e-mails og kommunikationsoversigtselementer, som dine kolleger ikke må se, før du deler databasen med dem. Du kan finde flere oplysninger om at slette kommunikationsoversigtselementer i Spore kommunikationen med kunder i Business Contact Manager.

Ændre dine indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail
Hvis du vil ændre dine indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail, skal du klikke på Annuller for at lukke guiden Adminstrer deling og derefter åbne dialogboksne Administrer sammenkædning og sporing. Du kan finde flere oplysninger om sammenkædning og sporing af e-mail og ændring af dine indstillinger under Sammenkæde og spore e-mail i Business Contact Manager.

Bevare eller rydde dine indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail

the manage sharing wizard, on the e-mail link and track settings page, with i want to keep my current e-mail link and track settings selected.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder på siden Indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail i guiden Administrer deling:

    • Markér afkrydsningsfeltet Jeg vil beholde mine nuværende indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail, hvis du ikke vil ændre indstillingerne, før du deler databasen.

    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Jeg vil beholde mine nuværende indstillinger for sammenkædning og sporing af e-mail, hvis du fremover ikke længere til beholde indstillingerne.

      Vigtigt: Når du deler en database, deler du alle oplysninger i denne database med alle, som har adgang til den. Hvis du har konfigureret automatisk sammenkædning og sporing af dine e-mails, er alle eksisterende og fremtidige e-mails og andre kommunikationsoversigtselementer, der er sammenkædet med dine Konto og forretningskontakt, tilgængelige for alle brugere, der har adgang til databasen. Hvis du ikke vil dele eksisterende e-mails og kommunikationsoversigtselementer med andre, skal du fjerne disse elementer, før du deler databasen. Du kan finde flere oplysninger om at slette kommunikationsoversigtselementer i Spore kommunikationen med kunder i Business Contact Manager.

  2. Klik på Næste.

Toppen af siden

Trin 3: Vælge brugere til databasen

Hvis du vil dele databasen med andre, skal du vælge, hvilke brugere der skal have adgang til databasen. Du kan give adgang til de brugere, der allerede har adgang til din computer, og du kan give adgang til nye brugere.

Vigtigt: På hver computer skal bruges Business Contact Manager til Outlook 2010, for at der kan oprettes forbindelse til den delte database.

Tilføje brugere, der allerede har adgang til din computer
  • Markér afkrydsningsfeltet ud for navnene på de brugere, som du vil dele databasen med, på siden Vælg brugere i guiden Administrer deling, og klik derefter på Næste.

Tilføje en bruger, som ikke findes på siden Vælg brugere

Bemærk: Det er kun databaseejeren, der kan give adgang til databasen.

  1. Klik på knappen Tilføj ny bruger på siden Vælg brugere.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Tilføj bruger:

    • Hvis computeren er en del af en arbejdsgruppe    

      1. Skriv en adgangskode i feltet Midlertidig adgangskode, som du er sikker på, at brugeren ikke har brugt tidligere.

        Denne midlertidige adgangskode kan kun bruges én gang. Første gang den nye bruger får adgang til Business Contact Manager-databasen, bliver brugeren bedt om at angive denne midlertidige adgangskode, hvorefter brugeren skal angive sin nuværende adgangskode til netværket eller sin nuværende lokale adgangskode. Derefter giver brugerens adgangskode til netværket adgang til både netværket og databasen.

        Bemærk: Du skal angive en midlertidig adgangskode for hver bruger. Alle de adgangskoder, der bruges – hvad enten de er midlertidige eller permanente – skal overholde det lokale netværks sikkerhedsstandarder. Adgangskoden må ikke være tom.

      2. Skriv den midlertidige adgangskode igen i feltet Bekræft adgangskode.

      3. Markér afkrydsningsfeltet Tillad, at denne bruger kan logge på denne computer, hvis den nye bruger skal have tilladelse til at logge af og på din computer samt have adgang til andre filer på computeren, herunder databasen.

    • Hvis computeren er en del af et domæne    

      1. Skriv navnet på det domæne, brugeren er medlem af.

      2. Skriv brugernavnet på den bruger, du vil give adgang til din computer. Det skal være det samme brugernavn (eller logon-id), som brugeren angiver, når vedkommende logger på netværket.

        -eller-

        Klik på Gennemse for at søge efter et brugernavn og et domæne.

  3. Klik på Næste.

Tip: Du kan tildele poster til kolleger, der har fået tildelt adgang til din delte datasbase. Hvis du f.eks. vil tildele en konto til en kollega, der har fået tildelt adgang til din database, kan du vælge din kollegas navn på listen Tildelt til på siden Generelt på kontoposten.

Toppen af siden

Trin 4: Kontrollere, at computerens indstillinger tillader andre at få adgang til databasen

Hvis du vil dele den lokale database med andre brugere, skal du måske justere indstillingerne på din computer for at give andre adgang. Det anbefales, at du tillader ændring af indstillingerne i Business Contact Manager til Outlook, men du kan også fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for de indstillinger, du ikke vil ændre.

Bemærkninger: 

  • Du kan se siden Kontrollér computerens indstillinger for deling af databaser, hvis du har markeret med brugere, som arbejder på andre computere i netværket i første trin i guiden Administrer deling.

  • Du skal være administrator og være logget på som administrator for at kunne give tilladelse til disse ændringer eller for selv at udføre dem. Hvis du ikke er administrator, skal du bede en administrator på computeren om at logge på som administrator og udføre ændringerne for dig.

  1. Markér afkrydsningsfeltet Jeg ønsker at kontrollere de indstillinger, som er ændret på siden Kontrollér computerens indstillinger for deling af databaser i guiden Administrer deling for at se en liste over alle de indstillinger, der ændres.Business Contact Manager til Outlook

  2. Klik på Næste.

  3. Gennemse oversigten med indstillinger i feltet Indstillinger under Indstillinger, der skal ændres.

  4. Klik på elementets navn ud for feltet Indstillingerfor at se flere detaljer. Hvis du ikke vil foretage den anbefalede ændring, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for den pågældende indstilling.

  5. Klik på Næste, når du er klar til at gå videre.

Toppen af siden

Trin 5: Fuldføre den sidste side i guiden og give andre adgang til databasen

  1. Gennemse listen over brugere, der har adgang til den delte database, når du har fuldført denne guide, under Følgende brugere har nu adgang til den delte database på siden Giv databaseadgang i guiden Administrer deling.

  2. Du kan benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Tilbage, hvis du vil gå tilbage og foretage ændringer, f.eks. tilføje eller fjerne brugere.

    • Hvis alle brugerne på listen skal have adgang til databasen, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

      1. Klik på Udfør.

    • Hvis du ikke vil dele databasen, skal du klikke på Annuller.

Toppen af siden

Trin 6: Oplyse hver bruger om navnet på computeren og databasen

Hvor kan jeg finde navnet på computeren og databasen?    

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager.

  3. Navnet på computeren og databasen vises siden af Databasenavn i sektionen Administrer databaser (computernavn\databasenavn).

  4. Brugeren har også brug for oplysninger om oprettelse af forbindelse til den delte database.

Toppen af siden

Tilføje eller fjerne en brugers adgang til databasen

Hvis din database allerede deles, kan du give andre brugere adgang til din database eller fjerne deres adgang.

Tip: Du kan tildele poster til kolleger, der har fået tildelt adgang til din datasbase. Hvis du f.eks. vil tildele en konto til en kollega, der har fået tildelt adgang til din database, kan du vælge din kollegas navn på listen Tildelt til på siden Generelt på kontoposten.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer deling.

  3. Klik på Næste på siden Del Business Contact Manager-databasen i guiden Administrer deling.

    I feltet Brugere med adgang til denne computer vises alle de brugere, der har adgang til den delte database.

    Bemærk: Som standard vises administrator på denne computer på listen, men administratorer i domæne medtages ikke, medmindre du tilføjer dem særskilt. Alle administratorer – uanset om deres brugerkonto vises på listen – har adgang til alle data. Du kan finde flere oplysninger om administratorer i Hvordan ved jeg, om jeg er administrator?.

  4. Benyt følgende fremgangsmåde:

    • Markér afkrydsningsfeltet ud for navnene på de brugere, som du vil dele databasen med.

    • Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for navnene på de brugere, hvor du vil fjerne adgangen.

    • Klik på knappen Tilføj ny bruger for at tilføje en bruger, som ikke vises på siden, og følg derefter vejledningen i Tilføje en bruger, som ikke findes på siden Vælg brugere.

      Bemærk: Du skal være databaseejer for at kunne tilføje en ny bruger på listen.

  5. Klik på Næste, og fuldfør derefter guiden.

  6. Oplyse navnet på computeren og databasen til hver bruger.

Toppen af siden

Stoppe med at dele databasen

Bemærk: Hvis du stopper deling af din database med kolleger, der har poster tildelt til dem, vil feltet Tildelt til på disse poster være tomt.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Administrer deling.

  3. Klik på Jeg ønsker ikke at dele mine data på siden Del Business Contact Manager-databasen i guiden Administrer deling.

    The Manage Sharing wizard, on the Share or Stop Sharing Your Business Data page, with I do not want to share my data selected.

  4. Klik på Næste, og fuldfør derefter guiden.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×