Bruge en arbejdsproces til godkendelse

Arbejdsprocessen til godkendelse distribuerer et dokument eller et element, som er gemt til en liste eller et bibliotek, til en gruppe af personer med henblik på godkendelse. Som standard knyttes arbejdsprocessen til godkendelse til indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

Denne artikel indeholder

Sådan fungerer arbejdsprocessen til godkendelse

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Starte en arbejdsproces til godkendelse på et dokument eller et element

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse

Sådan fungerer arbejdsprocessen til godkendelse

Arbejdsprocessen til godkendelse understøtter forretningsprocesser, som kræver afsendelse af et dokument eller et element til kolleger eller administratorer til godkendelse. Arbejdsprocessen til godkendelse gør en forretningsproces til godkendelse mere effektiv ved at administrere og spore alle medarbejderopgaver, som indgår i processen, og ved at oprette en post over processen, når den er fuldført.

Hvis der er tilgængelige arbejdsprocesser, kan du starte en arbejdsproces til godkendelse direkte fra et dokument eller et element på en liste eller i et bibliotek. Du starter en arbejdsproces ved at vælge den arbejdsproces, du vil bruge, og derefter udfylder du en igangsætningsformular til arbejdsprocessen, som angiver deltagerne i arbejdsprocessen (godkendere), en forfaldsdato og eventuelle relevante opgaveinstruktioner. Når en arbejdsproces starter, tildeler serveren alle deltagere opgaver. Hvis der er aktiveret e-mail-meddelelser for serveren, sender serveren også e-mail-meddelelser til alle deltagere. Deltagere kan klikke på et hyperlink i e-mail-meddelelsen for at åbne det dokument eller element, der skal godkendes. Deltagere kan vælge at godkende eller afvise deres godkendelsesopgaver eller gentildele opgaverne. De kan også anmode om en ændring af det dokument eller element, der skal godkendes. Deltagere har mulighed for at fuldføre deres arbejdsprocesopgaver fra Microsoft Office SharePoint Server 2007-webstedet eller direkte fra bestemte programmer, som indgår i 2007 Microsoft Office-system. Mens arbejdsprocessen kører, kan ejeren af eller deltagere i arbejdsprocessen se siden Status for arbejdsproces med angivelse af, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, slutter arbejdsprocessen, og arbejdsprocesejeren får automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Som standard tilknyttes godkendelsesarbejdsprocessen indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Standardarbejdsprocessen til godkendelse for dokumentbiblioteker er en seriel arbejdsproces, hvor opgaver tildeles deltagere enkeltvis. En version af arbejdsprocessen til godkendelse tilknyttes som standard også biblioteker af typen Sider på et udgivelseswebsted, og arbejdsprocessen kan bruges til at administrere godkendelsesprocessen for udgivelse af websteder. Du kan tilpasse disse forhåndstilknyttede versioner af arbejdsprocessen til godkendelse, så de svarer til virksomhedens behov, eller du kan tilføje en helt ny version af arbejdsprocessen til godkendelse på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype.

Toppen af siden

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan implementeres, skal den tilføjes på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype for at blive tilgængelig for dokumenter eller elementer på bestemte steder. Du skal have tilladelse til at administrere lister for at kunne tilføje en arbejdsproces på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype. I de fleste tilfælde udfører webstedsadministratorer eller personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne opgave.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted afhænger af, hvor den tilføjes:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte på en liste eller i et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementerne på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der er føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for de elementer af denne indholdstype på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek, som denne indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer af denne indholdstype på alle lister og i alle biblioteker, hvortil en forekomst af denne webstedsindholdstype er føjet. Hvis en arbejdsproces skal være frit tilgængelig på alle lister eller i alle biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, er den mest effektive måde at opnå dette resultat på at tilføje den pågældende arbejdsproces direkte til en webstedsindholdstype.

Hvis du vil tilføje en arbejdsproces til godkendelse på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype, eller hvis du vil ændre en arbejdsproces til godkendelse, som i forvejen er tilknyttet en liste, et bibliotek eller en indholdstype, skal du følge den samme fremgangsmåde.

Benyt en af følgende fremgangsmåder for at åbne siden Tilføj en arbejdsproces eller Rediger en arbejdsproces for den liste, det bibliotek eller den indholdstype, som du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for:

  • For en liste eller et bibliotek:

    1. Åbn den liste eller det bibliotek, du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for.

    2. Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

      I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

    3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og styring.

  • For en listeindholdstype:

    1. Åbn den liste eller det bibliotek, der indeholder den forekomst af listeindholdstypen, du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for.

    2. Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

      I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

    3. Klik på navnet på indholdstypen under Indholdstyper.

      Bemærk: Hvis listen eller biblioteket ikke er konfigureret til at tillade flere indholdstyper, er afsnittet Indholdstyper ikke vist på siden Tilpas for listen eller biblioteket.

    4. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger.

  • For en webstedsindholdstype:

    1. På startsiden for gruppen af websteder i menuen Webstedshandlinger Knapflade skal du pege på Indstillinger for websted og derefter klikke på Rediger alle indstillinger for websted.

    2. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier.

    3. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som du vil tilføje eller ændre en arbejdsproces for, og klik derefter på Indstillinger for arbejdsproces.

Bemærk: Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Rediger indstillinger for arbejdsproces, og du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces.

  1. Klik på Tilføj en arbejdsproces på siden Skift indstillinger for arbejdsproces, eller klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillingerne for.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, skal du klikke på den arbejdsprocesskabelon for Godkendelse, du vil bruge, i afsnittet Arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces.

    • Hvis du vil ændre indstillingerne for en arbejdsproces, skal du benytte den relevante fremgangsmåde på siden Rediger en arbejdsproces.

  3. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn.

    Angiv den opgaveliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i afsnittet Opgaveliste.

    Bemærkninger: 

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny liste. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, kan deltagere i arbejdsprocesser nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Hvis opgaverne til denne arbejdsproces afslører følsomme eller fortrolige oplysninger, som du ønsker at holde adskilt fra den generelle opgaveliste, skal du oprette en ny opgaveliste.

    • Hvis der er mange arbejdsprocesser i organisationen, eller hvis arbejdsprocesser omfatter mange opgaver, bør du oprette en ny opgaveliste. Du kan i dette tilfælde oprette en opgaveliste for hver arbejdsproces.

  4. Angiv en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Oversigtsliste. Oversigtslisten indeholder alle hændelser, som findes under hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk: Du kan bruge standardoversigtslisten, eller du kan oprette en ny liste. Hvis virksomheden får mange arbejdsprocesser, kan du evt. oprette en særskilt oversigtsliste til hver enkelt arbejdsproces.

  5. Angiv hvordan, hvornår og af hvem en arbejdsproces kan startes, i sektionen Startindstillinger.

    Hvis du vil bruge denne arbejdsproces til godkendelse til at administrere indholdsgodkendelse for et bibliotek, skal du markere afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du bruger en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold, under Bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek.

    Bemærkninger: 

    • Nogle indstillinger er muligvis ikke tilgængelige, hvis de ikke understøttes af den arbejdsprocesskabelon, du har valgt.

    • Indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element er kun tilgængelig, hvis understøttelse af overordnede eller underordnede versioner er aktiveret for biblioteket, og hvis den arbejdsprocesskabelon, du har valgt, kan bruges til indholdsgodkendelse.

  6. Hvis du føjer denne arbejdsproces til en webstedsindholdstype, skal du angive, om arbejdsprocessen skal føjes til alle indholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

    Bemærk: Sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper vises kun på siden Tilføj en arbejdsproces for webstedsindholdstyper.

  7. Klik på Næste.

  8. Angiv de ønskede indstillinger for, hvordan opgaver skal distribueres, standardstartværdierne for arbejdsprocessen, hvordan arbejdsprocessen skal fuldføres, og hvilke handlinger der skal udføres, når arbejdsprocessen er fuldført, på siden Tilpas arbejdsproces.

    Vælg indstillinger i en af følgende sektioner. Du behøver ikke at angive indstillinger i alle sektioner:

    Arbejdsprocesopgaver

    Hvis du vil

    Skal du

    Tildele alle deltagere opgaver på én gang (parallel arbejdsproces)

    Vælge knappen Alle deltagere samtidigt (parallel).

    Tildele opgaver til én deltager ad gangen (seriel arbejdsproces)

    Hvis du gør arbejdsprocessen til en seriel arbejdsproces, skal én deltager fuldføre en opgave, før den næste deltager modtager en opgave.

    Vælge knappen Én deltager ad gangen (seriel).

    Tillade, at arbejdsprocesdeltagere gentildeler deres opgaver til andre

    Markere afkrydsningsfeltet Tildel en anden person opgaven.

    Tillade arbejdsprocesdeltagere at anmode om en ændring af dokumentet eller elementet, som skal godkendes, før en opgave fuldføres

    Markere afkrydsningsfeltet Anmod om en ændring før afslutning af opgaven.

    Standardstartværdier for arbejdsproces

    Hvis du vil

    Skal du

    Angive en standarddeltagerliste for alle forekomster af denne arbejdsproces

    Skrive navnene på de personer, som skal deltage, når denne arbejdsproces startes, eller klikke på Godkendere for at vælge personer og grupper fra katalogtjenesten.

    Bemærk: Hvis du har konfigureret denne arbejdsproces som en seriel arbejdsproces, skal du tilføje navnene på arbejdsprocesdeltagerne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i.

    Tildele en enkelt opgave til grupper

    Markere afkrydsningsfeltet Tildel en enkelt opgave til hver angivet gruppe. Udvid ikke grupper.

    Marker dette felt, hvis du planlægger at angive grupper som arbejdsgruppedeltagere, og du vil have, at kun én opgave tildeles til gruppen frem for individuelle opgaver til hvert gruppemedlem.

    Tillade, at personer, som starter arbejdsprocessen, kan ændre eller tilføje deltagere

    Markere afkrydsningsfeltet Tillad ændringer til deltagerlisten, når arbejdsprocessen startes.

    Dette felt er som standard markeret. Hvis du vil forhindre personer, som starter arbejdsprocessen, i at ændre eller tilføje deltagere, skal du fjerne markeringen i dette felt.

    Angive en standardmeddelelse, som skal vises sammen med hver opgave

    Skrive en meddelelse eller instruktioner i tekstboksen.

    Angive en forfaldsdato for parallelle arbejdsprocesser

    Skrive eller vælge en dato under Opgaverne forfalder den (parallel).

    Angive, hvor længe deltagere i serielle arbejdsprocesser har til af fuldføre arbejdsprocesopgaver

    Skrive et tal under Giv hver enkelt person følgende tid til at udføre deres opgave (seriel) og derefter vælge enten Dag(e) eller Uge(r) som tidsforøgelse.

    Angive en liste over personer, som skal have besked (ikke opgavetildelinger), når arbejdsprocessen startes

    Skrive navnene på de personer, som skal have besked, under Giv andre besked eller klikke på CC for at vælge personer og grupper fra katalogtjenesten.

    Fuldfør arbejdsprocessen

    Hvis du vil

    Skal du

    Angive, at en parallel arbejdsproces er fuldført, når et bestemt antal deltagere har fuldført deres opgaver

    Markere afkrydsningsfeltet Følgende antal opgaver er afsluttet og derefter skrive et tal.

    Bemærk: Denne indstilling er ikke tilgængelig ved serielle arbejdsprocesser.

    Angive, at en arbejdsproces er fuldført, når dokumentet eller elementet afvises

    Markere afkrydsningsfeltet Dokumentet afvises.

    Angive, at en arbejdsproces er fuldført, når dokumentet eller elementet ændres

    Markere afkrydsningsfeltet Dokumentet ændres.

    Arbejdsprocesaktiviteter efter fuldførelse

    Hvis du vil

    Skal du

    Opdatere godkendelsesstatus for et dokument eller et element, når arbejdsprocessen er fuldført

    Markere afkrydsningsfeltet Opdater godkendelsesstatus (brug denne arbejdsproces til at kontrollere godkendelse af indhold).

    Bemærkninger: 

    • Hvis du bruger denne arbejdsproces til godkendelse til at administrere indholdsgodkendelse (indstilling) for et bibliotek, og du har markeret afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element på siden Tilføj en arbejdsproces, er denne indstilling som standard markeret.

    • Hvis du ikke har markeret afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element på siden Tilføj en arbejdsproces, fordi du ikke vil have denne arbejdsproces som standardarbejdsproces til godkendelse af indhold for et bibliotek, kan du markere afkrydsningsfeltet Opdater godkendelsesstatus (brug denne arbejdsproces til at kontrollere godkendelse af indhold) for at gøre denne arbejdsproces til en sekundær arbejdsproces til godkendelse af indhold, som bestemte brugere kan starte manuelt.

  9. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces til godkendelse på et dokument eller et element

Du kan starte en arbejdsproces til godkendelse manuelt i et dokument eller et element direkte fra den liste eller det bibliotek, hvor den er gemt. Hvilke indstillinger der er tilgængelige, når du starter arbejdsprocessen, afhænger af, hvordan arbejdsprocessen blev tilpasset, da den blev føjet til listen, biblioteket eller indholdstypen for elementet. Du skal mindst have tilladelse til at redigere elementer for at kunne starte en arbejdsproces. I nogle arbejdsprocesser kan det være nødvendigt også at have tilladelse til at administrere lister for at kunne starte en arbejdsproces i et dokument eller et element.

Bemærk: Hvis du vil sikre, at deltagere i arbejdsprocessen får besked og påmindelser via e-mail om deres arbejdsprocesopgaver, når du har startet en arbejdsproces, skal du spørge serveradministratoren, om e-mail er aktiveret for dit websted.

  1. Hvis listen eller biblioteket ikke er åbne i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på listen eller biblioteket.

  2. Peg på navnet på det dokument eller det element, du vil starte en arbejdsproces for. Klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

  3. Klik på navnet på den arbejdsproces til godkendelse, du vil starte, under Start en ny arbejdsproces.

  4. Skriv navnene på de personer, der skal godkende dokumentet eller elementet, på linjen Godkendere, eller klik på Godkendere for at vælge personer eller grupper i katalogtjenesten.

    Bemærk: Hvis du har en seriel arbejdsproces, skal du skrive eller vælge navnene på arbejdsprocesdeltagerne i den rækkefølge, opgaverne skal tildeles i.

  5. Hvis du medtager grupper som arbejdsprocesdeltagere, skal du markere afkrydsningsfeltet Tildel en enkelt opgave til hver angivet gruppe. Udvid ikke grupper., hvis du kun vil have, at der tildeles én opgavemeddelelse til gruppen i stedet for individuelle opgavemeddelelser for hvert gruppemedlem.

  6. Hvis du vil medtage en meddelelse eller bestemte opgaveinstruktioner, skal du skrive disse oplysninger i tekstboksen under Skriv en meddelelse, der skal medtages i anmodningen.

  7. Hvis du vil angive, hvornår opgaven skal være fuldført, skal du benytte en af følgende fremgangsmåder under Forfaldsdato:

    • Ved serielle arbejdsprocesser skal du skrive et tal og derefter vælge enten Dag(e) eller Uge(r) som tidsforøgelse.

    • Ved parallelle arbejdsprocesser skal du skrive eller vælge en dato under Opgaver forfalder den.

    • Hvis andre personer skal kunne modtage beskeder (ikke opgavetildelinger), når arbejdsprocessen starter, skal du skrive deres navne på linjen CC eller klikke på CC for at vælge personer eller grupper fra katalogtjenesten.

  8. Klik på Start.

Toppen af siden

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse

Deltagere i en arbejdsproces til godkendelse kan fuldføre deres arbejdsprocesopgaver enten fra den liste eller det bibliotek, hvor elementet eller dokumentet er placeret, eller direkte fra bestemte programmer, som indgår i 2007 Office-udgivelse. Du kan finde oplysninger om, hvordan du fuldfører en arbejdsprocesopgave i et klientprogram, i hjælpen til det pågældende program.

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse

  1. Gå til listen Opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde dine arbejdsprocesopgaver.

    Bemærk: Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde din arbejdsprocesopgave ved at åbne den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på elementet, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Aktive arbejdsprocesser på siden Status for arbejdsproces. Find arbejdsprocesopgaven under Opgaver.

  2. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil godkende elementet, skal du skrive eventuelle kommentarer, som du vil sende til arbejdsprocesejeren, i den viste tekstboks og derefter klikke på Godkend.

    • Hvis du vil afvise elementet, skal du skrive eventuelle kommentarer, som du vil sende til arbejdsprocesejeren, i den viste tekstboks og derefter klikke på Afvis.

    • Hvis du vil gentildele godkendelsesopgaven til en anden person, skal du klikke på Gentildel opgave, angive, hvem opgaven skal tildeles og derefter klikke på Send.

    • Hvis du vil anmode om en ændring af elementet, som skal godkendes, skal du klikke på Anmod om en ændring, angive, hvem ændringsanmodningen skal tildeles, skrive oplysninger om den ændring, du anmoder om, og derefter klikke på Send.

      Bemærk: Om der er tilgængelige indstillinger, som kan bruges til at gentildele opgaven, afhænger af, hvordan arbejdsprocessen blev tilpasset, da den blev tilføjet på listen, i biblioteket eller i indholdstypen for dette element.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×