Definere et arbejdsprocesopslag

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Med opslag kan dine arbejdsprocesser vise dynamiske data. Når en arbejdsproces kører, kan opslaget i den pågældende arbejdsproces hente data fra forskellige datakilder som f.eks. lister, biblioteker og arbejdsprocesdata. Opslag kan også oprette en tilpasset slutbrugeroplevelsen for personer, der bruger webstedet.

Denne artikel indeholder nogle grundlæggende oplysninger om opslag og indeholder en forklaring på, hvordan du definerer arbejdsprocesopslag. Du kan også finde tip til, hvordan du arbejder med opslag og sikrer entydige opslag.

Denne artikel indeholder

Om databinding og opslag

Om brug af opslag til at oprette en tilpasset slutbrugeroplevelse

Hvorfor er id'er nyttige?

Hvordan fungerer et opslag?

Søge efter en værdi i det aktuelle element

Søge efter en værdi i arbejdsprocesdata

Søge på en værdi i en liste eller et bibliotek ved at angive et felt og en værdi som et filterkriterium

Tip til at sikre entydige opslagsværdier

Værd at vide om opslag

Om databinding og opslag

Databinding gør arbejdsprocesopslag mulige. En funktion i Microsoft ASP.NET-teknologi, som anvendes i Office SharePoint Designer 2007. Databinding giver mulighed for sammenkædning af data på tværs af forskellige datakilder i en database. I Office SharePoint Designer 2007 kan du med databinding i arbejdsprocesser hente data fra datakilder som f.eks. lister, biblioteker og arbejdsprocesdata som f.eks. variabler og initieringsparametre. Arbejdsprocesopslag henter data fra en datakilde under kørslen af en arbejdsproces og kan bruge de hentede data til at udføre en anden arbejdsproceshandling. Opslag opretter forbindelse mellem datakilden og arbejdsprocessen.

Du kan indsætte et opslag i et aktuelt element, arbejdsprocesdata og andre SharePoint-lister og -biblioteker.

Du kan indsætte et opslag i...

Beskrivelse

Aktuelt element

Henviser til det element, som startede den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vælger denne indstilling, kan du vælge en værdi fra det element, som arbejdsprocessen kører på i øjeblikket.

Arbejdsprocesdata

Refererer til en arbejdsprocesvariabel, der er en del af den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vælger denne indstilling, kan du bruge arbejdsprocesvariabler og initieringsparametre i den aktuelle arbejdsproces.

Andre lister og biblioteker

Du kan også hente data fra andre lister og biblioteker på det aktuelle SharePoint-websted.

Toppen af siden

Om brug af opslag til at oprette en tilpasset slutbrugeroplevelse

Opslag kan også give en tilpasset slutbrugeroplevelsen for personer, der bruger webstedet. Antag f.eks., at du er indholdsforfatter, der sender dokumenter til biblioteket Delte dokumenter på teamwebstedet. Du vil have en arbejdsproces til automatisk at sende en mail til den relevante korrekturlæser, hver gang der overføres et dokument. Ved at tilføje opslag i mailen i arbejdsprocessen, kan du oprette en tilpasset slutbrugeroplevelse. Det betyder, at når et dokument overføres, sender arbejdsprocessen automatisk en mail til den relevante korrekturlæser med navnet på dokumentet i mailens brødtekst.

Følgende illustration fremhæver nogle af steder i mailen, hvor opslag kan bruges.

Meddelelsen fremhæver de potentielle områder for indsættelse af søgninger

Når du erstatte de fremhævede områder med opslag, ser mailen nu ud som dette.

Mailmeddelelse med søgninger

Bemærk, hvordan opslagsposterne vises i mailens brødtekst. Når du har defineret opslaget, vises det i formatet [%Data source:Field name%] på det sted, hvor du har skrevet opslaget. Så hvis du har defineret et opslag, hvor datakilden er Delte dokumenter, og det felt, hvorfra du vil hente værdien er Navn på korrekturlæser, viser opslagsposten [%Shared Documents:Reviewer name%].

Bemærk: Opslagsposten viser ikke de kantede parenteser [] og procenttegnet % på linjerne Til:, CC: og Emne i mailen.

Når et dokument er blevet overført til biblioteket Delte dokumenter, modtager korrekturlæseren en automatiseret mail med navnet på det dokument, der er blevet overført. Når arbejdsprocessen kører, henter opslagene data fra forskellige datakilder, og dataene vises i mailen.

Meddelelsen fremhæver de potentielle områder for indsættelse af søgninger

Toppen af siden

Hvorfor er id'er nyttige?

Du kan betragte SharePoint-lister og -biblioteker som en tabel. Hver tabel består af rækker og kolonner.

For at et arbejdsprocesopslag kan hente en bestemt værdi fra en liste, skal du angive feltet (dvs. kolonnen) og elementet (dvs. rækken).

Et arbejdsprocesopslag kan hente en værdi fra en hvilken som helst liste eller et hvilket som helst bibliotek på det aktuelle websted, men der skal bruges disse oplysninger hver gang: hvilket felt (en kolonne) og hvilket element (række).

Listen Opgaver

Hvis du er bekendt med relationsdatabaser, f.eks. Office Access 2007 eller Microsoft SQL Server, kan det være nyttigt at opfatte hver liste og bibliotek på et websted som en separat tabel i en database.

Alle lister og biblioteker indeholder en ID-kolonne, der fungerer som den primære nøgle. I en database er en primær nøgle et felt (eller et sæt felter) i en tabel, som angiver et entydigt id for hver række.

Id-kolonnen opfylder alle kriterierne for en god primær nøgle, fordi den:

  • Identificerer hver række entydigt.

  • Aldrig er tom eller null.

  • Aldrig forandres.

Du kan se i Id-kolonnen ved at tilføje i en visning af en liste eller et bibliotek.

Id-kolonne i forskellige SharePoint-lister

Da id‹et er den primære nøgle for en liste eller et bibliotek, er det særligt nyttigt i arbejdsprocesopslag til identifikation af et bestemt element (eller række), som vist i eksemplerne senere.

Toppen af siden

Hvordan fungerer et opslag?

Som nævnt i det tidligere afsnit kan det være nyttigt at opfatte hver liste og bibliotek på et websted som en separat tabel i en database, hvis du er bekendt med relationsdatabaser.

Faktisk gemmes data i lister og biblioteker i tabeller i SQL Server. (Selvom det ikke er teknisk korrekt, at hver liste og bibliotek svarer til en separat tabel i databasen, er denne tanke dog nyttigt i forbindelse med arbejdsprocesopslag).

Hvis du er bekendt med relationsdatabaser, er det at definere et opslag meget lig det at forespørge en database – antag f.eks., at du har følgende opslag.

Et eksempel på et opslag

Dette opslag lyder "Fra listen Opgaver vælges værdien for feltet Status, hvor Id for opgaveelementet matcher det id, der er gemt i variablen Id for opgaveelement for denne forekomst af arbejdsprocessen".

Du kan læse det foregående opslag som den følgende SQL-forespørgsel. SQL-forespørgsler bruge nøgleordet SELECT til at hente data fra en angivet tabel – eller, i dette tilfælde, fra en bestemt liste eller et bestemt bibliotek.

Eksempel 1: lighed i et opslag for en SQL-forespørgsel

— ELLER —

Eksempel 2: Lighed af et opslag med en SQL-forespørgsel

Toppen af siden

Søge efter en værdi i det aktuelle element

Den mest grundlæggende type opslag er, hvor du skal søger efter værdien i et felt i det aktuelle element.

Opslag til det aktuelle element

Dette opslag lyder "Vælg værdien af feltet Navn fra det aktuelle element". Dette opslag er nemt at udføre, da du skal kun angive feltet (kolonne). Elementet (række) er fast som det aktuelle element. Med andre ord er der kun én række til at vælge fra. Derfor kaldes denne type opslag af og til "flade" opslag.

Et opslag på det aktuelle emne henter værdien af kolonnen, som du angiver

Toppen af siden

Søge efter en værdi i arbejdsprocesdata

Som nævnt i forrige afsnit er et opslag på en værdi i det aktuelle element altid et "fladt" opslag, fordi rækken er fast som det aktuelle element – du skal kun angive kolonnen (eller feltet).

På samme måde er et opslag på arbejdsprocesdataene (dvs. de data, der er gemt i arbejdsprocesvariabler og initieringsparametre) også et fladt opslag, fordi alle variabler kun kan indeholde en enkelt værdi. Den værdi, der er gemt i en variabel, kan ændres fra én arbejdsprocesforekomst til den næste, og værdien kan blive ændret på et tidspunkt i arbejdsprocessen – f.eks. hvis arbejdsprocessen bruger handlingen Angiv arbejdsprocesvariabel til at indstille variablen til en anden værdi. Variablen indeholder dog altid kun én værdi, så er opslag til arbejdsprocesdata er altid fladt.

Opslag til en arbejdsprocesvariabel ved navn Opgaveelement-id

Forestil dig arbejdsprocesdata som liggende på en notesblok, som indeholder en række steder, hvor arbejdsprocessen skriver og lagrer data. Denne række af placeringer udgør et enkelt "række", fordi hver enkelt placering (en variabel eller parameter) kun indeholder en enkelt værdi.

Variabler i en arbejdsgang findes på en notesbloklignende placering

Når denne forekomst af arbejdsprocessen er fuldført, slettes de værdier, der er skrevet på notesblokken, og den næste forekomst af arbejdsprocessen cachelagrer sine egne værdier.

Toppen af siden

Søge på en værdi i en liste eller et bibliotek ved at angive et felt og en værdi som et filterkriterium

Når du vil søge efter en værdi i et element ved at anvende et filterkriterie på den liste, hvor det aktuelle element er placeret, eller på en anden liste, bliver opslagsdialogboksen større.

Opslag til en værdi på en anden liste

Hvorfor bliver den større? Den øverste halvdel af dialogboksen angiver feltet (kolonne) for den værdi, du er interesseret i. Men da du vil anvende et filterkriterie, skal du også angive elementet (række) for den værdi, du er interesseret i – og du identificerer en entydig række ved at vælge et felt, hvis værdier kan bruges som filterkriterie for at filtrere listen til en enkelt række. Dette opslag skal f.eks. vide, hvilket element (række) værdien skal hentes fra. Den øverste halvdel af dialogboksen angiver kolonnen. Nu skal du angive en række.

Opgavestatus fremhævet

Toppen af siden

Bruge en statisk værdi som filterkriterie

Den mere grundlæggende – og typisk mindre nyttige – opslagstype er, hvor du angiver en statisk værdi (kaldet en konstant) for at finde det element eller den række, du er interesseret i. Dette opslag går f.eks. til opgavelisten og vælger værdien af feltet Anbefaling fra det første opgaveelement, hvor feltet Anbefaling er lig med "Afvis".

Eksempel på et opslag, der vil hente en statisk værdi

Når du klikker på OK, får du vist følgende advarsel.

Dialogboksen Advarsel angiver, at værdierne, som er hentet ved opslag, ikke er entydige

Hvad betyder det? Det er muligt, at mange elementer i opgavelisten har et felt af typen Anbefaling, der er lig med "Afvis" som vist på følgende billede, så opslaget finder mange elementer, der opfylder kriterierne. I dette tilfælde henter opslaget blot værdien af feltet Anbefaling fra det første element på opgavelisten, hvor Anbefaling = Afvis som vist her.

Liste, hvor den første værdi, der hentes ved opslag, er fremhævet

Der er bestemte situationer, hvor du skal bruge denne type opslag, især hvis du arbejder med brugerdefinerede lister. Vi kan tydeliggøre dette med et eksempel ved at antage, at du har en brugerdefineret liste over områdelederne for hvert geografisk område, som vist her.

Brugerdefineret liste med områdechefer

Antag, at dit team er i det nordøstlige område, og derfor er du kun interesseret i dette område. Du har en arbejdsproces knyttet til en anden liste (ikke områdeledere), og du ønsker, at arbejdsprocessen skal søge på seniorledere for det nordøstlige område fra listen over områdeledere. Hvis du gemmer personer på en brugerdefineret liste får arbejdsprocessen til at søge efter dataene, kan arbejdsprocessen altid dynamisk hente de seneste data, og du behøver ikke at åbne og redigere arbejdsprocessen, hver gang der er lederændringer i dit område. Dit opslag til dette formål ville se nogenlunde sådan ud.

Opslag til en ikke-unik værdi i en brugerdefineret liste

Når du klikker på OK, får du vist følgende advarsel.

Dialogboksen Advarsel angiver, at værdierne, som er hentet ved opslag, ikke er entydige

Du får vist denne advarsel, fordi der kan der være mere end ét element på denne liste, hvor værdien af området er Nordøst. I modsætning til id‹et (defineret tidligere som primær nøgle), er værdien Nordøst ikke nødvendigvis entydig, fordi du kan tilføje mange elementer med denne værdi på listen. Men da du ejer listen over områdeledere, kan du roligt ignorere denne advarsel, fordi du ved, at der er kun ét element, hvor værdien for området er lig med Nordøst, så du ved, at dit opslag er entydigt.

Med andre ord fungerer det felt, du bruger som filterkriterie, som nøgle for listen. Hvis du bruger et id‹felt som en nøgle, er disse værdier pr. definition entydige. Men hvis du bruger et andet felt som nøgle – f.eks. Område i dette eksempel – får du vist en advarsel om, at værdierne i feltet skal være entydige for at feltet skal være en nyttig nøgle og for at identificere et entydigt element.

Et andet almindeligt scenarie er at søge på en værdi i et bestemt element, som beskrevet i næste afsnit.

Toppen af siden

Bruge en arbejdsprocesvariabel som filterkriterie

Langt den mest almindelige type opslag er hvor arbejdsprocessen opretter et element – f.eks. for ved hjælp handlingen Indsaml data fra en bruger til at oprette et opgaveelement, eller ved hjælp af handlingen Opret listeelement for oprette et element på en liste eller i et bibliotek på det aktuelle websted.

Når arbejdsprocessen opretter et element, gemmes id'et for det nye element i en variabel.

handling til oprettelse af listeelement i arbejdsprocesdesigner

Id‹et for et element er et heltal, der altid er entydigt i den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Id‹et fungerer næsten på samme måde som en nøgle i en databasetabel.

Da id'et altid er entydig, og fordi id‹et er gemt i en dynamisk variabel, er brug af id‹et den bedste og mest almindelige måde at sikre, at du bruger en entydig værdi til at identificere det ønskede element. Antag f.eks., at handlingen Indsaml data fra en bruger opretter en opgave, hvis id er gemt i en variabel, der hedder Id for opgaveelement. Du kan bruge denne variabel til at sikre et entydigt opslag, som vist her.

Opslag til en variabel

Når du klikker på OK, får du ikke vist advarslen om sikre entydige opslag, fordi du bruger id‹‹et til at finde det ønskede elementet (eller rækken), og i‹det altid er entydigt.

Variablen for opslag til opgaveelement-id

Dette opslag lyder "Fra listen Opgaver vælges værdien for feltet Anbefaling, hvor Id for opgaveelementet matcher det id, der er gemt i variablen for denne forekomst af arbejdsprocessen". Med andre ord angiver den øverste halvdel af dialogboksen kolonnen, som vanligt. Og den nederste halvdel af dialogboksen identificerer en entydig række. I dette eksempel har denne forekomst af arbejdsprocessen oprettet en opgave, hvis id for opgaveliste er 5. Da 5 er den værdi, der er gemt i variablen Id for opgaveelement, går opslaget til række nummer 5 på opgavelisten.

Listen Opgaver

Toppen af siden

Tip til at sikre entydige opslagsværdier

Her er nogle tip, der kan hjælpe dig med at bruge arbejdsprocesopslag:

  • Den mest sikre måde til at sikre et entydigt opslag er at bruge et listeelement-id til at finde elementet med det tilsvarende id. Hvis der er variabler af datatypen Listeelement-id, som allerede er tilknyttet den aktuelle arbejdsproces, kan du prøve at bruge dem i opslaget. For at identificere disse variabler af datatypen Listeelement-id skal du klikke på knappen Variabler i Arbejdsprocesdesigner. Der vises en liste over alle variabler, der er knyttet til den aktuelle arbejdsproces. Tjek for variabler af typen Listeelement-id.

  • Hvis du af den ene eller den anden grund ikke kan bruge feltet Id, eller hvis et enkelt felt på en liste ikke kan fungere som en nøgle til listen, kan du prøve at bruge en sammenkædet streng af listeelementværdier, som kan gøre listeelementet entydigt. Du kan bruge handlingen Opret dynamisk streng i din arbejdsproces til at oprette denne streng og gemme den i en variabel. Derefter kan du bruge variablen i et opslag til at identificere et entydigt element på en liste.

  • Når du opretter listerne på dit websted, kan du oprette relationen overordnet/underordnet eller en-til-mange mellem relaterede data på forskellige lister ved at bruge en opslagskolonne i én liste til at pege på id-feltet i en anden liste. Antag f.eks., at du har listen Klasser og listen Registreringer, og at der er en en-til-mange relation mellem én klasse og de mange registreringer for den pågældende klasse. Du kan tilføje en kolonne på listen Registreringer, som er en opslagskolonne for id‹et for den relaterede klasse på listen Kurser. Hvis du derefter har en arbejdsproces, der kører på listen Registreringer, kan arbejdsprocessen kan altid slå værdier op i relaterede elementet på listen Klasser: Dette opslag ville lyde: "Fra listen Klasser vælges værdien for [et felt på den pågældende liste], hvor id'et på listen Klasser matcher id‹et for opslagsfeltet i det aktuelle element." Ved at oprette id-relationer (primære og fremmed nøgle-relationer) mellem lister, hvor det er muligt, er det nemt at udføre arbejdsprocesopslag, og brugen af id‹er en nem måde at garantere et entydigt opslagsmatch.

Toppen af siden

Værd at vide om opslag

Her er nogle ting, du vil vide, når du arbejder med opslag:

  • Knyt din arbejdsproces til den liste, der minder mest om en masterliste og som indeholder mere eller mindre alle de data, der kan bruges i din arbejdsproces. På denne måde kan du bruge mange flere værdier fra det aktuelle element i dit opslag i stedet for at oprette komplekse opslag for at hente værdier fra andre lister.

  • Når et opslag ikke kan finde matchende data, returneres strengen ?????. Hvis du f.eks. definerer et arbejdsprocesopslag for at vælge værdien i feltet Titel på listen Opgaver, hvor feltet, der er Tildelt til er lig med "John", men "John" ikke har fået tildelt en opgave, returnerer opslaget ?????. For at løse dette skal du åbne det relevante opslag og ændre filterkriterierne, så forespørgslen returnerer en matchende element.

  • Når et opslag støder på en variabel uden data, returneres strengen ****. For at løse dette skal du åbne arbejdsprocessen og sørge for, at variablen er indstillet til en værdi (eller initialiseret).

  • For at rydde indholdet i dialogboksen Definer arbejdsprocesopslag skal du klikke på knappen Ryd opslag i dialogboksen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×