Bruge en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse for et bibliotek

Du kan bruge en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse (også kaldet indstilling) i biblioteker, for hvilke der kræves indholdsgodkendelse og overordnede og underordnede versioner er aktiveret. Når du bruger en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelsesprocessen, forbliver statussen for underordnede versioner af et dokument midlertidig, indtil de godkendes eller afvises via arbejdsprocesproceduren. Hvis en underordnet version godkendes via en arbejdsproces, opdateres dens status fra Afventer til Godkendt, og den udgives som overordnet version og vises for enhver med tilladelse til at få vist biblioteket. Hvis en underordnet version afvises via en arbejdsproces, opdateres dens status fra Afventer til Afvist, og den vedbliver at være en underordnet version, der kun er synlig for brugere, der har tilladelse til at få vist underordnede versioner i biblioteket. En indholdsgodkendelsesarbejdsproces starter automatisk, når en forfatter tjekker en underordnet version ind som overordnet version, eller når en forfatter vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument. Du kan også vælge at tillade, at brugere med bestemte tilladelser starter indholdsgodkendelsesarbejdsprocessen manuelt.

Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om både indholdsgodkendelse og versionsstyring i afsnittet Se også.

I de følgende afsnit forklares de trin, der indgår i konfiguration af en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse for et bibliotek.

Denne artikel indeholder

Trin 1: Aktivere indholdsgodkendelse og angive sikkerhed for kladdeelement for biblioteket

Trin 2: Aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket

Trin 3: Konfigurere en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse for et bibliotek

Toppen af siden

Trin 1: Aktivere indholdsgodkendelse og angive sikkerhed for kladdeelement for biblioteket

Når du konfigurerer et bibliotek, kan du kræve godkendelse af ændringer til de dokumenter, der gemmes i det pågældende bibliotek.

Når der kræves indholdsgodkendelse for et bibliotek, forbliver statussen for et dokument, der er blevet ændret, midlertidig, indtil det godkendes eller afvises af en person, der har tilladelse til at godkende det. Hvis filen godkendes, tildeles den statussen Godkendt i biblioteket, og den vises for enhver med tilladelse til at få vist biblioteket. Hvis filen afvises, opdateres dens status til Afvist, og den forbliver kun synlig for dokumentets forfatter og personer med tilladelse til at administrere lister.

Et midlertidigt dokument er som standard kun synligt for dets forfatter og personer med tilladelse til at administrere lister, men du kan angive, om andre grupper af brugere skal kunne få vist dokumentet.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Ja under Skal der kræves godkendelse af indhold for sendte elementer? i afsnittet Godkendelse af indhold.

  4. I afsnittet Sikkerhed for kladdeelement skal du under Hvem skal kunne få vist kladdeelementer i dette dokumentbibliotek? markere Kun brugere, der kan godkende elementer (og elementets forfatter).

    Bemærk: Hvis du ikke har opdateret versionsindstillingerne for biblioteket før, vælges denne indstilling automatisk, når du vælger at kræve indholdsgodkendelse.

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Trin 2: Aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket

Du skal desuden aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket for at kunne bruge en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. I afsnittet Versionsoversigt for dokument skal du klikke på Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Trin 3: Konfigurere en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse for et bibliotek

Windows SharePoint Services 3.0-websteder indeholder ikke foruddefinerede arbejdsprocesser, som kan bruges til at administrere indholdsgodkendelse. Hvis du vil bruge arbejdsprocesser til at administrere indholdsgodkendelse i et bibliotek, skal din organisation udvikle og installere en brugerdefineret arbejdsproces, der er udviklet specifikt som en indholdsgodkendelsesarbejdsproces.

Når du bruger en arbejdsproces til at administrere indholdsgodkendelse i et bibliotek, starter indholdsgodkendelsesarbejdsprocessen, hver gang en bruger tjekker et dokument ind som en overordnet version, eller når en bruger vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument. Selvom arbejdsprocessen er i gang, vedbliver dokumentet at være en underordnet version med statussen Afventer. Hvis dokumentet godkendes via indholdsgodkendelsesarbejdsprocessen, opdateres dets status til Godkendt, og dokumentet udgives som overordnet version, hvorved det gøres synligt for enhver med tilladelse til at få vist dokumenter i biblioteket. Hvis dokumentet afvises via indholdsgodkendelsesarbejdsprocessen, opdateres dets status til Afvist, og det vedbliver at være en underordnet version, der kun er synlig for dokumentets forfatter og brugere med tilladelse til at administrere lister.

Bemærk: For et bibliotek kan der kun være én angivet indholdsgodkendelsesarbejdsproces, der starter automatisk, når forfattere tjekker dokumenter ind som overordnede versioner, eller når de vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument.

  1. Åbn det bibliotek, som du vil føje en arbejdsproces til

    Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og styring.

    Bemærkninger: 

    • Kommandoen Indstillinger for arbejdsproces vises kun, hvis arbejdsprocesser er aktiveret for gruppen af websteder.

    • Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til dette bibliotek, fører dette trin dig direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er føjet arbejdsprocesser til listen, biblioteket eller indholdstypen, fører dette trin dig direkte til siden Tilføj en arbejdsproces.

  3. På siden Tilføj en arbejdsproces skal du i afsnittet Arbejdsproces klikke på navnet på den arbejdsprocesskabelon, du vil bruge til at administrere indholdsgodkendelse.

  4. Skriv et entydigt navn på arbejdsprocessen i afsnittet Navn.

  5. Angiv en opgaveliste, der skal bruges til arbejdsprocessen, i afsnittet Opgaveliste.

    Bemærkninger: 

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, vil arbejdsprocesdeltagerne nemt kunne finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne for denne arbejdsproces kan afsløre følsomme eller fortrolige data, som du gerne vil holde adskilt fra den generelle Opgaver-liste.

    • Opret en ny opgaveliste, hvis organisationen har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesserne involverer adskillige opgaver. I så fald kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver arbejdsproces.

  6. I afsnittet Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges til arbejdsprocessen. Oversigtslisten indeholder alle de hændelser, der forekommer i hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk: Du kan bruge standardlisten Oversigt, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har adskillige arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.

  7. I afsnittet Startindstillinger skal du markere afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element.

    Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis understøttelse af overordnede og underordnede versioner er aktiveret for biblioteket, og hvis den valgte arbejdsprocesskabelon kan bruges til indholdsgodkendelse.

  8. Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at arbejdsprocessen startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelse til at redigere emner. Marker afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen, hvis du vil kræve yderligere tilladelser for at starte arbejdsprocessen.

  9. Hvis yderligere tilpasningsindstillinger er tilgængelige for arbejdsprocessen, skal du klikke på Næste og derefter angive de indstillinger, du ønsker til arbejdsprocessen, på siden Tilpas.

  10. Hvis der ikke er yderligere tilpasningsindstillinger tilgængelige for din arbejdsproces, skal du klikke på OK.

    Bemærkninger: 

    • Indholdsgodkendelsesarbejdsprocessen starter automatisk, når en forfatter tjekker en kladde ind som overordnet version, eller når en forfatter vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument.

    • Brugere, der har tilladelse til at godkende et dokument direkte, kan gøre dette ved at redigere egenskaberne for det pågældende dokument direkte i biblioteket. Hvis et dokument godkendes eller afvises på denne måde, slutter arbejdsprocessen automatisk.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×