Bruge kalenderen i Outlook 2007 til at vise, når du ikke er til stede på kontoret

Du kan let markere tidspunkter som "optaget" eller "ikke til stede" i kalenderen i Microsoft Office Outlook 2007. Men hvordan kan du gøre disse tidspunkter, f.eks. ferier, tydeligt synlige for dine medarbejdere? Og hvordan kan du hurtigt få et overblik over, hvornår dine medarbejdere ikke er til stede?

Denne artikel forklarer, hvordan brugerne selv kan definere mødeindkaldelser for hele dagen og give alle besked uden at berøre den tilgængelige ledige tid på modtagernes kalendere.

Gå til Sende ikke til stede-svar fra Outlook 2007 for at finde ud af, hvordan du sender ikke til stede-svar.

Planlægge ferie i organisationen

Planlægning af ferie er en totrinsproces. Først skal du fortælle dine kollegaer, at du er fraværende at føje ferietid til deres kalendere. Derefter kan blokere din ferie i din egen kalender.

Når du markerer tidspunkter som "ikke til stede" i kalenderen, kan medarbejderne se det, når de forsøger at planlægge et møde med dig. Men ville det ikke være smart, hvis du forud kunne give alle besked på en gang om optagede tidspunkter uden at berøre deres ledig/optaget-status eller fylde op i deres kalendere? Det kan du gøre ved at indstille dine oplysninger til at blive vist i deres kalendere som en heldagsbegivenhed, men i modsætning til en normal heldagsbegivenhed, der normalt er angivet som "optaget", vises denne heldagsbegivenhed som ledig tid. Dine medarbejderes ledig/optaget-status berøres ikke.

Bemærk: Mødeindkaldelser er udformet til at blive sendt mellem Outlook-brugere. Muligheden for at se andre personers tidsplaner, mens du laver mødeindkaldelser i Outlook kræver, at organisationen bruger Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 eller Microsoft Exchange Server 2007. Hvis organisationen ikke bruger Microsoft Exchange, kan du finde alternativer i afsnittet Vise din ferieplan for personer uden for organisationen.

  1. Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Mødeindkaldelse.

    Hvis du vil oprette en ny mødeindkaldelse, skal du bruge tastaturgenvejen CTRL+SKIFT+Q.

  2. Skriv en beskrivelse i boksen Emne.

  3. Skriv en beskrivelse i boksen Placering.

  4. Vælg start- og sluttidspunkt for din optagede tid på listerne Starttidspunkt og Sluttidspunkt. Til ferier omfatter dette normalt hele dage. Hvis det er tilfældet, skal du markere afkrydsningsfeltet Hele dagen.

    En heldagsbegivenhed er en 24-timers begivenhed, der strækker sig fra midnat til midnat.

    Bemærk: Som standard bruger Outlook den aktuelle tidszoneindstilling på computeren til planlægning. Hvis du vil planlægge din optagede tid på baggrund af en anden tidszone, skal du klikke på Tidszoner i gruppen Indstillinger under fanen Møde.

  5. Klik på Ledig på rullelisten under Vis som i gruppen Indstillinger. Hvis du allerede har angivet, at dette er en heldagsbegivenhed, angives Gem som automatisk til Ledig.

    Vigtigt: Sørg for, at indstillingen Vis som er indstillet til Ledig. Det giver modtagerne af mødeindkaldelserne mulighed for at acceptere mødeindkaldelsen og føje tidspunktet for din ferie til kalenderen, men uden at markere tid som optaget i deres kalender. Modtagerens kalender viser stadig fri tilgængelighed for planlægning under tidspunktet for din ferie.

  6. Skriv oplysninger, som du vil dele med modtagerne.

  7. Klik på Til, og skriv derefter navnet på en person eller ressource, som du vil invitere til mødet, i boksen Søg i dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer. Hvis du søger med indstillingen Flere kolonner, skal du klikke på Søg.

  8. Marker navnet på resultatlisten, klik på Nødvendig, og klik derefter på OK.

  9. Hvis du giver personer besked om en serie tilbagevendende tidspunkter, hvor du ikke vil være til stede, skal du klikke på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanen Møde tab, vælge gentagelsesmønstret og derefter klikke på OK.

    Når du føjer et gentagelsesmønster til en mødeindkaldelse, ændres fanen Møde til Tilbagevendende møde.

  10. Klik på Aftale i gruppen Vis under fanen Meddelelse.

  11. Klik på Send.

Når du sender denne mødeindkaldelse med Vis som angivet til Ledig, vises begivenheden øverst hver dag i dine medarbejderes Outlook-kalender – en visuel påmindelse, der ikke markerer arbejdstid som optaget.

Bemærk: Hvis du ikke markerer Hele dagen, vises begivenheden i tidsgitteret. Den vises ikke øverst på dagen, men er dog stadig markeret som ledig tid.

Du er dog ikke helt færdig, da du højst sandsynligt ønsker at få vist denne tid som Fraværende i din egen kalender. Gå til Markér ferie i din egen kalender.

Hvis du har fulgt trinene i forrige afsnit, markeres den sendte mødeindkaldelse som ledig tid for at forhindre, at tid markeres som optaget i andre personers kalendere. Men tiden markeres også som ledig i din egen kalender. Du skal nu oprette en ekstra aftale til dig selv, så andre kan se, at du ikke er ledig i den tid, du angiver.

En almindelig fejltagelse er at åbne mødeindkaldelsesemnet i din kalender og ændre indstillingen Vis som fra Ledig til Ikke til stede, efter du har sendt den oprindelige indkaldelse. Du tror måske, at dette ændrer begivenheden, så den kun vises som Optaget i din egen kalender. Men når du gør dette, sendes en opdatering til alle, du har sendt mødeindkaldelsen til, så Ledig ændres til Ikke til stede, og de trin, du har udført for at undgå dette, annulleres. Du skal oprette en duplikeret aftale i din kalender, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede.

Når personer bruger Outlook-kalenderen til at planlægge møder og andre begivenheder, kan de se din tilgængelighed, medmindre du har ændret tilladelserne i din kalender for at forhindre dette. Normalt er indstillingen Vis som for aftaler, møder og begivenheder angivet til Optaget. Du kan også oprette emner, hvor indstillingen Vis som er angivet til Ikke til stede. Emner, der er angivet til Ikke til stede, opfattes som svarende til emner, der er angivet til Optaget – ingen skal forvente, at du er ledig på dette tidspunkt. Visuelt er de to typer forskellige.Emner, der er angivet til Ikke til stede, vises med en mørklilla farve, og emner, der er angivet til Optaget, kan genkendes ved et blåt farvetema. Denne forskel i udseende er med til at understrege, hvorfor du ikke er tilgængelig. Du kan måske flytte et Optaget-emne i konflikt, men du kan sikkert ikke eller er ikke indstillet på at ændre et Ikke til stede-emne, f.eks. din ferie.

  1. I Kalender under menuen Filer skal du pege på Ny og derefter klikke på Aftale.

  2. Skriv dit navn i boksen Emne, og skriv derefter ferie. Du kan også bruge boksen Emne til at angive en anden type fritid.

  3. Klik på datoen, hvor din ferie (eller en anden type fritid) starter, i Starttidspunkt.

  4. Klik på datoen, hvor din ferie (eller en anden type fritid) slutter, i Sluttidspunkt.

  5. Markér afkrydsningsfeltet Hele dagen.

  6. Skift indstillingen af Vis som til Ikke til stede.

  7. Klik på Gem og luk.

Bemærk: Du kan overveje at slette (kun fra din kalender) den oprindelige mødeindkaldelse, som du sendte til andre personer. Eller du kan bevare den i din kalender, så du kan bruge den til let at sende en opdatering eller annullering, hvis du ændrer planer.

Uanset om du bruger en Exchange-, POP3-, IMAP- eller Windows Live Mail-konto, kan du dele dine kalenderoplysninger med alle, der har adgang til mail eller internettet.

Kalendere kan sendes som en vedhæftet fil til en mail. Disse vedhæftede filer sammenkædes ikke tilbage til kildekalenderen og opdateres derfor aldrig. Du kan f.eks. arbejde med en person i et andet firma, der ikke har adgang til dine oplysninger i Outlook om ledig/optaget tid, og som ikke ved, hvornår du kan afholde et møde. I denne situation sender du en e-mail med et kalendersnapshot. Dit kalendersnapshot ses i brødteksten i en mail og som en vedhæftet iCalendar-fil. Hvis modtageren kører Office Outlook 2007, åbnes den vedhæftede iCalendar-fil som en Outlook-kalender.

  1. I Kalender kan du markere en kalender, så den bliver den aktive kalender i visningen.

  2. Klik på Gem som i menuen Filer.

  3. Skriv et navn til iCalendar-filen i tekstboksen Filnavn. Det skal være et navn, der let kan genkendes, og som giver mening for dig og dine modtagere.

    Der vises en oversigt over kalendernavn, datointerval og detaljeringsniveau ud for Flere indstillinger. Hvis du er tilfreds med oversigten, kan du fortsætte til trin 8, hvis ikke så gå tilbage til trin 4.

  4. Klik på Flere indstillinger.

  5. Vælg mængden af kalenderdata, der skal med i iCalendar-filen, på listen Datoområde, eller klik på Angiv datoer for at angive et brugerdefineret datoområde.

    Bemærk: Hvis du vælger et stort datoområde eller vælger Hele kalenderen, opretter du måske en stor iCalendar-fil.

  6. Vælg mængden af detaljer, der skal vises for modtagerne, på listen Detalje. Som standard er indstillingen Kun tidsplaner valgt.

    Bemærk: Ingen af indstillingerne omfatter de emner, der er markeret som private, medmindre du ændrer indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger under Avanceret.

  7. Du kan også klikke på Vis for at se indstillinger under Avanceret.

    • Medtag detaljer om emner, der er markeret som private      Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Begrænsede detaljer eller Detaljerede oplysninger. Det oplyses, at der findes private emner, men der gives ingen yderligere oplysninger.

    • Medtag vedhæftede filer i kalenderemner     Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Detaljerede oplysninger. Alle vedhæftede filer i kalenderemner, f.eks. regneark, medtages.

      Bemærk: Dette kan øge størrelsen af iCalendar-filen væsentligt.

  8. Klik på OK, og klik derefter på Gem.

    Hvis kalenderen ikke indeholder emner, vises en dialogboks, hvor du har mulighed for at annullere lagringen af iCalendar-filen.

Toppen af siden

Udgive en kalender på Office Online

Du kan dele dine Office Outlook 2007-kalendere ved at udgive dem på Microsoft Office Online. Office Online tilbyder en gratis mulighed for at dele kalendere, og du kan kontrollere hvem, der har adgang til dem. Desuden kan du udgive eller få vist kalendere på Office Online, selvom du ikke bruger en Exchange-konto. Brug af Office Online er en god måde til at dele kalenderoplysninger, hvis du bruger POP3- eller IMAP-mailkonti, som er de mest almindelige typer mailkonti til private eller mindre virksomheder.

  1. Højreklik på den kalender, du vil udgive, i Navigationsruden i Kalender.

    Bemærk: Hvis du bruger Navigationsrude i visningen Minimeret, skal du i Navigationsruden klikke på knappen Kalender, klikke på Knapflade Navigationsrude og derefter højreklikke på den kalender, du vil udgive.

    Tip: Hvis du vil udgive din standardkalender, skal du klikke på Udgiv min kalender i Navigationsruden og derefter gå videre med trin 3.

  2. Peg på Udgiv på internettet i genvejsmenuen, og klik derefter på Udgiv på Office Online.

  3. Hvis dette er første gang, du udgiver en kalender på Office Online, skal du tilmelde dig Office Online ved at bruge din Windows Live-id-konto. Hvis du ikke har en gratis Windows Live-id-konto, kan du oprette en. Følg instruktionerne på skærmen.

  4. Vælg det antal dage, du vil dele kalenderen, ved siden af Tidsperiode.

    Skærmbillede af datoområde

  5. Klik på pilen ved siden af Detalje, og vælg mængden af detaljer, der skal deles. Du kan også markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden for at begrænse delte detaljer for dine arbejdstider, der er angivet i Outlook.

    Kalenderdetaljer

  6. Vælg ved siden af Tilladelser, om dine kalenderoplysninger kun kan ses af udvalgte personer eller søges i og ses af alle, der bruger Office Online.

    • Kun inviterede brugere kan se denne kalender    . Hvis du klikker på denne indstilling, åbnes en mail om deling i Outlook, når kalenderen er udgivet på Office Online. Du kan sende e-mailen om deling til hver person, du vil give adgang til din kalender. Meddelelsen om deling omfatter automatisk et link til kalenderen, og du kan skrive en meddelelse, hvis du ønsker det.

    • Alle kan se og søge efter denne kalender på Office Online.    Hvis du klikker på denne indstilling, kan alle, der kender linket til din kalender, få den vist. Det er ikke nødvendigt med en Windows Live-id-konto for at logge på eller tilmelde sig en tjeneste. Desuden kan Office Online-brugere finde denne kalender, når de søger efter kalendere.

  7. Hvis du udgiver en kalender, som alle kan få vist og søge efter, skal du skrive en beskrivelse af kalenderen i boksenBeskrivelse. Disse oplysninger hjælper andre Office Online-brugere med at finde din kalender.

    Som standard opdateres denne kalender regelmæssigt. Ændringer af kalenderen udgives på Office Online under næste manuelle eller automatiske Send/modtag. Som standard er der et 30-minutters interval mellem hver afsendelse/modtagelse for hver Send/modtag-gruppe. Hvis du ændrer intervallet for automatisk afsendelse/modtagelse til mindre end 20 minutter, sendes kalenderopdateringer til Office Online med et minimumsinterval på 20 minutter.

    Hvis du vil sende denne kalender og derefter aldrig sende opdateringer, skal du klikke på Avanceret og derefter klikke på Enkelt overførsel: Opdateringer bliver ikke overført.

  8. Klik på OK.

Når du har delt en kalender, ændres kalenderikonet i navigationsruden som vist nedenfor.

Delt kalender

Toppen af siden

Udgive en kalender på en WebDAV-server

Udgivelse på en WebDAV-server er nyttigt, hvis du vil dele kalendere og tilgængelige oplysninger med andre, men ikke bruger et program som f.eks. Exchange.

WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) er en udvidelse af HTTP, der giver dig mulighed for at oprette og ændre dokumenter på en webserver. Den server, du udgiver kalenderen på, skal understøtte WebDAV-protokollen. Ikke alle webservere understøtter WebDAV. Selvom du kan bruge FTP (File Transfer Protocol) eller gemme direkte på en UNC-sti (Universal Naming Convention) som f.eks. \\server\teamdokumenter, betyder det ikke, at WebDAV er tilgængelig. Serveradministratoren eller internetudbyderen kan fortælle dig, om WebDAV understøttes på den server, du vil bruge.

  1. Højreklik på den kalender, du vil dele, i navigationsruden i Kalender.

  2. Peg på Udgiv på internettet i genvejsmenuen, og klik derefter på Udgiv til WebDAV-server.

  3. Skriv placeringen af WebDAV-serveren og -mappen i boksen Placering.

  4. Vælg det antal dage, du vil dele kalenderen, ved siden af Tidsperiode.

  5. Klik på pilen ved siden af Detalje, og vælg mængden af detaljer, der skal deles. Du kan også markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden for at begrænse delte detaljer for dine arbejdstider, der er angivet i Outlook.

    Kalenderdetaljer

    Som standard opdateres denne kalender regelmæssigt. Ændringer af kalenderen udgives på WebDAV-serveren under næste manuelle eller automatiske Send/modtag. Som standard er der et 30-minutters interval mellem hver afsendelse/modtagelse for hver Send/modtag-gruppe. Hvis du ændrer intervallet for automatisk afsendelse/modtagelse til mindre end 20 minutter, sendes kalenderopdateringer til WebDAV-serveren med et minimumsinterval på 20 minutter.

    Hvis du vil sende denne kalender og derefter aldrig sende opdateringer, skal du klikke på Avanceret og derefter klikke på Enkelt overførsel: Opdateringer bliver ikke overført.

  6. Klik på OK.

Når du har delt en kalender, ændres kalenderikonet i navigationsruden som vist nedenfor.

Delt kalender

Du kan gemme en kalender som en webside og derefter dele den med andre. Du kan f.eks. indsætte en kalender med vigtige projektdatoer som en side på virksomhedens intranet eller indsætte fodboldholdets spilleplan som en side på dit personlige websted. Derefter kan du let henvise andre til kalenderen ved at distribuere URL-adressen. Og hvis din internetudbyder leverer et websted eller et sted, hvor du kan dele filer offentligt, kan du dele kalenderen som en webside.

Tip: En bedre løsning er at bruge Microsoft Office Online-tjenesten til kalenderudgivelse. Du kan gemme og udgive kalendere direkte fra Outlook, og opdateringer styres automatisk.

Når du gemmer en kalender som en webside, kan du angive start- og slutdatoerne for kalenderen, og om der skal medtages aftaledetaljer, der er angivet i aftalens tekstafsnit. Du kan også tilføje en baggrund.

  1. Vælg en kalender i Kalender for at gøre den til den aktive kalender i visningen.

  2. Klik på Gem som webside i menuen Filer.

  3. Angiv en dato i boksene Startdato og Slutdato under Varighed. Klik på pil ned for at få vist en kalender.

    Standard er den aktuelle og følgende måned.

  4. Under Indstillinger kan du vælge at medtage detaljer om dine aftaler og eventuelt vælge en baggrundsgrafik til websiden, som du opretter.

  5. Skriv navnet, der skal vises som websidens titel, i tekstboksen Kalendertitel under Gem som.

  6. Gå til placeringen, hvor websiden skal gemmes, og skriv et filnavn i Filnavn.

  7. Som standard åbnes websiden i din webbrowser, når du har klikket på Gem. Hvis du ikke ønsker at se websiden, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Åbn den gemte webside i browseren.

  8. Klik på Gem.

    Bemærk: I nogle webbrowsere, f.eks. Windows Internet Explorer, vises siden måske ikke, som den burde, fordi det aktive indhold er blokeret. Hvis du kan se et oplysningspanel foroven, skal du klikke på teksten, klikke på Tillad blokeret indhold, og derefter klikke på Ja.

  1. Klik på Send en kalender via e-mail i navigationsruden i Kalender.

    Bemærk: Hvis du bruger navigationsruden i visningen Minimeret, skal du i navigationsruden klikke på Kalender-knappen Knapflade , klikke på Navigationsrude, højreklikke på den kalender, som du vil dele, og derefter klikke på Send via mail.

  2. Angiv navnet på den person, du vil sende abonnementsoplysninger til, i boksen Til.

  3. Vælg kalenderen, der skal sendes, på listen Kalender. Som standard vælges din standardkalender. Det er den Outlook-kalender, der bruges til at vise oplysninger om ledig/optaget for andre, og hvor mødeindkaldelser accepteres.

  4. Vælg området af kalenderdatoer, der skal med i mailen, på listen Datoområde, eller klik på Angiv datoer for at angive et brugerdefineret datoområde.

    Tip: Hvis du vælger et stort datoområde eller vælger Hele kalenderen, opretter du måske en stor mail.

  5. Vælg mængden af detaljer, der skal vises for modtagerne, på listen Detalje. Som standard er indstillingen Kun tidsplaner valgt.

    Bemærk: Ingen af indstillingerne omfatter de emner, der er markeret som private, medmindre du ændrer indstillingen for beskyttelse af personlige oplysninger under Avanceret.

  6. Du kan vælge at begrænse de oplysninger, der medtages i mailen, til dine arbejdstider ved at markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden. Hvis du vil ændre dine arbejdstider, skal du klikke på Angiv arbejdstimer.

  7. Du kan også klikke på Vis for at se indstillinger under Avanceret.

    • Medtag detaljer om emner, der er markeret som private      Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Begrænsede detaljer eller Detaljerede oplysninger. Det oplyses, at der findes private emner, men der gives ingen yderligere oplysninger.

    • Medtag vedhæftede filer i kalenderemner     Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Detaljerede oplysninger. Alle vedhæftede filer i kalenderemner, f.eks. regneark, medtages.

      Dette kan øge størrelsen af mailen væsentligt.

    • Maillayout     Du kan medtage en Daglig tidsplan eller en Liste over begivenheder.

  8. Du har mulighed for at anmode om tilladelse til at se modtagerens standardkalender. Det gør du ved at markere afkrydsningsfeltet Anmod om tilladelse til at få vist modtagerens kalender.

    Bemærk: Med denne indstilling anmodes kun om adgang til modtagerens standardkalender. Hvis du vil anmode om adgang til en anden kalender, som modtageren har oprettet, f.eks. en personlig kalender, skal du sende en mail, hvor du beder om tilladelse til den bestemte kalender.

  9. Klik på Send.

  10. Gennemse dialogboksen til bekræftelse, og klik på OK, hvis den er korrekt.

    Hvis kalenderen ikke indeholder emner, vises en dialogboks, hvor du har mulighed for at annullere afsendelsen af mailen.

Automatisk besvare mails, når du ikke er til stede

Når du ikke er ved computeren og ikke tjekker mails, kan du konfigurere Office Outlook 2007 til at sende et automatisk svar til nogle eller alle de personer, der sender dig mails. Du skal vide, hvilken type mailkonto du bruger, for at bestemme, hvilken funktionalitet der er tilgængelig til oprettelse af automatiske svar.

Gå til Send automatiske Ikke til stede-svar fra Outlook 2007 for at få flere oplysninger.

Øverst på siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×