Bruge Access eller Excel til at håndtere data

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Microsoft Access og Microsoft Excel har mange ligheder, som gør det svært at afgøre, hvilket program, du skal bruge. Begge programmer kan for eksempel gemme store datamængder, køre effektive forespørgsler og analyse til at inddele disse data og udføre avancerede beregninger, der returnerer de data, du har brug for.

Hvert program har dog Ryd fordele, afhængigt af typen data, du administrerer og hvad du vil gøre med de pågældende data. Eksempelvis hvis det er dine mål for at bevare dataintegritet i et format, der kan få adgang til flere brugere, er Access det bedste valg, mens Excel er mere velegnet til komplekse numeriske data, du vil analysere i dybden.

I mange situationer kan du bruge begge programmer anvender hver til det formål, som det er bedst egnet. Generelt er bedre til at administrere data Access: hjælp til at du beholder den organiseret, nemt at søge og er tilgængelig til flere samtidige brugere. Excel er generelt er bedre til at analysere data: udføre komplekse beregninger, udforske mulige resultater og producerer høj kvalitet diagrammer. Hvis du bruger Access til at gemme dine data og Excel til at analysere dem, kan du få fordel af begge programmer.

Før du beslutter, hvilket program der skal bruge, kan du vil sammenligne fordelene ved hvert program, når det er bedst at bruge ene eller den anden og finde ud af, hvordan du arbejder med begge programmer til at opnå præcis de resultater, du ønsker.

Bemærk!: Alle Microsoft Office-pakker omfatter Excel, men ikke alle pakker omfatter adgang.

Sammenligne fordelene ved hvert program

Vælge det rigtige program er meget vigtigt, hvis du vil få adgang til og opdatere dine oplysninger med optimal ydeevne og nøjagtigheden. For at finde ud af, hvilket program er bedst egnet til de opgaver, som du vil udføre, kan det hjælpe for at sammenligne de fordele, som hvert program har til at tilbyde vedrørende datalager, dataanalyse, flere brugere samarbejde og sikkerhed.

Flad kontra relationelle data    Beslutte, hvilket program der passer bedst til lagring af dine data, Spørg dig selv følgende spørgsmål: bliver dataene relationelle eller ej? Data, der kan være effektivt indeholdt i en enkelt tabel eller et regneark kaldes flad eller består data. Hvis du vil oprette en simpel liste over kunder med kun én person, adresse og kontaktoplysninger for hver kunde, kan Excel for eksempel være det bedste valg. Men hvis du vil gemme en mere kompleks kundeliste, der indeholder fakturering og levering adresser for hver kunde eller flere kontaktpersoner for hver kunde, er Access bedre løsning.

Du kan organisere dine oplysninger i flere tabeller i en relationsdatabase. I en veldesignet relationsdatabase hver tabel er flad og indeholder oplysninger om kun én type af data. Eksempelvis hvis du opretter en kundedatabase, skal navnene på kunderne gemmes i en tabel, mens de kunder fakturering og levering adresser skal gemmes i en separat tabel. Lagring af adresser adskilt fra navne er en god ide, da hver kunde kan har mere end én adresse, og du vil kunne angive flere adresser for hver kunde uden at skulle angive kundenavnet for hver adresse.

Lokale kontra eksterne data    Du kan bruge Access til at oprette forbindelse til data fra en række eksterne datakilder, så du kan se forespørgslen, og redigere disse data uden at importere den. For eksempel indeholder Access kommandoer til at oprette forbindelse til eksisterende data i en Microsoft SQL Server-database, en dBASE-fil eller en Outlook-mappe, sammen med mange andre datakilder. Du kan bruge Excel til at oprette forbindelse til en lang række datakilder, herunder Access, SQL Server og Analysis Services-databaser, tekst og XML-filer, og ODBC- og OLE DB-datakilder. Du kan dog ikke redigere data for at ændre kildedataene via brugergrænsefladen i Excel.

Både Access og Excel indeholder kommandoer til at oprette forbindelse til data i Windows SharePoint Services lister. Men i Excel kan du bare en skrivebeskyttet forbindelse til SharePoint-lister mens Access kan du læse fra og skrive data til SharePoint-lister.

Dataintegritet kontra fleksibilitet    Entydige identifikatorer at bevare integriteten af dine data, og de sikre, at ingen to rækker (eller poster) indeholder de samme data. Entydige identifikatorer giver også den hurtigste måde at hente data, når du søger efter eller sortere dine data. Du kan bruge datatypen Autonummerering i Access til at oprette et entydigt id for hver post. Du kan bruge disse id'er skal relatere poster i en tabel til en eller flere poster i en anden tabel.

Den struktur, der anvendes til dine data sikrer dataintegritet. Access kan kræve, at nye poster i en tabel har en eksisterende tilsvarende værdi i en anden tabel, så du ikke kan oprette "uafhængige" poster. For eksempel skulle du ikke har en rækkefølge, ikke som indeholder kundeoplysninger. Access kan kræve, at hver ny post i tabellen Ordrer har en tilsvarende kundeværdi i tabellen kunder. Dette er påkrævet sammenhængen mellem værdier hedder referentiel integritet.

Du kan også angive dine egne begrænsninger og regler til at sikre, at data er indtastet korrekt. Kan du angive data i en mere ledig form måde i Excel, men fordi Excel ikke understøtter relationelle data, den understøtter ikke referentiel integritet. Dog kan du bruge kommandoen Datavalidering til at styre indtastning af data i Excel.

Forespørgsler    Hvis du ofte at få vist dine data i en række forskellige måder, afhængigt af ændring af betingelser og begivenheder, være Access det bedste valg for at gemme og arbejde med dine data. Access kan du bruge SQL Structured Query Language () forespørgsler til at hente lige præcis de rækker og kolonner med data, du vil bruge, hurtigt, om dataene er indeholdt i én tabel eller tabeller. Du kan også bruge udtryk i forespørgsler til at oprette beregnede felter. Bruge et udtryk i Access minder om processen med at bruge formler i Excel til at beregne værdier. Du kan også bruge Access-forespørgsler til at opsummere data og til at præsentere aggregatværdierne som summer, gennemsnit og tæller.

Modeling    I Excel, kan du bruge hvad-nu-hvis-analyser værktøjer til at forudsige med resultatet af en regnearksmodel. What if-analyse kan du køre forskellige scenarier på dine data, som bedste-fald og værste-fald scenarier og sammenligne resulterende data fra flere scenarier i en oversigtsrapport. Ingen lignende funktion er tilgængelig i Access.

Pivoting og oprettelse af diagrammer    I begge programmer, kan du oprette pivottabeller og pivottabel diagrammer. Men Excel giver mere avancerede pivottabel rapportering og diagramfunktioner end Access arbejder med. Hvis du planlægger at oprette omfattende pivottabeller eller angive professionelt udseende diagrammer jævnligt, skal du bruge pivottabel rapportering eller pivottabel oprettelse af diagrammer i Excel i stedet for de samme funktioner i Access.

Både Access og Excel kan bruges i samarbejde miljøerne, som Windows SharePoint Services og filshare på netværket, men der er forskelle i den måde, dataene kan åbnes af flere brugere.

Flere brugeradgang til data    Under normal handling giver Access flere brugere, der åbner en enkelt database på samme tid det fungerer godt, fordi Access låser kun de data, der bliver redigeret som et resultat, kan andre brugere redigere forskellige poster uden konflikter. I Excel, kan du dele en projektmappe med andre brugere, men funktioner til flere brugere samarbejde bedste, når brugerne arbejder på dataene i projektmappen på forskellige tidspunkter i stedet for samtidigt. Brugere af en Access-database samarbejde om et sæt datai kraft, og brugere af en Excel-projektmappe samarbejde om et dokument.

Ved hjælp af Windows SharePoint Services til samarbejde    Du kan integrere begge programmer med Microsoft Windows SharePoint Services-teknologi, som SharePoint-lister og dokumentbiblioteker.

Access indeholder en række forskellige måder at samarbejde med flere brugere på et SharePoint-websted. For eksempel du kan overføre en fuld database til et Windows SharePoint Services-dokumentbibliotek, foretager formularer og rapporter, der er tilgængelige som Windows SharePoint Services visninger og sammenkæde en database til data, der er gemt på SharePoint-lister.

Excel indeholder kun en metode til at samarbejde med flere brugere på et SharePoint Services-websted. Du kan overføre en projektmappe til Windows SharePoint Services-dokumentbiblioteker, hvor individuelle brugere kan se projektmappen for at foretage ændringer, at andre brugere i at redigere projektmappen på samme tid. Brugere kan redigere en projektmappe uden at tjekke den ud af dokumentbiblioteket, i hvilket tilfælde, de skal være koordineret med andre brugere at undgå datakonflikter.

Ved hjælp af netværksmapper til samarbejde    Hvis du gemmer en Access-database i en delt netværksmappe, kan flere brugere åbne databasen og arbejde med dataene samtidigt. Individuelle poster er låst, når en bruger redigerer dem. Hvis du gemmer en Excel-projektmappe i en delt netværksmappe, kan kun én bruger redigere projektmappen ad gangen. Flere brugere kan åbne projektmappen til visning, mens en anden bruger redigerer det, men disse brugere kan ikke foretager ændringer i dataene, indtil den bruger, der redigerer projektmappen, lukkes den.

Begge programmer indeholder tilsvarende funktioner – adgangskoder og kryptering –, der kan hjælpe dig med at undgå tab af data og beskytte dine data mod uautoriseret adgang. Der er dog nogle forskelle mellem Access og Excel i hvordan brugerniveau databeskyttelse fungerer.

Beskyttelse mod datatab    I Access, er dit arbejde løbende gemt så, i tilfælde af en uventet fejl, er du sandsynligvis ikke at miste meget arbejde (hvis relevant). Da Access gemmer dit arbejde løbende, det er også muligt at foretage ændringer, som du senere beslutter, at du ikke ville at acceptere. For at sikre, at du kan gendanne databasen til den ønskede måde, skal du oprette en sikkerhedskopi af databasefilen på en tidsplan, der passer til dine behov. Du kan gendanne en hel database fra en sikkerhedskopi, eller du kan gendanne lige tabellen eller andre databaseobjekt, som du har brug for. Hvis du bruger en fil system funktion til sikkerhedskopiering, kan du også bruge en kopi af en database fra en sikkerhedskopi af filen til at gendanne dine data. I Excel, kan du gemme oplysninger til automatisk gendannelse med bestemte intervaller, mens du opdatere dataene.

Brugerniveau databeskyttelse    Du kan fjerne kritiske eller private data fra visning ved at skjule kolonner og rækker af data og derefter beskytte hele regnearket for at kontrollere brugeradgang til de skjulte data i Excel. Foruden at beskytte et regneark og dets elementer, kan du også låse og låse celler i et regneark for at forhindre andre brugere i utilsigtet at redigere vigtige data op.

Fil-sikkerhed på brugerniveau    Du kan bruge kryptering i begge programmer til at forhindre uautoriserede brugere i at se dataene på filniveau. Du kan også kræve, at en adgangskode skal indtastes for at åbne en databasefil eller en projektmappe. Desuden kan kan du beskytte en databasefil eller en projektmappe ved at anvende en digital signatur.

Begrænset adgang til data    I Excel, kan du angive bruger-baserede tilladelser til at få adgang til dataene eller angive skrivebeskyttet rettigheder, der forhindrer, at andre brugere foretager ændringer til de data, de har adgang til. Access indeholder ikke funktioner for sikkerhed på brugerniveau, men Access understøtter sikkerhedsmodel bruger af en databaseserver, som de er tilsluttet. Hvis du opretter en kæde til en SharePoint-liste, heeds Access eksempelvis brugertilladelser til SharePoint-listen. Hvis du vil forhindre uautoriserede brugere af din Access-data, kan du kryptere databasen ved at angive en adgangskode. Brugerne skal indtaste adgangskoden for at læse data fra databasen, selvom de åbne den ved hjælp af et andet program, som Excel.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du beskytter dine data, se sikre en Access 2007-database og beskyttelse og sikkerhed i Microsoft Excel.

Hvornår Access skal bruges

Access er meget generelle for det bedste valg, når du skal holde styr på og registrere data regelmæssigt, og derefter få vist, eksportere eller udskrive undersæt af de pågældende data. Access-formularer har en mere praktisk grænseflade end et Excel-regneark til at arbejde med dine data. Du kan bruge Access til at automatisere ofte benyttede handlinger, og Microsoft Access-rapporter gør det muligt at opsummere data i en trykt eller elektronisk formular. Access indeholder flere struktur til dine data for eksempel kan du bestemme, hvad typer data kan være har angivet, hvad værdier kan indsættes, og du kan angive, hvordan data i en tabel er relateret til data i andre tabeller. Denne struktur hjælper dig med at sikre, at de korrekte typer data er angivet.

Access lagrer data i tabeller, der ser samme måde som regneark – men Access-tabeller er udviklet til komplekse forespørgsler i forhold til data, der er gemt i andre tabeller.

Brug Access, når du:

  • Forventer at skulle mange personer, der arbejder i databasen, og du vil robust indstillinger, der sikkert håndterer opdateringer til dine data, som post låse og konflikt opløsning.

  • Regn med at tilføje flere tabeller til et datasæt, der stammer fra en flad eller består tabel.

  • Skal køre komplekse forespørgsler.

  • Vil oprette en lang række rapporter eller adresseetiketter.

  • Administrere kontakter    Du kan administrere dine kontaktpersoner og adresser, og derefter oprette rapporter i Access eller Flet data med Microsoft Office Word til at udskrive standardbreve, konvolutter eller adresseetiketter.

  • Sporing af lager og sporing af aktiver    Du kan oprette et lager over elementer derhjemme eller på business og gemme fotos eller andre relaterede dokumenter sammen med dataene.

  • Ordresporing    Du kan angive oplysninger om produkter, kunder og ordrer, og derefter oprette rapporter, der viser salg efter medarbejder, region, tidsperiode eller en anden værdi.

  • Sporing af opgave    Du kan holde styr på opgaver for en gruppe af personer, og Angiv nye opgaver på samme tid andre er ved at opdatere deres eksisterende opgaver i samme database.

  • Organisere lending biblioteker    Du kan bruge Access til at gemme data om dine bøger og cd'er og holde styr på hvem lånt dem til.

  • Planlægning af en begivenhed    Du kan angive oplysninger om begivenhed datoer, steder og deltagere og herefter udskrive tidsplaner eller oversigter over begivenheder.

  • Udgør registrering    Holde styr på opskrifter, og log kost og øvelse aktiviteter.

Hvornår Excel skal bruges

Excel kan gemme store mængder data i projektmapper, der indeholder et eller flere regneark som et regnearksprogram. Men i stedet for fungerer som en database administrationssystem, som Access, Excel er optimeret til dataanalyse og beregning. Du kan bruge dette fleksible program til at oprette modeller til analyse af data, skrive simple og komplekse formler til at udføre beregninger på dataene, pivot data nogen måde, du vil bruge, og præsentere data i en række forskellige diagrammer med professionelt udseende.

Brug Excel, når du:

  • Kræver en flad eller består visning af dine data i stedet for en relationsdatabase, der bruger flere tabeller, og når dataene er hovedsageligt numeriske.

  • Køre ofte beregninger og lav statistiske sammenligninger af dine data.

  • Vil du bruger pivottabeller til at få vist hierarkiske data i et kompakt og fleksibelt layout.

  • Planlægge at oprette diagrammer regelmæssigt og vil bruge de nye oprettelse af diagrammer formater, der er tilgængelige i Excel.

  • Vil fremhæve dine data ved hjælp af betinget formatering ikoner, datalinjer, og farve ubalance.

  • Vil udføre avancerede what if-analyse handlinger på dine data, som statistiske, teknisk og regressionsanalyse.

  • Vil holde styr på elementer i en enkelt liste, enten til privat brug eller begrænset samarbejde med henblik.

  • Accounting    Du kan bruge de avancerede beregningsfunktioner i Excel i mange finansielle regnskabsoversigter – for eksempel en likviditetsopgørelse, selvangivelse eller driftsregnskab.

  • Budgettering    Om dine behov er personlige eller arbejdsrelaterede relateret, kan du oprette en hvilken som helst type budget i Excel – for eksempel en marketing budgetplan, budget for en begivenhed eller et lukning af budget.

  • Fakturering og salg    Excel er også nyttigt til håndtering af fakturerings- og salgsdata, og du kan nemt oprette de formularer, som du har brug for – for eksempel salgsfakturaer, følgesedler eller indkøbsordrer.

  • Rapportering    Du kan oprette forskellige typer rapporter i Excel, så de afspejler dine dataanalyse eller opsummere dine data – for eksempel, rapporter, der måler projektydeevnen i, prognosedata, Opsummer data eller Præsenter variansen data.

  • Planlægning    Excel er et godt værktøj til oprettelse af professionelt planer eller nyttige planlæggere – for eksempel en ugentlig klasse-plan, en marketing opslag-plan, en plan for årets skat eller planlæggere, der hjælper dig med at planlægge ugentlig måltider, parter eller ferier.

  • Sporing    Du kan bruge Excel til at holde styr på data i en timeseddel eller listen – for eksempel en timeseddel til at registrere arbejde eller en lagerliste, der holder styr på udstyr.

  • Brug af kalendere    På grund af sin synes godt om gitter karakter Excel bruges også til oprettelse af en hvilken som helst type kalender – for eksempel en akademisk kalender for at holde styr på aktiviteter i løbet af skole eller et regnskabsår kalender til at registrere business begivenheder og milepæle.

Nyttige Excel-skabeloner i en af disse kategorier, finde skabeloner til Excel på Microsoft Office Online.

Brug af Access og Excel sammen

Der kan være tidspunkter, du vil at drage fordel af de fordele, som har både programmer til at tilbyde. Du har oprettet et regneark i Excel, kan du beregne og analysere dataene, men regnearket er blevet for stor og kompleks, og mange andre brugere skal have adgang til data. På dette tidspunkt du måske at importere eller sammenkæde regnearket til Access og bruge det som en database i stedet for at arbejde med den i Excel. Eller du måske har data i en Access-database, du vil oprette nogle detaljerede Excel-pivottabeller og diagrammer med professionelt udseende Excel.

Uanset hvilket program du bruger først, kan du altid overføre dataene fra ét program til en anden, hvor du kan fortsætte med at arbejde med den. Med eller uden en dataforbindelse, kan du overføre data til Access fra Excel (og omvendt) ved at kopiere, importere eller eksportere dem.

Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du udveksle data mellem begge programmer udveksle (kopiere, importere, eksportere) data mellem Excel og Access.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×