Create Content Organizer rules to route documents

Når du opretter regler til distribution af dokumenter til bestemte placeringer i Microsoft SharePoint Server 2010, gør du det hurtigere at arkivere poster i de respektive SharePoint-biblioteker og ‑mapper. Som en vigtig komponent i datastyringen er oprettelse af regler til distribution af poster også en del af filplanen. Alle SharePoint-websteder kan aktiveres til dokumentdistribution. I denne artikel vises, hvordan du kan oprette regler til organisering og distribution af poster i SharePoint Server.

Bemærk:  Du skal først aktivere funktionen Liste over indhold og konfigurere listen til distribution af poster. Funktionen Liste over indhold kan kun aktiveres på webstedsniveau. Du kan få mere at vide om at konfigurere listen over indhold ved hjælp af linkene under Se også.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Hvor kan dokumenterne komme fra?

Hvad afgør distributionsplaceringen?

De første trin

Oprette regler til distribution af dokumenter

Oversigt

Forretningsdokumenter hidrører fra mange forskellige kilder og skal ofte gemmes for at mindske sikkerhedsrisikoen med hensyn til overholdelse af regler og standarder og risikoen for en retssag. Når du har konfigureret listen over indhold til distribution af poster, kan du oprette og programmere specifikke regler for lister over indhold, så du automatisk kan gemme poster baseret på entydige forretningsregler og ‑krav.

Oprettelsen af regler, der bruges til automatisk at distribuere dokumenter inden for et centralt virksomhedslager, erstatter sammen med brugen af indholdstyper behovet for at overføre dokumenter eller andre elementer manuelt til et bibliotek eller en mappe. Brugerne opfylder foruddefinerede kriterier for et givet dokument, og baseret på de foruddefinerede distributionsregler distribueres dokumentet derefter til det rette bibliotek eller den rette mappe. Regler for lister over indhold gemmes som en SharePoint-liste.

Med listen over indhold kan du også overvåge og styre det maksimale antal dokumenter, der kan gemmes i et givet bibliotek. Hvis et dokument f.eks. føjes til en biblioteksmappe med en maksimumgrænse på 5.000 elementer, opretter listen over indhold automatisk en ny mappe og distribuerer dokumentet til denne mappe.

Hvor kan dokumenterne komme fra?

Dokumenter, der distribueres til bestemte biblioteker eller mapper, kan komme fra forskellige kilder. Som en del af datastyringsprocessen kan dokumenter komme fra:

  • Klientprogrammer, f.eks. Microsoft Word, når du bruger funktionen Gem som.

    Gem som

  • Direkte overførsel til biblioteket til indlevering, som er et særligt bibliotek, der oprettes, når du aktiverer listen over indhold for et websted.

    Overførsel af dokumenter til biblioteket til indlevering

  • Kommandoen Send til, når de kommer fra et andet SharePoint-websted.

    Afsendelse af dokumenter til en anden placering

  • Et tredjepartsprogram via en webtjeneste.

  • En Exchange-administreret mappe – e-mails kan behandles som poster og distribueres ligesom ethvert andet dokument.

Hvad afgør distributionsplaceringen?

Dokumenter kan distribueres til et websted af typen Datacenter eller ethvert andet SharePoint-websted. Biblioteket til indlevering, som oprettes automatisk, når du aktiverer funktionen til listen over indhold, fungerer som den standardplacering, dokumenter distribueres til, hvis de ikke opfylder foruddefinerede kriterier. Dokumentdistributionsprocessen omfatter flere hovedelementer.

Webtjeneste‑ eller e-mail-afsendelse    Andre SharePoint-websteder eller tredjepartsprogrammer kan bruges til at sende dokumenter til listen over indhold. Exchange kan bruges til at sende dokumenter til listen over indhold via e-mail. Dokumenter eller e-mail-poster med den rette indholdstype, metadata og overensstemmende regler sendes automatisk til det relevante bibliotek eller den relevante mappe.

Destinationsbiblioteker og -mapper    Indholdsforvaltere eller dataadministratorer opretter manuelt de biblioteker og mapper, dokumenter skal distribueres til.

Typer af webstedsindhold    Disse skal angives, og brugerne føjer manuelt relevante typer af webstedsindhold til destinationsbibliotekerne.

Vigtigt:  Da listen over indhold kun fungerer med indholdstyper, som er, eller er afledt af, indholdstypen Dokument, kan du ikke bruge den til at organisere store lister.

Bibliotek til indlevering    Dokumenter, som ikke indeholder nok metadata til at opfylde en regel, eller som mangler nødvendige metadata, sendes til biblioteket til indlevering, så brugerne kan angive de nødvendige metadata. Alle de indholdstyper, der bruges til distribution, knyttes automatisk til biblioteket til indlevering. Du kan konfigurere listen over indhold, så alle overførte dokumenter midlertidigt distribueres til biblioteket til indlevering. Du kan finde flere oplysninger om at konfigurere listen over indhold i Konfigurere listen over indhold til distribution af poster.

Liste til dokumentdistribution    Med denne liste kan du oprette en plan for, hvordan indhold skal organiseres på dette websted. Du kan bruge denne liste til at oprette regler, der sikrer, at de dokumenter, der sendes til et websted, distribueres til den korrekte placering og indeholder de korrekte egenskaber. Indholdsforvaltere eller dataadministratorer besøger denne liste for at oprette, administrere og se distributionsregler.

I diagrammet nedenfor vises, hvordan dokumenter og e-mails distribueres på basis af specifikke kriterier.

Dokumentdistribution ved hjælp af listen over indhold

De første trin

Du skal følge flere vigtige trin, før du kan oprette regler til distribution af dokumenter.

  1. Opret de biblioteker og mapper, dokumenter skal distribueres til. Du vil måske oprette mapper til alle de dokumenttyper, du distribuerer. Opret f.eks. et bibliotek kun til e-mail-poster eller Excel-regneark. Du kan få mere at vide om at oprette biblioteker ved hjælp af linkene i afsnittet Se også.

  2. Indholdstyper skal knyttes til de dokumenter, der skal distribueres. På denne måde kan indholdstypen være en del af de kriterier, der afgør den endelige placering, hvor et dokument gemmes.

Oprette regler til distribution af dokumenter

For hver posttype, du føjer til listen Postdistribution, skal du angive en posttitel og en beskrivelse. Du skal også angive den placering på webstedet, hvor posten skal gemmes. Hvis du vil sikre, at alle relevante poster distribueres til den relevante placering, kan du angive alternative navne til posttypen.

Bemærk:  Du skal mindst have tilladelse som webstedsejer til at oprette regler til distribution af dokumenter.

  1. Gå til det websted, du vil oprette regler for lister over indhold for.

  2. Klik på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger Menuen Webstedshandlinger .

  3. Klik på Regler for liste over indhold i sektionen Webstedsfunktioner på siden Indstillinger for websted.

  4. Angiv et navn, der beskriver reglens betingelser og handlinger.

  5. Vælg i sektionen Regelstatus og prioritet, om reglen skal anvendes på indgående indhold. Hvis Aktiv er markeret, skal du vælge en prioritet, der bestemmer, hvordan indhold skal distribueres, hvis mere end én regel for listen over indhold er opfyldt.

  6. Knyt derefter reglen til en indholdstype. Når du gør det, markeres afsendelser til listen med den valgte indholdstype, og de egenskaber, der skal bruges i reglens betingelser, identificeres.

  7. Vælg den relevante indholdsgruppe. Den valgte gruppe afgør, hvilke indholdstyper du kan vælge mellem i næste trin.

  8. Vælg den relevante indholdstype.

  9. Hvis den valgte indholdstype har et alternativt navn på et andet SharePoint-websted, skal du markere afkrydsningsfeltet under Alternativt navn, angive det alternative navn i feltet og derefter klikke påTilføj . De alternative navne på indholdstyper vises på listen nedenfor.

  10. Vælg de betingelser i sektionen Betingelser, som egenskaberne for en afsendelse skal opfylde til reglen. Du ønsker f.eks., at reglen skal anvendes på alle de dokumenter, der indeholder ordet "budget" i titlen. Du kan tilføje flere betingelser ved at klikke på linket Tilføj en anden betingelse.

    Bemærk:  Hvilke egenskaber der er tilgængelige på rullelisten Egenskab afhænger af den valgte indholdstype i trin 6..

  11. Angiv eller søg efter en placering, hvor du vil placere indhold, der opfylder reglen. Markér afkrydsningsfeltet Opret automatisk en regel for at gruppere lignende dokumenter sammen i mapper. Hvis du f.eks. har en egenskab, der viser alle dokumenter til projekter i virksomheden, kan du gennemtvinge, at listen opretter en separat mappe til hvert projekt.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×