Brug databaseskabelonen Projekter i Access

Brug Access-projektstyringsdatabasen til at administrere projekter og deres tilknyttede opgaver og medarbejdere. Du kan også søge efter og filtrere projektoplysninger, angive almindelige opgaver og sende eller modtage data via mails.

Bemærk!: Skabelonen Projektstyringsdatabase er blevet opdateret i løbet af de seneste par år. Disse instruktioner henviser til den nyeste version af skabelonen, der kan downloades. Hvis nedenstående trin ikke svarer til det, du ser, bruger du sandsynligvis en ældre version af skabelonen.

Brug af databasen

I denne artikel gennemgår vi de grundlæggende trin til brug af skabelonen til skrivebordsdatabaseskabelonen Projekter.

Forbered databasen til brug

Benyt følgende fremgangsmåde for at sikre, at alt databasens indhold er aktiveret:

Hvis du vil sikre dig, at alt databasens indhold er aktiveret, skal du klikke på Aktivér dette indhold på meddelelseslinjen.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering af databaseindhold i artiklen Beslutte, om du har tillid til en database.

Tilføj medarbejdere

For at begynde at bruge databaseskabelonen Projekter er det første trin at tilføje medarbejdere, så du har nogen at tildele projekter og opgaver til. Brug denne fremgangsmåde til manuelt at tilføje medarbejdere, eller se næste afsnit for at tilføje medarbejdere fra dine Kontakter i Outlook.

Klik på Medarbejderliste i formularen Projektliste.
Udfyld oplysningerne om hver enkelt medarbejder i formularen Medarbejderliste .
Hvis du vil angive mere detaljerede oplysninger om en medarbejder, skal du dobbeltklikke på medarbejderens navn i formen Medarbejderliste og angive oplysningerne i formularen Medarbejderoplysninger .
Klik på Luk for at vende tilbage til formularen Projektliste .

Tilføj kontakter fra Microsoft Outlook

Hvis du bruger Microsoft Outlook, kan du tilføje medarbejdere fra det pågældende program uden at skulle skrive oplysningerne igen.

Klik på Medarbejderliste i formularen Projektliste.
Klik på Tilføj fra Outlook i formularen Medarbejderliste.
I dialogboksen Vælg navne, der skal tilføjes skal du vælge de navne, du vil føje til databasen.
Klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

Tilføj et nyt projekt

Klik på Nyt projekt i formularen Projektliste.
Udfyld oplysningerne om projektet i formularen Projektdetaljer , og klik derefter på Luk.

Redigere et eksisterende projekt

Dobbeltklik på det projekt, du vil redigere, i formularen Projektliste .
Tilføj eller rediger detaljerne for projektet i formularen Projektdetaljer .

Tilføj en opgave
- Klik på Tilføj opgave i formularen Projektdetaljer.
- Udfyld oplysningerne om opgaven i formularen Opgaveoplysninger , og klik derefter på Luk.
  
  Access viser det nye projekt på listen Projektopgaver i formularen Projektdetaljer .
  
  Rediger en opgave
- Klik på fanen Projektopgaver i formularen Projektdetaljer.
- Dobbeltklik på den opgave, du vil redigere.
- Rediger oplysningerne om opgaven i formularen Opgavedetaljer , og klik derefter på Luk.
  
  Tilføj en almindelig opgave
  
  Almindelige opgaver er opgaver, der ofte bruges i mange forskellige projekter, f.eks. budgettering eller uddannelse. Når du har angivet en fælles opgave, kan den føjes til ethvert projekt i Project-databasen uden at skulle angive opgavedetaljerne igen.
- Klik på Almindelige opgaver i formularen Projektdetaljer.
- Markér afkrydsningsfeltet ud for hver fælles opgave, du vil føje til projektet. Føj nye almindelige opgaver til slutningen af listen.
- Klik på Luk for at vende tilbage til formularen Projektdetaljer .

Filtrer projektlisten

I formularen Projektliste kan du filtrere listen over projekter og gemme dine foretrukne filtre til senere brug.

Anvend filtre ved at højreklikke på formularen og vælge de ønskede filtre.
Klik på Gem filter.
Angiv et filternavn og en beskrivelse i formularen Filterdetaljer , og klik derefter på Luk.
Brug feltet Filtrer favoritter til at anvende et gemt filter, eller klik på (Ryd filter) for at fjerne filteret.

Vis projekt- eller medarbejderoplysninger

I formularen Projektdetaljer og formularerne Medarbejderoplysninger kan du få vist og angive flere oplysninger om et projekt eller en medarbejder. Sådan får du vist formularen Projektdetaljer eller formularen Medarbejderoplysninger :

Dobbeltklik på det element, du vil have vist, i formularen Projektliste eller medarbejderliste .

Tilføj vedhæftede filer

I formularen Projektdetaljer , formularen Opgavedetaljer og formularen Medarbejderoplysninger kan du tilføje billeder og andre vedhæftede filer.

Dobbeltklik på feltet Vedhæftede filer i en hvilken som helst detaljeformular (dobbeltklik på billedikonet i formularen Medarbejderoplysninger).
Klik på Tilføj i dialogboksen Vedhæftede filer.
I dialogboksen Vælg fil skal du gå til den mappe, der indeholder filen.
Vælg den fil, du vil tilføje, og klik derefter på Åbn.
Klik på OK i dialogboksen Vedhæftede filer.

Bemærk!: Du kan vedhæfte flere filer for hvert element, herunder forskellige filtyper, f.eks. dokumenter eller regneark.

Vise rapporter

Databasen Projekter indeholder flere rapporter, herunder Åbne projekter, Opgaveoplysninger, Medarbejderadressekartoteket og meget mere. Sådan får du vist en rapport:

I formularen Projektliste skal du vælge den rapport, du vil have vist, på listen Rapporter .

Sådan udskriver du en rapport:

Klik på Filer > Udskriv.

Du kan oprette dine egne brugerdefinerede rapporter. Du kan finde flere oplysninger i artiklen Opret en simpel rapport.