Brug af brevfletning til at sende Access-data til Word

I videoen

Her er den generelle fremgangsmåde til oprettelse af en Word brevfletning fra Access:

1. Åbn den Access-database, der indeholder de adresser, du vil flette med Word.

2. Hvis navigationsruden ikke er åben, skal du trykke på F11 for at åbne den.

3. Vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder adresserne. Hvis adressefelterne er spredt over flere tabeller, skal du oprette en simpel udvælgelsesforespørgsel , der indeholder de felter, du skal bruge, og vælge den pågældende forespørgsel til flettehandlingen.

4. Klik på Word Flet i gruppen Eksportér under fanen Eksterne data.

5. Dialogboksen Guiden Brevfletning i Microsoft Word åbnes.

   

6. Vælg, om guiden skal sammenkæde dine adressedata med et eksisterende Word dokument eller starte med et nyt, tomt dokument.

7. Klik på OK.

Word starter og viser fanen Forsendelser og ruden Brevfletning.

1. Gennemgå trinnene i guiden ved at klikke på linkene Næste og Forrige nederst i ruden Brevfletning.

2. I trin 3 i guiden behøver du ikke at vælge modtagerlisten. Det blev bestemt, da du valgte det i Access. Det kan dog være en god ide at finjustere listen ved at klikke på Rediger modtagerliste. I den boks, der åbnes, kan du fjerne individuelle modtagere fra fletningen, anvende filtre, sortere listen osv.

3. I trin 4 i guiden skal du skrive bogstavet (medmindre du arbejder med et eksisterende dokument).

4. Placer markøren i det dokument, hvor adressedataene skal vises, og klik på Adresseblok, Hilsen eller Flere elementer i ruden Brevfletning for at indsætte Access-dataene i dokumentet. I de viste felter skal du vælge det ønskede format og klikke på Match felter for at sikre, at felterne er matchet korrekt.

5. I trin 5 i guiden skal du klikke på knapperne Næste (>>) og Forrige (<<) for at få vist, hvordan de flettede data ser ud, når du udskriver dokumentet.

6. I trin 6 i guiden skal du klikke på Udskriv og vælge de ønskede udskriftsindstillinger.

7. Gem og luk det Word dokument.

   Bemærkninger!: 

   • Hvis du har brug for at vende tilbage og justere nogle af dine indstillinger for fletning, når du har fuldført guiden, er alle handlingerne tilgængelige på fanen Forsendelser i Word.

   • Hvis du foretager designændringer i Access-databasen, skal du muligvis justere nogle af indstillingerne for fletning i Word for at få fletningen til at fungere korrekt igen.

   • Guiden brevfletning er udviklet til at arbejde med adressedata. Du kan dog bruge brevfletningsfunktionen til at flette alle typer data med Word, f.eks. lagerposter, opgaver eller hvad du end gemmer i Access.

Du kan finde flere oplysninger om Word brevfletningsfunktioner i følgende artikler:

• Brug brevfletning til at tilpasse dokumenter

• Opret etiketter med brevfletning

• Mailfletning i Word