Brugermål: administrere omkostninger

Projektomkostninger

Hvis du planlægger at holde styr på dine omkostninger, så er du kommet til rette sted. Se, hvordan og hvor du skal angive de forskellige omkostningsoplysninger, så du kan se og analysere dine samlede omkostninger i løbet af projektet.

Hvis du har styr på, hvad pengene bruges til, kan du bedre træffe de beslutninger, som sikrer, at projektet afsluttes inden for budgettet.

Denne vejledning er specifik for Microsoft Project 2016, 2013 og 2010.

Tip til omkostningsstyring, før du starter

Denne artikel er et af mange projektstyringsmål i Projektstyringsvejledningen.

  • Anslå projektomkostningerne   Omkostningshistorikken for tidligere projekter, der ligner det projekt, du er i gang med at planlægge, kan være praktisk for at komme i gang. Det kan være en hjælp til at undgå dyre fejl. Hvis der findes PMO-eksperter (Project Management Office) i organisationen, kan du muligvis også diskutere dine omkostningsplaner og budgetplaner med dem, eller du kan bede et mere erfarent teammedlem om at gennemse dine anslåede omkostninger til opgaver og ressourcer. Det kan være svært at anslå omkostningerne – store organisationer følger PMO-vejledningerne, eller de ansætter eller hyrer eksperter inden for området.

  • Kend de typer af omkostninger, der findes i Project   De fleste projektomkostninger kommer fra arbejdsressourcerne, dvs. de personer, der er tildelt opgaver, eller de materialer og det udstyr, der skal bruges i projektet. Ressourceomkostningerne er typisk baseret på timepriser eller enhedspriser, men de kan også være engangsomkostninger, som f.eks. konsulenthonorar, leverandøromkostninger eller rejseudgifter. De omkostninger, der ikke er knyttet til ressourcer, angives typisk som faste omkostninger for bestemte opgaver eller for hele projektet.

  • Angiv omkostninger   Ressourceomkostninger angives i visningen Ressourceark for timeansatte, lønnede medarbejdere, kontraktansatte, materialeomkostninger eller engangsomkostninger til ressourcer, f.eks. til forsikring. Opgaveomkostningerne angives i en omkostningstabel, som du kan føje til ethvert opgaveark.

  • Finde de samlede omkostninger    Project beregner omkostningstotalen for enhver omkostning, som du angiver, så du hurtigt kan se de samlede projektomkostninger. Du kan dele disse oplysninger om omkostningerne med projektets interessenter, som formentlig gerne vil se dem.

  • Angive dit budget    Når omkostningstotalen ligner det budget, som du og interessenterne havde forestillet jer for projektet, kan du gemme en oprindelig plan for at bruge de samlede omkostninger som projektets budget. Det vil man som regel gøre, efter at der er angivet alle de oplysninger, der er brug for på projektet, og før der startes på arbejdet. Der kræves et budget for den oprindelige plan, hvis du planlægger at spore og administrere omkostningerne, især hvis du foretager analyse på den oparbejdede værdi for at analysere omkostningsafvigelser i projektet. Du kan finde flere oplysninger i Angive og gemme en oprindelig plan.

  • Udføre en omkostningsanalyse   Eksportér dine omkostningsdata til Excel for at foretage en dybdegående dataanalyse ved hjælp af pivottabeller, diagrammer og andre funktioner i Excel, f.eks. betinget formatering og minidiagrammer (som vist i følgende billede).

    EVM i Excel ved hjælp af minidiagrammer
    Eller brug visuelle rapporter i Project for at se et pivotdiagram over oparbejdet værdi (også kaldet en S-kurve).
    Tabellen Oparbejdet værdi i Excel
    Du kan endda få endnu mere ud af dine Project-data og oprette en avanceret analyse ved hjælp af ANOVA-analysefunktionerne i Analysis ToolPak i Excel. Der er stort set ingen grænser for, hvordan du kan analysere dine projektomkostninger.

Angive omkostningerne i dit projekt

Angive ratebaserede omkostninger for personer og materialer

Start fra en ende af med at angive lønsatserne for de personer, der skal udføre arbejdet, og enhedspriserne for de materialer, du skal bruge i projektet.

Angive omkostninger til udstyr og andre omkostningsressourcer

Derefter skal du angive de "faste" ressourceomkostninger til udstyr sammen med de engangsressourceomkostninger, du vil registrere i projektet.

Angive faste omkostninger for opgaver

Derefter kan du føje diverse engangsomkostninger til bestemte opgaver eller til projektets hovedopgave, som repræsenterer hele projektet.

Få vist omkostningstotaler for projekter

Efter at du har angivet omkostningerne for ressourcer, opgaver eller begge, kan du undersøge de samlede omkostninger for at se, om de skal tilpasses for at stemme overens med målet for omkostningerne.

Vælg den rigtige rapport

Du vil formentlig på et tidspunkt lave en rapport over projektomkostningerne til andre i organisationen. Brug en foruddefineret omkostningsrapport, f.eks. rapporten Pengestrøm eller Oparbejdet værdi, eller få med det samme vist dine omkostningsdata i en visuel rapport, f.eks. et pivotdiagram i Excel eller Visio.

Administrere dine projektomkostninger

Angive og gemme en oprindelig plan

Efter at du har angivet dine anslåede omkostninger, kan du gemme dem sammen med den oprindelige plan for at oprette dit budget. Det gør det muligt at sammenligne dine planlagte omkostninger med de faktiske omkostninger, der påløber i projektets levetid. Det gør det muligt at forudsige, om projektomkostningerne overskrider budgettet eller ej.

Følg udviklingen i forhold til tidsplanen – fra begynder- til ekspertniveau

Hold øje med med fremdriften i arbejdet på opgaver, og se, hvordan de faktiske omkostninger akkumuleres for at fastslå, om projektet overholder eller overskrider budgettet.

Angive faktiske omkostninger manuelt

Project beregner automatisk de faktiske omkostninger baseret på det faktiske akkumulerede arbejde eller de materialer, der er brugt i opgaverne. Hvis det er nødvendigt, kan du angive de faktiske omkostninger for de tildelte opgaver, der er færdige.

Analyse af oparbejdet værdi for alle os andre

Du kan når som helst analysere den oparbejdede værdi for projektet for at finde ud af, om de penge, der indtil videre er brugt, stemmer overens med det udførte arbejde og de omkostninger, du har angivet for opgaver, ressourcer og tildelinger i den oprindelige plan.

Få mere at vide om avancerede principper for analyse af oparbejdet værdi (blog)

Se, hvordan du kan eksportere din tidsplan til et format, der er i overensstemmelse med UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).

Denne vejledning er specifik for Microsoft Project 2007.

Hvad vil du foretage dig?

Hvilke typer omkostninger er tilgængelige i Project 2007?

Hvordan opretter man budgetter og sporer omkostninger for dem?

Hvad er ratebaserede omkostninger, og hvordan beregnes de?

Hvad er omkostninger efter forbrug, og hvordan beregnes de?

Hvad er faste omkostninger, og hvordan beregnes de?

Hvad er omkostningsressourcer, og hvordan beregnes de?

Hvordan kan man regulere cashflow?

Hvilke typer omkostninger er tilgængelige i Project 2007?

Omkostninger er et vigtigt aspekt af projektplanlægning og -styring. Project 2007 indeholder til flere typer omkostninger. Ved hjælp af Project 2007 du kan indtaste og spore følgende typer af omkostninger:

  • Ratebaserede omkostninger, en omkostning, der beregnes ud fra de lønsatser, der er angivet for en ressource og mængden af arbejde, der udføres af den pågældende ressource.

  • Efter forbrug, en omkostning, der påløber enten én gang hver gang en ressource bruges, eller én gang for hver fuldført Opgave, som ressourcen tildeles til.

  • Fast, en omkostning, der er fast for en opgave og ikke for en ressource. En fast omkostning ændres ikke, uanset opgavevarighed eller arbejdet, der udføres på opgaven af en ressource.

  • Omkostningsressource, en ressource, som gør det muligt at samle engangsomkostninger eller periodiske omkostninger, der hører til en opgave. Omkostningsressourcer kan f.eks. være flybilletter og logi. Dette er typisk en engangsomkostning, som er opgavespecifik, men omkostningsressourcetildelingen kan tilpasses på tværs af opgavens varighed, hvis du har installeret Infrastrukturopdatering til Project 2007.

  • Budgetressource, en ressource, der anvendes i projektet som helhed. Budgetressourcer repræsenterer den maksimale kapacitet for et projekts forbrug af penge, arbejde eller materialeenheder. Men det betyder ikke, at et projekt ikke kan overskride budgettet. I stedet giver en budgetressource dig en metode til at sammenligne dine planlagte tal med dine løbende omkostninger for at hjælpe dig med at holde styr på dit projekts økonomiske sundhedstilstand.

    • Der kan angives mere end én type omkostning for en enkelt arbejdsressource. Du kan f.eks. enten angive en timesats for ressourcens arbejde, men også en omkostning efter forbrug for rejsetid eller andre udgifter.

    • De forskellige omkostningstyper fungerer på hver sin måde, afhængigt af om ressourcen er en arbejdsressource (en person), materialeressource (f.eks. cement eller armeringsstænger) eller en omkostningsressource (f.eks. flybilletter). For arbejdsressourcer anvendes satsen pr. tidsenhed. For materialeressourcer og omkostningsressourcer anvendes satsen pr. andre angivne enheder (f.eks. ton, meter eller enheder af en valgt valuta).

Hvordan opretter man budgetter og sporer omkostninger for dem?

Budgetter kan oprettes og registreres fra en af to retninger, via en beregningsmetode, der enten går nedefra og op eller oppefra og ned. Project 2007 understøtter begge metoder.

Opret et budget ved hjælp af en nedefra og op-metode

I en nedefra og op-tilgang, estimeres grundsatserne eller omkostninger efter forbrug for ressourcer og faste omkostninger eller omkostningsressourcer for individuelle opgaver. Project 2007 beregner omkostningstotaler for ressourcer, opgaver og hele projektet. Denne metode (også kaldet bund-top-beregning) hjælper med at skabe pålidelige og nøjagtige resultater.

Når du opretter et nedefra og op-budget i Project 2007:

  • Først skal du angive lønsatser, omkostninger efter forbrug, faste omkostninger og omkostningsressourcer.

  • Derefter skal du angive hver opgaves anslåede arbejde eller varighed.

  • Til sidst skal du tildele ressourcer til opgaver.

Bemærk: Budgetressourcer er mere passende til brug i planlægning oppefra og ned. De kan anvendes udelukkende på projektniveau ved at tildele en budgetressource til projektets hovedopgave.

Project 2007 beregner derefter de samlede forventede omkostninger for at færdiggøre alle opgaver i projektet. Hvis denne total ikke er i overensstemmelse med budgettet, skal du justere lønsatser, ressourcetildelinger osv.

Når du afgrænser de estimerede omkostninger, kan du gemme en oprindelig plan, hvorved du opretter et budget for projektet.

Med et budget på plads kan du sammenligne faktiske udgifter med de beløb, som du havde planlagt at bruge, og derefter foretage de nødvendige justeringer for at holde dig inden for budgettet. I de fleste tilfælde er det eneste, du skal gøre, at angive de faktiske omkostningsbeløb for hver opgave. Project 2007 beregner opgavens omkostninger baseret på projektets status. Du kan også angive specifikke omkostninger, hvis det er nødvendigt.

Du kan få vist omkostningstotaler til sporingsformål på tre måder: i dialogboksen Projektoplysninger i Project-visninger (især visningerne Opgaveforbrug og Ressourceforbrug) eller i en rapport. Ved hjælp af visuelle rapporter kan du også eksportere disse omkostningsoplysninger til andre programmer, f.eks. Microsoft Office Excel 2007 og Microsoft Office Visio 2007.

Opret et budget ved hjælp af en oppefra og ned-metode

I en oppefra og ned-tilgang til budgetberegning, estimeres overordnede ressource-, opgave- eller projektomkostninger ud fra tidligere erfaringer med lignende projekter. Hvis du har et fast maksimalt pengebeløb, som du må bruge på et projekt, er et budget ud fra oppefra og ned-metoden at foretrække frem for nedefra og op-metoden.

Når du opretter et oppefra og ned-budget for projektet:

  • Først skal du oprette budgetressourcer, der repræsenterer det samlede budget for projektet, herunder budgetressourcer for omkostninger, arbejde og materialer.

  • Herefter skal du tildele budgetressourcer til projektets hovedopgave. På denne måde anvendes der budgetter på hele projektet.

  • Dernæst skal du angive værdier for budgetressourcer.

  • Så angiver du, hvilke andre ressourcer i projektet du vil registrere og måle i forhold til de samlede budgetressourcer. Det gør du ved at oprette et brugerdefineret felt for alle ressourcer i projektet og derefter kategorisere hver af disse ressourcer (herunder budgetressourcer) ved at angive en værdi, der indikerer, hvilken budgettype ressourcen måles i forhold til.

  • Til sidst skal du, efter at du har kategoriseret alle ressourcer efter budgettype, gruppere ressourcerne for at se, hvordan de ser ud i forhold til det overordnede projektbudget.

Toppen af siden

Hvad er ratebaserede omkostninger, og hvordan beregnes de?

Ratebaserede ressourceomkostninger er omkostninger til arbejdsressourcer, f.eks. medarbejdere eller lejeudstyr, som du tildeler standard- og (hvis relevant) overtidssatser, som normalt vurderes på timebasis. Når du tildeler en ressource til en opgave, beregner Project 2007 de samlede ressourceomkostninger ved hjælp af de angivne overtidssatser og den tid (eller varighed), det tager at udføre opgaven.

Bemærk: Som standard anvender Project 2007 standardressourcesatser til at beregne omkostninger for hele mængden af arbejde, der bruges på at fuldføre en opgave. Project 2007 beregner ikke automatisk ekstra timer som overarbejde, medmindre du specifikt tildeler de ekstra timer som overarbejde.

Da arbejde altid repræsenterer den samlede mængde arbejde, der udføres, medregnes mængden af overarbejde til den samlede mængde arbejde, den tilføjes ikke. Hvis en person, der er planlagt til at arbejde 40 timer over fire dage bestående af 8 timers almindeligt arbejde og 2 timers overarbejde pr. dag, skal du f.eks. tildele 10 timers arbejde pr. dag, og derefter angive 2 timer af disse 10 som overarbejde. Project 2007 beregner omkostningerne for de timer, der er angivet som overarbejde, ved hjælp af den angivne overtidssats. De resterende timer beregnes ud fra standardsatsen.

Ratebaserede materialeomkostninger er omkostningerne til materialeressourcer, f.eks. byggematerialer eller forsyninger, hvor du kan tildele standardsatser (men typisk ikke satser, der beregnes pr. time). Hvis du vil tildele omkostninger for materialeressourcer, skal du angive satsen pr. materialeenhed, f.eks. en sats pr. meter eller en sats pr. ton. Når du tildeler en materialeressource til en opgave, beregner Project 2007 materialeomkostningstotalerne ved at multiplicere den angivne materialeressourcesats med antallet af materialeenheder, der bruges til at færdiggøre opgaven.

Nogle gange har arbejdsressourcer en tilført tabel over omkostningssatser, når der beregnes omkostninger. En tabel over omkostningssatser er en samling af satser og omkostninger efter forbrug for materiale og arbejdsressourcer. Project 2007 indeholder fem tabeller over omkostningssatser, som er navngivet A-E (navnene kan ikke ændres), så hvis en ressource opkræver forskellige satser for forskellige typer af arbejde, kan du tildele op til fem forskellige sæt af satser til den pågældende ressource. Hvis en tømrer f.eks. opkræver en højere sats for arbejde med finish end for en ramme, kan du anvende én tabel over omkostningssatser til arbejdsopgaven med finish og en anden til rammeopgaven.

I hver tabel over omkostningssatser er der op til 25 rækker, som du kan bruge til at angive fremtidige ændringer i satser (f.eks. stigninger i lønsatser eller ændringer i materialeomkostninger). For hver satsændring angiver du den dato, hvor ændringen træder i kraft. Hvis du f.eks. ved, at en ressource får en lønforhøjelse om seks måneder, kan du indstille Project 2007 til automatisk at begynde at bruge den nye sats på det pågældende tidspunkt.

Hvis du bruger Microsoft Office Project Professional 2007 og arbejder med virksomhedsressourcer, kan din organisation vælge at lægge begrænsninger på tabeller over omkostningssatser. Eksempelvis kan din organisation udpege satstabel A til faktureringssatser og satstabel B til ikke-fakturerbare satser. Kontakt din administrator for at få mere at vide.

Toppen af siden

Hvad er omkostninger efter forbrug, og hvordan beregnes de?

Omkostninger efter forbrug er enkeltstående gebyrer for brug af en ressource, f.eks. udstyr. Omkostninger efter forbrug afhænger aldrig af mængden af udført arbejde. Derimod er de engangsomkostninger, der påløber, hver gang den pågældende ressource bruges. Selvom en omkostning efter forbrug for en arbejdsressource afhænger af antallet af brugte tildelingsenheder, anvendes en omkostning efter forbrug for en materialeressource kun én gang. Hvis en murer f.eks. har en efter forbrug-omkostning på 100 DKK. (i stedet for en timepris), og der skal tre murere til at udføre en opgave, er omkostningen 300 DKK. Men en leveringsomkostning efter forbrug på 100 DKK. for en materialeressource, f.eks. cement, anvendes kun én gang pr. levering, uanset om der leveres 10 tons eller 100 tons.

Omkostninger efter forbrug angives på fanen Omkostninger i dialogboksen Ressourceoplysninger.

Hvad er faste omkostninger, og hvordan beregnes de?

Faste omkostninger er omkostninger til en opgave, der forbliver konstant uanset opgavevarighed, arbejdsmængden, der udføres af ressourcen, og antallet af tildelingsenheder.

Bemærk: En ratebaseret ressourceomkostning kan øges, når en opgave tager længere tid end forventet, men det kan en fast omkostning ikke. Hvis en tømrer f.eks. er en ratebaseret ressource (dvs. hvis han eller hun er betalt pr. time) og er planlagt til at fuldføre en opgave på fem dage, men faktisk bruger syv dage på at fuldføre den, betales tømreren mere, end der er budgetteret med. Hvis tømreren betales en fast omkostning for arbejdet, forbliver omkostningerne de samme, uanset hvor lang tid det tager at fuldføre opgaven.

Du kan tildele faste omkostninger til en opgave, hvor der også er tildelt ratebaserede ressourceomkostninger. Hvis en ratebaseret ressource, der er tildelt en opgave, f.eks. også har rejseudgifter, kan du f.eks. føje rejseudgifter til den samme opgave som et fast beløb. Faste omkostninger er inkluderet i de samlede omkostninger, både af projektfaser (på hovedopgaver) og hele projektet.

Du kan angive faste omkostninger i en visning (f.eks. et Gantt-diagram) ved at anvende den rette tabel over omkostningssatser, og derefter angive omkostningsbeløbet i feltet Faste omkostninger.

Hvad er omkostningsressourcer, og hvordan beregnes de?

I modsætning til faste omkostninger og omkostninger efter forbrug oprettes omkostningsressourcer (f.eks. logi eller flybilletter) som en ressourcetype, der derefter tildeles til en opgave. Til forskel fra arbejdsressourcer kan der ikke anvendes en kalender på omkostningsressourcer. Mængden af omkostningsressourcer afhænger ikke af arbejdsmængden, der er udført på en opgave.

Hvis du har installeret Infrastrukturopdatering til Project 2007, så kan omkostningsressourcer påvirke en opgaves start- eller slutdato. Hvis du har en opgave, der begynder 1. august og slutter 15. august, og du tildeler en omkostningsressource med en værdi på 500 DKK d. 21. august, udskydes slutdatoen for opgaven til d. 21. august for at tage højde for omkostningsressourcetildelingen.

Omkostningsressourcer bruges, når du (på en enkelt opgave) vil anvende flere separate diverse omkostninger, der ikke er blevet ændret, ud fra arbejdsmængden, der er udført på opgaven. Eksempelvis anvendes der måske tre separate omkostningsressourcer på en leder, der arbejder på et projektforslag: en til flybilletter, en til madudgifter og en til hotel. På denne måde kan flere "faste" omkostninger anvendes på en enkelt opgave. Til forskel fra arbejdsressourcer og materialeressourcer kan omkostningssatser ikke anvendes på omkostningsressourcer.

Omkostningsressourcerne vises nu i Ressourcearket. På fanen Generelt i dialogboksen Ressourceoplysninger skal du klikke på Omkostning på listen Type. Når du har oprettet omkostningsressourcen, kan du tildele den til opgaver efter behov. Når omkostningsressourcen er tildelt en opgave, kan du indstille beløbet for omkostningen ved hjælp af dialogboksen Opgaveoplysninger for den pågældende opgave, dialogboksen Tildelingsoplysninger for den pågældende opgave eller visningen Opgaveforbrug, der indeholder den omkostningstabel, der er anvendt.

Hvordan kan man regulere likviditet?

Når du tildeler omkostninger til opgaver og ressourcer, kan du angive, hvornår omkostninger skal periodiseres. Hvis likviditet er en vigtig faktor i dit projekt, kan du ændre, hvordan omkostninger periodiseres for de enkelte opgaver for at sikre, at de kun periodiseres, når du har tilstrækkelige midler til at betale dem.

Med undtagelse af omkostninger efter forbrug, som altid periodiseres i starten af en opgave, fordeler Project 2007 omkostninger som standard og beregner periodisering baseret på den procentdel af opgaven, der er blevet fuldført, så periodiseringen fordeles over hele opgavens varighed. Du kan dog også få omkostningerne tilskrevet enten i starten af en opgave (hvis du har et engangsbeløb, der betales i starten) eller i slutningen af opgaven (hvis du holder betalingen tilbage, indtil arbejdet er udført).

Periodiseringsmetoden kan angives på en af flere måder afhængigt af omkostningstypen. For de fleste typer ressourcer (herunder arbejds-, materiale- og omkostningsressourcer samt omkostninger efter forbrug) angiver du periodiseringsmetoden på fanen Omkostninger i dialogboksen Ressourceoplysninger. For faste omkostninger angiver du metoden til periodisering ved hjælp af feltet Periodisering af faste omkostninger.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×