Brug brevfletningen til at se massemails

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Hvis du har en meddelelse, du skal sende til mange personer via mail, og du vil gøre det personligt til hver modtager, kan du bruge brevfletning. Du kan oprette en mængde personlige mails, der er formateret identisk, og bruge den samme tekst og grafik. Kun bestemte afsnit i mailen varierer og er gjort personlige. I modsætning til når du sender en meddelelse til en gruppe af personer, er det kun den enkelte modtager af meddelelsen, der får den.

Tre filer i brevfletningsprocessen, som er et hoveddokument, plus en adresseliste, der producerer sæt af breve eller mailmeddelelser, konvolutter og etiketter.

Disse dokumenter er involveret i at oprette mails ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokument er din mail, der indeholder tekst og grafik (f.eks. et logo eller billede), der er identiske for hver version af det flettede dokument.

  • Din adresseliste
    Dette dokument indeholder de data, der bruges til at udfylde oplysninger i brevet. Adresselisten indeholder f.eks. navne, og hoveddokumentet er den mail, vil blive knyttet til navnene på listen.

  • Det flettede dokument
    Dette dokument er en kombination af hoveddokumentet og adresselisten. Brevfletning henter formationen fra adresselisten og placerer den i hoveddokumentet, hvilket resulterer i et personligt, flettet dokument til hver person på adresselisten.

Trin 1: Klargør hoveddokumentet

Skriv brødteksten i den meddelelse, du vil sende til alle, i Word, før du går i gang. Hvis du fortæller folk om et kommende arrangement, kan du f.eks. medtage navn, dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Det er vigtigt, at alle kender disse detaljer for arrangementet.

  • På fanen Forsendelser skal du vælge Start brevfletning > Mails i gruppen Start brevfletning.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Start brevfletning og listen over tilgængelige indstillinger for den type brevfletning, du vil køre.

Trin 2: Konfigurer adresselisten

For at kunne sende mails skal et MAPI-kompatibelt mailprogram, som f.eks. Outlook eller Gmail, være installeret. Hvis du bruger Outlook MAPI, skal du sørge for, at dine versioner af Word og Outlook er de samme.

Adresselisten er din datakilde. Det kan være en mappe med Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word bruger til at hente oplysninger fra for at opbygge dine mails.


Tip

Trin 3: Kæd din adresseliste sammen med din mail

Nu er det tid til at vælge modtagere fra en datakilde (en adresseliste). Sørg for, at datakilden indeholder en kolonne til mailadresser, og at der er en mailadresse til hver person, du vil sende mailen til.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælgeVælg modtagere i gruppen Start brevfletning og derefter vælge en indstilling.

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, skal du vælge Skriv en ny liste og oprette en.

      eller

    • Hvis din adresseliste er et Excel-regneark, en Access-database eller en anden type datafil, skal du vælge Brug en eksisterende liste. Gå derefter til ilsten, og vælg Åbn.

      eller

    • Hvis du bruger dine Outlook-kontakter, skal du vælge Vælg fra Outlook-kontakter.

  3. Vælg Filer > Gem som.

  4. I feltetFilnavn skal du skrive et filnavn og derefter vælge Gem.


Rediger din adresseliste

Hvis du vil sende mails til alle på listen, skal du gå til trin 4: Tilføj personligt indhold til mailen. Hvis du kun vil sende mails til bestemte personer på listen, kan du indsnævre listen. Brug trinnene under Rediger din adresseliste.

  1. Vælg Rediger modtagerliste.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Rediger modtagerliste fremhævet.

  2. Markér navnene på de personer, du vil sende mailen til.

    Vælg rækker ved at markere afkrydsningsfeltet

Du kan også sortere eller filtrere listen for at gøre det lettere at finde navne og adresser.

Trin 4: Tilføj personligt indhold til mailen

Gør hver mail personlig ved at tilføje personens navn og adresse. Den bedste måde at tilføje disse detaljer på er at indsætte fletfelter hoveddokumentet.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Adresseblok i gruppen Skriv og indsæt felter.

    Fletfeltet Indsæt adresseblok

  2. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge et format til modtagerens navn, som det vises på etiketten.

    Indstillinger for adresseblok

  3. Vælg OK til at indsætte fletfeltet.

  4. Vælg Hilsen i gruppen Skriv og Indsæt.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Hilsen fremhævet.

  5. I dialogboksen Indsæt hilsen skal du vælge det format, du vil bruge.

  6. Vælg OK til at indsætte fletfeltet.

  7. Vælg Fil > Gem for at bevare dine mails.

    Bemærk: Du skal formatere din mail manuelt, når du har indsat felter.

Du kan også tilføje andre felter fra datakilden til din mail. Få mere at vide under Indsæt brevfletningsfelter.

Kontrollér navne på fletfelter

    Sørg for, at Word finder navnene og adresserne på adresselisten.

    1. På fanen Forsendelser skal du vælge Match felter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt.

      Tip: Fletfelter kan også åbnes fra dialogboksen Indsæt adresseblok, som du brugte til at tilføje en adresseblok til hoveddokumentet.

    2. I dialogboksen Match felter skal du bekræfte, at de postfelter, der vises på listen, svarer til navnene på kolonneoverskrifterne for posterne i adresselistens datakilde.

      Match Fields dialog box

      Bemærk: Der er to kolonner i dialogboksen. Venstre kolonne er f.eks. en liste over almindelige navne i en virksomhedspost. Højre kolonne er feltnavnet for det almindelige navn, der er knyttet til en kolonneoverskrift i datakildefilen.

    3. Gør et af følgende:

      • Hvis det viste feltnavn, der vises, svarer til kolonneoverskrifter, du brugte til poster i adresselistens datakilde, skal du ikke gøre noget.

        eller

      • Hvis (ikke tilsvarende) vises i et feltnavn, du forventede, svarede til en kolonneoverskrift i datakilden, skal du vælge pilen i rullelisten og derefter vælge feltnavnet i adresselistens datakilde. Gentag efter behov.

    4. Vælg OK.


    Formatere felter til brevfletning

    Hvis du vil ændre skrifttype, størrelse eller mellemrum i det flettede indhold, skal du vælge navnet på fletfeltet og foretage de ønskede ændringer.

    1. Vælg Vis resultater i gruppen Vis resultater under fanen Forsendelser for at skifte fra de sammenflettede resultater tilbage til fletfelter i dit brev.

      I Word på fanen Forsendelser i gruppen Vis resultater.

    2. Vælg navnet på fletfeltet.

      Markeret Adresseblok-felt

    3. Vælg den skrifttype og skriftstørrelse, du vil bruge, under fanen Hjem.

      Vælg en skrifttype og en skriftstørrelse i Word i gruppen Skrifttype under fanen Hjem.

    4. Vælg den ønskede afstand under fanen Sidelayout (Word 2013) eller fanen Layout (Word 2016).

      Angiv linjeafstand i Word  i gruppen Afsnit under fanen Layout.

      Bemærk: Da Word behandler hver linje i en adresseblok som et afsnit, kan det være en god ide at reducere afstanden mellem linjerne.

Trin 5: Se eksempel, og afslut

Når du har tilføjet fletfelter til hoveddokument, er du klar til at se resultatet af fletningen. Når du er tilfreds med resultatet, kan du afslutte fletningen.

  1. Vælg Vis resultater, og vælg derefter knappen Næste Next record button for mail merge preview results eller Forrige Previous record button for mail merge preview results for at sikre, at navnene og adresserne i brødteksten i dit brev ser rigtige ud.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser gruppen Vis resultater.

    Tip:  For at gå til begyndelsen af listen skal du vælge knappen Første First record button for mail merge preview results , og for at gå til slutningen af listen skal du vælge knappen Sidste Last record button for mail merge preview results .

  2. Vælg Afslut og flet > Send mails.

    Skærmbillede af fanen Forsendelser i Word, viser kommandoen Afslut og flet fremhævet.

  3. I feltet Til skal du vælge navnet fra kolonnen mailadresser på listen.

    Bemærk: Word sender en individuel meddelelse til hver mailadresse. Du kan ikke sætte andre modtagere på som Cc eller Bcc. Du kan heller ikke tilføje vedhæftede filer mailen.

  4. I feltet Emne skal du skrive en emnelinje for meddelelsen.

  5. I feltet Mailformat skal du vælge HTML (standardindstillingen) eller Almindelig tekst for at sende dokumentet som brødteksten i mailen.

    Vigtigt: Hvis du sender dokumentet som en mail i almindelig tekst, indeholder hoveddokumentet ingen tekstformatering eller grafik.

  6. Gør ét af følgende under Send poster:

    • Accepter standardindstillingen for at flette og sende alle poster.

      eller

    • Vælg aktuelle post og kun den post, der er synlig på skærmen, sendes i meddelelsen.

      eller

    • Vælg den sidste indstilling, og indtast postens nummer i feltet Fra for at begynde at flette, og indtast postens nummer i feltet Til for at afslutte fletningen.

      Bemærk: Mailen sendes ikke til personer, hvor postens nummer er udelukket i intervallet Fra-Til.

  7. Vælg OK til at køre brevfletningen.

Trin 6: Gem den personlige meddelelse

Gem meddelelsen, hvis du vil bruge den til en anden brevfletning.

Når du gemmer hoveddokumentet, gemmer du også dets forbindelse til den valgte datakilde. Næste gang du åbner hoveddokumentet, spørger Word, om du vil bevare tilknytningen til datakilden.

  • Hvis du vælger Ja, åbnes dokumentet og viser oplysninger, der flettes med den første post.

  • Hvis du vælger Nej, brydes forbindelsen mellem hoveddokumentet og datakilden. Hoveddokumentet for mailen bliver et almindeligt Word-dokument.

Se også

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×