Brug brevfletning til at tilpasse breve til masseforsendelser

Når du har masseforsendelser til personer på din adresseliste, kan du bruge brevfletning til at oprette en gruppe af tilpassede breve. Hvert brev, som er produceret, har identisk layout, formatering, tekst og grafik. Kun bestemte afsnit af brevet varierer og er tilpasset.

Der er tre filer forbundet med at oprette og udskrive breve ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Dit hoveddokument
    Dette dokument indeholder tekst og grafik (f.eks. et logo eller billede), som er identisk for hver version af det flettede dokument. Brødteksten i brevet er et eksempel med identisk indhold.

  • Din adresseliste
    Denne datakilde bruges til at udfylde oplysninger i brevet. Din adresseliste indeholder f.eks. navne, og hoveddokumentet er det brev, som vil blive knyttet til navnene på din liste.

  • Det flettede dokument
    Dette dokument er en kombination af hoveddokumentet og adresselisten. Brevfletning henter formationen fra adresselisten og placerer den i dit hoveddokument, hvilket resulterer i et tilpasset brev for hver person.

Du kan få mere at vide om, hvordan brevfletning til breve fungerer i den følgende video, som er en del af et kursus.

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trin 1: Klargør hoveddokumentet

Forbered dit brev, inden du går i gang med brevfletningen. Hvis du fortæller folk om et kommende arrangement, kan du f.eks. inkludere navn, dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Det er disse oplysninger, der ville være vigtige for alle modtagere af dit brev.

  1. Vælg Start brevfletning > Breve på fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning.

    Vælg Start brevfletning i Word under fanen Forsendelser, og vælg derefter en indstilling.

  2. Skriv brødteksten til det brev (eksempel følger), du vil sende til alle i Word.

    Eksempel på bogstav i Word, der skal bruges til brevfletning.

Trin 2: Konfigurer adresselisten

Adresselisten er din datakilde. Den kan være et Excel-regneark, en mappe af Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word bruger til at hente oplysninger fra til at opbygge dit brev.

Tip

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du oprette en under brevfletningen. Før du starter brevfletningprocessen, skal du samle alle dine dataposter og tilføje dem til datakilden.

  • Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du sørge for, at kolonnen til postnumre er formateret som tekst, så der ikke går nuller tabt.

  • Hvis du vil bruge dine Outlook-kontakter, skal du sørge for, at Outlook er dit standardmailprogram.

Trin 3: Kæd din adresseliste sammen med dit hoveddokument

Nu er du klar til at åbne datakilden for din adresseliste og sammenkæde den med dit brev.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælgeVælg modtagere i gruppen Start brevfletning og derefter vælge en indstilling.

    Vælg modtagere som en del af brevfletning i Word under fanen Forsendelser i gruppen Start fletning, og vælg derefter Skriv en ny liste

  2. Gør et af følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, skal du vælge Skriv en ny liste og oprette en.

      eller

    • Hvis din adresseliste er et Excel-regneark, en Access-database eller en anden type datafil, skal du vælge Brug en eksisterende liste. Gå derefter til ilsten, og vælg Åbn.

      eller

    • Hvis du bruger dine Outlook-kontakter, skal du vælge Vælg fra Outlook-kontakter.

  3. Vælg Filer > Gem som.

  4. I feltetFilnavn skal du skrive et filnavn og derefter vælge Gem.


Rediger modtagerliste

Hvis du opretter og udskriver breve for alle på din liste, skal du gå til "Trin 4: Tilføj tilpasset indhold til dit brev." Hvis du vil sende breve til personer, som f.eks. bor inden for 32 kilometers afstand af en begivenhed, du er vært for, skal du bruge et filter som et postnummer til at indskrænke listen.

  1. Vælg Rediger modtagerliste.

    Som del af Word-brevfletningen skal du vælge Rediger modtagerliste på fanen Forsendelser i gruppen Start fletning.

  2. I dialogboksen Brevfletning – modtagere skal du vælge afkrydsningsfeltet ud for navnet på hver person, du ønsker, skal modtage din mail.

    Vælg rækker ved at markere afkrydsningsfeltet

Det er muligt at indskrænke modtagerlisten i dialogboksen Brevfletning – modtagere. De to oftest anvendte indstillinger er til at sortere og filtrere listen for at gøre det nemmere at finde navne og adresser.

I et Word-dokument til brevfletning skal du vælge Rediger modtagere og vælge en indstilling under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning – modtagere.

Du kan få mere at vide under Sortér og filtrer dataene til en brevfletning.

Trin 4: Tilføj tilpasset indhold til dit brev

Tilføj indhold til dit brev, som er forskelligt for hver person, der modtager det – f.eks. deres navn og adresse. Den bedste måde at tilføje disse detaljer på er at indsætte fletfelter hoveddokumentet.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Adresseblok i gruppen Skriv og indsæt felter.

    Som del af Word-brevfletningen skal du vælge Adresseblok på fanen Forsendelser i gruppen Skriv og indsæt felter.

  2. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge et format til modtagerens navn, som det vises i brevet.

    Indstillinger for adresseblok

  3. Vælg OK.

    Bemærk: For at få vist, hvordan en adresse vises i brevet, vælger du Se eksempel under Forhåndsvisning. Vælg Næste Next record button for mail merge preview results eller Forrige Previous record button for mail merge preview results på optag-knappen for at bevæge dig gennem poster i din datakilde.

  4. Vælg Linje til hilsen i gruppen Skriv og Indsæt.

    Som del af Word-brevfletningen skal du under fanen Forsendelser i gruppen Felter til tekst og indsætning vælge Linje til hilsen.

  5. I dialogboksen Indsæt Linje til hilsen skal du vælge det format, du vil bruge.

  6. Vælg OK for at indsætte fletfeltet i brevet.

  7. Vælg Filer > Gem for at bevare det brev (eksempel følger), du opretter til brevfletningen.

    Bogstav for eksempel på brevfletning i Word, der viser felterne "adresseblok" og "Linje til hilsen".

Hvis du vil indsætte andre brugerdefinerede oplysninger i brevet fra din adresseliste, skal du gå til tilføj brevfletningsfelter ét ad gangen.


Kontrollér navne på fletfelter

Sørg for, at Word finder navnene og adresserne på adresselisten.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Match felter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt.

    Tip: Fletfelter kan også åbnes fra dialogboksen Indsæt adresseblok, som du brugte til at tilføje en adresseblok til hoveddokumentet.

  2. I dialogboksen Match felter skal du bekræfte, at de postfelter, der vises på listen, svarer til navnene på kolonneoverskrifterne for posterne i adresselistens datakilde.

    Match Fields dialog box

    Bemærk: Der er to kolonner i dialogboksen. Venstre kolonne er f.eks. en liste over almindelige navne i en virksomhedspost. Højre kolonne er feltnavnet for det almindelige navn, der er knyttet til en kolonneoverskrift i datakildefilen.

  3. Gør et af følgende:

    • Hvis det viste feltnavn, der vises, svarer til kolonneoverskrifter, du brugte til poster i adresselistens datakilde, skal du ikke gøre noget.

      eller

    • Hvis (ikke tilsvarende) vises i et feltnavn, du forventede, svarede til en kolonneoverskrift i datakilden, skal du vælge pilen i rullelisten og derefter vælge feltnavnet i adresselistens datakilde. Gentag efter behov.

  4. Vælg OK.


Formatere felter til brevfletning

Hvis du vil ændre skrifttype, størrelse eller mellemrum i det flettede indhold, skal du vælge navnet på fletfeltet og foretage de ønskede ændringer.

  1. Vælg Vis resultater i gruppen Vis resultater under fanen Forsendelser for at skifte fra de sammenflettede resultater tilbage til fletfelter i dit brev.

    I Word på fanen Forsendelser i gruppen Vis resultater.

  2. Vælg navnet på fletfeltet.

    Markeret Adresseblok-felt

  3. Vælg den skrifttype og skriftstørrelse, du vil bruge, under fanen Hjem.

    Vælg en skrifttype og en skriftstørrelse i Word i gruppen Skrifttype under fanen Hjem.

  4. Vælg den ønskede afstand under fanen Sidelayout (Word 2013) eller fanen Layout (Word 2016).

    Angiv linjeafstand i Word  i gruppen Afsnit under fanen Layout.

    Bemærk: Da Word behandler hver linje i en adresseblok som et afsnit, kan det være en god ide at reducere afstanden mellem linjerne.

Trin 5: Se eksempel, og udskriv breve

  1. Vælg Vis resultater, og vælg derefter knappen Næste Next record button for mail merge preview results eller Forrige Previous record button for mail merge preview results for at sikre, at navnene og adresserne i brødteksten i dit brev ser rigtige ud.

    Tip:  For at gå til begyndelsen af listen skal du vælge knappen Første First record button for mail merge preview results , og for at gå til slutningen af listen skal du vælge knappen Sidste Last record button for mail merge preview results .

  2. Vælg Afslut og Flet > Udskriv dokumenter.

    Vælg Afslut og Flet som en del af brevfletning i Word under fanen Forsendelser i gruppen Udfør, og vælg derefter en indstilling.

Trin 6: Gem dit tilpassede brev

Når du gemmer brevfletningsdokumentet, forbliver det knyttet til din adresseliste, så du kan bruge det til din næste masseforsendelse.


For at genbruge dit brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.


For at ændre adresser i brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Rediger modtagerliste for at sortere, filtrere og vælge bestemte adresser.

Flere oplysninger

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×