Bruge arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling er designet til at understøtte datastyringsbehov i en virksomhed. Denne arbejdsproces styrer dokumentudløbet og opbevaringsprocessen ved at gøre det muligt for deltagere at beslutte, om udløbne dokumenter eller elementer skal bevares eller slettes.

Denne artikel indeholder

Sådan fungerer en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse af fordeling for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Konfigurere en udløbspolitik, så den kan bruge en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Starte en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Sådan fungerer en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

En arbejdsproces til godkendelse af fordeling understøtter både datastyrings- og dokumentstyringsprocesser ved at give virksomheder en måde at styre og følge op på processen, hvorved indhold, der er udløbet eller forældet, evalueres og slettes. Brugere kan manuelt starte arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling for individuelle dokumenter eller elementer. For at opnå større ensartethed i administrationen af udløbet indhold kan virksomheder konfigurere arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling, så den kan bruges i forbindelse med udløbspolitikfunktionen i en politik for administration af oplysninger, og så arbejdsprocessen starter automatisk, når dokumenter eller elementer på et websted udløber. Selvom arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling kan bruges til en hvilken som helst liste eller et hvilket som helst bibliotek eller indholdstype på et Microsoft Office SharePoint Server 2007-websted, kan den bruges specifikt på et datacenterwebsted til at understøtte datastyringsbehov og en virksomheds dokumentopbevaringspolitik.

Når en arbejdsproces til godkendelse af fordeling starter, oprettes der opgaver til arbejdsprocessen for bestemte dokumenter og elementer på opgavelister til arbejdsprocessen. Disse opgaver tildeles ikke bestemte personer, men registreres i opgavelisten for arbejdsprocessen. Personer, som har adgang til denne opgaveliste (f.eks. dataadministratorer), kan gå til opgavelisten og fuldføre disse opgaver ved at godkende eller afvise sletningen af elementer. Da der er stor sandsynlighed for, at arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling giver en stor mængde fordelingsgodkendelsesopgaver, særligt hvis den er indstillet til at starte automatisk, når elementer udløber, indgår der understøttelse af massefuldførelse af opgaver i arbejdsprocessen, så dataadministratorer eller andre autoriserede personer kan behandle store mængder af elementer, som skal slettes, på én gang.

Toppen af siden

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse af fordeling for en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan implementeres, skal den tilføjes på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype for at blive tilgængelig for dokumenter eller elementer på bestemte steder. Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype. I de fleste tilfælde udfører webstedsadministratorer eller personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne opgave. Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted afhænger af, hvor den tilføjes:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte på en liste eller i et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på listen eller i biblioteket.

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces i en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, som er tilføjet på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek), er processen kun tilgængelig for elementer af den pågældende indholdstype på den liste eller i det bibliotek, som netop denne indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces i en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer i indholdstypen på alle lister og i alle biblioteker, hvori der er tilføjet en forekomst af denne indholdstype. Hvis en arbejdsproces skal være tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, opnår du dette bedst muligt ved at tilføje denne arbejdsproces direkte i en webstedsindholdstype.

Tilføje eller ændre en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Hvis du vil tilføje en arbejdsproces til godkendelse af fordeling på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype, eller hvis du vil ændre en arbejdsproces til godkendelse af fordeling, som i forvejen er tilknyttet en liste, et bibliotek eller en indholdstype, skal du følge den samme fremgangsmåde.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at åbne siden Tilføj en arbejdsproces for den liste, det bibliotek eller den indholdstype, du vil føje en arbejdsproces til.

Lister eller biblioteker:

  1. Åbn listen eller biblioteket, som du vil føje en arbejdsproces til.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og politikker.

Listeindholdstyper:

  1. Åbn listen eller biblioteket, som indeholder den forekomst af listeindholdstypen, du vil føje en arbejdsproces til.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på navnet på den indholdstype, du vil føje en arbejdsproces til, under Indholdstyper.

    Bemærk: Hvis listen eller biblioteket ikke er indstillet til at tillade flere indholdstyper, vises sektionen Indholdstyper ikke på siden Tilpas for listen eller biblioteket.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger.

Webstedsindholdstyper:

  1. Peg på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger Knapflade på startsiden for gruppen af websteder, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier.

  3. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil føje en arbejdsproces til, og klik derefter på Indstillinger for arbejdsproces.

Bemærk: Hvis der i forvejen er tilføjet arbejdsprocesser på denne liste, i dette bibliotek eller i denne indholdstype, åbnes siden Skift indstillinger for arbejdsproces. Klik på Tilføj en arbejdsproces for at gå til siden Tilføj en arbejdsproces. Hvis der ikke er tilføjet nogen arbejdsprocesser på denne liste, i dette bibliotek eller i denne indholdstype, åbnes siden Tilføj en arbejdsproces.

  1. Klik på arbejdsprocesskabelonen Godkendelse af fordeling i sektionen Arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces.

  2. Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn.

  3. Angiv en opgaveliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Opgaveliste.

    Bemærkninger: 

    1. Du kan bruge standardopgavelisten, eller du kan oprette en ny liste. Hvis du bruger standardopgavelisten, kan deltagere i arbejdsprocessen let finde og se deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på listen Opgaver.

    2. Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne i denne arbejdsproces omhandler eller afslører følsomme eller fortrolige data, som du vil holde adskilt fra den overordnede opgaveliste.

    3. Når du opretter en opgaveliste for en arbejdsproces til godkendelse af fordeling, er det en god ide at begrænse tilladelser til denne opgaveliste til de personer i virksomheden, som er autoriserede til at godkende sletning af elementer, f.eks. dataadministratorer.

    4. Opret en ny opgaveliste, hvis virksomheden har adskillige arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesser omfatter mange opgaver. I sådanne tilfælde kan du evt. oprette opgavelister til hver enkelt arbejdsproces.

  4. Angiv en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces, i sektionen Oversigtsliste. Oversigtslisten indeholder alle hændelser, som forekommer under en bestemt forekomst af en arbejdsproces.

    Bemærk: Du kan bruge standardoversigtslisten, eller du kan oprette en ny liste. Hvis virksomheden har mange arbejdsprocesser, kan du evt. oprette en særskilt oversigtsliste for hver enkelt arbejdsproces.

  5. Angiv hvordan, hvornår og af hvem en arbejdsproces kan startes, i sektionen Startindstillinger.

    Bemærkninger: 

    1. Nogle indstillinger er muligvis ikke tilgængelige, hvis de ikke understøttes af den arbejdsprocesskabelon, du har valgt.

    2. Indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende udgivelsen af en overordnet version af et element er kun tilgængelig, hvis understøttelse af overordnet og underordnet versionering er aktiveret for biblioteket, og hvis den valgte arbejdsprocesskabelon kan bruges til indholdsgodkendelse.

  6. Hvis du føjer denne arbejdsproces til en webstedsindholdstype, skal du angive, om arbejdsprocessen skal tilføjes i alle indholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

    Bemærk: Sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper vises kun på siden Tilføj en arbejdsproces for webstedsindholdstyper.

  7. Klik på OK.

Toppen af siden

Konfigurere en udløbspolitik, så den kan bruge en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

Hvis en arbejdsproces til godkendelse af fordeling skal starte automatisk, når dokumenter eller elementer udløber, skal du konfigurere en udløbspolitik i politikken for administration af oplysninger for den relevante liste, det relevante bibliotek eller den relevante indholdstype.

  1. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du tilføje en arbejdsproces til godkendelse af fordeling på den liste, i det bibliotek eller i den indholdstype, som du konfigurerer en udløbspolitik for.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder til at åbne siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger for en liste, et bibliotek eller en indholdstype:

Lister eller biblioteker:

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som du vil konfigurere en udløbspolitik for.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Tilladelser og administration.

Listeindholdstyper:

  1. Åbn listen eller biblioteket, som indeholder den forekomst af listeindholdstypen, du vil konfigurere en udløbspolitik for.

    Klik på Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner, i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

    I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for Dokumentbibliotek.

  2. Klik på navnet på den indholdstype, du vil føje en arbejdsproces til, under Indholdstyper.

    Bemærk: Hvis listen eller biblioteket ikke er indstillet til at tillade flere indholdstyper, vises sektionen Indholdstyper ikke på siden Tilpas for listen eller biblioteket.

  3. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Indstillinger.

Webstedsindholdstyper:

  1. Peg på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger Knapflade på startsiden for gruppen af websteder, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier.

  3. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil konfigurere en udløbspolitik for, og klik derefter på Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

Bemærk: Hvis du vil konfigurere en udløbspolitik for en liste eller et bibliotek, og listen eller biblioteket understøtter administration af flere indholdstyper, skal du vælge den indholdstype, du vil angive en politik for administration af oplysninger for, og derefter klikke på OK.

  1. Klik på Definer en politik i sektionen Angiv politikken.

  2. Klik på OK.

  3. Skriv en kort beskrivelse af den politik, du er ved at oprette, i sektionen Navn og administrativ beskrivelse på siden Rediger politik.

    Bemærk: Du kan kun angive navne for politikker for administration af oplysninger, som er defineret på listen Politikker for gruppe af websteder.

  4. Skriv en redegørelse, som forklarer formålet med politikken for brugere, i sektionen Politikerklæring. Denne redegørelse vises, når brugere åbner dokumenter eller elementer, som er underlagt politikken. Det bør angives, hvilke politikfunktioner der anvendes på indholdet, eller hvilken særhåndtering der kræves til indholdet. En politikerklæring kan være på indtil 512 tegn.

  5. Klik på Aktiver udløb for at angive en opbevaringsperiode for dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, og angiv derefter opbevaringsperioden og de handlinger, der skal udføres, når elementer udløber.

  6. Vælg en indstilling for opbevaringsperiode for at angive tidspunktet for dokumenters eller elementers udløb. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    1. Klik på En tidsperiode, der er baseret på elementets egenskaber: for at angive udløbsdatoen på grundlag af en datoegenskab, og vælg derefter dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Ændret) samt tidsintervallet efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe.

    2. Hvis du vil bruge en arbejdsproces eller en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet, skal du klikke på Angives ved hjælp af programmer.

  7. Angiv, hvad der skal ske, når dokumentet eller elementet udløber, under Når elementet udløber. Du kan starte en arbejdsproces til godkendelse af fordeling i dokumentet eller elementet ved at klikke på Start denne arbejdsproces og derefter vælge navnet på den ønskede arbejdsproces til godkendelse af fordeling.

  8. Klik på OK.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

I mange tilfælde er en arbejdsproces til godkendelse af fordeling sat op til at starte automatisk, når elementer udløber. Hvis en sådan arbejdsproces er konfigureret, så brugere kan starte den manuelt, kan du starte arbejdsprocessen på et dokument eller bibliotek direkte fra biblioteket eller listen, hvor den er gemt. Du skal mindst have tilladelse til at redigere elementer for at kunne starte en arbejdsproces. I nogle arbejdsprocesser kan det være nødvendigt også at have tilladelse til at administrere lister for at kunne starte en arbejdsproces.

  1. Hvis listen eller biblioteket ikke er åbne i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på listen eller biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på listen eller biblioteket.

  2. Peg på navnet på det dokument eller det element, du vil starte en arbejdsproces for. Klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser.

  3. Klik på navnet på den arbejdsproces til godkendelse af fordeling, du vil starte, under Start en ny arbejdsproces.

    Arbejdsprocessen starter med det samme og opretter en fordelingsgodkendelsesopgave på opgavelisten for arbejdsprocessen.

Toppen af siden

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

En arbejdsproces til godkendelse af fordeling er beregnet til at oprette fordelingsgodkendelsesopgaver til dokumenter eller elementer. Disse opgaver tildeles ikke bestemte personer, men registreres på opgavelisten for arbejdsprocessen. Personer, som har adgang til denne opgaveliste (f.eks. dataadministratorer), kan gå til opgavelisten og fuldføre disse opgaver ved at godkende eller afvise sletningen af elementer.

Opgaver af denne type kan fuldføres enkeltvis eller samlet. Da det er sandsynligt, at arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling giver en stor mængde fordelingsgodkendelsesopgaver, kan det være en god ide at massebehandle arbejdsprocesopgaverne.

Fuldføre en enkelt opgave i en arbejdsproces til godkendelse af fordeling

  1. Gå til opgavelisten for webstedet for at finde de fordelingsgodkendelsesopgaver, du vil fuldføre.

    Bemærk: Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde dine arbejdsprocesopgaver ved at gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på elementet, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på hyperlinket til opgavelisten for arbejdsprocessen under Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  2. Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Rediger element.

  3. Klik på hyperlinket ud for Godkend fordelingen af disse elementer, hvis du vil se elementet, der skal godkendes.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder under Fordel:

    • Hvis du vil slette elementet, skal du klikke på Slet dette element og derefter angive, om du vil gemme en kopi af elementets metadata i overvågningsloggen.

    • Hvis du vil bevare elementet, skal du klikke på Slet ikke dette element.

  5. Skriv eventuelle kommentarer om den handling, du udfører, under Kommentarer.

  6. Klik på OK.

Toppen af siden

Fuldføre flere opgaver i en arbejdsproces til godkendelse af fordeling på én gang

  1. Åbn opgavelisten for den arbejdsproces til godkendelse af fordeling, du vil fuldføre flere opgaver for på én gang.

    Bemærk: Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardopgavelisten, er det ikke sikkert, at arbejdsprocesopgaven vises på opgavelisten. Du kan finde dine arbejdsprocesopgaver ved at gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på elementet, klik på pilen, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på hyperlinket til opgavelisten for arbejdsprocessen under Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  2. Klik på Behandl alle opgaver i menuen Handlinger Menubillede på opgavelisten for arbejdsprocessen.

  3. Vælg den type opgave, du vil redigere under ét, i sektionen Masseopgavevalg.

  4. Hvis du har anvendt filtre for at få vist et undersæt af fordelingsgodkendelsesopgaverne på opgavelisterne, skal du bekræfte, at du har filtreret for de ønskede opgaver, i sektionen Opgaveoplysninger.

  5. Klik på OK.

  6. Benyt en af følgende fremgangsmåder under Fordel:

    • Klik på Slet disse elementer for at godkende fjernelsen af elementer. Hvis du vil bevare kopier af metadataene for disse elementer, skal du markere afkrydsningsfeltet Bevar kopier af elementernes metadata i revisionsloggen.

    • Klik på Slet ikke disse elementer, hvis du ikke vil godkende fjernelsen af disse elementer.

  7. Skriv eventuelle kommentarer om de handlinger, du udfører, under Kommentarer.

  8. Klik på OK.

  9. Du kan se resultaterne af masseopgavebehandlingen i sektionen Resultater. Klik derefter på OK.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×