Bruge brevfletning til at oprette en mailformular

Hvis du har et brev, du skal sende til mange personer via mail, men du gerne vil gøre det personligt til hver modtager, skal du bruge brevfletning. Du kan oprette en mængde personlige mails, der er formateret identisk, og bruge den samme tekst. Kun bestemte afsnit i mailen varierer og er gjort personlige. I modsætning til når du sender en meddelelse til en gruppe af personer, gør brevfletning hver modtager enemodtager af meddelelsen.

Der er tre filer involveret i at oprette mails ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokument er din mail; det indeholder tekst, der er identisk for hver version af det flettede dokument.

  • Din adresseliste
    Dette er din datakilde, ofte et Excel-regneark, der indeholder de data, der bruges til at udfylde oplysninger i brevet. Adresselisten indeholder f.eks. navne, og hoveddokumentet er den mail, som bliver knyttet til navnene på listen.

  • Det flettede dokument
    Dette dokument er en kombination af hoveddokumentet og adresselisten. Brevfletning henter oplysningerne fra adresselisten og placerer dem i hoveddokumentet, hvilket resulterer i et personligt, flettet dokument til hver person på adresselisten.

Skriv mailen, du vil sende til alle i Word.

  1. I menuen Filer skal du i Word vælge Nyt tomt dokument.

  2. Tilføj de oplysninger, du vil medtage i din mail, i det nye dokument.

  3. Vælg Styring af brevfletning i menuen Funktioner.

  4. Under 1. Vælg dokumenttype skal du vælge Opret ny og derefter vælge Standardbreve.

    Standardbrev

Hver kolonne i dit Excel-regneark skal have et kolonnenavn, som angiver en kategori af oplysninger. F.eks. kan dine kolonnenavne være mailadresse, navn, postadresse, by, stat og postnummer. Sørg for, at den første række af celler, der kaldes hovedposten, indeholder kolonnenavnene. Hver af de efterfølgende rækker indeholder én post, f.eks. navn og adresse på en person. Der må ikke være nogen tomme rækker eller kolonner på listen.

Tip: Du kan oprette et Excel-ark med dit Outlook-adressekartotek ved at eksportere kontakterne til en tabulatorsepareret tekstfil og derefter åbne tekstfilen i Excel. Du kan få flere oplysninger i Eksportere eller arkivere Outlook-elementer manuelt.

  1. I første række af Excel-regnearket skal du skrive kolonnenavnene for dine modtagere. I den første kolonne kan du f. eks. skriveMailadresse; i den næste kolonne kan du skrive Fornavn; i den tredje kolonne kan du skrive Efternavn.

    Vigtigt: Det anbefales, at den første kolonne indeholder modtagernes mailadresser.

  2. I den anden og de efterfølgende rækker kan du skrive en modtagers mailadresse, fornavn og efternavn.

  3. Vælg Gem i menuen Filer.

  4. Skriv et filnavn for projektmappen.

    Bemærk: Husk placeringen af regnearket i projektmappen. Du skal bruge den senere. Du kan bruge den i trin 3, hvor du sammenkæder hoveddokumentet med din datakilde.

  5. Gem og luk projektmappen.

    Bemærk: Du kan ikke afslutte brevfletningen, hvis du ikke lukker Excel-projektmappen, der indeholder listen, eller hvis du åbner projektmappen igen, før du er færdig med brevfletningen.

  1. Vælg Hent liste og derefter Åbn datakilde i Styring af brevfletning under 2. Vælg modtagerliste.

    Åbn datakilde til brevfletning

  2. Vælg den Excel-projektmappe, du oprettede i "trin 1: Opret en datakilde i Excel,"og vælg derefter OK.

    Bemærk: Hvis en meddelelse beder dig om at åbne projektmappen med et tekstkonverteringsprogram, skal du vælge OK.

  3. Vælg pilen ud for Åbn dokument i projektmappe, og vælg derefter det ark, som indeholder adresserne.

  4. Sørg for, at Hele regnearket vises i feltet Celleområde, og vælg derefter OK.

    Bemærk: Under 3. Indsæt pladsholdere, vises der et element for hvert kolonnenavn i datakilden.

Pladsholdere afgør, hvor Styring af brevfletning fletter oplysninger fra adresselisten i hoveddokumentet. Hvert kolonnenavn i din adresseliste er tilgængeligt som en pladsholder.

  1. Vælg Kontakter i Styring af brevfletning under 3. Indsæt pladsholdere.

  2. Træk hver enkelt pladsholder til den korrekte placering i hoveddokumentet.

    Tip!: 

    • En pladsholder, der er omsluttet af vinklede anførselstegn («») for at adskille den fra almindelig tekst, vises ikke i det flettede dokument.

    • Når du skal flytte en pladsholder ind i hoveddokumentet, skal du markere den og derefter trække den hen til det ønskede sted.

    • Når du skal fjerne en pladsholder fra hoveddokumentet, skal du markere den og derefter trykke på Slet.

  3. Vælg Gem i menuen Filer.

Du kan bruge Styring af brevfletning til at sende mails til en mindre gruppe af modtagere. Du kan filtrere kriterierne for at sende meddelelser til modtagere, f.eks. til modtagere, der bor i en bestemt by, eller som bruger et bestemt postnummer.

  1. Vælg Indstillinger i Styring af brevfletning under 4. Filtrer modtagere.

  2. Angiv de filtre, du ønsker, og vælg derefter OK.

    Bemærk: Du kan angive op til seks filtre.

  3. Du kan sortere filtrerede poster (f.eks. alfabetisk efter efternavn) under 4. Filtrer modtagere ved at vælge Indstillinger, og derefter fanen Sorter poster.

Før du udfører brevfletningen, kan du gennemse meddelelsen for at sikre dig, at den ser korrekt ud.

  1. Vælg Vis flettede data i Styring af brevfletning under 5. Vis resultater Knappen Vis flettede data .

    Bemærk: Oplysningerne, der er knyttet til den første datakildepost, erstatter pladsholderne i hoveddokumentet.

  2. Vælg Næste post for at få vist oplysningerne, der er knyttet til den næste post i hoveddokumentet

    Tip: For at få vist pladsholderne igen skal du vælge Vis flettede data.

  1. Vælg Generer mails i Styring af brevfletning under 6. Afslut brevfletning.

    Hvis indstillingen Generer mails ikke kan vælges, skal du gøre følgende:

    • Åbn Outlook.

    • I menuen Outlook skal du vælge Præferencer > Generelt > Gør Outlook til standardprogrammet til mails, kontakter og kalender.

  2. I feltet emne skal du skrive den tekst, som modtagerne skal se i emnelinjen i mailen.

  3. Vælg Brevfletning til udbakke.

Se også

Oprette en datakilde til en brevfletning

Oprette og udskrive adresseetiketter ved hjælp af brevfletning

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×