Bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek

Du kan bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold (indstilling) i biblioteker, hvortil der kræves godkendelse af indhold, og for hvilke overordnede og underordnede versioner er aktiveret. Når du bruger en arbejdsproces til at styre indholdsgodkendelsesprocessen, forbliver underordnede versioner af et dokument i ventetilstand, indtil de er godkendt eller afvist i arbejdsprocessen. Hvis en underordnet version godkendes i en arbejdsproces, opdateres dens status fra Afventer til Godkendt, og den udgives som en overordnet version og vises for alle med tilladelse til at se biblioteket. Hvis en underordnet version afvises i en arbejdsproces, opdateres dens status fra Afventer til Godkendt, og den forbliver en underordnet version, der kun er synlig for personer, som har tilladelse til at se underordnede versioner i et bibliotek. En arbejdsproces til godkendelse af indhold starter automatisk, når forfattere tjekker en underordnet version ind som en overordnet version, eller når de vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument. Du kan også vælge at tillade brugere med bestemte tilladelser at starte arbejdsprocessen til godkendelse af indhold manuelt.

Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om både indholdsgodkendelse og versionering i afsnittet Se også.

Følgende afsnit beskriver de fremgangsmåder, der indgår i konfigurationen af en arbejdsproces til administration af godkendelse af indhold for et bibliotek.

Denne artikel indeholder

Trin 1: Aktivere godkendelse af indhold og angive sikkerhed for kladdeelement for biblioteket

Trin 2: Aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket

Trin 3: Konfigurere en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek

Toppen af siden

Trin 1: Aktivere godkendelse af indhold og angive sikkerhed for kladdeelement for biblioteket

Når du konfigurerer et bibliotek, kan du kræve godkendelse af ændringer af de dokumenter, som gemmes i biblioteket.

Når der kræves indholdsgodkendelse for et bibliotek, forbliver et dokument, som er blevet ændret, i ventetilstand, indtil det godkendes eller afvises af en person, som har tilladelse til at godkende det. Hvis filen godkendes, tildeles den statussen Godkendt i biblioteket, og den vises for alle med tilladelse til at se biblioteket. Hvis filen afvises, opdateres dens status til Afvist, og den forbliver kun synlig for forfatteren til dokumentet og for personer med tilladelse til at administrere lister.

Som standard er et dokument i ventetilstand kun synligt for forfatteren og personer med tilladelse til at administrere lister, men du kan angive, om andre grupper af brugere kan se dokumentet.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

    Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Ja under Kræv godkendelse for sendte elementer? i sektionen Godkendelse af indhold.

  4. Vælg Kun brugere, der kan godkende elementer (og elementets forfatter) under Hvem skal kunne få vist kladdeelementer i dette dokumentbibliotek? i sektionen Sikkerhed for kladdeelementer.

    Bemærk: Hvis du ikke tidligere har opdateret versionsindstillingerne for biblioteket, vælges denne indstilling automatisk, når du vælger at kræve godkendelse af indholdet.

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Trin 2: Aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket

Du skal også aktivere overordnede og underordnede versioner for biblioteket, før du kan bruge en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

    Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for versioner under Generelle indstillinger.

  3. Klik på Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner i sektionen Versionsoversigt for dokument.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Trin 3: Konfigurere en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek

Den foruddefinerede arbejdsproces til godkendelse, som er tilgængelig i Microsoft Office SharePoint Server 2007, kan bruges til at administrere godkendelse af indhold for et bibliotek. Virksomheden kan også udvikle og implementere en brugerdefineret arbejdsproces for at administrere godkendelse af indhold.

Når du bruger en arbejdsproces til at administrere godkendelse af indhold i et bibliotek, starter arbejdsprocessen til godkendelse af indhold, hver gang brugere tjekker et dokument ind som en overordnet version, eller når de vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument. Mens arbejdsprocessen er i gang, forbliver dokumentet en underordnet version med status Afventer. Hvis dokumentet godkendes i arbejdsprocessen til godkendelse af indhold, opdateres dets status til Godkendt, og dokumentet udgives som en overordnet version, hvilket gør det synligt for alle med tilladelse til at se dokumenter i biblioteket. Hvis dokumentet afvises i arbejdsprocessen til godkendelse af indhold, opdateres dets status til Afvist, og det forbliver en underordnet version, som kun er synlig for ejeren af dokumentet og de brugere, som har tilladelse til at administrere lister.

Bemærk: Der kan kun være én angivet arbejdsproces til godkendelse af indhold for et bibliotek, som starter automatisk, når forfattere tjekker dokumenter ind som overordnede versioner, eller når de vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument.

  1. Åbn biblioteket, som du vil føje en arbejdsproces til.

    Klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og styring.

    Bemærkninger: 

    • Kommandoen Indstillinger for arbejdsproces vises kun, hvis der er aktiveret arbejdsprocesser for gruppen af websteder.

    • Hvis der allerede er føjet arbejdsprocesser til dette bibliotek, kommer du direkte til siden Skift indstillinger for arbejdsproces, hvor du skal klikke på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er føjet nogen arbejdsprocesser til denne liste, dette bibliotek eller denne indholdstype, åbnes siden Tilføj en arbejdsproces.

  3. Klik på navnet på den arbejdsprocesskabelon, du vil bruge til at administrere godkendelse af indhold, i sektionen Arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces.

    Hvis du planlægger at bruge den foruddefinerede arbejdsproces til godkendelse, som findes i Office SharePoint Server 2007, skal du klikke på arbejdsprocesskabelonen Godkendelse.

  4. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn.

    Angiv den opgaveliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i afsnittet Opgaveliste.

    Bemærkninger: 

    • Du kan bruge standardlisten Opgaver, eller du kan oprette en ny liste. Hvis du bruger standardlisten Opgaver, kan deltagere i arbejdsprocesser nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    • Hvis opgaverne til denne arbejdsproces afslører følsomme eller fortrolige oplysninger, som du ønsker at holde adskilt fra den generelle opgaveliste, skal du oprette en ny opgaveliste.

    • Hvis der er mange arbejdsprocesser i organisationen, eller hvis arbejdsprocesser omfatter mange opgaver, bør du oprette en ny opgaveliste. Du kan i dette tilfælde oprette en opgaveliste for hver arbejdsproces.

  5. Angiv en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Oversigtsliste. Oversigtslisten indeholder alle hændelser, som findes under hver forekomst af arbejdsprocessen.

    Bemærk: Du kan bruge standardoversigtslisten, eller du kan oprette en ny liste. Hvis virksomheden får mange arbejdsprocesser, kan du evt. oprette en særskilt oversigtsliste til hver enkelt arbejdsproces.

  6. Marker afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element i sektionen Startindstillinger.

    Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis understøttelse for overordnede og underordnede versioner er aktiveret for biblioteket, og hvis den arbejdsprocesskabelon, du har valgt, kan bruges til godkendelse af indhold.

  7. Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen kan startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at arbejdsprocessen startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelse til at redigere emner. Marker afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen, hvis du vil kræve yderligere tilladelser, for at arbejdsprocessen kan startes.

  8. Klik på Næste, hvis der er flere tilgængelige tilpasningsindstillinger for arbejdsprocessen, og angiv derefter de ønskede indstillinger på siden Tilpas for arbejdsprocessen.

    Hvis du bruger den foruddefinerede arbejdsproces til godkendelse, som er tilgængelig i Office SharePoint Server 2007, kan du finde oplysninger om, hvordan du tilpasser arbejdsprocessen, i Bruge en arbejdsproces til godkendelse.

  9. Klik på OK, når der ikke er flere tilgængelige tilpasningsindstillinger for arbejdsprocessen.

    Bemærkninger: 

    • Arbejdsprocessen til godkendelse af indhold starter automatisk, når en forfatter tjekker en kladde ind som en overordnet version, eller når en forfatter vælger kommandoen Udgiv en overordnet version for et dokument.

    • Personer med tilladelse til at godkende et dokument direkte kan gøre dette ved at redigere egenskaberne for dette dokument direkte i biblioteket. Hvis et dokument godkendes eller afvises på denne måde, afsluttes arbejdsprocessen automatisk.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×