Bruge Microsoft Query til at hente eksterne data

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

I Excel 2010 er eksterne dataforbindelser nemmere at arbejde med og mere sikker.
Prøv Office 365!

Du kan bruge Microsoft Query til at hente data fra eksterne kilder. Ved hjælp af Microsoft Query til at hente data fra din virksomhedens databaser og filer, behøver du ikke at indtaste data, du vil analysere i Excel igen. Du kan også opdatere Excel-rapporter og oversigter automatisk fra den oprindelige kildedatabase, når databasen er opdateret med nye oplysninger.

Hvad du vil gøre?

Få mere at vide om Microsoft Query

Oprette forbindelse til en datakilde

Brug guiden Forespørgsel til at oprette en forespørgsel

Arbejde med dataene i Excel

Få mere at vide om Microsoft Query

Med Microsoft Query kan du oprette forbindelse til eksterne datakilder, vælge data fra disse eksterne kilder, importere disse data til dit regneark og opdatere dem efter behov for at holde dine regnearksdata synkroniseret med dataene i de eksterne kilder.

Databasetyper, du kan få adgang til     Du kan hente data fra flere typer databaser, herunder Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server og Microsoft SQL Server OLAP Services. Du kan også hente data fra Excel-projektmapper og fra tekstfiler.

Microsoft Office omfatter drivere, som du kan bruge til at hente data fra følgende datakilder:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-udbyder)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • Databaser med tekstfiler

Du kan bruge også ODBC-drivere eller datakildedrivere fra andre producenter til at hente oplysninger fra datakilder, der ikke vises her, herunder andre typer OLAP-databaser. Oplysninger om installation af en ODBC-driver eller datakildedriver, der ikke vises her, i dokumentationen til databasen, eller kontakte din leverandør af databasen.

Vælge data fra en database     Du henter data fra en database ved at oprette en forespørgsel, dvs. et spørgsmål du stiller om data, som er gemt i en ekstern database. Hvis dine data f.eks. er gemt i en Access-database, kan det være, at du vil se salgstallene for et bestemt produkt efter region. Du kan hente en del af dataene ved kun at vælge dataene for det produkt og den region, som du vil analysere.

Med Microsoft Query kan du vælge de ønskede datakolonner og nøjes med at hente disse data til Excel.

Opdatere et regneark i én handling     Når en Excel-projektmappe indeholder eksterne data, kan du opdater dataene, når databasen ændres, og dermed sikre, at analysen baseres på de seneste oplysninger. Det er ikke nødvendigt at oprette nye oversigtsrapporter og diagrammer. Du kan f.eks. oprette en månedlig salgsoversigt og opdatere den en gang om måneden, når du modtager de seneste salgstal.

Sådan bruger Microsoft Query datakilder     Når du har oprettet en datakilde for en bestemt database, kan du altid bruge den, når du vil oprette en forespørgsel for at vælge og hente data fra den pågældende database - uden at du igen behøver at angive alle forbindelsesoplysningerne. Microsoft Query bruger datakilden til at oprette forbindelse til den eksterne database og vise dig, hvilke data der er tilgængelige. Når du har oprettet forespørgslen og returneret dataene til Excel, forsyner Microsoft Query Excel-projektmappen med både forespørgsels- og datakildeoplysningerne, så du kan oprette forbindelse til databasen igen, når du vil opdatere dataene.

Diagram, der viser, hvordan datakilder bruges i Microsoft Query

Bruge Microsoft Query til at importere data     Hvis du vil importere eksterne data til Excel med Microsoft Query, skal du følge disse grundlæggende trin, som hver især beskrives nærmere i de følgende afsnit.

  1. Opret forbindelse til en datakilde.

  2. Brug guiden forespørgsel til at definere en forespørgsel.

  3. Arbejde med data i Excel.

Toppen af siden

Oprette forbindelse til en datakilde

Hvad er en datakilde?       En datakilde er et gemt sæt oplysninger, som tillader Excel og Microsoft Query at oprette forbindelse til en ekstern database. Når du bruger Microsoft Query til at oprette en datakilde, giver du datakilden et navn, og derefter angiver du navnet og placeringen på databasen eller serveren, databasetypen og dine logon- og adgangskodeoplysninger. Oplysningerne inkluderer også navnet på en OBDC-driver eller en datakildedriver, der er et program, som opretter forbindelsen til en bestemt type database.

Sådan oprettes en datakilde med Microsoft Query:

  1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft Query.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil angive en datakilde til en database, en tekstfil eller en Excel-projektmappe, skal du klikke på fanen Databaser.

    • Hvis du vil angive en OLAP-kubedatakilde, skal du klikke på fanen OLAP-kuber. Denne fane er kun tilgængelig, hvis du kørte Microsoft Query fra Excel.

  3. Dobbeltklik på <Ny datakilde>.

    eller

    Klik på <Ny datakilde> og derefter på OK.

    Dialogboksen Opret ny datakilde åbnes.

  4. Skriv i trin 1 det navn, der identificerer datakilden.

  5. Klik på en driver i trin 2 til den type database, du bruger som datakilde.

    Hvis den eksterne database, du vil have adgang til, ikke understøttes af de ODBC-drivere, som er installeret sammen med Microsoft Query, skal du anskaffe og installere en Microsoft Office-kompatibel ODBC-driver fra en tredjepartsforhandler som f.eks. producenten af databaseprogrammet. Kontakt databaseforhandleren for at få yderligere oplysninger om installation.

    Bemærk: OLAP-databaser kræver ikke ODBC-drivere. Når du installerer Microsoft Query, installeres drivere til databaser, som blev oprettet med Microsoft SQL Server Analysis Services. Hvis du vil oprette forbindelse til andre OLAP-databaser, skal du installere en datakildedriver og klientsoftware.

  6. Klik på Tilslut, og angiv derefter de oplysninger, der er nødvendige for at oprette forbindelse til datakilden. I forbindelse med databaser, Excel-projektmapper og tekstfiler afhænger de oplysninger, som du skal angive, af den valgte datakilde. Du vil muligvis blive bedt om at angive logonnavn, adgangskode, databaseversion og -placering samt andre oplysninger, der er relevante for databasen.

    Brug stærke adgangskoder, hvor du kombinerer store og små bogstaver, tal og symboler. Svage adgangskoder har ikke denne blanding af tegn. Stærk adgangskode: Y6dh!et5. Svag adgangskode: Hus27. Adgangskoder bør være på 8 eller flere tegn. En adgangskode på minimum 14 tegn er bedre. Du kan finde flere oplysninger under Beskytte personlige oplysninger med stærke adgangskoder.

    Det er meget vigtigt, at du husker adgangskoden. Hvis du glemmer adgangskoden, kan den ikke læses igen. Gem de adgangskoder, du skriver ned, på et sikkert sted væk fra de oplysninger, de er med til at beskytte.

  7. Når du har indtastet de nødvendige oplysninger, skal du klikke på OK eller Udfør for at vende tilbage til dialogboksen Opret ny datakilde.

  8. Hvis databasen har tabeller, og du vil have en bestemt tabel skal vises automatisk i guiden forespørgsel, skal du klikke på feltet for trin 4, og klik derefter på den tabel, du vil.

  9. Hvis du ikke vil skrive logonnavn og adgangskode, når du bruger datakilden, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem bruger-ID og adgangskode i datakildedefinitionen Den gemte adgangskode er ikke krypteret. Hvis afkrydsningsfeltet ikke er tilgængeligt, kan du kontakte databaseadministratoren for at finde ud af, om denne funktion kan gøres tilgængelig.

    Sikkerhedsnote : Avoid saving logon information when connecting to data sources. This information may be stored as plain text, and a malicious user could access the information to compromise the security of the data source.

Når du har fulgt denne fremgangsmåde, bliver navnet på din datakilde vist i dialogboksen Vælg datakilde.

Toppen af siden

Brug guiden Forespørgsel til at oprette en forespørgsel

Bruge guiden Forespørgsel til de fleste forespørgsler     Med guiden Forespørgsel er det nemt at vælge og samle data fra forskellige tabeller og felter i din database. Med guiden Forespørgsel kan du vælge de tabeller og felter, som du vil medtage. En indre join (en forespørgsel, som angiver, at rækker fra to tabeller kombineres ud fra identiske feltværdier) oprettes automatisk, når guiden genkender et primær nøgle-felt i én tabel og et felt med det samme navn i en anden tabel.

Du kan også bruge guiden til at sortere resultatsættet og foretage en simpel filtrering. I guidens sidste trin kan du vælge at returnere data til Excel eller justere forespørgslen yderligere i Microsoft Query. Når du har oprettet forespørgslen, kan du køre den i enten Excel eller Microsoft Query.

Benyt følgende fremgangsmåde for at starte guiden Forespørgsel.

  1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft Query.

  2. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Brug guiden Forespørgsel til at oprette og redigere forespørgsler er markeret i dialogboksen Vælg datakilde.

  3. Dobbeltklik på den datakilde, der skal bruges.

    eller

    Klik på den datakilde, der skal bruges, og klik derefter på OK.

Arbejde direkte i Microsoft Query med andre typer forespørgsler     Hvis du vil oprette en mere kompleks forespørgsel, end det er muligt i guiden Forespørgsel, kan du arbejde direkte i Microsoft Query. Du kan bruge Microsoft Query til at få vist og ændre forespørgsler, som du allerede har oprettet i guiden Forespørgsel, eller du kan oprette nye forespørgsler uden at bruge guiden. Arbejde dirkete i Microsoft Query, når du vil oprette forespørgsler, der udfører følgende handlinger:

  • Vælge bestemte data fra et felt     I en stor database kan du vælge nogle af dataene i et felt og udelade data, som du ikke behøver. Hvis du f.eks. har brug for data for to af produkterne i et felt, som indeholder oplysninger om mange produkter, kan du bruge kriterier til at vælge data kun for de to ønskede produkter.

  • Hente data baseret på forskellige kriterier, hver gang du kører forespørgslen     Hvis du har brug for at oprette den samme Excel-rapport eller -oversigt over flere områder i de samme eksterne data, som f.eks. en særskilt salgsrapport for hver region, kan du oprette en parameterforespørgsel. Når du kører en parameterforespørgsel, bliver du bedt om at angive, hvilken værdi der skal bruges som kriterium, når der i forespørgslen vælges poster. Du kan f.eks. blive bedt om at angive en bestemt region, og du kan så evt. genbruge denne forespørgsel til at oprette hver af de regionale salgsrapporter.

  • Joinforbinde data på forskellige måder     De indre joins, som guiden Forespørgsel opretter, er den mest almindelige jointype, der bruges ved oprettelse af forespørgsler. Undertiden kan det imidlertid være en god ide at bruge en anden jointype. Hvis du f.eks. har en tabel med oplysninger om produktsalg og en tabel med kundeoplysninger, forhindrer en indre join (typen oprettet med guiden Forespørgsel) hentning af poster for kunder, som ikke har foretaget et køb. Med Microsoft Query kan du joinforbinde disse tabeller, så alle kundeposter hentes sammen med salgsdata for de kunder, som har foretaget køb.

Benyt følgende fremgangsmåde for at starte Microsoft Query.

  1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft Query.

  2. Sørg for, at afkrydsningsfeltet Brug guiden Forespørgsel til at oprette og redigere forespørgsler ikke er markeret i dialogboksen Vælg datakilde.

  3. Dobbeltklik på den datakilde, der skal bruges.

    eller

    Klik på den datakilde, der skal bruges, og klik derefter på OK.

Genbruge og dele forespørgsler     I både guiden Forespørgsel og Microsoft Query kan du gemme forespørgsler som en .dqy-fil, du kan redigere, genbruge og dele. I Excel kan .dqy-filer åbnes direkte, og på denne måde kan du eller andre brugere oprette yderligere eksterne dataområder fra den samme forespørgsel.

Sådan åbnes en gemt forespørgsel fra Excel:

  1. Klik på Fra andre kilder i gruppen Hent eksterne data under fanen Data, og klik derefter på Fra Microsoft Query. Dialogboksen Vælg datakilde åbnes.

  2. Klik på fanen Forespørgsler i dialogboksen Vælg datakilde.

  3. Dobbeltklik på den gemte forespørgsel, du vil åbne. Forespørgslen åbnes i Microsoft Query.

Hvis du vil åbne en gemt forespørgsel, og Microsoft Query allerede er åben, skal du klikke på menuen Filer i Microsoft Query og derefter klikke på Åbn.

Hvis du dobbeltklikker på en .dqy-fil, åbnes Excel, forespørgslen køres, og resultaterne indsættes derefter i et nyt regneark.

Hvis du vil dele et Excel-resume eller en -rapport, der er baseret på eksterne data, kan du give andre brugere en projektmappe, der indeholder et eksternt dataområde, eller du kan oprette en skabelon. En skabelon giver dig mulighed for at gemme resumeet eller rapporten uden at gemme de eksterne data, så filen er mindre. De eksterne data hentes, når en bruger åbner rapportskabelonen.

Toppen af siden

Arbejde med data i Excel

Når du har oprettet en forespørgsel enten i guiden Forespørgsel eller Microsoft Query, kan du returnere dataene til et Excel-regneark. Dataene bliver derefter til et eksternt dataområde eller en pivottabelrapport, som du kan formatere og opdatere.

Formatere hentede data     I Excel kan du bruge værktøjer, f.eks. diagrammer eller automatiske subtotaler, til at vise og sammenfatte de data, der er hentet af Microsoft Query. Du kan formatere dataene, og formateringen bevares, når du opdaterer de eksterne data. Du kan bruge dine egne kolonneetiketter i stedet for feltnavnene og automatisk indsætte rækkenumre.

Excel kan automatisk formatere nye data, som du skriver i slutningen af et område, så de passer til de foregående rækker. Excel kan endvidere automatisk kopiere formler, som er blevet gentaget i de foregående rækker, og udvide dem til yderligere rækker.

Bemærk: Hvis formaterne og formlerne skal kunne udvides til nye rækker i området, skal de findes i mindst tre af de fem foregående rækker.

Du kan altid slå denne indstilling til (eller fra igen):

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , klik på Excel-indstillinger, og klik derefter på kategorien Avanceret.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Udvid dataområdeformater og formler i afsnittet Rediger for at slå denne indstilling fra. Fjern markeringen i dette afkrydsningsfelt for at slå automatisk formatering af dataområder fra igen.

Opdatere eksterne data     Når du opdaterer eksterne data, kører du forespørgslen for at hente alle nye eller ændrede data, der passer til dine angivelser. Du kan opdatere en forespørgsel i både Microsoft Query og Microsoft Excel. Excel indeholder flere indstillinger for opdatering af forespørgsler, herunder opdatering af data, hver gang du åbner projektmappen og automatisk opdatering med bestemte intervaller. Du kan fortsætte med at arbejde i Excel, mens dataene opdateres, og du kan også kontrollere status, mens dataene opdateres. Få mere at vide under opdatere forbundne (importerede) data.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×