Bruge Access eller Excel til at håndtere data

Automatiserede regnearksprogrammer som f.eks. Microsoft Office Excel 2007 indeholder omfattende beregnings- og diagramfunktioner til visualisering og manipulering af tabeldata. De er også praktiske til opbevaring af lister med oplysninger, f.eks. adresselister eller lagerbeholdninger. Efterhånden som dine listebehov bliver mere komplekse, kan det dog blive besværligt at styre dataene i et regnearksprogram. Et relationsdatabase som f.eks. Microsoft Office Access 2007 er bedre egnet til oprettelsen og arbejdet med komplekse lister og giver dig stærkere redskaber til indtastning, organisering, vedligeholdelse og indlæsning af data.

Det er afgørende at foretage det rette valg for at kunne åbne og opdatere oplysningerne med maksimal ydeevne og præcision. Når du har læst denne artikel, bør du kunne tage en korrekt beslutning om, hvordan du skal udvælge det program, der passer bedst til dine data, og hvordan du kan beskytte dataene.

Hvad vil du foretage dig?

Kende forskellene mellem Access og Excel

Beslutte, hvilket program der skal bruges

Beskytte dataene i Access og Excel

Kende forskellene mellem Access og Excel

Office Access 2007 og Office Excel 2007 har mange ligheder. I begge programmer kan du:

  • Køre effektive forespørgsler for at sortere og filtrere data.

  • Foretage avancerede beregninger for at få vist de ønskede oplysninger.

  • Bruge pivottabel- og pivotdiagramvisninger til at arbejde interaktivt med data.

  • Generere rapporter over data og se rapporter i forskellige formater.

  • Bruge formularer til hurtigt at tilføje, ændre, slette og navigere rundt i data.

  • Oprette en Microsoft Office Word 2007-brevfletning – f.eks. til masseproduktion af adresseetiketter.

  • Oprette forbindelse til eksterne data, så du kan se, redigere og søge efter data uden at skulle importere dem.

  • Oprette websider for at få vist data i skrivebeskyttet format eller få adgang til dem i et opdaterbart format.

  • Importere data fra eksterne databaser (f.eks. Access eller Microsoft SQL Server) og andre filtyper (.txt eller .htm).

I begge programmer organiseres data i kolonner (også kaldet felt), der indeholder en bestemt type oplysninger, også kaldet en datatypen Felt. Øverst i hver kolonne bruges den første celle som kolonnens navn. En afgørende forskel i betegnelserne er elementet række i Excel, som kaldes en post i Access.

Du kan f.eks. bruge Excel til at oprette en personaleliste. Listen har fem kolonner til angivelse af medarbejdernes id-numre, fornavne, efternavne, arbejdstelefonnumre og ansættelsesdatoer. Den øverste celle i hver kolonne indeholder tekstetiketter, der beskriver dataene.

Excel er dog ikke et databasesystem. Det er et regnearksprogram, som indeholder entydige oplysninger i rækker og kolonner, der kaldes regneark. Til sammenligning opstiller Access data i tabel, der ligner regneark meget, men tabeller er designet til komplekse forespørgsler på data, der er gemt i andre tabeller og på andre placeringer, endda i felter i andre tabeller. 

Begge programmer er altså velegnet til datastyring, men de har forskellige fordele, der afhænger af de data, du skal styre, og hvordan du skal arbejde med dem. 

Toppen af siden

Beslutte, hvilket program der skal bruges

Når du skal vælge det program, der er mest velegnet til opbevaring af dine data, skal du stille dig selv følgende spørgsmål: Er dataene indbyrdes relateret? Hvis du kan gemme dataene i en enkelt tabel eller et enkelt regneark, skal du gøre netop det. Data, der er placeret på en enkelt side eller i et enkelt ark, kaldes flade data eller ikke-relationsdata. Ovennævnte personaleliste kan tjene som eksempel. Du bør ikke gemme medarbejdernes efternavne i en anden tabel end deres fornavne. Dataene i hver enkelt tabelkolonne beskriver samme enhed: medarbejderen.

Hvis personaletabellen eller -regnearket derimod indeholder en række kolonner med enslydende navne som f.eks. Computer1, Computer2 og Computer3, er det et tegn på, at der er tale om relationsdata, som skal gemmes i mere end én tabel. Til det formål skal du bruge et relationsdatabaseprogram som f.eks. Access. I en relationsdatabase indeholder hver tabel som udgangspunkt oplysninger om en bestemt type data (f.eks. medarbejdere, computere, arrangementer, produkter eller ordrer). Hvis du skal bruge en relationsdatabase, er der tale om en en-til-mange-relation mellem dataene. Hvis du f.eks. bruger en kundeordredatabase, skal du have en tabel med kundenavne, mens en anden tabel skal indeholde disse kunders ordrer. Husk på, at den samme kunde kan afgive mange ordrer. Du kan også bruge endnu en tabel til ordredetaljer, fordi hver ordre kan have flere linjeelementer. Da relationsdata kræver flere indbyrdes relaterede tabeller, er det bedst at gemme dem i Access.

Du kan finde flere oplysninger om relationsdata ved at klikke på hyperlinket om grundlæggende databasedesign i afsnittet Se også.

Der er direkte sammenhæng mellem størrelsen af dataene og problemet med effektiv strukturering af dem. Jo flere data, jo større gavn vil du få af at gemme dem i flere Access-tabeller. I både Access og Excel findes entydige identifikatorer, som letter arbejdet med datastyring. I Access bruges en primær nøgle (angivet med et ikon i form af en nøgle, der er synlig i designvisning af tabellen) til entydig identifikation af hver enkelt post. I Excel er alle rækker nummereret, og hver kolonne har eget bogstav, så alle celler eller celleområder har en entydig reference som f.eks. B5.

Entydige identifikatorer er med til at bevare integriteten af data, og de sørger for, at der ikke findes to rækker (eller poster), som indeholder nøjagtigt samme data. De er også den hurtigste metode for dataindlæsning under søgninger og sorteringer.

Hvornår Access skal bruges

Brug Access, når du:

  • Skal have en relationsdatabase (flere tabeller) til opbevaring af data.

  • Kan få brug for at tilføje flere tabeller senere i et oprindeligt fladt datasæt eller ikke-relationsdatasæt.

    Hvis du skal registrere kundeoplysninger som f.eks. for- og efternavne, adresser og telefonnumre, og disse oplysninger måske skal udvides til at omfatte handlinger pr. kunde som f.eks. ordrer, bør du overveje at opbevare dataene i Access. 

  • Har store datamængder (tusindvis af elementer).

    Hvis du f.eks. arbejder i et stort firma og skal registrere personaleoplysninger, bør du bruge Access.

  • Skal gemme data, der mest består af tekst.

  • Anvender flere eksterne databaser til at indlæse og analysere de ønskede data.

    Hvis du f.eks. skal importere eller eksportere data regelmæssigt fra Access-databaser, giver det mest mening at arbejde i Access for at opnå maksimal kompatibilitet.

  • Skal have konstant forbindelse til en stor ekstern database, der f.eks. er oprettet ved hjælp af Microsoft SQL Server.

  • Skal køre komplekse forespørgsler.

    Hvis du f.eks. arbejder i et stort firma, der tager imod kundeordrer, skal du måske slå kundenavne op i en SQL Server-database, mens du tager imod nye kundeordrer i Access. Du kan have fast forbindelse til SQL Server-databasen fra tabelvisningen i Access. Når du tilføjer eller slår et kundenavn op, arbejder du også i SQL Server-databasen, mens de nye ordredetaljer, du indtaster, gemmes lokalt i Access-tabeller.

  • Skal have mange personer til at arbejde i databasen, og du ønsker solide muligheder for at udsætte disse data for opdatering.

Hvornår Excel skal bruges

Brug Excel, når du:

  • Skal bruge en flad eller ikke-relationsvisning af dataene (du har ikke brug for en relationsdatabase med flere tabeller).

    Det er især tilfældet, hvis dataene primært er numeriske, hvis du f.eks. skal registrere et budget for et givet år. 

  • Primært skal foretage beregninger og statistiske sammenligninger af data, hvis du f.eks. skal se en omkostningsanalyse af firmaets budget. 

  • Er sikker på, at datasættet har en overkommelig størrelse (højst 15.000 rækker).

Toppen af siden

Beskytte dataene i Access og Excel

Uanset hvilket program du vælger, er det vigtigt at vide, hvordan dataene kan beskyttes. Her er nogle få tip:

  • Tag en sikkerhedskopi af filen, hver gang du opdaterer dataene.

  • Undgå tomme celler i rækker og kolonner, der burde indeholde data. I Access kan du benytte datavalidering.

  • Brug indstillinger for Vis/skjul til at fjerne kritiske data fra visningen, når det er muligt.

  • Sørg for at kontrollere brugeradgang til dataene for at øge beskyttelsen af dem. Mulige sikkerhedsforanstaltninger:

    • Kryptering

    • Krav om adgangskode

    • Digitale signaturer

    • Skrivebeskyttede rettigheder

Du kan finde flere oplysninger om beskyttelse af data ved at klikke på hyperlinkene i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×