Office
Log på

Bruge en tre-tilstandsarbejdsproces

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at spore et listeelements status gennem tre tilstande (faser). Den kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver.

Denne artikel indeholder

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Konfigurere en liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element

Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsprocessen

Hvordan fungerer tre-tilstandsarbejdsprocessen?

Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer statussen for et problem eller element gennem tre forskellige tilstande og to overgange mellem tilstandene. Med hver overgang mellem tilstande tildeler arbejdsprocessen en opgave til en person og sender personen en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er udført, opdaterer arbejdsprocessen statussen for elementet og går videre til næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at fungere sammen med listeskabelonen Problemsporing, men den kan bruges til enhver liste, der er konfigureret til at indeholde en Valg-kolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i denne Valg-kolonnen udgør de tilstande, som arbejdsprocessen sporer.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. Medarbejderne i et lille firma, der arrangerer events, kan f.eks. bruge en problemsporingsliste og en tilpasset tre-tilstandsarbejdsproces til at administrere de mange opgaver, der er forbundet med de events, de arrangerer. Tre-tilstandsarbejdsprocessen sporer eventplanlægningsopgaverne gennem tre tilstande: Aktiv, Klar til gennemsyn og Udført. Alle eventforberedelsesopgaverne, der er forbundet med en bestemt event, kompileres i en problemsporingsliste, der oprettes til den pågældende event og mærkes Aktiv. Eventkoordinatoren tildeler individuelle opgaver til sine teammedlemmer og starter derefter tre-tilstandsarbejdsprocessen for disse elementer for at igangsætte arbejdet på eventopgaven.

Når arbejdsprocessen starter, opretter den en opgave til den valgte person. Når et teammedlem modtager en opgave, udfører han eller hun det arbejde, der skal til for at færdiggøre opgaven. Det kan være arbejde, der finder sted uden for listen eller det websted, hvor problemsporingslisten er placeret. Hvis et teammedlem f.eks. modtager en arbejdsprocesopgave, der går ud på at udarbejde en cateringplan, kontakter han eller hun et cateringfirma og arbejder sammen med det om at udarbejde en plan. Når der er lavet et udkast til cateringplanen, markerer teammedlemmet arbejdsprocesopgaven som udført. På dette tidspunkt opdaterer arbejdsprocessen statussen for eventopgaven på problemsporingslisten fra Aktiv til Klar til gennemsyn, hvorefter den opretter endnu en opgave, der går ud på, at eventkoordinatoren skal gennemse cateringplanen. Når eventkoordinatoren har gennemset og godkendt cateringplanen, markerer han eller hun arbejdsprocesopgaven som udført, og arbejdsprocessen opdaterer opgavens status fra Klar til gennemsyn til Udført.

En arbejdsprocesdeltager kan udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces på to måder. En deltager kan redigere arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, eller en deltager kan ændre statussen for arbejdsproceselementet på listen (hvis deltageren har tilladelse til at ændre denne liste). Hvis en deltager manuelt opdaterer statussen for arbejdsproceselementet på listen, er arbejdsprocesopgaven udført. Hvis deltageren redigerer arbejdsprocesopgaven for at markere den som værende udført, opdateres statussen for arbejdsproceselementet på listen til Udført.

Handlingerne i tre-tilstandsarbejdsprocessen i dette eksempel følger denne procedure:

Rutediagram over eksempel på en tre-tilstandsarbejdsproces

Toppen af siden

Konfigurere en liste, der skal bruges til en tre-tilstandsarbejdsproces

Før du kan bruge en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du konfigurere en liste, der skal bruges sammen med arbejdsprocessen. Listen skal indeholde de elementer, du har tænkt dig at spore eller administrere ved hjælp af arbejdsprocessen. Listeskabelonen Problemsporing er udviklet til at fungere sammen med tre-tilstandsarbejdsprocessen, men du kan også oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med disse arbejdsprocesser. Hvis du opretter en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med tre-tilstandsarbejdsprocessen, skal du sikre, at listen indeholder mindst én Valg-kolonne, som indeholder tre eller flere valgværdier. Når du konfigurerer en tre-tilstandsarbejdsproces, der skal bruges sammen med listen, skal du angive den Valg-kolonne, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore.

Oprette en problemsporingsliste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Du kan som standard bruge en tre-tilstandsarbejdsproces sammen med enhver liste, som du opretter ud fra listeskabelonen Problemsporing.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på Opret på siden Alt indhold på webstedet.

    I de fleste tilfælde kan du bruge menuen Webstedshandlinger Knapflade i stedet for at udføre dette trin.

  1. Klik på Problemsporing under Opfølgning.

    1. Skriv et navn til listen i feltet Navn. Der skal angives et listenavn.

      Navnet vises øverst på listesiden, bliver en del af webadressen på listesiden og vises i navigationselementer som hjælpe brugerne med at finde og åbne listen.

  2. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Klik på Ja i sektionen Navigation for at føje et link til listen på værktøjslinjen Hurtig start.

  4. Klik på Opret.

Oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du tilføje mindst én Valg-kolonne, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore.

  1. Klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på Opret på siden Alt indhold på webstedet.

    I de fleste tilfælde kan du bruge menuen Webstedshandlinger Knapflade i stedet for at udføre dette trin.

  1. Klik på Brugerdefineret liste under Brugerdefinerede lister.

    1. Skriv et navn til listen i feltet Navn. Der skal angives et listenavn.

      Navnet vises øverst på listesiden, bliver en del af webadressen på listesiden og vises i navigationselementer som hjælpe brugerne med at finde og åbne listen.

  2. Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

  3. Klik på Ja i sektionen Navigation for at føje et link til listen på værktøjslinjen Hurtig start.

  4. Klik på Opret.

Tilpasse en brugerdefineret liste, der skal bruges sammen med en tre-tilstandsarbejdsproces

  1. Hvis listen ikke allerede er åben, skal du klikke på dens navn på Hurtig start.

    Hvis navnet på listen ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på listens navn.

  2. I menuen Menuen Indstillinger Indstillinger skal du klikke på Listeindstillinger.

  3. Klik på Opret kolonne under Kolonner.

  4. I afsnittet Navn og type skal du under Kolonnenavn skrive navnet på den kolonne, du vil bruge til at angive tilstandsværdierne for arbejdsprocessen.

  5. Vælg Valg (menu at vælge fra) under Typen af oplysninger i denne kolonne er:.

  6. I afsnittet Yderligere indstillinger for kolonne kan du under Beskrivelse skrive en valgfri beskrivelse til kolonnen.

  7. Klik på Ja under Kolonnen skal indeholde oplysninger:.

  8. I listeboksen under Skriv hver valgmulighed på en separat linje skal du skrive tre eller flere valgværdier, som du ønsker for kolonnen.

    Disse værdier udgør tilstandene for arbejdsprocessen.

  9. Under Vis valg som: skal du markere enten Rullemenu eller Alternativknapper.

  10. Klik på Nej under Tillad "udfyldningsvalg":.

  11. Angiv, om du ønsker en specifik standardværdi for kolonnen, eller om du vil føje den til standardvisningen for listen.

  12. Klik på OK.

Toppen af siden

Føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste

Du skal føje en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, før du kan bruge den til elementer på den pågældende liste. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, angiver du, hvilken kolonne på listen, der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal spore. Du angiver også oplysninger om, hvad der skal ske i hver fase af arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive de personer, der skal tildeles opgaver, og detaljerne vedrørende de e-mail-beskeder, som opgavemodtagere modtager.

Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste.

  1. Åbn den liste, som du vil føje en tre-tilstandsarbejdsproces til.

    1. Klik på Listeindstillinger i menuen Indstillinger for Menuen Indstillinger , eller klik på Indstillinger for typen bibliotek, du åbner.

      F.eks. skal du i et dokumentbibliotek klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og administration.

    Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces.

  3. På siden Skift indstillinger for arbejdsproces skal du klikke på Tilføj en arbejdsproces.

  4. På siden Tilføj en arbejdsproces skal du i afsnittet Arbejdsproces klikke på Tre-tilstands- under Vælg en arbejdsprocesskabelon:.

  5. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i afsnittet Navn.

  6. I afsnittet Opgaveliste skal du angive en opgaveliste, der skal bruges til arbejdsprocessen.

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, kan arbejdsprocesdeltagere nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne for denne arbejdsproces kan afsløre følsomme eller fortrolige data, som du gerne vil holde adskilt fra den generelle Opgaver-liste.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis organisationen har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesserne involverer adskillige opgaver. I så fald kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver enkelt arbejdsproces.

  7. I afsnittet Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Oversigtslisten indeholder alle de hændelser, der forekommer i hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Du kan bruge standardlisten Oversigt, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.

  8. Benyt en af følgende fremgangsmåder i afsnittet Startindstillinger:

    • Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at arbejdsprocessen startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelse til at redigere emner. Marker afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen, hvis du vil kræve yderligere tilladelser for at starte arbejdsprocessen.

    • Hvis du ønsker, at arbejdsprocessen skal starte automatisk, når der oprettes nye elementer, skal du markere afkrydsningsfeltet Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element.

  9. Klik på Næste.

  10. I afsnittet Tilstande for arbejdsproces skal du under Vælg et valgværdifelt: vælge kolonnen Valg på den liste, der indeholder de værdier, som du vil bruge til tilstandene i arbejdsprocessen, og derefter vælge de kolonneværdier, du ønsker for arbejdsprocessens Starttilstand, Mellemtilstand og Sluttilstand.

  11. I de to afsnit Angiv, hvad du vil have, der skal ske, når en arbejdsproces startes (indstillinger for den første opgave i arbejdsprocessen) og Angiv, hvad du vil have, der skal ske, når en arbejdsproces skifter til sin mellemtilstand (indstillinger for den anden opgave i arbejdsprocessen) skal du angive følgende oplysninger:

    Opgaveoplysninger

Opgavetitel:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i opgavetitlen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt:, føjes titeloplysningerne for listeelementet til den brugerdefinerede meddelelse.

Opgavebeskrivelse:

Skriv de oplysninger, du vil medtage i beskrivelsen af opgaven. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt:, føjes titeloplysningerne for listeelementet til den brugerdefinerede meddelelse. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Indsæt hyperlink til listeelement, medtages et hyperlink til listeelementet i beskrivelsen.

Forfaldsdato for opgave:

Hvis du vil angive en forfaldsdato for opgaven, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag listefelt: og derefter vælge den datokolonne på listen, der indeholder de forfaldsdatooplysninger, som du vil bruge.

Opgave tildelt:

Hvis du vil tildele opgaven til en person, der er angivet på listen, skal du klikke på Medtag listefelt: og derefter vælge den kolonne på listen, der indeholder de brugeroplysninger, som du vil bruge. Når denne arbejdsproces startes, tildeles den første opgave til den person, hvis navn vises i denne kolonne for arbejdsproceselementet.

Tildele opgaven i alle forekomster af denne arbejdsproces til en person, du angiver, skal du klikke på brugerdefineret, og skriv eller Vælg navnet på den person, som du vil tildele opgaven.

E-mail-oplysninger

Marker afkrydsningsfeltet Send en e-mail, hvis du ønsker, at arbejdsprocesdeltagerne skal modtage e-mail-beskeder om arbejdsprocesopgaven.

Hvis du vil sikre, at arbejdsprocesdeltagere modtager e-mail-beskeder og -påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når arbejdsprocesser startes, skal du få serveradministratoren til at kontrollere, at e-mail er aktiveret for dit websted.

Til:

Skriv navnet på den person, der skal sendes en e-mail-besked til om arbejdsprocesopgaven. Marker afkrydsningsfeltet Medtag opgave tildelt til, hvis du vil sende e-mail-beskeden til opgaveejeren.

Emne:

Skriv den emnelinje, du vil bruge til e-mail-beskeden. Marker afkrydsningsfeltet Brug opgavetitel, hvis du vil føje opgavetitlen til e-mailens emnelinje.

Brødtekst

Skriv de oplysninger, der skal indgå i selve brødteksten i e-mail-beskeden. Marker afkrydsningsfeltet Indsæt hyperlink til listeelement, hvis du vil medtage et hyperlink til listeelementet i meddelelsen.

  1. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et element

En tre-tilstandsarbejdsproces skal føjes til en liste, før den er tilgængelig for brug på elementer på den pågældende liste.

En tre-tilstandsarbejdsproces kan konfigureres til at starte automatisk, når der føjes nye elementer til en liste, eller den kan konfigureres til at tillade brugere med bestemte tilladelser at starte arbejdsprocessen manuelt. Visse arbejdsprocesser tillader eventuelt begge dele. Hvis du manuelt vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for et listeelement, skal du have tilladelsen Rediger elementer til listen. Visse arbejdsprocesser kræver eventuelt, at du har tilladelsen Administrer lister.

Hvis du vil sikre, at arbejdsprocesdeltagere modtager e-mail-beskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når du har startet en arbejdsproces, skal du få serveradministratoren til at kontrollere, at e-mail er aktiveret for dit websted.

  1. Åbn den liste, der indeholder det element, som du vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces for.

  2. Peg på det element, som du vil starte en arbejdsproces for, klik på den pil, der fremkommer, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

    Bemærk!: Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, hvis elementet findes på en liste eller i et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.

  3. Under Start en ny arbejdsproces skal du klikke på navnet på den tre-tilstandsarbejdsproces, du vil starte.

    Arbejdsprocessen starter med det samme.

Toppen af siden

Udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces

Hvis du vil udføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du som et minimum have tilladelsen Rediger elementer til de opgavelister, hvor arbejdsprocesopgaverne registreres.

  1. Åbn listen opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk!:  Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde din arbejdsprocesopgave ved at gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på navnet på den opgave, du vil udføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Aktive arbejdsprocesser på siden Status for arbejdsproces. Find arbejdsprocesopgaven under Opgaver.

  2. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  3. I den formular, der vises, skal du skrive eller vælge de oplysninger, der kræves for at fuldføre opgaven.

Toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×