Bruge en tre-tilstandsarbejdsproces

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at registrere status for et listeelement gennem tre tilstande (faser). Det kan bruges til at administrere dine forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere en stor mængde problemer eller elementer, som kundesupport, kundeemner eller projektopgaver.

Denne artikel indeholder

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Konfigurere en liste, der skal bruges til en tre-tilstandsarbejdsproces

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element

Udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere status for et problem eller en vare gennem tre forskellige tilstande og to overgange mellem staterne. Arbejdsprocessen tildeles en opgave til en person med hver overgang mellem tilstande og sender vedkommende en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er fuldført, opdaterer arbejdsprocessen status for det element, og skrider frem til den næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at arbejde med listeskabelonen Problemsporing, men den kan bruges sammen med enhver liste, der er konfigureret til at indeholde en valg kolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i kolonnen valg fungere som de stater, der registrerer arbejdsprocessen.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at administrere dine forretningsprocesser, der kræver organisationer til at registrere en stor mængde problemer eller elementer, som kundesupport, kundeemner eller projektopgaver. For eksempel medarbejdere på en lille begivenhed planlægning virksomhed kan bruge en problemsporingsliste og et tilpasset tre-tilstandsarbejdsprocessen til at administrere flere opgaver, der er relateret til begivenheder, de planlægger. Tre-tilstandsarbejdsprocessen registrerer opgaverne planlægning af begivenheder gennem tre tilstande: aktiv, er du klar til gennemsynog færdigt. Alle de begivenhed Forberedelsesopgaver, der er relateret til en bestemt hændelse er kompileret til en problemsporingsliste, der blev oprettet for hændelsen og markeret som aktiv. Begivenhed koordinater tildeles individuelle opgaver til hendes teammedlemmer, og derefter starter tre-tilstandsarbejdsprocessen på disse elementer til at starte arbejdet på opgaven begivenhed.

Når arbejdsprocessen startes, opretter en opgave for den angivne person. Når et teammedlem modtager en opgave, udfører han eller hun det arbejde, der kræves for at fuldføre opgaven. Det kan være arbejde, som finder sted uden for den liste eller det websted, hvor den problemsporingsliste er placeret. Eksempelvis hvis et teammedlem modtager en arbejdsprocesopgave for at udvikle en køkken-og plan, han eller hun kontakter en køkken-og virksomhed og derefter arbejder med dem til at udvikle en plan. Når den køkken-og plan er udarbejdet, markerer medlemmet af projektteamet hans eller hendes arbejdsprocesopgave som fuldført. På dette tidspunkt arbejdsprocessen opdaterer status for begivenhed opgaven i den problemsporingsliste fra aktiv til klar til gennemsynog opretter en anden opgave for begivenhed koordinater til at gennemgå den køkken-og plan. Når begivenhed koordinater gennemser og godkender køkken-og planen, hun markerer sin arbejdsprocesopgave som fuldført, og arbejdsprocessen opdateres status for opgaven fra er du klar til gennemsyn til afsluttet.

En arbejdsprocesdeltager kan udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces på to måder. En deltager kan redigere arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, eller en deltager kan ændre statussen for arbejdsproceselementet på listen (hvis deltageren har tilladelse til at ændre denne liste). Hvis en deltager manuelt opdaterer statussen for arbejdsproceselementet på listen, er arbejdsprocesopgaven udført. Hvis deltageren redigerer arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, opdateres statussen for arbejdsproceselementet på listen til Udført.

Handlingerne i tre-tilstandsarbejdsprocessen i dette eksempel følger denne procedure:

Rutediagram over eksempel på en tre-tilstandsarbejdsproces

Øverst på siden

Konfigurere en liste, der skal bruges til en tre-tilstandsarbejdsproces

Før du kan bruge en tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du konfigurere en liste til at bruge sammen med arbejdsprocessen. Denne liste skal indeholde de elementer, du planlægger at spore eller administrere ved hjælp af arbejdsprocessen. Listeskabelonen Problemsporing er udviklet til at arbejde med tre-tilstandsarbejdsprocessen, men du kan også oprette en brugerdefineret liste til brug med disse arbejdsprocesser. Hvis du opretter en brugerdefineret liste til brug med tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du kontrollere, at listen indeholder mindst én valg kolonne, der indeholder tre eller flere valg værdier. Når du opretter en tre-tilstandsarbejdsprocessen til brug sammen med på listen, skal du angive kolonnen valg, der indeholder de værdier, stat, som arbejdsprocessen skal følge.

Oprette en problemsporingsliste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Du kan som standard bruge en tre-tilstandsarbejdsproces sammen med enhver liste, som du opretter ud fra listeskabelonen Problemsporing.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på Opret på siden alt indhold på webstedet.

    I de fleste tilfælde kan du bruge Webstedshandlinger menuen Knapflade i stedet for til at udføre dette trin.

  1. Klik på Problemsporing under Opfølgning.

    1. Skriv et navn til listen i feltet navn. Navnet på listen er påkrævet.

      Navnet vises i toppen af listesiden, bliver en del af webadressen på listesiden og vises i navigationselementer, som gør det nemmere for brugere at finde og åbne listen.

  2. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Klik på Ja i afsnittet Navigation for at føje et hyperlink til denne liste på Hurtig start.

  4. Klik på Opret.

Oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du tilføje mindst én Valg-kolonne, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på Opret på siden alt indhold på webstedet.

    I de fleste tilfælde kan du bruge Webstedshandlinger menuen Knapflade i stedet for til at udføre dette trin.

  1. Klik på Brugerdefineret liste under Brugerdefinerede lister.

    1. Skriv et navn til listen i feltet navn. Navnet på listen er påkrævet.

      Navnet vises i toppen af listesiden, bliver en del af webadressen på listesiden og vises i navigationselementer, som gør det nemmere for brugere at finde og åbne listen.

  2. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Klik på Ja i afsnittet Navigation for at føje et hyperlink til denne liste på Hurtig start.

  4. Klik på Opret.

Tilpasse en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

  1. Hvis listen ikke allerede er åben, skal du klikke på dens navn på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på listen ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på listen.

  2. Menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , klik på Listeindstillinger.

  3. Klik på Opret kolonne under Kolonner.

  4. I afsnittet Navn og type skal du under Kolonnenavn skrive navnet på den kolonne, du vil bruge til at angive tilstandsværdierne for arbejdsprocessen.

  5. Vælg valg (menu at vælge mellem) under typen af oplysninger i denne kolonne er.

  6. Skriv en valgfri beskrivelse til kolonnen i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne under Beskrivelse.

  7. Klik på Ja under Kolonnen skal indeholde oplysninger:.

  8. I listeboksen under Skriv hver valgmulighed på en separat linje skal du skrive tre eller flere valgværdier, som du ønsker for kolonnen.

    Disse værdier udgør tilstandene for arbejdsprocessen.

  9. Under Vis valg som: skal du markere enten Rullemenu eller Alternativknapper.

  10. Klik på Nej under Tillad "udfyldningsvalg":.

  11. Angiv, om du ønsker en specifik standardværdi for kolonnen, eller om du vil føje den til standardvisningen for listen.

  12. Klik på OK.

Øverst på siden

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Du skal føje en tre-tilstandsarbejdsprocessen til en liste, før du kan bruge den på elementerne på listen. Når du tilføjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, angiver du, hvilken kolonne på listen indeholder de værdier, stat, som du ønsker, at arbejdsprocessen til at registrere. Du kan også angive oplysninger om, hvad der skal ske på hvert enkelt trin i arbejdsprocessen. For eksempel kan du angive de personer, som opgaverne skal tildeles og oplysninger om e-mailen advarer opgaven modtagerne modtager.

Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste.

  1. Åbn den liste, som du vil føje en tre-tilstandsarbejdsproces til.

    1. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

      F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og administration.

    Hvis arbejdsprocesser er allerede føjet til denne liste, bibliotek eller en indholdstype for dokumentgrupper, dette trin fører dig direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, og skal du klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces side. Hvis nogen arbejdsprocesser er allerede føjet til denne liste, bibliotek eller en indholdstype for dokumentgrupper, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces side.

  3. På siden Skift indstillinger for arbejdsproces skal du klikke på Tilføj en arbejdsproces.

  4. På siden Tilføj en arbejdsproces skal du i afsnittet Arbejdsproces klikke på Tre-tilstands- under Vælg en arbejdsprocesskabelon:.

  5. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i afsnittet Navn.

  6. I afsnittet Opgaveliste skal du angive en opgaveliste, der skal bruges til arbejdsprocessen.

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, kan arbejdsprocesdeltagere nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne for denne arbejdsproces kan afsløre følsomme eller fortrolige data, som du gerne vil holde adskilt fra den generelle Opgaver-liste.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis organisationen har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesserne involverer adskillige opgaver. I så fald kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver enkelt arbejdsproces.

  7. I afsnittet Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Oversigtslisten indeholder alle de hændelser, der forekommer i hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Du kan bruge standardlisten Oversigt, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.

  8. Benyt en af følgende fremgangsmåder i afsnittet Startindstillinger:

    • Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at arbejdsprocessen startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelse til at redigere emner. Marker afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen, hvis du vil kræve yderligere tilladelser for at starte arbejdsprocessen.

    • Hvis du ønsker, at arbejdsprocessen skal starte automatisk, når der oprettes nye elementer, skal du markere afkrydsningsfeltet Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element.

  9. Klik på Næste.

  10. I afsnittet Tilstande for arbejdsproces skal du under Vælg et valgværdifelt: vælge kolonnen Valg på den liste, der indeholder de værdier, som du vil bruge til tilstandene i arbejdsprocessen, og derefter vælge de kolonneværdier, du ønsker for arbejdsprocessens Starttilstand, Mellemtilstand og Sluttilstand.

  11. Angiv følgende oplysninger i de to afsnit Angiver, hvad der skal udføres, når en arbejdsproces startes (indstillinger for den første opgave i arbejdsprocessen) og angive, hvad der skal udføres, når en ændringer af arbejdsprocessen til dens midterste tilstand (indstillinger for den anden opgave i arbejdsprocessen):

    Opgaveoplysninger

Opgavetitel:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i den i opgavetitlen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt, føjes oplysningerne titel for listeelementet til den brugerdefinerede meddelelse.

Opgavebeskrivelse:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i beskrivelsen af opgaven. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt, føjes oplysningerne titel for listeelementet til den brugerdefinerede meddelelse. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Indsæt link til et element, er et link til listeelementet inkluderet i beskrivelsen.

Forfaldsdato for opgave:

Hvis du vil angive en forfaldsdato for opgaven, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag listefelt: og derefter vælge den datokolonne på listen, der indeholder de forfaldsdatooplysninger, som du vil bruge.

Opgave tildelt:

For at tildele opgaven til en person, der er angivet på listen, skal du klikke på Medtag listefelt, og vælg derefter kolonnen fra den liste, der indeholder de brugeroplysninger, du vil bruge. Når arbejdsprocessen startes, tildeles den første opgave til den person, hvis navn vises i denne kolonne for elementet arbejdsproces.

Tildele opgaven i alle forekomster af denne arbejdsproces til en person, du angiver, skal du klikke på brugerdefineret, og skriv eller Vælg navnet på den person, som du vil tildele opgaven.

E-mail-oplysninger

Markér afkrydsningsfeltet Send e-mail-meddelelse, hvis du vil arbejdsprocesdeltagerne skal modtage e-mail-beskeder om deres arbejdsprocesopgaver.

Hvis du vil sikre dig, at arbejdsprocessen deltagerne modtager e-mail-beskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, efter arbejdsprocesser er startet, kontakte serveradministratoren for at bekræfte, at e-mail er aktiveret for webstedet.

Til:

Skriv navnet på den person, der skal sendes en e-mail-besked til om arbejdsprocesopgaven. Marker afkrydsningsfeltet Medtag opgave tildelt til, hvis du vil sende e-mail-beskeden til opgaveejeren.

Emne:

Skriv den emnelinje, du vil bruge til e-mail-beskeden. Marker afkrydsningsfeltet Brug opgavetitel, hvis du vil føje opgavetitlen til e-mailens emnelinje.

Brødtekst

Skriv de oplysninger, der skal indgå i selve brødteksten i e-mail-beskeden. Marker afkrydsningsfeltet Indsæt hyperlink til listeelement, hvis du vil medtage et hyperlink til listeelementet i meddelelsen.

  1. Klik på OK.

Øverst på siden

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element

En tre-tilstandsarbejdsprocessen skal først føjes til en liste til at gøre det tilgængeligt til brug på elementerne på listen.

En tre-tilstandsarbejdsproces kan konfigureres til at starte automatisk, når der føjes nye elementer til en liste, eller den kan konfigureres til at tillade brugere med bestemte tilladelser at starte arbejdsprocessen manuelt. Visse arbejdsprocesser tillader eventuelt begge dele. Hvis du manuelt vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et listeelement, skal du have tilladelsen Rediger elementer til listen. Visse arbejdsprocesser kræver eventuelt, at du har tilladelsen Administrer lister.

Hvis du vil sikre, at arbejdsprocesdeltagere modtager e-mail-beskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når du har startet en arbejdsproces, skal du få serveradministratoren til at kontrollere, at e-mail er aktiveret for dit websted.

  1. Åbn den liste, der indeholder det element, som du vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for.

  2. Peg på det element, som du vil starte en arbejdsproces for, klik på den pil, der fremkommer, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

    Bemærk: Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, hvis elementet findes på en liste eller i et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.

  3. Under Start en ny arbejdsproces skal du klikke på navnet på den tre-tilstandsarbejdsproces, du vil starte.

    Arbejdsprocessen starter med det samme.

Øverst på siden

Udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du som et minimum have tilladelsen Rediger elementer til de opgavelister, hvor arbejdsprocesopgaverne registreres.

  1. Åbn listen opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk:  Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde din arbejdsprocesopgave ved at gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på navnet på den opgave, du vil udføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Aktive arbejdsprocesser på siden Status for arbejdsproces. Find arbejdsprocesopgaven under Opgaver.

  2. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  3. I den formular, der vises, skal du skrive eller vælge de oplysninger, der kræves for at fuldføre opgaven.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×