Bruge en arbejdsproces til indsamling af signaturer

Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer distribuerer et Microsoft Office-dokument, som gemmes til en liste eller et bibliotek, til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer. Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer kan kun bruges i Microsoft Office Word 2007- eller Microsoft Office Excel 2007-dokumenter, som indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer. Som standard er arbejdsprocessen til indsamling af signaturer knyttet til dokumentindholdstypen, og den er automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker til dokumenter eller projektmapper, som indeholder Microsoft Office-signaturlinjer.

Denne artikel indeholder

Sådan fungerer arbejdsprocessen til indsamling af signaturer

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til indsamling af signaturer for et bibliotek eller en indholdstype

Starte en arbejdsproces til indsamling af signaturer for et dokument eller en projektmappe

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer

Sådan fungerer arbejdsprocessen til indsamling af signaturer

Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer understøtter en forretningsproces, hvori indgår afsendelse af et dokument til en gruppe af personer med henblik på at indsamle signaturer. Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer gør den digitale signaturproces mere effektiv ved at administrere og spore alle medarbejderopgaver, som indgår i signaturprocessen, og ved at oprette en post over signaturprocessen, når den er fuldført.

Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer adskiller sig fra andre foruddefinerede arbejdsprocesser i Microsoft Office SharePoint Server 2007, ved at brugere skal starte denne arbejdsproces fra det klientprogram til 2007 Microsoft Office-system, hvor signeringsopgaven skal udføres. Deltagere skal også fuldføre deres signeringsopgaver til arbejdsprocessen til indsamling af signaturer i klientprogrammet.

Når du vil bruge en arbejdsproces til indsamling af signaturer, skal du først gemme dokumentet eller projektmappen i et SharePoint-bibliotek, hvor den arbejdsproces til indsamling af signaturer, du vil bruge, er tilgængelig. Du starter en arbejdsproces til indsamling af signaturer ved at åbne det Office Word 2007-dokument eller den Office Excel 2007-projektmappe, hvor du vil indsamle en eller flere signaturer. Hvis dokumentet eller projektmappen ikke i forvejen indeholder Microsoft Office-signaturlinjer, som du skal bruge, skal du indsætte dem, ellers er arbejdsprocessen til indsamling af signaturer ikke tilgængelig. Du kan starte arbejdsprocessen fra klientprogrammet ved at klikke på Microsoft Office-knappen, klikke på Start arbejdsproces og derefter vælge den arbejdsproces til indsamling af signaturer, du vil bruge. Udfyld en formular til igangsættelse af en arbejdsproces, hvor du angiver navnene på de personer, som skal underskrive dokumentet. Formularen viser automatisk navnene på de foreslåede underskrivere, som er angivet i dokumentet eller projektmappen. Du kan vælge at tildele signaturopgaverne i den rækkefølge, signaturerne vises i, eller til alle underskrivere på én gang.

Når arbejdsprocessen starter, tildeler serveren signaturopgaver til alle deltagere. Hvis der er aktiveret e-mail-meddelelser for serveren, sender serveren også alle deltagere e-mail-meddelelser om deres signaturopgaver. Deltagere kan klikke på knappen Rediger denne opgave i e-mail-meddelelsen om opgaven for at åbne dokumentet eller projektmappen, som skal underskrives, og fuldføre deres signaturopgaver.

Mens arbejdsprocessen til indsamling af signaturer kører, kan ejeren af eller deltagere i arbejdsprocessen se siden Status for arbejdsproces med angivelse af, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, slutter arbejdsprocessen, og arbejdsprocesejeren modtager en meddelelse om, at arbejdsprocessen til indsamling af signaturer er fuldført. Denne e-mail-meddelelse angiver navnene på alle personer, som har underskrevet dokumentet, sammen med navnene på de personer, som oprindeligt blev angivet som mulige underskrivere.

Toppen af siden

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til indsamling af signaturer for et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces til indsamling af signaturer kan implementeres, skal den tilføjes i et bibliotek eller en indholdstype for at blive tilgængelig for dokumenter eller elementer på bestemte steder. Arbejdsprocessen til indsamling af signaturer er primært beregnet til brug i biblioteker og kan kun startes for dokumenter, som åbnes i Office Word 2007 eller Office Excel 2007. Du skal have tilladelse til at administrere lister for at kunne føje en arbejdsproces til et bibliotek eller en indholdstype. I de fleste tilfælde udfører webstedsadministratorer eller personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne opgave.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted afhænger af, hvor den tilføjes:

  • Hvis du føjer en arbejdsproces direkte til et bibliotek, er den kun tilgængelig for dokumenter i dette bibliotek.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, som er tilføjet i et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer af den pågældende indholdstype i det bibliotek, som netop denne indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer i indholdstypen på alle lister og i alle biblioteker, hvori der er tilføjet en forekomst af denne indholdstype. Hvis en arbejdsproces skal være tilgængelig på tværs af biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, opnår du bedst dette ved at tilføje denne arbejdsproces direkte i en webstedsindholdstype.

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til indsamling af signaturer for et bibliotek eller en indholdstype

Hvis du vil tilføje en arbejdsproces til indsamling af signaturer i et bibliotek eller i en indholdstype, eller hvis du vil ændre en arbejdsproces til indsamling af signaturer, som i forvejen er tilknyttet et bibliotek eller en indholdstype, skal du følge den samme fremgangsmåde.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces eller siden Rediger en arbejdsproces for det bibliotek eller den indholdstype, du vil føje en arbejdsproces til:

    • Et bibliotek:

      1. Åbn biblioteket, som du vil føje en arbejdsproces til eller redigere en arbejdsproces for.

        Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

        I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

      2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og styring.

    • En listeindholdstype:

      1. Åbn biblioteket, som indeholder den forekomst af listeindholdstypen, du vil føje en arbejdsproces til eller redigere en arbejdsproces for.

        Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

        I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

      2. Klik på navnet på indholdstypen under Indholdstyper.

        Bemærk: Hvis biblioteket ikke er indstillet til at tillade flere indholdstyper, vises sektionen Indholdstyper ikke på siden Tilpas for biblioteket.

      3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger.

    • En webstedsindholdstype:

      1. Peg på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger Knapflade på startsiden for gruppen af websteder, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

      2. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier.

      3. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil føje en arbejdsproces til eller redigere en arbejdsproces for, og klik derefter på Indstillinger for arbejdsproces.

        Bemærk: Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til dette bibliotek eller denne indholdstype, kommer du direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er tilføjet nogen arbejdsprocesser i dette bibliotek eller denne indholdstype, åbnes siden Tilføj en arbejdsproces.

  2. Klik på Tilføj en arbejdsproces på siden Skift indstillinger for arbejdsproces, eller klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, skal du klikke på arbejdsprocesskabelonen Indsaml signaturer, i afsnittet Arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces.

    • Hvis du vil ændre indstillingerne for en arbejdsproces, skal du benytte den relevante fremgangsmåde på siden Rediger en arbejdsproces.

  4. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn.

    Angiv den opgaveliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i afsnittet Opgaveliste.

    Bemærkninger: 

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny liste. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, kan deltagere i arbejdsprocesser nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Hvis opgaverne til denne arbejdsproces afslører følsomme eller fortrolige oplysninger, som du ønsker at holde adskilt fra den generelle opgaveliste, skal du oprette en ny opgaveliste.

    • Hvis der er mange arbejdsprocesser i organisationen, eller hvis arbejdsprocesser omfatter mange opgaver, bør du oprette en ny opgaveliste. Du kan i dette tilfælde oprette en opgaveliste for hver arbejdsproces.

  5. Angiv en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Oversigtsliste. Oversigtslisten indeholder alle hændelser, som findes under hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk: Du kan bruge standardoversigtslisten, eller du kan oprette en ny liste. Hvis virksomheden får mange arbejdsprocesser, kan du evt. oprette en særskilt oversigtsliste til hver enkelt arbejdsproces.

  6. Angiv hvordan, hvornår og af hvem en arbejdsproces kan startes, i sektionen Startindstillinger.

    Bemærkninger: 

    • Nogle indstillinger er muligvis ikke tilgængelige, hvis de ikke understøttes af den arbejdsprocesskabelon, du har valgt.

    • Indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element er kun tilgængelig, hvis understøttelse af overordnede eller underordnede versioner er aktiveret for biblioteket, og hvis den arbejdsprocesskabelon, du har valgt, kan bruges til indholdsgodkendelse.

  7. Hvis du føjer denne arbejdsproces til en webstedsindholdstype, skal du angive, om arbejdsprocessen skal føjes til alle indholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

    Bemærk: Sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper vises kun på siden Tilføj en arbejdsproces for webstedsindholdstyper.

  8. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces til indsamling af signaturer for et dokument eller en projektmappe

Når du vil starte en arbejdsproces til indsamling af signaturer, skal du først gemme det dokument eller den projektmappe, som du vil indsamle signaturer for, til et SharePoint-bibliotek, som arbejdsprocessen til indsamling af signaturer er tilgængelig for. Du skal mindst have tilladelse til at redigere elementer for at kunne starte en arbejdsproces. I nogle arbejdsprocesser kan det være nødvendigt også at have tilladelse til at administrere lister for at kunne starte en arbejdsproces i et dokument eller et element.

Bemærk: Hvis du vil sikre, at deltagere i arbejdsprocessen får besked og påmindelser via e-mail om deres arbejdsprocesopgaver, når du har startet en arbejdsproces, skal du spørge serveradministratoren, om e-mail er aktiveret for dit websted.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Peg på det dokument eller den projektmappe, som du vil starte en arbejdsproces til indsamling af signaturer for, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Rediger i programnavn.

  3. Hvis dokumentet eller projektmappen ikke i forvejen indeholder signaturlinjer, som kan fange de digitale signaturer, du vil indsamle, skal du indsætte dem nu.

    Sådan gør du

    1. Placer markøren på det sted i dokumentet, hvor signaturlinjen skal indsættes, i det åbne Office Word 2007- eller Office Excel 2007-dokument.

    2. Klik på pilen ud for Signaturlinje i gruppen Tekst under fanen Indsæt, og klik derefter på Microsoft Office-signaturlinje.

    3. Skriv oplysninger i dialogboksen Signaturindstilling om personen, som skal skrive under på denne signaturlinje. Disse oplysninger vises direkte under signaturlinjen i dokumentet. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

      • Skriv underskriverens navn i boksen Foreslået underskriver.

      • Skriv underskriverens eventuelle virksomhedstitel i boksen Titel på foreslået underskriver.

      • Skriv underskriverens eventuelle e-mail-adresse i boksen E-mail-adresse på foreslået underskriver.

    4. Hvis du vil give underskriveren en eventuel vejledning, skal du skrive denne i boksen Vejledning til underskriver. Denne vejledning vises i dialogboksen Signer, som underskriveren bruger til at signere dokumentet med.

    5. Hvis underskriveren skal kunne tilføje kommentarer sammen med signaturen, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad underskriveren at tilføje kommentarer i dialogboksen Signeret af.

    6. Hvis du vil have, at datoen for tilføjelsen af signaturen skal stå på signaturlinjen, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis dato for signering på signaturlinjen.

    7. Klik på OK.

    8. Gentag trin 1 til 7, hvis du vil tilføje flere signaturlinjer.

  4. Hvis du tilføjer nye signaturlinjer, skal du klikke på Microsoft Office-knappen og derefter klikke på Gem for at gemme ændringerne.

  5. Hvis dokumentet er tjekket ud, skal du også tjekke det ind, inden du starter arbejdsprocessen. Klik på Microsoft Office-knappen, peg på Serveropgaver, og klik derefter på Tjek ind for at tjekke dokumentet ind.

  6. Klik på Microsoft Office-knappen, og klik derefter på Start arbejdsproces for at starte arbejdsprocessen.

  7. Find den arbejdsproces af typen Indsaml signaturer, du vil bruge, i dialogboksen Arbejdsprocesser, og klik derefter på Start.

  8. Skriv navnene på de personer, du vil have til at underskrive dokumentet på de relevante signeringslinjer, i dialogboksen Navn på arbejdsproces, eller klik på Underskriver for at vælge personerne i katalogtjenesten.

  9. Hvis du vil tildele signaturopgaverne i den rækkefølge, som signaturlinjerne vises i i dokumentet, skal du markere afkrydsningsfeltet Anmod om signaturer i rækkefølge.

    Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis dokumentet indeholder mere end én Microsoft Office-signaturlinje.

  10. Hvis andre personer skal kunne modtage beskeder (ikke opgavetildelinger), når arbejdsprocessen starter, skal du skrive deres navne på linjen CC eller klikke på CC for at vælge personer eller grupper fra katalogtjenesten.

  11. Klik på Start.

Toppen af siden

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer

Når du vil fuldføre en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer ved at tilføje en signatur i et dokument, skal du fuldføre opgaven i enten Office Word 2007 eller Office Excel 2007. Du kan dog godt redigere en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer på serveren, hvis du vil uddelegere opgaven til en anden person, eller hvis du vil angive, at signaturen ikke længere er påkrævet.

Signere et dokument for at fuldføre en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer

  1. Klik på knappen Rediger denne opgave i e-mail-meddelelsen om opgaven, og klik derefter på Åbn dokument.

  2. Klik på Signer på den meddelelseslinje, der vises øverst i det aktive dokument.

    Bemærkninger: 

    • Hvis det bibliotek, hvor dette dokument gemmes, kræver, at dokumenter skal tjekkes ud, før de redigeres, skal du evt. klikke på Tjek ud på meddelelseslinjen, før du klikker på Signer.

    • Hvis din signatur kræves på mere end ét sted i dokumentet, skal du klikke på Vis arbejdsprocesopgaver på meddelelseslinjen. Vælg en opgave i dialogboksen Arbejdsprocesopgaver, og klik derefter på Åbn for at skrive under på et bestemt sted. Gentag denne fremgangsmåde for hver signaturopgave, der vises.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Signer for at tilføje din signatur i dokumentet:

    • Skriv dit navn i boksen ud for X, hvis du vil tilføje en trykt version af din signatur.

    • Klik på Vælg billede, hvis du vil vælge et billede af din skrevne signatur. Find det sted, hvor din signaturbilledfil er placeret, i dialogboksen Vælg signaturbillede, vælg den ønskede fil, og klik derefter på Vælg.

    • Skriv din underskrift i boksen ud for X ved hjælp af håndskriftsfunktionen, hvis du vil tilføje en håndskreven signatur (gælder kun Tablet PC-brugere).

    • Klik på Signer i dialogboksen Signer.

Toppen af siden

Redigere en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer på serveren

  1. Gå til listen Opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk: Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde din arbejdsprocesopgave ved at gå til det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på elementet, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Aktive arbejdsprocesser. Find arbejdsprocesopgaven under Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  2. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil tildele signaturopgaven til en anden person, skal du skrive denne persons navn på linjen Stedfortræder eller klikke på Stedfortræder for at vælge en person fra katalogtjenesten.

    • Hvis du vil angive, at signaturlinjen allerede er signeret, eller at din signatur ikke længere er nødvendig, skal du markere afkrydsningsfeltet Denne signaturlinje er allerede signeret, eller der kræves ikke længere en signatur under Opdater opgave.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×