Bruge dokumentbiblioteker til onlinesamarbejde i Office

Gælder for

Microsoft Office XP

Hvis du vil finde en nem måde for dit team at dele, gennemgå, kommentere og opdatere en hvilken som helst type fil på, der oprettes i Office XP, kan du overveje at bruge et dokumentbibliotek på et websted, der er baseret på SharePoint™ Team Services fra Microsoft.

Hvorfor bruge et dokumentbibliotek?

  • Nem adgang til dokumenter     Du kan nemt få adgang til dit dokumentbibliotek fra et hvilket som helst Office-program ved at bruge netværkssteder eller webmapper.

  • Automatisk oprettelse     Biblioteket Delte dokumenter oprettes automatisk, når du opretter SharePoint-webstedet for team. Du kan tilføje yderligere biblioteker. Klik blot på Opret øverst på det øverste hyperlinkpanel på webstedets startside, klik på Dokumentbibliotek, skriv navnet og beskrivelsen til det nye bibliotek, og klik derefter på Opret nederst på siden.

  • Automatisk opdatering af hyperlinks     Når du tilføjer en ny fil, opdaterer webstedet for team automatisk navigationshyperlinkene på bibliotekssiden, når du bruger Gem eller Gem som i et Office XP-program. Teammedlemmer kan nemt oprette et netværkssted eller en netværksmappe i et Office-program og derved få hurtig adgang til filerne.

  • Krypterede filer     Dokumentet før brug af en ny sikkerhedsteknologi, så adgang til et dokumentbibliotek begrænses af de adgangstilladelser, du giver hvert teammedlem, når du føjer medlemmerne til webstedet. Et teammedlem kan kun se, tilføje eller ændre et dokument, hvis du giver den pågældende person tilladelse til det.

Oprette og redigere med et dokumentbibliotek

Når du opretter et dokumentbibliotek, kan du angive de oplysninger, forfattere skal angive, når de tilføjer en fil i biblioteket. Hvis du f.eks. har et dokumentbibliotek til produktplanlægning, kan du kræve, at forfattere angiver deres titler, opsummerer indholdet og angiver dokumentstatus (f.eks. "foreløbig" eller "godkendt"). Disse oplysninger vises, når brugere får vist en dokumentbiblioteksliste i dialogboksen Åbn (menuen Filer) i et Office-program.

Du kan tilpasse dokumentbiblioteker fra FrontPage eller konfigurere dem med SharePoint Team Services fra browservinduet.

En skabelon fra et Office XP-program kan placeres i dokumentbiblioteket, så der opnås et ensartet udseende og en ensartet funktionsmåde for teamdokumenter og præsentationer. Teammedlemmer kan derefter bruge denne skabelon i deres Office-programmer.

Sådan åbnes en fil i et dokumentbibliotek

  1. Åbn det Office XP-program, der er blevet brugt til at oprette filen.

  2. Klik på Åbn i menuen Filer.

  3. Klik på Netværkssteder (eller Webmapper i Microsoft Windows® 98 eller Microsoft Windows NT® version 4.0) i dialogboksen Åbn.

    Bemærk: Netværkssteder giver dig mulighed for at gennemse mapper og filer på webservere på samme måde, som du ville gøre på den lokale harddisk eller et netværksshare. Du kan åbne en fil fra eller direkte gemme en fil på en webserver ved hjælp af Netværkssteder, som om det var en mappe på computeren. Du kan søge efter en webplacering eller skrive webadressen i feltet Filnavn: i dialogboksen Åbn eller Gem som.

  4. Dobbeltklik på netværksstedet for det websted for team, der indeholder den fil, du vil ændre.

  5. Dobbeltklik på Delte dokumenter på startsiden for webstedet for team.

  6. Dobbeltklik på den fil, du vil åbne.

Sådan gemmes en fil i et dokumentbibliotek

  1. Klik på Gem som i menuen Filer.

  2. Klik på Netværkssteder (Webmapper i Windows 98 eller Windows NT 4.0) i dialogboksen Gem som i genvejspanelet.

  3. Dobbeltklik på netværksstedet for det websted for team, der indeholder den fil, du vil ændre.

    Bemærk: Opret en genvej ved at benytte en af følgende fremgangsmåder, hvis du ikke har konfigureret et netværkssted:

    1. Klik på Tilføj netværkssted i opgaveruden Ny fil. (I Windows 98 eller Windows NT 4.0 får du vist Tilføj webmapper).

    2. Klik på Fil i opgaveruden Ny fil, klik på Ny, og klik derefter på Næste.

    3. Klik på Opret en genvej til et eksisterende netværkssted i guiden Tilføj netværkssted, og klik derefter på Næste.

    4. Find webstedet for team, angiv genvejsnavnet, og klik derefter på Udfør.

  4. Dobbeltklik på Delte dokumenter.

  5. Skriv navnet til filen i boksen Filnavn (eller brug det aktuelle filnavn), og klik derefter på Gem.

Sådan bruges en skabelon til at oprette en fil til et dokumentbibliotek

  1. Åbn det Office XP-program, du vil bruge.

  2. Klik på Skabeloner på mine websteder i opgaveruden Ny fil.

  3. Hvis opgaveruden Ny fil er lukket, skal du klikke på Ny i menuen Filer.

  4. Dobbeltklik på netværksstedet for det websted for team, hvor du vil tilføje, når du har oprettet den.

    Bemærk: Hvis du ikke har konfigureret et netværkssted, skal du følge retningslinjerne i trin 3 for at gemme en fil i et dokumentbibliotek.

  5. Dobbeltklik på skabelonfilen for det pågældende dokumentbibliotek.

  6. Opret indholdet til filen.

  7. Klik på Fil, og klik derefter på Gem.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×